Chốt sổ BHXH cho người lao động như thế nào? Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?

Nội dung chính

• Chốt sổ BHXH là gì?
• Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?
• Chốt sổ BHXH cho người lao động như thế nào?

Chốt sổ BHXH là gì?

Chốt sổ BHXH là một cách nói khác của việc xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN của người lao động khi người lao động dừng đóng BHXH tại nơi mình đang làm việc do chấm dứt hợp đồng lao động, thôi việc, đủ tuổi nghỉ hưu,...

Ngày chốt sổ BHXH sẽ làm căn cứ để tính toán các chế độ BHXH cho người lao động. Ngoài ra việc chốt sổ BHXH còn giúp người lao động kiểm tra lại quá trình đóng BHXH của mình và giúp cơ quan BHXH dễ dàng quản lý dữ liệu về người tham gia BHXH.

Có thể thấy, chốt sổ BHXH là một thủ tục quan trọng đối với người lao động. Do đó, người lao động cần lưu ý thực hiện đúng quy trình và thủ tục chốt sổ BHXH để đảm bảo quyền lợi của mình.

*Thông tin mang tính chất tham khảo.

Chốt sổ BHXH cho người lao động như thế nào? Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?

Người lao động tự chốt sổ BHXH được không?

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Bên cạnh đó, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cũng có quy định:

Trách nhiệm của người sử dụng lao động

...

5. Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

...

Dựa theo các quy định trên, có thể thấy trách nhiệm chốt sổ BHXH là của người sử dụng lao động. Theo đó, người sử dụng lao động phải hoàn thành việc chốt sổ BHXH với cơ quan BHXH và trả sổ BHXH, các loại giấy tờ mà người sử dụng lao động đã giữ của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Như vậy, người lao động không thể tự mình chốt sổ BHXH mà phải thông qua người sử dụng lao động.

Trường hợp doanh nghiệp phá sản hoặc nợ BHXH thì người lao động có thể khiếu nại tại Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ BHXH.

Chốt sổ BHXH cho người lao động như thế nào?

Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, Quyết định 896/QĐ/BHXH năm 2021, Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023, Quyết định 1040/QĐ-BHXH năm 2020, người sử dụng lao động sẽ thực hiện 02 thủ tục để chốt sổ BHXH cho người lao động bao gồm: thủ tục thông báo giảm lao động và thủ tục chốt sổ BHXH.

Hồ sơ và trình tự thực hiện cụ thể như sau:

(1) Thủ tục Thông báo giảm lao động

Thành phần hồ sơ:

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK3-TS >> Tải về

- Danh sách lao động tham gia BHXH theo Mẫu DT02-LT >> Tải về

Trình tự, thủ tục:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Người sử dụng lao động lập và nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH mà đơn vị tham gia đóng BHXH

- Phương thức nộp:

+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

+ Qua Bưu chính

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp

Bước 2: Nhận kết quả

- Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ của người sử dụng lao động

- Người sử dụng lao động nhận kết quả giải quyết theo phương thức tương tự lúc nộp hồ sơ

(2) Thủ tục Chốt sổ BHXH

Thành phần hồ sơ:

- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (1 bản)

- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ) kèm theo các tờ rời sổ BHXH (1 bản/người).

- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo Mẫu DS-XNBS >> Tải về

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu TK1-TS (1 bản/người); >> Tải về

- Đơn vị lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo Mẫu D02-TS (1 bản). >> Tải về

Trình tự, thủ tục:

Bước 1: Nộp hồ sơ

- Người sử dụng lao động lập và nộp 01 bộ hồ sơ gửi về cơ quan BHXH mà mình tham gia đóng BHXH

- Phương thức nộp:

+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia

+ Qua Bưu chính

+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp

Bước 2: Nhận kết quả

- Trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ, trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về người sử dụng lao động.

- Người sử dụng lao động nhận kết quả giải quyết theo phương thức tương tự lúc nộp hồ sơ

Lưu ý:

- Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).

- Trong trường hợp báo giảm lao động muộn không ty sẽ không bị xử phạt, tuy nhiên công ty sẽ phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng hết tháng đó theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.