Công văn 2712/CT-CS Cục Thuế hướng dẫn sử dụng ký hiệu biên lai điện tử?

Công văn 2712/CT-CS Cục Thuế hướng dẫn sử dụng ký hiệu biên lai điện tử?

Ngày 28/04/2026, Cục Thuế đã có Công văn 2712/CT-CS năm 2026 hướng dẫn sử dụng ký hiệu biên lai điện tử.

>> Tải về Công văn 2712/CT-CS năm 2026

Căn cứ Phụ lục II.B Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính quy định mẫu ký hiệu biên lai điện tử.

Căn cứ Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ Tài chính thì ký hiệu biên lai gồm 03 ký tự trong đó ký tự cuối là chữ T áp dụng đối với biên lai điện tử do tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Do đó, việc sử dụng ký hiệu 25E là không phù hợp quy định.

Trường hợp đơn vị có nhiều hệ thống thu phí, lệ phí độc lập, đề nghị đơn vị thực hiện phân biệt biên lai phát sinh từ các hệ thống khác nhau thông qua các tiêu thức thông tin nghiệp vụ hoặc giải pháp kỹ thuật trên hệ thống, đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản lý, đối soát dữ liệu và tuân thủ nguyên tắc lập, quản lý biên lai theo quy định hiện hành.

Công văn 2712/CT-CS Cục Thuế hướng dẫn sử dụng ký hiệu biên lai điện tử? (Hình từ Internet)

Quy định biên lai thu phí, lệ phí gồm những nội dung nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định nội dung biên lai như sau:

(1) Tên loại biên lai: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

(2) Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.

- Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu).

- Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

- Đối với biên lai đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in biên lai đặt in. Đối với biên lai tự in và biên lai điện tử, 02 chữ số cuối của năm là năm bắt đầu sử dụng biên lai ghi trên thông báo phát hành hoặc năm biên lai được in ra.

(3) Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 7 chữ số. Đối với biên lai tự in, biên lai đặt in thì số biên lai bắt đầu từ số 0000001. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

(4) Liên của biên lai (áp dụng đối với biên lai đặt in và tự in) là số tờ trong cùng một số biên lai. Mỗi số biên lai phải có từ 02 liên hoặc 02 phần trở lên, trong đó:

- Liên (phần) 1: lưu tại tổ chức thu;

- Liên (phần) 2: giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí;

Trường hợp, các liên từ thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ công tác quản lý theo quy định của pháp luật.

(5) Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.

(6) Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và bằng chữ.

(7) Ngày, tháng, năm lập biên lai.

(8) Chữ ký của người thu tiền. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì chữ ký trên biên lai điện tử là chữ ký số.

(9) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).

(10) Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Lưu ý:

- Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

- Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp các khoản phải thu khác thuộc ngân sách nhà nước được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Phí và lệ phí 2015

- Trường hợp khi thu phí, lệ phí, nếu danh mục phí, lệ phí nhiều hơn số dòng của một biên lai thì được lập bảng kê kèm theo biên lai. Bảng kê do tổ chức thu phí, lệ phí tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng loại phí, lệ phí. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo biên lai số... ngày... tháng.... năm”.

- Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan nay là Cục Thuế, Cục Hải quan) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.

Ngoài các thông tin bắt buộc trên, tổ chức thu phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

Biên lai bị tiêu hủy trong trường hợp nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 39 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:

Tiêu hủy biên lai

1. Các trường hợp tiêu hủy biên lai

- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.

- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

...

Như vậy, căn cứ theo quy định nêu trên thì có các trường hợp tiêu hủy biên lai gồm có như sau:

- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.

- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.