Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam như thế nào?

Để có thể được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp anh/chị trước tiên cần đáp ứng các điều kiện được quy định tại Khoản 1 Điều 4; Điều 6 Nghị định 72/2006/NĐ-CP, ngày 25 tháng 7 năm 2006 Quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (Nghị định 72/2006/NĐ-CP) gồm: Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp; đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân; không thuộc các trường hợp không được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hóa, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định pháp luật Việt Nam; thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép trong thời gian 02 năm kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam; Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện gây phương hại đến quốc phòng an ninh, trật tư, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khỏe của nhân dân, làm hủy hoại tài nguyên, phá hủy môi trường, nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; các trường hợp khác theo quy định pháp luật).

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 5 Nghị định 72/2006/NĐ-CP; Khoản 3 Mục I, Khoản 1 Mục II Thông tư 11/2006/TT-BTM, ngày 28 tháng 9 năm 2006 Hướng dẫn thực hiện Nghị định 72/2006/NĐ-CP (Thông tư 11/2006/TT-BTM); Khoản 2, khoản 3 Điều 2 Nghị định 120/2011/NĐ-CP, ngày 16 tháng 12 năm 2011 Sửa đổi, bổ sung thủ tục hành chính tại một số Nghị định của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại (Nghị định 120/2011/NĐ-CP) gồm:

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu MĐ-1 Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 11/2006/TT-BTM;

2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải có ít nhất là 01 năm;

3. Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các tài liệu khác có giá trị tương đương bao gồm: văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

4. Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế.

Các giấy tờ trên phải dịch ra Tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản dịch, bản sao phải được chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Số bộ hồ sơ cần phải nộp là 01 bộ.

Căn cứ theo Điều 7 Nghị định 72/2006/NĐ-CP, thủ tục xin phép thành lập Văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

1. Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đến Sở Công Thương tại địa phương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp; qua đường bưu điện, công văn hành chính; mạng điện tử.

2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Công thương; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Cơ quan Thuế; Cơ quan Thống kê, Cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.

3. Trong trường hợp hết thời hạn nêu trên mà không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thì Sở Công thương phải thông báo bằng văn bản cho thương nhân nước ngoài về lý do không cấp giấy phép.

Sau khi được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo hoạt động theo quy định tại Khoản 1 Mục IV Thông tư 11/2006/TT-BTM. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài.

Như vậy, doanh nghiệp anh/chị có thể căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp và áp dụng các quy định pháp luật mà chúng tôi viện dẫn ở trên để thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam.