Đóng mộc treo là gì? Văn bản nào được đóng dấu treo?

Nội dung chính

• Đóng mộc treo là gì? Văn bản nào được đóng dấu treo?
• Văn thư cơ quan sử dụng con dấu có trách nhiệm gì?
• Các tổ chức cá nhân có trách nhiệm như thế nào đối với công tác văn thư?

Đóng mộc treo là gì? Văn bản nào được đóng dấu treo?

Căn cứ Mục 1 Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012 quy định như sau:

Đóng dấu treo:

a) Những loại văn bản phải đóng dấu treo: Các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành.

Thể thức phụ lục kèm theo văn bản thực hiện đúng quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.

b) Cách thức đóng dấu treo: Dấu treo được đóng vào phần tên cơ quan ban hành văn bản.

Căn cứ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật:

Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

...

Theo quy định, đóng mộc treo là một phương thức đóng dấu đỏ của cơ quan, tổ chức lên trang đầu của văn bản giấy, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Hiện nay, không có văn bản cụ thể nào quy định các văn bản nào đóng mọc treo. Việc đóng mộc treo do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.

Tuy nhiên, khi thực hiện việc đóng dấu treo thì phải đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

Đóng mộc treo là gì? Văn bản nào được đóng dấu treo? (Hình từ Internet)

Văn thư cơ quan sử dụng con dấu có trách nhiệm gì?

Căn cứ Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật như sau:

Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Như vậy, văn thư cơ quan sử dụng con dấu có trách nhiệm sau:

- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

- Chỉ giao con dấu cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu phải được lập biên bản.

- Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.

- Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Các tổ chức cá nhân có trách nhiệm như thế nào đối với công tác văn thư?

Căn cứ Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

- Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định của pháp luật có liên quan.

- Văn thư cơ quan có nhiệm vụ

+ Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

+ Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

+ Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

Trân trọng!