Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 19011:2003 về đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

• Số hiệu: TCVNISO19011:2003
• Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
• Nơi ban hành: ***
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: Năm 2003

Trợ giúp thực hành - Ví dụ về chương trình đánh giá Các ví dụ về chương trình đánh giá bao gồm: a) loạt các cuộc đánh giá nội bộ đề cập đến hệ thống quản lý chất lượng áp dụng trong toàn bộ tổ chức cho năm đang diễn ra; b) các cuộc đánh giá bên thứ hai đối với hệ thống quản lý của các nhà cung ứng tiềm năng các sản phẩm trọng yếu được tiến hành trong vòng 6 tháng; c) các cuộc đánh giá với mục đích chứng nhận và giám sát do tổ chức chứng nhận bên thứ ba tiến hành đối với hệ thống quản lý môi trường trong khoảng thời gian đã được thoả thuận bằng hợp đồng giữa tổ chức chứng nhận và khách hàng. Một chương trình đánh giá còn bao gồm việc hoạch định, cung cấp các nguồn lực và lập thủ tục để tiến hành các cuộc đánh giá trong khuôn khổ chương trình này.

5.2 Mục tiêu và mức độ của chương trình đánh giá

5.2.1 Mục tiêu của chương trình đánh giá

Cần phải thiết lập các mục tiêu cho chương trình đánh giá để định hướng cho việc hoạch định và tiến hành các cuộc đánh giá.

Các mục tiêu này có thể căn cứ vào việc xem xét:

a) các ưu tiên của lãnh đạo;

b) các dự định kinh doanh;

c) các yêu cầu của hệ thống quản lý;

d) các yêu cầu pháp định, chế định và theo hợp đồng;

e) nhu cầu đánh giá các nhà cung ứng;

...

...

...

g) các nhu cầu của những bên quan tâm khác;

h) các mối nguy đối với tổ chức.

Trợ giúp thực hành - Ví dụ về những mục tiêu của chương trình đánh giá

Ví dụ về những mục tiêu của chương trình đánh giá bao gồm:

a) đáp ứng những yêu cầu đối với việc chứng nhận theo tiêu chuẩn về hệ thống quản lý;

b) kiểm tra xác nhận sự phù hợp với những yêu cầu hợp đồng;

c) đạt và duy trì được lòng tin về khả năng của nhà cung ứng;

d) góp phần cải tiến hệ thống quản lý.

5.2.2 Phạm vi của chương trình đánh giá

...

...

...

a) phạm vi, mục tiêu và thời gian của cuộc đánh giá;

b) tần suất các cuộc đánh giá;

c) số lượng, tầm quan trọng, độ phức tạp, độ đồng nhất và địa điểm của các hoạt động;

d) tiêu chuẩn, các yêu cầu pháp định, chế định, hợp đồng và các chuẩn mực đánh giá khác;

e) nhu cầu công nhận hoặc chứng nhận;

f) kết luận của các cuộc đánh giá hoặc kết quả của việc xem xét chương trình đánh giá trước đó;

g) các vấn đề về ngôn ngữ, văn hoá và xã hội;

h) các mối quan tâm của các bên liên quan;

i) các thay đổi chính đối với tổ chức hoặc hoạt động tác nghiệp của tổ chức.

...

...

...

5.3.1 Trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá

Trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá cần được giao cho một hoặc một số người có sự hiểu biết tổng quát về các nguyên tắc đánh giá, năng lực của các chuyên gia đánh giá và ứng dụng các kỹ thuật đánh giá. Những người này cần có kỹ năng quản lý cũng như sự hiểu biết công việc liên quan tới những hoạt động được đánh giá.

Những người được giao trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá cần:

a) thiết lập các mục tiêu và phạm vi của chương trình đánh giá;

b) thiết lập trách nhiệm, thủ tục và đảm bảo các nguồn lực sẽ được cung cấp;

c) đảm bảo việc thực thi chương trình đánh giá;

d) đảm bảo duy trì các hồ sơ thích hợp;

e) giám sát, xem xét và cải tiến chương trình đánh giá.

5.3.2 Các nguồn lực của chương trình đánh giá

...

...

...

a) các nguồn lực tài chính cần thiết để phát triển, thực hiện, quản lý và cải tiến những hoạt động đánh giá;

b) các kỹ thuật đánh giá;

c) các quá trình để đạt được, duy trì năng lực và cải tiến hoạt động của chuyên gia đánh giá

d) đảm bảo sẵn có chuyên gia đánh giá và chuyên gia kỹ thuật có năng lực thích hợp với những mục tiêu của chương trình đánh giá cụ thể;

e) phạm vi của chương trình đánh giá;

f) thời gian đi lại, nơi ăn, ở và các nhu cầu đánh giá khác.

5.3.3 Các thủ tục của chương trình đánh giá

Các thủ tục của chương trình đánh giá cần đề cập đến những vấn đề sau:

a) hoạch định và lập lịch trình cuộc đánh giá;

...

...

...

c) lựa chọn các đoàn đánh giá thích hợp và phân định vai trò, trách nhiệm của họ;

d) tiến hành các cuộc đánh giá;

e) tiến hành đánh giá bổ sung, nếu cần;

f) duy trì các hồ sơ của chương trình đánh giá;

g) giám sát hoạt động và hiệu lực của chương trình đánh giá;

h) báo cáo lãnh đạo cao nhất biết về những kết quả chung của chương trình đánh giá.

Đối với các tổ chức có quy mô nhỏ, những hoạt động nêu trên có thể được đưa vào một thủ tục.

5.4 Thực thi chương trình đánh giá

Việc thực hiện chương trình đánh giá cần đề cập đến những vấn đề sau:

...

...

...

b) phối hợp và lập lịch trình các cuộc đánh giá và những hoạt động khác liên quan đến chương trình đánh giá;

c) thiết lập và duy trì quá trình đánh giá chuyên gia đánh giá và sự phát triển năng lực nghè nghiệp, theo 7.6 và 7.5;

d) đảm bảo sự lựa chọn các đoàn đánh giá;

e) cung cấp các nguồn lực cần thiết cho đoàn đánh giá;

f) đảm bảo tiến hành các cuộc đánh giá theo chương trình đánh giá;

g) đảm bảo sự kiểm soát hồ sơ của các hoạt động đánh giá;

h) đảm bảo việc xem xét, phê duyệt và gửi các báo cáo đánh giá tới bên yêu cầu đánh giá và những bên được quy định khác;

i) đảm bảo cuộc đánh giá bổ sung, nếu có.

5.5 Hồ sơ chương trình đánh giá

...

...

...

a) hồ sơ về các cuộc đánh giá cụ thể , như:

- kế hoạch đánh giá;

- báo cáo đánh giá;

- báo cáo về sự không phù hợp;

- báo cáo về hành động khắc phục và phòng ngừa;

- báo cáo đánh giá bổ sung theo, nếu có. b) kết quả xem xét chương trình đánh giá;

c) hồ sơ về nhân sự đánh giá đề cập đến những vấn đề như:

- đánh giá về năng lực và hoạt động của chuyên gia đánh giá;

- lựa chọn đoàn đánh giá;

...

...

...

Các hồ sơ cần được lưu giữ và bảo quản thích hợp.

5.6 Theo dõi và xem xét chương trình đánh giá

Việc thực hiện chương trình đánh giá cần được theo dõi và ở những thời gian thích hợp, cần đánh giá về sự đáp ứng các mục tiêu của chương trình đánh giá và để xác định các cơ hội cải tiến. Các kết quả cần được báo cáo lãnh đạo cao nhất.

Cần sử dụng các chỉ số hoạt động để theo dõi những vấn đề như:

- khả năng của các đoàn đánh giá đối với việc thực hiện kế hoạch đánh giá;

- sự phù hợp với chương trình và lịch trình đánh giá;

- thông tin phản hồi từ khách hàng yêu cầu đánh giá, bên được đánh giá và chuyên gia đánh giá. Việc xem xét chương trình đánh giá cần cân nhắc, ví dụ:

a) kết quả và khuynh hướng phát triển từ việc theo dõi;

b) sự phù hợp với thủ tục;

...

...

...

d) hồ sơ của chương trình đánh giá;

e) các thực hành đánh giá khác hoặc mới;

f) sự nhất quán trong hoạt động đánh giá trong những tình huống giống nhau.

Các kết quả của việc xem xét chương trình đánh giá có thể dẫn tới hành động khắc phục, hành động phòng ngừa và cải tiến chương trình đánh giá.

6 Hoạt động đánh giá

6.1 Khái quát

Điều này đưa ra hướng dẫn về phần công việc hoạch định và tiến hành các hoạt động đánh giá của chương trình đánh giá. Hình 2 mô tả chung về các hoạt động đánh giá điển hình. Mức độ áp dụng các quy định của điều này phụ thuộc vào phạm vi và độ phức tạp của cuộc đánh giá cụ thể và mục đích sử dụng các kết luận đánh giá.

Chú thích: Cuộc đánh giá bổ sung trong khung đứt đoạn thường không được coi là phần công việc của cuộc đánh giá.

...

...

...

6.2 Bắt đầu triển khai cuộc đánh giá

6.2.1 Chỉ định trưởng đoàn đánh giá

Người được giao trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá cần chỉ định trưởng đoàn đánh giá cho cuộc đánh giá cụ thể. Khi tiến hành cuộc đánh giá hỗn hợp, điều quan trọng là phải đạt được sự thoả thuận giữa các tổ chức đánh giá về trách nhiệm cụ thể của mỗi tổ chức, đặc biệt là những trách nhiệm liên quan đến quyền hạn của trưởng đoàn đánh giá đã được chỉ định trước khi bắt đầu cuộc đánh giá.

6.2.2 Xác định mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá

Theo mục tiêu chung của chương trình đánh giá, mỗi cuộc đánh giá cụ thể cần dựa vào các mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đã được lập thành văn bản.

Mục tiêu đánh giá xác định những yêu cầu mà cuộc đánh giá cần phải đạt được và bao gồm:

a) Xác định mức độ phù hợp của toàn bộ hoặc một phần của hệ thống quản lý của bên được đánh giá so với các chuẩn mực đánh giá;

b) Đánh giá năng lực của hệ thống quản lý để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu chế định, luật định và các yêu cầu hợp đồng;

c) Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý về việc đáp ứng các mục tiêu đã quy định;

...

...

...

Phạm vi đánh giá thể hiện mức độ và giới hạn của cuộc đánh giá, như địa điểm, các đơn vị/bộ phận của tổ chức, các hoạt động và quá trình sẽ được đánh giá cũng như thời gian diễn ra cuộc đánh giá.

Các chuẩn mực đánh giá được sử dụng làm căn cứ để xác định sự phù hợp và có thể bao gồm các chính sách, thủ tục, tiêu chuẩn, luật, quy định và yêu cầu đối với hệ thống quản lý, yêu cầu hợp đồng hoặc các quy phạm chuyên ngành phù hợp.

Các mục tiêu đánh giá nên do bên yêu cầu đánh giá xác định. Phạm vi và chuẩn mực đánh giá do bên yêu cầu đánh giá và trưởng đoàn đánh giá phối hợp xác định theo thủ tục của chương trình đánh giá. Bất kỳ sự thay đổi nào về mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá cũng đều phải được các bên liên quan chấp thuận.

Khi tiến hành cuộc đánh giá kết hợp, điều quan trọng là trưởng đoàn đánh giá phải đảm bảo rằng các mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá là phù hợp với bản chất của cuộc đánh giá đó.

6.2.3 Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá

Tính khả thi của cuộc đánh giá cần được xác định có tính đến các yếu tố về:

- các thông tin đầy đủ và thích hợp cho việc hoạch định cuộc đánh giá;

- sự hợp tác của bên được đánh giá;

- thời gian và nguồn lực.

...

...

...

6.2.4 Lựa chọn đoàn đánh giá

Khi cuộc đánh giá là khả thi, cần lựa chọn đoàn đánh giá có tính đến năng lực cần có để đạt được các mục tiêu của cuộc đánh giá. Nếu chỉ có một chuyên gia đánh giá thì chuyên gia đánh giá đó cần thực hiện tất cả các trách nhiệm thích hợp của trưởng đoàn đánh giá. Điều 7 hướng dẫn về xác định năng lực cần có và trình bày quá trình đánh giá chuyên gia đánh giá.

Để quyết định quy mô và thành phần đoàn đánh giá, cần xem xét những vấn đề sau đây:

a) mục tiêu, phạm vi, chuẩn mực đánh giá và thời gian dự kiến của cuộc đánh giá;

b) cuộc đánh giá là kết hợp hay hỗn hợp;

c) năng lực mà đoàn đánh giá cần có để đạt được các mục tiêu của cuộc đánh giá;

d) các yêu cầu chế định, luật định, hợp đồng và các yêu cầu khác về công nhận/chứng nhận, nếu có;

e) nhu cầu đảm bảo sự độc lập của đoàn đánh giá đối với các hoạt động sẽ được đánh giá và để tránh sự tranh chấp về quyền lợi;

f) khả năng làm việc cùng nhau và hợp tác có hiệu quả với bên được đánh giá;

...

...

...

Quá trình đảm bảo năng lực chung của đoàn đánh giá cần bao gồm các bước sau đây:

- xác định kiến thức và kỹ năng cần có để đạt được mục tiêu của cuộc đánh giá;

- lựa chọn các thành viên đoàn đánh giá là những người có đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết.

Nếu các thành viên không đáp ứng được yêu cầu về kiến thức và kỹ năng cần thiết thì có thể bổ sung các chuyên gia kỹ thuật. Các chuyên gia kỹ thuật hoạt động theo chỉ dẫn của chuyên gia đánh giá.

Thành phần đoàn đánh giá có thể có các chuyên gia đánh giá tập sự nhưng họ không được thực hiện đánh giá nếu không có sự chỉ dẫn hoặc hướng dẫn.

Cả bên yêu cầu đánh giá và bên được đánh giá có thể yêu cầu thay đổi các thành viên cụ thể của đoàn đánh giá nếu đưa ra được những lý do hợp lý dựa trên những nguyên tắc đánh giá được mô tả ở Điều 4.

Các ví dụ về những lý do hợp lý này là những tình huống có xung khác hoặc đồng quyền lợi (thành viên đoàn đánh giá đã từng là nhân viên của bên được đánh giá hoặc đã t- vấn cho bên được đánh giá) và hành vi phi đạo đức trước đó. Những lý do đó cần được thông báo cho trưởng đoàn đánh giá và người chịu trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá biết; những người này cần giải quyết vấn đề được nêu ra đó với bên yêu cầu đánh giá và bên được đánh giá trước khi có quyết định nào về việc thay đổi thành viên đoàn đánh giá.

6.2.5 Tiếp xúc ban đầu với bên được đánh giá

Tiếp xúc ban đầu với bên được đánh giá có thể là chính thức hoặc không chính thức nhưng phải được thực hiện bởi người được giao trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá hoặc trưởng đoàn đánh giá. Mục đích của tiếp xúc ban đầu là:

...

...

...

b) xác nhận thẩm quyền tiến hành cuộc đánh giá;

c) đề xuất thời gian và thành phần đoàn đánh giá;

d) yêu cầu được tiếp cận với các tài liệu liên quan, kể cả hồ sơ;

e) xác định các quy tắc hiện hành về an toàn tại địa điểm đánh giá;

f) sắp đặt cuộc đánh giá;

g) thoả thuận về sự tham gia của các người quan sát và nhu cầu về người hướng dẫn cho đoàn đánh giá.

6.3 Tiến hành xem xét tài liệu

Trước khi tiến hành các hoạt động đánh giá tại chỗ, cần xem xét hệ thống tài liệu của bên được đánh giá để xác định sự phù hợp của hệ thống quản lý đã được lập thành văn bản với các chuẩn mực đánh giá. Hệ thống tài liệu đó có thể bao gồm các tài liệu, hồ sơ và báo cáo đánh giá trước đó của hệ thống quản lý liên quan. Việc xem xét này cần tính đến quy mô, tính chất, mức độ phức tạp của tổ chức; mục tiêu và phạm vi của cuộc đánh giá. Trong một số tình huống, việc xem xét có thể được hoãn lại cho đến khi các hoạt động đánh giá tại chỗ bắt đầu nếu điều này không ảnh hưởng bất lợi tới hiệu lực của việc tiến hành đánh giá. Trong những tình huống khác, có thể tiến hành khảo sát sơ bộ địa điểm để có được những thông tin tổng quát thích hợp.

Nếu hệ thống tài liệu được xác định là không phù hợp thì trưởng đoàn đánh giá cần thông báo cho khách hàng yêu cầu đánh giá, những người chịu trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá và bên được đánh giá biết. Cần đưa ra quyết định đình chỉ hay tiếp tục cuộc đánh giá cho tới khi những vấn đề liên quan đến hệ thống tài liệu được giải quyết.

...

...

...

6.4.1 Chuẩn bị kế hoạch đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá cần chuẩn bị kế hoạch đánh giá làm cơ sở cho sự thoả thuận giữa khách hàng yêu cầu đánh giá, đoàn đánh giá và bên được đánh giá về việc tiến hành đánh giá. Kế hoạch đó cần tạo thuận lợi cho việc lập lịch trình và phối hợp các hoạt động đánh giá.

Mức độ chi tiết nêu ra trong kế hoạch đánh giá cần phản ánh phạm vi và sự phức tạp của cuộc đánh giá. Các nội dung chi tiết có thể khác nhau, ví dụ: giữa đánh giá ban đầu và đánh giá bổ sung, giữa đánh giá nội bộ và đánh giá từ bên ngoài. Kế hoạch đánh giá cần linh hoạt để có thể đưa vào đó những thay đổi cần thiết, chẳng hạn những thay đổi về phạm vi đánh giá khi tiến hành đánh giá tại chỗ.

Kế hoạch đánh giá cần bao gồm những nội dung:

a) mục tiêu đánh giá;

b) chuẩn mực đánh giá và các tài liệu viện dẫn;

c) phạm vi đánh giá, bao gồm việc xác định các đơn vị/bộ phận và quá trình sẽ được đánh giá;

d) ngày và nơi các hoạt động đánh giá được tiến hành;

e) thời gian dự kiến của các hoạt động đánh giá tại chỗ, bao gồm các cuộc họp với lãnh đạo của bên được đánh giá và cuộc họp của đoàn đánh giá;

...

...

...

g) phân bố nguồn lực phù hợp cho những lĩnh vực đánh giá quan trọng.

Kế hoạch đánh giá cũng cần bao gồm các nội dung sau đây, nếu thích hợp:

h) xác định đại diện của bên được đánh giá đối với cuộc đánh giá;

i) ngôn ngữ làm việc và ngôn ngữ báo cáo của cuộc đánh giá nếu như có sự khác biệt về ngôn ngữ của chuyên gia đánh giá và/hoặc của bên được đánh giá;

j) chủ đề của báo cáo đánh giá;

k) bố trí hậu cần (đi lại, phương tiện tại chỗ, v.v...);

l) vấn đề liên quan đến bảo mật;

m) đánh giá bổ sung.

Kế hoạch này cần được bên yêu cầu đánh giá xem xét, chấp thuận và được gửi tới bên được đánh giá trước khi các hoạt động đánh giá tại chỗ bắt đầu.

...

...

...

6.4.2 Phân công trong đoàn đánh giá

Sau khi trao đổi trong đoàn đánh giá, trưởng đoàn cần phân công trách nhiệm cho từng thành viên về các quá trình, chức năng, địa điểm, lĩnh vực hay hoạt động đánh giá cụ thể. Để thực hiện việc phân công này, cần tính đến nhu cầu về sự độc lập và năng lực của các chuyên gia đánh giá, sự sử dụng có hiệu quả các nguồn lực cũng như vai trò và trách nhiệm của các chuyên gia đánh giá, chuyên gia đánh giá tập sự và chuyên gia kỹ thuật. Có thể có những thay đổi trong phân công khi tiến hành đánh giá để đảm bảo đạt được các mục tiêu đánh giá.

6.4.3 Chuẩn bị tài liệu làm việc

Các thành viên đoàn đánh giá cần xem xét những thông tin liên quan đến công việc đánh giá được phân công và chuẩn bị những tài liệu cần thiết cho việc tham khảo và việc lập hồ sơ đánh giá. Tài liệu làm việc có thể bao gồm:

- danh mục kiểm tra và kế hoạch lấy mẫu đánh giá;

- biểu mẫu để ghi thông tin như: bằng chứng xác nhận, phát hiện khi đánh giá và hồ sơ các cuộc họp. Việc sử dụng danh mục kiểm tra và biểu mẫu không được hạn chế phạm vi của các hoạt động đánh giá; các hoạt động này có thể thay đổi do tác động của thông tin thu thập được trong quá trình đánh giá.

Tài liệu làm việc, kể cả hồ sơ liên quan, cần được lưu ít nhất cho đến khi hoàn thành cuộc đánh giá. Việc lưu giữ tài liệu sau khi hoàn thành cuộc đánh giá được mô tả tại 6.7. Những tài liệu chứa đựng các thông tin bí mật hoặc tính chất độc quyền cần luôn được các thành viên đoàn đánh giá bảo quản thích hợp.

6.5 Tiến hành hoạt động đánh giá tại chỗ

6.5.1 Tiến hành cuộc họp khai mạc

...

...

...

Mục đích của cuộc họp khai mạc là:

a) thông qua kế hoạch đánh giá;

b) nêu thông tin tóm tắt về việc các hoạt động đánh giá sẽ được thực hiện như thế nào;

c) xác nhận các kênh thông tin, và

d) tạo cơ hội cho bên được đánh giá đưa ra những câu hỏi.

Trợ giúp thực hành - Khai mạc cuộc họp

Trong nhiều trường hợp, ví dụ: các cuộc đánh giá nội bộ ở những tổ chức quy mô nhỏ, cuộc họp khai mạc có thể chỉ đơn giản bao gồm việc thông báo và giải thích về nội dung của cuộc đánh giá.

Đối với các tình huống đánh giá khác, cuộc họp này cần phải là cuộc họp chính thức,phải ghi và lưu giữ hồ sơ. Người chủ trì cuộc họp này là trưởng đoàn đánh giá. Các vấn đề sau đây được đưa ra xem xét, nếu thích hợp:

a) giới thiệu những người tham dự, bao gồm cả việc giới thiệu về vai trò của họ;

...

...

...

c) xác nhận thoả thuận về thời gian của cuộc đánh giá và các thoả thuận liên quan khác với bên được đánh giá, chẳng hạn ngày giờ của cuộc họp kết thúc, những cuộc họp giữa đoàn đánh giá và lãnh đạo của bên được đánh giá và những thay đổi phát sinh trong quá trình đánh giá;

d) phương pháp và thủ tục được sử dụng để tiến hành cuộc đánh giá, bao gồm việc thông báo cho bên được đánh giá biết bằng chứng đánh giá chỉ dựa trên việc lấy mẫu các thông tin sẵn có và do đó có thể có sự thiếu xác thực trong đánh giá;

e) xác nhận các kênh thông tin chính thức giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá;

f) xác nhận ngôn ngữ được sử dụng trong quá trình đánh giá;

g) xác nhận bên được đánh giá luôn được thông tin về tiến triển của cuộc đánh giá;

h) xác nhận sự sẵn có của các nguồn lực và phương tiện mà đoàn đánh giá yêu cầu;

i) xác nhận vấn đề liên quan đến tính bảo mật;

j) xác nhận các thủ tục đảm bảo an toàn công việc và an toàn của đoàn đánh giá;

k) xác nhận danh tính, vai trò và sự có mặt của người hướng dẫn;

...

...

...

m) thông tin về các điều kiện mà cuộc đánh giá có thể bị chấm dứt;

n) thông tin cách thức khiếu nại đối với việc tiến hành hoặc các kết luận của cuộc đánh giá.

6.5.2 Trao đổi thông tin trong quá trình đánh giá

Tuỳ thuộc vào phạm vi và sự phức tạp của cuộc đánh giá, có thể có các thoả thuận chính thức về việc trao đổi thông tin trong nội bộ đoàn đánh giá và với bên được đánh giá trong quá trình đánh giá.

Đoàn đánh giá cần hội ý định kỳ để trao đổi thông tin, đánh giá sự tiến triển của cuộc đánh giá và phân định lại công việc giữa các thành viên, nếu cần.

Trong quá trình đánh giá, trưởng đoàn đánh giá cần thông báo định kỳ cho bên được đánh giá và bên yêu cầu đánh giá biết về sự tiến triển của cuộc đánh giá và mọi vấn đề liên quan khác. Cần thông báo ngay cho bên được đánh giá và khi thích hợp, cho bên yêu cầu đánh giá biết về những bằng chứng thu thập được trong quá trình đánh giá liên quan đến các rủi ro quan trọng và khẩn cấp (ví dụ: an toàn, môi trường hoặc chất lượng). Mọi vấn đề liên quan nằm ngoài phạm vi đánh giá cần được ghi nhận và thông báo cho trưởng đoàn đánh giá biết và nếu có thể, thông báo cho bên yêu cầu đánh giá và bên được đánh giá.

Khi bằng chứng đánh giá đã có cho thấy các mục tiêu đánh giá là không thể đạt được thì trưởng đoàn đánh giá cần thông báo nguyên nhân cho bên yêu cầu đánh giá và bên được đánh giá biết để có hành động thích hợp. Hành động này có thể bao gồm việc xác nhận lại hoặc sửa đổi kế hoạch đánh giá, thay đổi mục tiêu, phạm vi đánh giá hoặc chấm dứt cuộc đánh giá.

Mọi yêu cầu về thay đổi phạm vi đánh giá trong quá trình đánh giá cần được xem xét và phê duyệt bởi bên yêu cầu đánh giá và khi thích hợp, bởi bên được đánh giá.

6.5.3 Vai trò và trách nhiệm của người hướng dẫn và người quan sát

...

...

...

Người hướng dẫn do bên được đánh giá chỉ định cần hỗ trợ đoàn đánh giá và hoạt động theo yêu cầu của trưởng đoàn đánh giá. Họ có thể có những trách nhiệm sau đây:

a) thiết lập các mối liên hệ và thời gian cho các cuộc phỏng vấn;

b) sắp đặt các buổi làm việc tại các bộ phận cụ thể của tổ chức;

c) đảm bảo để các thành viên đoàn đánh giá nắm vững và tuân theo các quy tắc liên quan đến an toàn công việc và an toàn của đoàn đánh giá;

d) thay mặt cho bên được đánh giá chứng kiến cuộc đánh giá;

e) giải thích rõ hoặc hỗ trợ việc thu thập thông tin.

6.5.4 Thu thập và kiểm tra xác nhận thông tin

Trong quá trình đánh giá, các thông tin liên quan đến mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá, bao gồm những thông tin về mối liên hệ giữa các chức năng, hoạt động và quá trình, cần được thu thập bằng phương pháp lấy mẫu và cần được kiểm tra xác nhận. Chỉ các thông tin có thể kiểm tra xác nhận được mới là bằng chứng đánh giá. Bằng chứng đánh giá cần được ghi lại.

Bằng chứng đánh giá dựa trên các mẫu thông tin sẵn có. Do đó, có yếu tố thiếu xác thực trong đánh giá và những người sử dụng kết luận đánh giá cần lưu ý đến yếu tố này.

...

...

...

 

Hình 3 – Quá trình chung từ thu thập thông tin đến đưa ra kết luận đánh giá

Các phương pháp thu thập thông tin bao gồm:

- phỏng vấn;

- quan sát các hoạt động;

- xem xét tài liệu.

Trợ giúp thực hành - Các nguồn thông tin

Các nguồn thông tin được lựa chọn có thể khác nhau tuỳ theo phạm vi và sự phức tạp của cuộc đánh giá và có thể bao gồm:

a) phỏng vấn nhân viên, công nhân và những người khác;

...

...

...

c) tài liệu, chẳng hạn chính sách, mục tiêu, kế hoạch, thủ tục, tiêu chuẩn, chỉ dẫn, giấy phép, quy định, bản vẽ, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng;

d) hồ sơ, chẳng hạn hồ sơ thanh tra, biên bản cuộc họp, báo cáo đánh giá, hồ sơ của các chương trình giám sát và kết quả đo;

e) bản tóm tắt dữ liệu, các kết quả phân tích và chỉ tiêu hoạt động;

f) thông tin về chương trình lấy mẫu của bên được đánh giá và về thủ tục kiểm soát các quá trình lấy mẫu và đo lường;

g) báo cáo từ các nguồn khác, ví dụ: thông tin phản hồi từ khách hàng, thông tin liên quan khác từ các tổ chức bên ngoài và từ việc đánh giá phân loại nhà cung ứng;

h) cơ sở dữ liệu lưu trong máy tính và trên mạng.

Trợ giúp thực hành - Tiến hành cuộc phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong những phương tiện quan trọng để thu thập thông tin và cần được thực hiện theo cách thích hợp với tình huống và người được phỏng vấn. Tuy nhiên, chuyên gia đánh giá cần cân nhắc các vấn đề sau:

...

...

...

b) phỏng vấn trong giờ làm việc và, nếu được, tại nơi làm việc của người được phỏng vấn;

c) tạo cho người được phỏng vấn có được tâm trạng thoải mái trước khi phỏng vấn và trong quá trình phỏng vấn;

d) giải thích lý do phỏng vấn và những điều cần chú ý khi phỏng vấn;

e) có thể bắt đầu phỏng vấn bằng việc đề nghị người được phỏng vấn mô tả về công việc của họ;

f) tránh đưa ra những câu hỏi gây khó chịu đối với người trả lời (những câu hỏi mang tính chỉ dẫn);

g) tiến hành việc tổng hợp và xem xét lại kết quả phỏng vấn cùng với người được phỏng vấn;

h) cám ơn người được phỏng vấn về sự chấp thuận cho phỏng vấn và sự cộng tác của họ.

6.5.5 Tạo lập các phát hiện khi đánh giá

Bằng chứng đánh giá cần được đối chiếu với chuẩn mực để tạo lập các phát hiện khi đánh giá. Các phát hiện khi đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp so với chuẩn mực đánh giá. Khi được nêu trong mục tiêu đánh giá, các phát hiện khi đánh giá có thể xác định cơ hội cải tiến.

...

...

...

Cần tổng hợp sự phù hợp với chuẩn mực đánh giá để chỉ rõ những nơi, những bộ phận chức năng hoặc quá trình đã được đánh giá. Nếu được nêu trong kế hoạch đánh giá, các phát hiện cụ thể khi đánh giá về sự phù hợp và bằng chứng kèm theo cũng cần được ghi lại.

Sự không phù hợp và bằng chứng đánh giá kèm theo cần được ghi lại. Sự không phù hợp có thể được phân loại. Chúng cần được xem xét lại cùng với bên được đánh giá để đạt được sự thừa nhận rằng bằng chứng đánh giá là chính xác và sự không phù hợp đã được nhận biết. Cần nỗ lực giải quyết những quan điểm khác biệt liên quan đến bằng chứng đánh giá và/hoặc phát hiện khi đánh giá và ghi lại những điểm chưa được giải quyết.

6.5.6 Chuẩn bị kết luận đánh giá

Đoàn đánh giá cần hội ý trước cuộc họp kết thúc để:

a) xem xét lại các phát hiện khi đánh giá và tất cả các thông tin thích hợp khác đã thu thập được trong quá trình đánh giá căn cứ vào mục tiêu đánh giá;

b) thảo luận về kết luận đánh giá có tính đến sự thiếu xác thực trong quá trình đánh giá;

c) chuẩn bị các khuyến nghị, nếu mục tiêu đánh giá quy định;

d) thảo luận về đánh giá bổ sung, nếu được nêu trong kế hoạch đánh giá.

Trợ giúp thực hành - Kết luận đánh giá

...

...

...

a) mức độ phù hợp của hệ thống quản lý so với chuẩn mực đánh giá;

b) việc áp dụng, duy trì và cải tiến có hiệu quả hệ thống quản lý;

c) khả năng về quá trình xem xét của lãnh đạo để đảm bảo sự phù hợp, hiệu lực và sự cải tiến liên tục đối với hệ thống quản lý.

Nếu được nêu trong mục tiêu đánh giá, kết luận đánh giá có thể có các khuyến nghị về cải tiến, quan hệ kinh doanh, các hoạt động chứng nhận hoặc cuộc đánh giá trong tương lai.

6.5.7 Tiến hành cuộc họp kết thúc

Cuộc họp kết thúc, do trưởng đoàn đánh giá chủ trì, cần được tổ chức để trình bày các phát hiện khi đánh giá và kết luận đánh giá theo cách thức sao cho bên được đánh giá hiểu rõ và chấp nhận. Cuộc họp kết thúc còn để thoả thuận về thời gian để bên được đánh giá trình bày kế hoạch hành động khắc phục và phòng ngừa. Những người tham dự cuộc họp kết thúc bao gồm bên được đánh giá, có thể có bên yêu cầu đánh giá và các bên khác. Khi cần thiết, trưởng đoàn đánh giá cần thông báo cho bên được đánh giá biết về những tình huống gặp phải trong quá trình đánh giá có thể làm giảm sự tin cậy vào các kết luận đánh giá.

Trong nhiều trường hợp, ví dụ các cuộc đánh giá nội bộ ở những tổ chức quy mô nhỏ, cuộc họp kết thúc có thể chỉ gồm việc thông báo cho bên được đánh giá biết về những phát hiện khi đánh giá và các kết luận đánh giá.

Đối với những cuộc đánh giá khác, cuộc họp này cần phải là cuộc họp chính thức và được ghi biên bản, kể cả danh sách người tham dự.

Mọi ý kiến khác biệt về các phát hiện khi đánh giá và/hoặc kết luận đánh giá giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá cần được thảo luận và được giải quyết nếu có thể. Nếu không giải quyết được thì phải ghi lại tất cả những ý kiến đó.

...

...

...

6.6 Chuẩn bị, phê duyệt và gửi báo cáo đánh giá

6.6.1 Chuẩn bị báo cáo đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm đối với việc chuẩn bị và đối với nội dung của báo cáo đánh giá.

Báo cáo đánh giá cần đưa ra hồ sơ hoàn chỉnh, chính xác, súc tích và rõ ràng về cuộc đánh giá và cần bao gồm những nội dung sau:

a) mục tiêu đánh giá;

b) phạm vi đánh giá, đặc biệt là các bộ phận hoặc quá trình đã được đánh giá và thời gian tiến hành

đánh giá;

c) khách hàng yêu cầu đánh giá;

d) trưởng đoàn đánh giá và các thành viên đoàn đánh giá;

...

...

...

f) chuẩn mực đánh giá;

g) phát hiện khi đánh giá;

h) kết luận đánh giá;

Báo cáo đánh giá còn có thể bao gồm những nội dung sau, nếu thích hợp:

i) kế hoạch đánh giá;

j) danh sách các đại diện của bên được đánh giá;

k) tóm lược quá trình đánh giá, bao gồm độ thiếu xác thực và/hoặc những trở ngại đã gặp phải có thể làm giảm sự tin cậy vào kết luận đánh giá;

l) xác nhận các mục tiêu đánh giá đã được thực hiện trong phạm vi đánh giá theo kế hoạch;

m) những lĩnh vực không được đánh giá mặc dù chúng nằm trong phạm vi đánh giá;

...

...

...

o) các khuyến nghị cải tiến, nếu chúng được nêu trong mục tiêu đánh giá;

p) kế hoạch hành động bổ sung đã thoả thuận, nếu có;

q) công bố về sự bảo mật về nội dung;

r) danh sách gửi báo cáo đánh giá.

6.6.2 Phê duyệt và gửi báo cáo đánh giá

Báo cáo đánh giá cần được hoàn thành trong thời hạn đã thoả thuận. Nếu không thực hiện được, cần phải thông báo cho khách hàng biết về những lý do của sự chậm trễ và thoả thuận với họ về thời hạn hoàn thành mới.

Báo cáo đánh giá phải được ghi ngày tháng, được xem xét và phê duyệt theo các thủ tục của chương trình đánh giá.

Báo cáo đánh giá đã được phê duyệt cần được gửi tới những người nhận do bên yêu cầu đánh giá chỉ định.

Báo cáo đánh giá là tài sản của khách hàng yêu cầu đánh giá. Các thành viên đoàn đánh giá và tất cả các người nhận báo cáo đánh giá đều phải coi trọng và đảm bảo tính bảo mật của báo cáo này.

...

...

...

Cuộc đánh giá kết thúc khi đã thực hiện tất cả các hoạt động nêu trong kế hoạch đánh giá và báo cáo đánh giá đã phê duyệt đã được gửi đi.

Các tài liệu liên quan đến cuộc đánh giá cần được lưu giữ hoặc huỷ bỏ theo thoả thuận giữa các bên tham gia, theo thủ tục của chương trình đánh giá, các yêu cầu pháp định, chế định và hợp đồng.

Trừ khi luật pháp yêu cầu, đoàn đánh giá và những người chịu trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá không được cho bất kỳ bên nào khác biết về nội dung của tài liệu, thông tin thu được trong quá trình đánh giá, báo cáo đánh giá mà không có sự chấp thuận của bên yêu cầu đánh giá và nếu cần, của bên được đánh giá. Nếu có yêu cầu về việc công khai nội dung tài liệu đánh giá, bên yêu cầu đánh giá và bên được đánh giá phải được thông báo càng sớm càng tốt.

6.8 Tiến hành đánh giá bổ sung

Các kết luận của cuộc đánh giá có thể nêu ra sự cần thiết đối với những hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến, nếu thích hợp. Những hành động này thường do bên được đánh giá quyết định và tiến hành trong thời hạn đã thoả thuận và không được coi là một phần công việc của cuộc đánh giá. Bên được đánh giá cần thông báo cho bên yêu cầu đánh giá biết về tình trạng của các hành động đó.

Việc hoàn thành và hiệu quả của các hành động khắc phục cần được kiểm tra xác nhận. Kiểm tra xác nhận có thể là một phần công việc của cuộc đánh giá bổ sung.

Chương trình đánh giá có thể quy định hoạt động đánh giá bổ sung của các thành viên đoàn đánh giá.

Hoạt động đánh giá bổ sung làm gia tăng giá trị do việc sử dụng kiến thức và trình độ của những người này. Trong những trường hợp như vậy, cần lưu ý đến việc duy trì tính độc lập của các hoạt động đánh giá bổ sung.

7 Năng lực và đánh giá năng lực của chuyên gia đánh giá

...

...

...

- phẩm chất cá nhân như mô tả trong 7.2;

- khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng như mô tả trong 7.3 có được thông qua học vấn, kinh nghiệm công tác, đào tạo chuyên gia đánh giá và kinh nghiệm đánh giá như mô tả trong 7.4.

Khái niệm năng lực của chuyên gia đánh giá được mô tả trong Hình 4. Một số kiến thức và kỹ năng được mô tả trong 7.3 là những kiến thức và kỹ năng chung cho các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng, và hệ thống quản lý môi trường, một số khác là những kiến thức và kỹ năng đặc thù cho các chuyên gia đánh giá chuyên ngành.

Các chuyên gia đánh giá phát triển, duy trì và nâng cao năng lực đánh giá thông qua sự tiến bộ liên tục trong nghề nghiệp và sự tham gia thường xuyên vào các cuộc đánh giá.

Quá trình đánh giá chuyên gia đánh giá và trưởng đoàn đánh giá được mô tả trong 7.6.

Hình 4 - Khái niệm về năng lực

7.2 Phẩm chất cá nhân

Các chuyên gia đánh giá cần có những phẩm chất cá nhân để giúp họ hành động theo các nguyên tắc đánh giá được mô tả trong Điều 4.

...

...

...

a) có đạo đức, nghĩa là công bằng, trung thực, chân thành, lương thiện và cẩn trọng;

b) cởi mở, không thành kiến, nghĩa là sẵn sàng xem xét những ý tưởng và quan điểm khác với ý tưởng và quan điểm của mình;

c) lịch thiệp, nghĩa là khéo léo trong giao thiệp với mọi người;

d) nhanh nhẹn, nghĩa là nhận biết nhanh về những sự vật và hoạt động diễn ra xung quanh mình;

e) mẫn cảm, nghĩa là nhận biết và có khả năng nắm được các tình huống theo bản năng;

f) linh hoạt, tháo vát, nghĩa là sẵn sàng thích nghi với những tình huống khác nhau;

g) kiên trì, nghĩa là bền bỉ, tập trung để đạt được mục tiêu;

h) quyết đoán, nghĩa là đưa ra những kết luận kịp thời dựa trên lập luận và phân tích lô-gic;

i) tự lực, nghĩa là hành động và thực hiện chức năng một cách độc lập khi phối hợp có hiệu quả với những người khác.

...

...

...

7.3.1 Kiến thức và kỹ năng chung của các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường

Các chuyên gia đánh giá cần có kiến thức và kỹ năng trong những lĩnh vực sau đây:

a) Các nguyên tắc, thủ tục và kỹ thuật đánh giá: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá vận dụng những gì phù hợp với các cuộc đánh giá khác nhau và đảm bảo rằng các cuộc đánh giá được tiến hành nhất quán và có hệ thống. Một chuyên gia đánh giá cần có khả năng:

- vận dụng các nguyên tắc, thủ tục và kỹ thuật đánh giá;

- hoạch định và tổ chức công việc có hiệu quả;

- tiến hành cuộc đánh giá theo lịch trình đã thỏa thuận;

- ưu tiên và tập trung vào những vấn đề có tầm quan trọng;

- thu thập thông tin thông qua các hình thức có hiệu quả như: phỏng vấn, lắng nghe, quan sát và xem xét tài liệu, hồ sơ và dữ liệu;

- nắm vững về sự thích hợp và hệ quả của việc sử dụng các kỹ thuật lấy mẫu đối với hoạt động đánh giá;

...

...

...

- khẳng định tính đầy đủ và sự thích hợp của bằng chứng đánh giá để hỗ trợ cho các phát hiện khi đánh giá và kết luận đánh giá;

- đánh giá xác nhận những yếu tố có thể ảnh hưởng tới độ tin cậy của những phát hiện khi đánh giá và kết luận đánh giá;

- sử dụng các tài liệu làm việc để lập hồ sơ cho các hoạt động đánh giá;

- chuẩn bị báo cáo đánh giá,

- duy trì sự bảo mật và an ninh thông tin;

- trao đổi thông tin có hiệu quả thông qua kỹ năng ngôn ngữ cá nhân hoặc qua phiên dịch.

b) Hệ thống quản lý và tài liệu viện dẫn: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá hiểu đầy đủ về phạm vi của cuộc đánh giá và vận dụng các chuẩn mực đánh giá. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- việc áp dụng các hệ thống quản lý đối với các tổ chức khác nhau;

- mối tương tác giữa các thành phần của hệ thống quản lý;

...

...

...

- nhận biết những khác biệt giữa các tài liệu viện dẫn và tính ưu tiên sử dụng chúng;

- áp dụng các tài liệu viện dẫn đối với những tình huống đánh giá khác nhau;

- các hệ thống thông tin và công nghệ về ủy quyền, an ninh, gửi và kiểm soát tài liệu, dữ liệu và hồ sơ.

c) Các vấn đề về tổ chức: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá hiểu đầy đủ về bối cảnh hoạt động của tổ chức. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- quy mô, cơ cấu, chức năng của tổ chức và các mối quan hệ trong tổ chức;

- các quá trình sản xuất - kinh doanh chính và thuật ngữ và định nghĩa liên quan;

- các tập tục và thói quen văn hóa, xã hội của bên được đánh giá.

d) Các văn bản luật, quy định và các yêu cầu khác được áp dụng liên quan đến lĩnh vực sản xuất - kinh doanh của tổ chức: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá làm việc trong khuôn khổ những yêu cầu được áp dụng cho tổ chức được đánh giá và nhận thức được những yêu cầu đó. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- các quy phạm, luật và quy định địa phương, khu vực và quốc gia;

...

...

...

- các hiệp ước và công ước quốc tế;

- các yêu cầu khác mà tổ chức đã chấp nhận và cam kết thực hiện.

7.3.2 Kiến thức và kỹ năng chung của trưởng đoàn đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá cần có các kiến thức và kỹ năng bổ sung về lãnh đạo cuộc đánh giá để thúc đẩy việc tiến hành cuộc đánh giá có hiệu lực và hiệu quả. Trưởng đoàn đánh giá cần có khả năng:

- hoạch định cuộc đánh giá để sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong suốt quá trình đánh giá;

- đại diện cho đoàn đánh giá trong quan hệ với bên yêu cầu đánh giá và bên được đánh giá;

- tổ chức và chỉ đạo các thành viên của đoàn đánh giá;

- đưa ra các chỉ dẫn và hướng dẫn cho các chuyên gia đánh giá tập sự;

- lãnh đạo đoàn đánh giá để đưa ra được các kết luận đánh giá;

...

...

...

- chuẩn bị và hoàn thiện báo cáo đánh giá.

7.3.3 Kiến thức và kỹ năng chuyên sâu của chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng cần có kiến thức và kỹ năng trong những lĩnh vực sau:

a) Các phương pháp và kỹ thuật liên quan đến chất lượng: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá tìm hiểu và xem xét hệ thống quản lý chất lượng và đưa ra những phát hiện khi đánh giá và kết luận đánh giá phù hợp. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- các thuật ngữ về chất lượng;

- các nguyên tắc quản lý chất lượng và việc áp dụng chúng;

- các công cụ quản lý chất lượng và việc áp dụng chúng (ví dụ: kiểm soát quá trình bằng phương pháp thống kê, phân tích sai lỗi và hiệu ứng, v.v...)

b) Các quá trình và sản phẩm, bao gồm các dịch vụ: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá hiểu đầy đủ về bối cảnh công nghệ mà trong đó cuộc đánh giá được tiến hành. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- các thuật ngữ chuyên ngành;

...

...

...

- các quá trình và thực hành chuyên sâu.

7.3.4 Kiến thức và kỹ năng chuyên ngành của các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý môi trường

Các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý môi trường cần có kiến thức và kỹ năng trong những lĩnh vực sau:

a) Các phương pháp và kỹ thuật quản lý môi trường: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá tìm hiểu và xem xét hệ thống quản lý môi trường và đưa ra những phát hiện khi đánh giá và kết luận đánh giá phù hợp. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- các thuật ngữ về môi trường;

- các nguyên tắc quản lý môi trường và việc ứng dụng chúng.

- các công cụ quản lý môi trường (như khía cạnh môi trường/đánh giá tác động môi trường, đánh giá chu trình sống, đánh giá đặc trưng môi trường, v.v...)

b) Khoa học và công nghệ môi trường: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá hiểu đầy đủ về các mối quan hệ cơ bản giữa hoạt động của con người và môi trường. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- tác động từ các hoạt động của con người đối với môi trường;

...

...

...

- các môi trường cụ thể (ví dụ: không khí, nước, đất);

- quản lý các nguồn lực tự nhiên (ví dụ: nhiên liệu, nước, quần thể thực vật và quần thể động vật);

- các phương pháp chung về bảo vệ môi trường.

c) Các khía cạnh kỹ thuật và môi trường của hoạt động tác nghiệp: để tạo điều kiện cho chuyên gia đánh giá hiểu đầy đủ về mối tương tác của các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và tác nghiệp của bên được đánh giá với môi trường. Kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này cần bao quát:

- các thuật ngữ chuyên ngành;

- các khía cạnh và tác động môi trường;

- các phương pháp để đánh giá tầm quan trọng của những khía cạnh môi trường;

- các đặc trưng tối quan trọng của các quá trình tác nghiệp, sản phẩm và dịch vụ;

- kỹ thuật giám sát và đo lường;

...

...

...

7.4 Học vấn, kinh nghiệm công tác, sự đào tạo về chuyên gia đánh giá và kinh nghiệm đánh giá

7.4.1 Chuyên gia đánh giá

Chuyên gia đánh giá cần có học vấn, kinh nghiệm công tác, sự đào tạo về chuyên gia đánh giá và kinh nghiệm đánh giá sau:

a) Chuyên gia đánh giá cần có học vấn ở mức đủ có được kiến thức và kỹ năng như mô tả trong 7.3.

b) Chuyên gia đánh giá cần có kinh nghiệm công tác để góp phần phát triển kiến thức và kỹ năng như đã mô tả trong 7.3.3 và 7.3.4. Kinh nghiệm công tác này gồm kinh nghiệm về mặt kỹ thuật, quản lý và chuyên môn cùng với sự rèn luyện về năng lực xét đoán, giải quyết vấn đề và giao tiếp với những cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn, đồng nghiệp, khách hàng và/hoặc các bên quan tâm khác.

Một phần kinh nghiệm công tác phải thích hợp với những hoạt động được thực hiện để góp phần phát triển kiến thức và kỹ năng trong:

- lĩnh vực quản lý chất lượng đối với các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng;

- lĩnh vực quản lý môi trường đối với các chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý môi trường.

c) Chuyên gia đánh giá cần qua khoá đào tạo chuyên gia đánh giá để có được kiến thức và kỹ năng như mô tả trong 7.3.1 cũng như trong 7.3.3 và 7.3.4. Khoá đào tạo này có thể do chính tổ chức của họ hoặc tổ chức bên ngoài thực hiện.

...

...

...

CHÚ THÍCH: Mức độ chỉ dẫn và hướng dẫn (nêu ở đây, ở 7.4.2, 7.4.3 và Bảng 1) cần thiết trong suốt cuộc đánh

giá theo ý của những người được giao trách nhiệm quản lý chương trình đánh giá và của trưởng đoàn đánh giá.

Việc cung cấp chỉ dẫn và hướng dẫn không đồng nghĩa với việc giám sát thường xuyên và không đòi hỏi phải chỉ định riêng một ai đó cho nhiệm vụ này.

7.4.2 Trưởng đoàn đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá cần có thêm kinh nghiệm đánh giá cần thiết để phát triển kiến thức và kỹ năng mô tả ở 7.3.2. Kinh nghiệm bổ sung này cần có được khi hoạt động với vai trò trưởng đoàn đánh giá theo chỉ dẫn và hướng dẫn của chuyên gia đánh giá trưởng khác có năng lực.

7.4.3. Chuyên gia đánh giá thực hiện việc đánh giá cả hệ thống quản lý chất lượng lẫn hệ thống quản lý môi trường

Chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hoặc hệ thống quản lý môi trường muốn trở thành chuyên gia đánh giá đối với lĩnh vực đánh giá thứ hai cần:

a) qua khoá đào tạo và có kinh nghiệm công tác cần thiết để có được kiến thức và kỹ năng đối với lĩnh vực đánh giá thứ hai này;

b) đã thực hiện các cuộc đánh giá hệ thống quản lý ở lĩnh vực đánh giá thứ hai này theo chỉ dẫn và hướng dẫn của chuyên gia đánh giá có khả năng là trưởng đoàn đánh giá cho lĩnh vực đánh giá thứ hai này.

...

...

...

7.4.4 Trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, sự đào tạo về chuyên gia đánh giá và kinh nghiệm đánh giá

Các tổ chức cần quy định trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, sự đào tạo về chuyên gia đánh giá và kinh nghiệm đánh giá để có được kiến thức và kỹ năng phù hợp với chương trình đánh giá khi áp dụng các bước 1 và 2 của quá trình đánh giá được mô tả trong 7.6.2.

Kinh nghiệm cho thấy rằng các mức nêu ở Bảng 1 là phù hợp với các chuyên gia đánh giá thực hiện các cuộc đánh giá chứng nhận hoặc tương tự. Tuỳ thuộc vào chương trình đánh giá mà yêu cầu mức cao hơn hoặc thấp hơn cho phù hợp.

Bảng 1 - Ví dụ về trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, sự đào tạo về chuyên gia đánh giá và kinh nghiệm đánh giá đối với các chuyên gia đánh giá tiến hành các cuộc đánh giá chứng nhận hoặc tương đương

Thông số

Chuyên gia đánh giá

Chuyên gia đánh giá đối với cả hai lĩnh vực đánh giá

Trưởng đoàn đánh giá

Trình độ học vấn

...

...

...

Giống như với chuyên gia đánh giá

Giống như với chuyên gia đánh giá

Kinh nghiệm công tác chung

5 năm  (xem Chú thích 2)

Giống như với chuyên gia đánh giá

Giống như với chuyên gia đánh giá

Kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực đánh giá hệ thống quản lý chất lượng hoặc hệ thống quản lý môi trường

ít nhất là 2 năm trong 5 năm công tác

2 năm trong lĩnh vực đánh giá thứ hai (xem Chú thích 3)

...

...

...

Đào tạo chuyên gia đánh giá

Khoá đào tạo chuyên gia đánh giá 40 tiết

Khoá đào tạo 24 tiết về lĩnh vực đánh giá thứ hai (xem Chú thích 4)

Giống như với chuyên gia

đánh giá

Kinh nghiệm đánh giá

4 cuộc đánh giá hoàn chỉnh với tổng thời gian làm việc như một chuyên gia đánh giá tập sự là 20 ngày dưới sự chỉ dẫn và hướng dẫn của một chuyên gia đánh giá có khả năng làm trưởng đoàn đánh giá (xem Chú thích 5)

Các cuộc đánh giá đó cần phải hoàn thành trong 3 năm liên tục gần đây

3 cuộc đánh giá hoàn chỉnh với tổng thời gian làm việc là 15 ngày dưới sự chỉ dẫn và hướng dẫn của một chuyên gia đánh giá có khả năng làm trưởng đoàn đánh giá (xem Chú thích 5)

...

...

...

3 cuộc đánh giá hoàn chỉnh với tổng thời gian làm việc với vai trò trưởng đoàn đánh giá là 15 ngày dưới sự chỉ dẫn và hướng dẫn của một chuyên gia đánh giá có khả năng làm trưởng đoàn đánh giá (xem Chú thích 5)

Các cuộc đánh giá đó cần phải hoàn thành trong 2 năm liên tục gần đây

Chú thích 1: Giai đoạn phổ thông trung học là một phần của hệ thống giáo dục quốc gia tiếp sau giai đoạn tiểu học và phổ thông cơ sở trước khi bước vào đại học hoặc bậc đào tạo tương đương.

Chú thích 2: Số năm công tác có thể giảm đi 1 năm nếu chuyên gia đánh giá đã tốt nghiệp chương trình giáo dục sau bậc phổ thông trung học thích hợp.

Chú thích 3: Kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực đánh giá thứ hai có thể đồng thời với kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực đánh giá thứ nhất.

Chú thích 4: Được đào tạo về lĩnh vực đánh giá thứ hai nghĩa là có kiến thức về các tiêu chuẩn, văn bản luật, quy định, nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật liên quan.

Chú thích 5: Cuộc đánh giá hoàn chỉnh là cuộc đánh giá được thực hiện theo tất cả các bước được mô tả trong6.3 đến 6.6. Kinh nghiệm đánh giá chung cần bao quát toàn bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý.

7.5 Duy trì và nâng cao năng lực

7.5.1 Tiến bộ liên tục trong nghề nghiệp

...

...

...

Các hoạt động về sự tiến bộ liên tục trong nghề nghiệp cần lưu ý đến những thay đổi về nhu cầu của cá nhân và tổ chức, thực hành đánh giá, tiêu chuẩn và các yêu cầu khác.

7.5.2 Duy trì khả năng đánh giá

Các chuyên gia đánh giá cần duy trì và thể hiện khả năng đánh giá của mình thông qua sự tham gia thường xuyên vào các cuộc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và/hoặc hệ thống quản lý môi trường.

7.6 Đánh giá chuyên gia đánh giá

7.6.1 Tổng quát

Việc đánh giá các chuyên gia đánh giá và trưởng đoàn đánh giá cần được hoạch định, thực hiện và lưu hồ sơ theo các thủ tục của chương trình đánh giá để cung cấp kết quả khách quan, nhất quán, công bằng và tin cậy. Quá trình đánh giá này cần xác định các nhu cầu về đào tạo và nâng cao kỹ năng khác.

Việc đánh giá các chuyên gia đánh giá được tiến hành ở các giai đoạn khác nhau sau đây:

- đánh giá ban đầu đối với những người muốn trở thành chuyên gia đánh giá;

- đánh giá các chuyên gia đánh giá như một phần công việc của quá trình lựa chọn đoàn đánh giá được mô tả trong 6.2.4;

...

...

...

Hình 5 - Mối quan hệ giữa các giai đoạn đánh giá

7.6.2 Quá trình đánh giá

Quá trình đánh giá gồm 4 bước chính.

Bước 1 - Xác định phẩm chất cá nhân, kiến thức và kỹ năng để đáp ứng các nhu cầu của chương trình đánh giá

Để quyết định kiến thức và kỹ năng thích hợp, cần xem xét những vấn đề sau:

- quy mô, tính chất và sự phức tạp của tổ chức được đánh giá;

- mục tiêu và mức độ của chương trình đánh giá;

- yêu cầu về chứng nhận và công nhận;

...

...

...

- việc bảo mật theo yêu cầu của chương trình đánh giá;

- sự phức tạp của hệ thống quản lý được đánh giá.

Bước 2 - Thiết lập các chuẩn mực đánh giá

Chuẩn mực đánh giá có thể là định lượng (như năm công tác và học tập, số cuộc đánh giá đã thực hiện, số tiết học của khoá đào tạo chuyên gia đánh giá) hoặc định tính (như có phẩm chất cá nhân, kiến thức hoặc hiệu quả của kỹ năng đó đã được thể hiện trong khoá đào tạo hoặc tại nơi làm việc).

Bước 3 - Lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp

Việc đánh giá cần được thực hiện bởi một người hoặc một nhóm người thông qua việc sử dụng một hoặc nhiều phương pháp được lựa chọn từ Bảng 2. Khi sử dụng Bảng 2, cần lưu ý các vấn đề sau:

- các phương pháp được nêu có nhiều phương án và có thể không áp dụng được cho mọi tình huống;

- các phương pháp khác nhau được nêu ra có thể có độ tin cậy khác nhau;

- thông thường, nên phối hợp nhiều phương pháp để đảm bảo kết quả thu được là khách quan, nhất quán, công bằng và tin cậy.

...

...

...

Trong bước này, các thông tin thu thập được về người được đánh giá sẽ được so sánh với các chuẩn mực quy định ở Bước 2. Khi người được đánh giá không đáp ứng các chuẩn mực thì căn cứ vào các yêu cầu về đào tạo bổ sung, kinh nghiệm công tác và/hoặc kinh nghiệm đánh giá để tiến hành đánh giá lại.

Ví dụ về việc áp dụng và lập văn bản các bước của quá trình đánh giá cho một chương trình đánh giá nội bộ giả định được nêu ở Bảng 3.

Bảng 2 - Các phương pháp đánh giá

Phương pháp đánh giá

Mục tiêu

Ví dụ

Xem xét hồ sơ

Kiểm tra xác nhận trình độ của chuyên gia đánh giá

Phân tích các hồ sơ về học tập, đào tạo, làm việc và kinh nghiệm đánh giá

...

...

...

Cung cấp thông tin về hoạt động của chuyên gia đánh giá

Điều tra, lấy ý kiến, hỏi ý kiến cá nhân, chứng nhận năng lực và trình độ, phàn nàn, đánh giá hoạt động, ý kiến của đồng nghiệp

Phỏng vấn

Đánh giá phẩm chất cá nhân và kỹ năng giao tiếp, kiểm tra xác nhận thông tin, kiểm tra kiến thức và tìm kiếm thông tin bổ sung

Phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn qua điện thoại

Quan sát

Đánh giá phẩm chất cá nhân và khả năng vận dụng kiến thức và kỹ năng

Thực hiện công việc giả định, thực hiện đánh giá thật, hoạt động đang tiến hành

Kiểm tra

...

...

...

Kiểm tra miệng và kiểm tra viết, thử tâm lý

Xem xét sau đánh giá

Cung cấp thông tin ở nơi không thể quan sát trực tiếp được

Xem xét báo cáo đánh giá và thảo luận với bên yêu cầu đánh giá, bên được đánh giá, đồng nghiệp và với chuyên gia đánh giá

Bảng 3 - Vận dụng quá trình đánh giá đối với chuyên gia đánh giá trong chương trình đánh giá nội bộ giả định

Năng lực

Bước 1

Phẩm chất cá nhân, kiến thức và kỹ năng

Bước 2

...

...

...

Bước 3

Phương pháp đánh giá

Phẩm chất cá nhân

Đạo đức, không thành kiến, lịch thiệp, nhanh nhạy, mẫn cảm, tháo vát, kiên trì, quyết đoán, tự tin

Hoàn thành tốt công việc tại nơi làm việc

Đánh giá hoạt động

Kiến thức và kỹ năng chung

Các nguyên tắc, thủ tục và kỹ thuật đánh giá

Khả năng tiến hành cuộc đánh giá theo các thủ tục tại chỗ, phối hợp với các đồng nghiệp đã biết tại nơi làm việc

...

...

...

Đã thực hiện ba cuộc đánh giá với vai trò là thành viên của đoàn đánh giá nội bộ

Xem xét hồ sơ đào tạo

Quan sát

Nhận xét của đồng nghiệp trong đoàn đánh giá

Tài liệu của hệ thống quản lý và tài liệu viện dẫn

Khả năng vận dụng các phần thích hợp của Sổ tay chất lượng và các thủ tục liên quan của hệ thống quản lý

Đã đọc và hiểu các thủ tục trong Sổ tay chất lượng của hệ thống quản lý liên quan đến mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá

Xem xét hồ sơ đào tạo

Thử nghiệm

...

...

...

Tình huống tổ chức

Khả năng hoạt động có hiệu lực trong bối cảnh văn hoá và cơ cấu tổ chức và báo cáo của tổ chức

Đã làm việc cho tổ chức ít nhất là một năm với vai trò thanh tra, giám sát

Xem xét hồ sơ về quá trình làm việc

Luật, qui định hiện hành và những yêu cầu khác

Khả năng nhận biết và thấu hiểu đối với việc vận dụng các luật và qui định thích hợp liên quan đến các quá trình, sản phẩm và/hoặc vấn đề thải chất thải ra môi trường

Đã qua khoá đào tạo về văn bản luật liên quan đến những hoạt động và quá trình được đánh giá

Xem xét hồ sơ đào tạo

Kiến thức và kỹ năng cụ thể về chất lượng

...

...

...

Khả năng mô tả các phương pháp kiểm soát chất lượng tại chỗ

Khả năng phân biệt các yêu cầu đối với thử nghiệm trong quá trình công nghệ và thử nghiệm lần cuối

Đã qua khoá đào tạo về áp dụng các phương pháp kiểm soát chất lượng

Đã thực hiện việc sử dụng các quy trình thử nghiệm trong quá trình công nghệ và thử nghiệm lần cuối tại nơi làm việc

Xem xét hồ sơ đào tạo

Quan sát

Các quá trình và sản phẩm, bao gồm các dịch vụ

Khả năng nhận biết các sản phẩm, quá trình chế tạo sản phẩm, qui định và sử dụng

...

...

...

Đã làm việc trong phòng dịch vụ

Xem xét hồ sơ về quá trình làm việc

Kiến thức và kỹ năng cụ thể về môi trường

Các phương pháp và kỹ thuật quản lý môi trường

Khả năng hiểu rõ về các phương pháp đánh giá hiệu quả môi trường

Đã qua khoá đào tạo về đánh giá hiệu quả môi trường

Xem xét hồ sơ đào tạo

Khoa học và công nghệ môi trường

Khả năng hiểu rõ về việc các phương pháp phòng ngừa và kiểm soát ô nhiễm được tổ chức sử dụng đề cập đến những khía cạnh môi trường quan trọng như thế nào

...

...

...

Xem xét hồ sơ về quá trình làm việc

Khía cạnh kỹ thuật và môi trường của hoạt động tác nghiệp

Khả năng thừa nhận các khía cạnh môi trường của tổ chức và những tác động của chúng (ví dụ, các vật liệu, phản ứng của chúng với vật liệu khác và tác động tiềm ẩn đối với môi trường trong trường hợp bị thoát ra hoặc thải ra môi trường).

Khả năng đánh giá các thủ tục/qui trình được vận dụng khẩn cấp trong những trường hợp sự cố môi trường

Đã qua khoá đào tạo tại chỗ về bảo quản, pha trộn, sử dụng, thải loại vật liệu và những tác động môi trường của chúng

Đã qua khoá đào tạo về Kế hoạch hành động khẩn cấp và có kinh nghiệm làm việc với vai trò thành viên đội hành động khẩn cấp

Xem xét hồ sơ đào tạo, nội dung và kết quả của khoá đào tạo đó

Xem xét hồ sơ đào tạo và hồ sơ về quá trình làm việc