Cách ghi hồ sơ xin việc chi tiết nhất? Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ hiện nay gồm những giấy tờ gì?

Nội dung chính

• Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ hiện nay gồm những giấy tờ gì?
• Cách ghi hồ sơ xin việc chi tiết nhất?
• Cần công chứng, chứng thực những giấy tờ gì trong hồ sơ xin việc?

Bộ hồ sơ xin việc đầy đủ hiện nay gồm những giấy tờ gì?

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP không có quy định về các giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ xin việc.

Trước đây, theo Điều 7 Nghị định 03/2014/NĐ-CP đã hết hiệu lực ngày 01/02/2021 có quy định về hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động, cụ thể:

Thủ tục, trình tự tuyển lao động

...

2. Hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động của người lao động gồm các văn bản sau đây:

a) Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định;

b) Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật; trình độ ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;

c) Giấy chứng nhận sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế;

d) Các giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật.

Như vậy, dù hiện nay pháp luật hiện hành không còn các quy định về hồ sơ đăng ký dự tuyển lao động.

Nhưng người sử dụng lao động và người lao động có thể áp dụng tương tự các quy định nêu trên hoặc yêu cầu những giấy tờ khác phù hợp với điều kiện quản lý của cơ sở, yêu cầu của nhà tuyển dụng và đáp ứng các quy định khác theo pháp luật.

Thông thường hồ sơ xin việc sẽ gồm những giấy tờ sau:

1. Đơn xin việc

2. Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân

3. Sơ yếu lý lịch có chứng thực

4. Bản sao bằng cấp có chứng thực

5. Giấy khám sức khỏe còn thời hạn

Hiện nay, mẫu giấy khám sức khỏe được quy định tại Điều 4 Thông tư 14/2013/TT-BYT, cụ thể:

- Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người từ đủ 18 tuổi trở lên;

- Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người chưa đủ 18 tuổi;

- Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người mất năng lực hành vi dân sự hoặc không có năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;

- Mẫu giấy khám sức khỏe đối với người được khám sức khỏe định kỳ.

6. Ảnh hồ sơ xin việc

7. CV xin việc

8. Các bằng cấp, giấy tờ khác

Ngoài bằng cấp thì trong hồ sơ xin việc của ứng viên có thể nộp thêm một số loại giấy tờ như bảng điểm, chứng chỉ tin học (như MOS, IC3), chứng chỉ ngoại ngữ (6 bậc hoặc Toiec, ielts),…

Tải trộn bộ hồ sơ xin việc đầy đủ: Tải về.

Cách ghi hồ sơ xin việc chi tiết nhất? (Hình từ Internet)

Cách ghi hồ sơ xin việc chi tiết nhất?

Để ghi hồ sơ xin việc hiệu quả, bạn cần để ý đến những điều sau đây:

(1) Cách ghi sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch tự thuật là một giấy tờ quan trọng trong quá trình xin việc. Nó cung cấp thông tin cá nhân, hoàn cảnh gia đình, các mối quan hệ gia đình và quá trình hoạt động của bản thân. Tất cả thông tin trong sơ yếu lý lịch tự thuật cần được điền đầy đủ, chính xác, rõ ràng và có xác nhận của địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Dưới đây là hướng dẫn về cách viết sơ yếu lý lịch hiệu quả:

- Thông tin cá nhân

Bắt đầu bằng việc ghi rõ họ và tên đầy đủ của bạn như trên CMND/CCCD.

Ghi vào giới tính của bạn là Nam, Nữ, v.v.

Cung cấp ngày tháng năm sinh đầy đủ theo thông tin trên CMND/CCCD.

Chính xác địa chỉ hộ khẩu thường trú hiện tại, bao gồm tên thôn (số nhà/đường), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố) mà bạn đã đăng ký hộ khẩu thường trú.

- Thông tin CMND/CCCD

Bao gồm số CMND/CCCD, ngày cấp và nơi cấp theo thông tin trên CMND/CCCD.

- Thông tin liên hệ

Cung cấp thông tin liên hệ cho người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn như tên người thân, số điện thoại và địa chỉ hiện tại.

- Biệt danh hoặc tên thường gọi (tuỳ chọn)

Nếu có, ghi rõ bất kỳ biệt danh hoặc tên thường gọi nào.

Nếu không có, bạn có thể bỏ qua phần này.

- Quê quán

Ghi rõ quê hương tổ tiên theo địa chỉ trên CMND/CCCD.

- Nơi cư trú hiện tại

Cung cấp địa chỉ hiện tại đầy đủ, bao gồm tên thôn (số nhà/đường), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố).

- Số điện thoại

Bao gồm số điện thoại hiện tại của bạn để nhà tuyển dụng có thể liên hệ.

- Dân tộc và tôn giáo

Cung cấp chính xác tên dân tộc và tên tôn giáo của bạn.Ví dụ: Kinh, Thái, Nùng,…

- Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất (hoặc cải tạo công thường nghiệp)

Dựa vào thông tin về thành phần gia đình để cung cấp thông tin về nghề nghiệp của bố, mẹ, anh/chị/em ruột và những khoảng thời gian mỗi người đã làm gì và ở đâu.

- Thành phần bản thân hiện tại

Ghi rõ chức vụ và vị trí công việc hiện tại của bạn.

- Trình độ văn hóa

Ghi rõ bậc học cao nhất mà bạn đã hoàn thành (đại học/cao đẳng/trung cấp) hoặc trình độ trung học phổ thông. Ví dụ: 12/12 (hoàn thành trung học phổ thông), 09/12 (hoàn thành trung học cơ sở).

Nếu chưa hoàn thành, ghi rõ trình độ hiện tại.

- Trình độ ngoại ngữ

Ghi rõ bằng cấp, chứng chỉ hoặc trường ngoại ngữ mà bạn đã hoàn thành hoặc đang theo học, ví dụ như các chứng chỉ tiếng Anh IELTS, TOEIC; chứng chỉ tiếng Hàn TOPIK; chứng chỉ tiếng Trung HSK, hoặc trường ngoại ngữ chuyên ngành tiếng Anh.

- Kết nạp Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh

Ghi rõ ngày và nơi kết nạp theo thông tin trong sổ đoàn viên.

- Kết nạp Đảng Cộng sản Việt Nam

Nếu bạn chưa tham gia Đảng, bạn có thể bỏ qua phần này.

Nếu đã kết nạp vào Đảng, ghi rõ ngày và nơi kết nạp.

- Tình trạng sức khỏe hiện tại

Cung cấp thông tin về tình trạng sức khỏe dựa trên kết luận của bệnh viện hoặc cơ sở y tế đã khám.

- Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn

Ghi rõ nghề nghiệp hiện tại hoặc liệt kê các văn bằng, chứng chỉ chuyên môn đã đạt được.

Ghi rõ chuyên ngành, hình thức học (chính quy/tại chức) và nơi học.

- Cấp bậc và lương chính hiện nay

Ghi rõ cấp bậc và mức lương hiện tại (nếu có).

- Ngày nhập ngũ, xuất ngũ (đối với nam giới)

Ghi rõ ngày nhập ngũ và ngày xuất ngũ theo thông tin trong sổ quân sự.

- Sở thích cá nhân (tuỳ chọn)

Nếu muốn, bạn có thể liệt kê các sở thích cá nhân, sở trường, hoạt động ngoại khóa, kỹ năng đặc biệt mà bạn có.

- Hoàn cảnh gia đình

Ghi rõ thông tin của bố mẹ đẻ, anh/chị/em ruột, vợ/chồng( nếu có), con (nếu có) như họ tên, nghề nghiệp, làm gì, ở đâu theo từng khoảng thời gian trong mẫu đã ghi sẵn.

- Quá trình hoạt động của bản thân

Tóm tắt hoạt động quan trọng gần đây nhất của bản thân như đi học ở đâu, đi làm ở đâu, giữ chức vụ gì?

- Khen thưởng/ Kỷ luật

Nếu có viết rõ thời gian và hình thức khen thưởng/ kỷ luật. Nếu không có bạn có thể bỏ qua phần nội dung này.

Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng tất cả thông tin được cung cấp trong sơ yếu lý lịch là chính xác và không chứa thông tin sai lệch hoặc gian lận. Nếu cần, hãy ghi rõ nguồn gốc và xác thực của thông tin (như chứng chỉ, giấy tờ) để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của sơ yếu lý lịch của bạn.

(2) Cách viết đơn xin việc

Một đơn xin việc, còn được gọi là thư xin việc, là một văn bản chính thức đi kèm với sơ yếu lý lịch khi nộp đơn xin việc. Nó có tác dụng giới thiệu về kỹ năng và vì sao bạn là ứng viên lý tưởng cho vị trí đó. Dưới đây là các bước để viết một đơn xin việc hiệu quả:

- Đầu trang

Bắt đầu với thông tin liên hệ của bạn, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email. Sau đó, ghi lại ngày viết thư.

- Lời chào

Gửi thư tới người quản lý tuyển dụng hoặc người có trách nhiệm về tuyển dụng. Nếu tên không được cung cấp trong thông tin tuyển dụng, bạn có thể sử dụng lời chào chung như “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Kính gửi anh/chị phụ trách tuyển dụng”.

- Giới thiệu

Bắt đầu thư với một đoạn mở đầu mạnh mẽ và thu hút. Đề cập đến vị trí bạn đang ứng tuyển và nhắc đến cách bạn biết đến cơ hội việc làm này. Bạn cũng có thể bao gồm một câu ngắn về sự hăng hái của bạn đối với vị trí đó.

- Đoạn thân thư

Trong các đoạn sau, mở rộng về kỹ năng, kinh nghiệm và thành tựu của bạn để chứng minh tại sao bạn là ứng viên phù hợp cho công việc. Cụ thể và cung cấp ví dụ về thành tích và kinh nghiệm liên quan mà phù hợp với yêu cầu công việc. Sử dụng các từ khóa từ mô tả công việc để chứng tỏ sự phù hợp của bạn với vị trí.

- Đoạn kết

Tóm tắt sự quan tâm của bạn đối với vị trí và diễn đạt sự háo hức của bạn để tiếp tục thảo luận về kỹ năng của bạn trong buổi phỏng vấn. Đề cập rằng bạn đã đính kèm sơ yếu lý lịch để họ xem xét. Cảm ơn người quản lý tuyển dụng vì đã dành thời gian và xem xét hồ sơ của bạn.

- Lời chào cuối và chữ ký

Sử dụng lời chào chuyên nghiệp, như “Trân trọng” hoặc “Kính chào,” theo sau là tên đầy đủ của bạn. Để chỗ trống cho chữ ký viết tay phía trên tên gõ của bạn.

- Kiểm tra và chỉnh sửa

Trước khi gửi đơn xin việc, hãy kiểm tra kỹ để phát hiện lỗi ngữ pháp, chính tả hoặc sự không nhất quán. Đảm bảo đơn xin việc được cấu trúc tốt và ngắn gọn.

- Tệp đính kèm

Đề cập đến các tài liệu đính kèm, như sơ yếu lý lịch, trong đơn xin việc. Nếu gửi thư qua email, đề cập đến việc đính kèm tệp tin.

- Follow-up:

Nếu bạn không nhận được phản hồi trong một khoảng thời gian hợp lý, bạn có thể theo dõi đơn xin việc của mình. Gửi một email lịch sự hoặc gọi điện thoại để hỏi về tình trạng đơn xin việc của bạn.

Hãy nhớ rằng đơn xin việc nên được điều chỉnh cho công việc và công ty cụ thể mà bạn đang ứng tuyển. Nó phải thể hiện sự quan tâm chân thành của bạn đối với vị trí và thể hiện kỹ năng và kinh nghiệm của bạn phù hợp với yêu cầu công việc.

(3) Cách viết CV hiệu quả

- Thông tin cá nhân

Đây là nội dung bạn cần tóm tắt về các thông tin cơ bản của cá nhân như:

+ Họ, tên

+ Ngày tháng năm sinh

+ Số điện thoại

+ Địa chỉ nơi ở hiện nay

Với những thông tin cơ bản nêu trên, nhà tuyển dụng dễ dàng có thể liên hệ với bạn khi bạn đạt yêu cầu.

- Trình độ học vấn

Bạn nên viết trình độ học vấn cao nhất mà bạn đạt được ở thời điểm hiện tại trong hệ thống giáo dục. Với mục này bạn viết tóm tắt về quá trình học tập của bản thân bao gồm: tên trường, khóa học, chuyên ngành, thời gian học, xếp loại tốt nghiệp/điểm tốt nghiệp .

Bên cạnh đó, bạn hãy liệt kê thêm một số thông tin đáng chú ý khác (thành tích, giải thưởng, dự án được tham gia,...) liên quan tới vị trí ứng tuyển để cho nhà tuyển dụng thấy được năng lực làm việc, tính cầu thị và ham học hỏi của bạn.

- Mục tiêu nghề nghiệp

Đây là nội dung không thể thiếu trong CV cá nhân của bạn. Khi viết mục tiêu nghề nghiệp bạn cần thể hiện định hướng của bản thân muốn gì và sẽ làm gì trong tương lai. Vậy bạn cần viết nội dung này như thế nào? Nếu bạn đã có định hướng rõ ràng thì bạn nên chia mục tiêu của mình thành 2 ý như sau:

+ Mục tiêu ngắn hạn (1 - 3 năm đầu): bạn có thể viết những mong muốn về việc trau dồi kiến, thức, kỹ năng rèn luyện bản thân và mong muốn mang đến những đóng góp tích cực trong sự phát triển của công ty.

+ Mục tiêu dài hạn (3 - 5 năm): bạn viết mong muốn ở tương lai xa hơn với những vị trí nhất định trong công ty như trưởng phòng, giám đốc hoặc trở thành một người có tầm ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý là các mục tiêu bạn nêu ra phải phù hợp với bản thân và có tính thực tế để tạo niềm tin với nhà tuyển dụng.

- Kỹ năng chuyên môn

Khi làm việc bất kỳ ở đâu, bạn đều cần phải có kỹ năng thì mới có thể hoàn thành tốt công việc được giao. Kỹ năng làm việc của bạn là điều mà nhà tuyển dụng đặc biệt quan tâm khi lựa chọn ứng viên. Tùy vào vị trí ứng tuyển mà bạn sẽ lựa chọn những kỹ năng chuyên môn phù hợp. Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản trong cách viết CV cá nhân mà các bạn nên có:

+ Kỹ năng cứng: tin học văn phòng, sử dụng các phần mềm, ngoại ngữ

+ Kỹ năng mềm: giao tiếp, làm việc độc lập - nhóm, xử lý vấn đề, lãnh đạo,...

- Kinh nghiệm làm việc

Trong CV cá nhân bạn hãy liệt kê quá trình làm việc của mình bao gồm:

+ Tên công ty

+ Thời gian làm việc

+ Vị trí, chức vụ công việc

+ Nội dung công việc

+ Thành tích đạt được (nếu có)

Lưu ý: Bạn nên viết quá trình làm việc liên quan đến vị trí ứng tuyển để thấy có sự phù hợp. Trong trường hợp, bạn là sinh viên mới ra trường chưa có kinh nghiệm làm việc thì hãy bổ sung thông tin về các hoạt động xã hội, hoạt động tình nguyên,... đã từng tham gia.

Thông qua các hoạt động này, nhà tuyển dụng có thể đánh giá về con người, tính cách của bạn và xem xét mức độ phù hợp với vị trí bạn ứng tuyển.

- Các thông tin khác như sở thích, người tham khảo,...

Cuối cùng bạn có thể bổ sung thêm một số thông tin về sở thích của bản thân hay thông tin người tham khảo để CV cá nhân hoàn thiện và tạo được sự chú ý của nhà tuyển dụng

+ Sở thích: bạn hãy liệt kê những sở thích cá nhân nổi bật, tiêu biểu liên quan và phù hợp đến vị trí ứng tuyển.

+ Người tham khảo: bạn cung cấp họ tên, số điện thoại, địa chỉ email cá nhân của sếp cũ/ thầy cô giáo,... để nhà tuyển dụng liên hệ với mục đích xác nhận lại những thông tin mà bạn cung cấp.

(4) Cách viết bìa hồ sơ xin việc

Để hoàn thiện cách viết hồ sơ xin việc thì cách viết bìa hồ sơ xin việc cũng cần được quan tâm để giúp ứng viên gây ấn tượng ban đầu đối với nhà tuyển dụng.

Bìa hồ sơ xin việc là túi bìa cứng đựng tất cả các giấy tờ thông tin của ứng viên gửi đến nhà tuyển dụng. Nhiều bạn chỉ chú trọng cách viết nội dung những giấy tờ bên trong hồ sơ mà không để ý cách viết bìa hồ sơ sao cho đúng chuẩn.

Các thông tin để trống trên bìa hồ sơ bạn cần điền đầy đủ, bao gồm:

- Tên hồ sơ: Bạn điền “Hồ sơ tìm việc làm/ Hồ sơ xin việc làm”

- Họ và tên đầy đủ của ứng viên

- Giới tính: Nam/Nữ

- Ngày, tháng, năm sinh: Ngày tháng năm sinh trên thẻ CMND/CCCD

- Địa chỉ nơi ở hiện nay: Bạn ghi địa chỉ nơi bạn đang sinh sống

- Điện thoại: Bạn ghi điện thoại đang sử dụng

- Hồ sơ gồm có: Bạn điền đầy đủ những tài liệu, giấy tờ bên trong hồ sơ xin việc mà bạn đã có để cung cấp thông tin cho nhà tuyển dụng

Bạn muốn tạo được ấn tượng tốt ngay ban đầu với nhà tuyển dụng thì bìa hồ sơ phải thể hiện được bạn là con người chỉn chu, cẩn thẩn.Vì vậy bạn cần chuẩn bị điền đầy đủ tất cả các thông tin thật gọn gàng, sạch sẽ trên bìa hồ sơ.

Cần công chứng, chứng thực những giấy tờ gì trong hồ sơ xin việc?

Tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

...

Đồng thời, tại khoản 1,2,3, khoản 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:

Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

...

Theo các quy định trên thì CV xin việc và đơn xin việc không cần phải công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các công ty khi tuyển dụng nhân sự đều yêu cầu ứng viên cung cấp giấy tờ có chứng thực nhằm đảm bảo tính chính xác của các loại giấy tờ mà ứng viên cung cấp.

Do đó, khi có yêu cầu từ người sử dụng lao động, ứng viên sẽ thực hiện chứng các loại giấy tờ sau tại cơ quan có thẩm quyền, có thể kể đến như:

- Sơ yếu lý lịch (chứng thực chữ ký);

- Bản photo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân (Chứng thực bản sao từ bản chính);

- Bản photo giấy khai sinh (Chứng thực bản sao từ bản chính);

- Bản photo bằng tốt nghiệp và chứng chỉ liên quan... (Chứng thực bản sao từ bản chính).