Thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là bao lâu?

Nội dung chính

• Thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là bao lâu?
• Có bao nhiêu hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ?
• Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là khi nào?
• Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu nào?
• Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản như thế nào?

Thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là bao lâu?

Tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 10/2022/TT-BNV có quy định về thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động như sau:

Như vậy, thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là từ 05 năm đến vĩnh viễn tùy thuộc vào từng loại tài liệu.

Có bao nhiêu hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ?

Tại Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 có quy định các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:

(1) Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

(2) Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

(3) Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

(4) Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

(5) Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

(6) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Thời gian lưu trữ tài liệu cán bộ, công chức, viên chức, người lao động là bao lâu? (Hình từ Internet)

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là khi nào?

Tại Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 có quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau:

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

Như vậy, thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:

- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;

- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu nào?

Tại Điều 11 Luật Lưu trữ 2011 có quy định về thời hạn bảo quản tài liệu như sau:

Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Tài liệu bảo quản vĩnh viễn là tài liệu có ý nghĩa và giá trị không phụ thuộc vào thời gian.

Tài liệu bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Tài liệu bảo quản có thời hạn là tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này và được xác định thời hạn bảo quản dưới 70 năm.

3. Tài liệu hết giá trị cần loại ra để hủy là tài liệu có thông tin trùng lặp hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định và không còn cần thiết cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

4. Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Như vậy, tài liệu bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu sau:

- Tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược;

- Đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia;

- Về nhà đất và các tài liệu khác theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản như thế nào?

Tại Điều 8 Nghị định 01/2013/NĐ-CP có quy định tài liệu lưu trữ điện tử được bảo quản như sau:

- Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

- Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

- Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.

Trân trọng!