Top 10 thủ thuật Word nâng cao, cơ bản cho dân văn phòng?

Top 10 thủ thuật Word nâng cao, cơ bản cho dân văn phòng?

Dưới đây là các thủ thuật Word cho dân văn phòng:

(1) Chuyển đổi nhanh đoạn chữ thường sang chữ viết hoa

Microsoft Word có thể giúp bạn chuyển đổi nhanh chuyển đổi chữ thường sang chữ hoa mà không cần phải sử dụng bất cứ thao tác phức tạp nào. Bạn chỉ cần thực hiện như sau:

Mở file Word >> Tô đen dòng chữ cần viết hoa >> Chọn thẻ Home >> Ở mục Font >> Chọn Change Case (Aa).

Trong đó:

- Sentence case: Viết hoa chữ cái đầu, các chữ còn lại viết thường.

- lowercase: Viết thường toàn bộ chữ cái.

- UPPERCASE: Viết hoa toàn bộ chữ cái.

- Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu của từng từ, các chữ còn lại viết thường.

- tOGGLE cASE: Viết thường chữ cái đầu của từng từ, các chữ còn lại viết hoa.

(2) Thêm thời gian hiện tại vào Word

Nếu muốn tự động thêm ngày và giờ hiện tại vào một tài liệu bất kỳ, người dùng có thể thực hiện việc này bằng một thủ thuật Word.

Đầu tiên, bấm chọn Insert >> trong phần Text, chọn Date and Time >> chọn định dạng ngày giờ thích hợp >> nhấn OK để áp dụng.

Trong trường hợp muốn cập nhật lại ngày và giờ, người dùng chỉ cần nhấn chuột trái vào thông tin ngày giờ đã thêm trước đó và chọn Update hoặc nhấn phím F9.

(3) Dịch tự động tài liệu Word

Chức năng dịch trực tiếp được hỗ trợ sẵn trong Word. Người dùng có thể thực hiện theo các bước sau đây:

Mở file Word >> Bôi đen dòng chữ hoặc từ cần dịch >> Chọn thẻ Review >> Ở mục Language, nhấn vào Translate.

Trong đó:

- Translate Document: Dịch toàn văn bản.

- Translate Selected Text: Dịch đoạn text đã chọn.

- Mini Translator: Mở cửa sổ dịch nhanh trong Word.

(4) Chụp màn hình nhanh trên Word

Chức năng chụp ảnh màn hình (screenshot) trong Word giúp ích rất nhiều cho người dùng. Để có thể chụp màn hình nhanh trên Word bạn thực hiện các bước như sau:

Mở file Word >> Chọn thẻ Insert >> Ở mục Illustrations, Chọn Screenshoot >> Chọn Screen Clipping >> Nhấn chuột trái vào màn hình.

Sau khi đã chụp xong thì chỉ cần vào lại thẻ Insert >> Mục Illustrations >> Nhấn vào Screenshot và chọn hình ảnh vừa chụp.

(5) Tự động lưu file Word khi soạn thảo

AutoSave là tính năng được tích hợp trên Microsoft Word để giúp người dùng tự động lưu sau 1 khoảng thời gian (có thể thiết lập thời gian lưu file Word).

Để bật chế độ tự động lưu file Word (AutoSave), thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở ứng dụng Microsoft Word >> Nhấn chọn thẻ File >> Chọn tiếp Options.

Bước 2: Hộp thoại Options hiện ra >> bạn hãy nhấp vào Save và thay đổi cài đặt.

Bước 3: Tích vào Save Auto Recover và Keep the last Autosave => Nhấn OK.

(6) Xem tài liệu song song

Word cũng có tính năng cho phép người dùng đặt 2 tài liệu song song bên trong nó. Để sử dụng tính năng này, bạn chỉ cần mở 2 tài liệu bạn muốn xem song song và sau đó nhấn thẻ View trên trình đơn ribbon và sau đó chọn View Side by Side.

(7) Tính toán các phép tính trên Word

Người dùng có thể tính toán trực tiếp trên Word bằng máy tính bằng cách sau đây:

Mở file Word >> Nhập vào phép toán bạn muốn tính >> Tô đen phép toán >> Nhấp chuột phải >> Chọn Search >> Word sẽ tính toán và trả kết quả ở hộp thoại hiển thị bên phải.

(8) Tự động kiểm tra chính tả

Microsoft Word có sẵn tính năng mặc định để kiểm tra các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Để bật tính năng này, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Mở Word >> Chọn Options >> Chọn Proofing >> Chọn ô Check spelling as you type trong mục When correcting spelling and grammar in Word >> Chọn Recheck Document >> Nhấn chọn OK để lưu thay đổi.

(9) Hiển thị các ký tự bị ẩn

Việc sử dụng nhiều các lệnh tab hay enter, ngắt dòng trong Word sẽ làm cho văn bản bị nhiễu và bạn sẽ khó tìm các ký tự bằng lệnh find. Để hiện những ký tự bị ẩn cần thực hiện thao tác sau:

Mở file Word cần hiện các lệnh tab, enter hay ngắt dòng >> Chọn thẻ File >> Chọn Option >> Ở mục Display, Phần Alway show these formatting marks on the screen, chọn Show all formatting marks.

(10) Mẹo tập trung hơn trong công việc

các thành phần trong Word có thể khiến bạn mất tập trung vào nội dung đang soạn thảo hoặc xem lại. Nếu bạn cũng gặp phải vấn đề này, hoặc đơn giản là không thích nhìn vào thanh menu ribbon, bạn hoàn toàn có thể ẩn nó đi mà không cần tải thêm công cụ nào. Tùy chọn này đã có sẵn trong Word; chỉ cần nhấn Ctrl + F1.

Ngoài ra, để cải thiện khả năng đọc tài liệu, bạn có thể sử dụng chế độ Read Mode. Để kích hoạt chế độ này, hãy chọn thẻ View và sau đó chọn Read Mode.

Top 10 thủ thuật Word nâng cao, cơ bản cho dân văn phòng? (Hình từ Internet)

Sử dụng thủ thuật Word nâng cao, cơ bản để làm gì?

Sử dụng thủ thuật Word nâng cao, cơ bản giúp tăng cường hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và cải thiện trải nghiệm soạn thảo.

Các thủ thuật Word có thể giúp bạn nhanh chóng định dạng văn bản, tổ chức tài liệu, ẩn các thành phần không cần thiết, và tận dụng các tính năng như chế độ Read Mode để tập trung hơn vào nội dung.

Điều này không chỉ giúp bạn làm việc năng suất hơn mà còn giảm bớt sự phân tâm trong quá trình soạn thảo.