|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH CAO BẰNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
36/2025/QĐ-UBND
|
Cao Bằng, ngày 28
tháng 8 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
QUY
ĐỊNH ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương số
72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15;
Căn cứ Luật Giá số 16/2023/QH15;
Căn cứ Nghị định số 85/2024/NĐ-CP ngày 10 tháng
7 năm 2024 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Giá;
Căn cứ Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng
6 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15 tháng
11 năm 2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh
lý tài liệu nền giấy;
Căn cứ Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6
năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật tạo lập
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết định quy định đặc
điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối
tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quyết định này quy định đặc điểm kinh tế - kỹ thuật
của dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cao Bằng, bao gồm: dịch vụ tạo lập cơ sở
dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu trữ; dịch vụ chỉnh lý tài
liệu nền giấy.
2. Đối tượng áp dụng
- Các tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ
lưu trữ;
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ lưu
trữ;
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến
thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Điều 2. Đặc điểm kinh tế - kỹ
thuật của dịch vụ lưu trữ
Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ lưu trữ
trên địa bàn tỉnh Cao Bằng quy định tại Phụ lục được ban hành kèm theo Quyết định
này.
Điều 3. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ thực hiện việc thẩm định phương án giá
dịch vụ lưu trữ xây dựng trên cơ sở đặc điểm kinh tế - kỹ thuật được quy định tại
Quyết định này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành giá đối với dịch vụ lưu
trữ trên địa bàn tỉnh đảm bảo trình tự thủ tục theo quy định và đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện Quyết định này.
2. Sở Tài chính có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội
vụ và các cơ quan, tổ chức có liên quan trong quản lý nhà nước về giá trong
lĩnh vực lưu trữ.
3. Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh
căn cứ đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của dịch vụ lưu trữ được quy định tại Quyết
định này có trách nhiệm lập phương án giá đối với dịch vụ lưu trữ để trình Sở Nội
vụ thẩm định theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 4. Điều khoản thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
các sở: Nội vụ, Tài chính; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân các xã, phường và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như khoản 2 Điều 4;
- Vụ Pháp chế - Bộ Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- Các sở, ban, ngành;
- UBND các xã, phường;
- VP UBND tỉnh: LĐVP, HCTC, TTTT;
- Lưu: VT, NC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Hải Hòa
|
PHỤ LỤC
ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 36/2025/2025/QĐ-UBND ngày 28 tháng 8
năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng)
I. CÁC DỊCH VỤ LƯU TRỮ
1. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy.
2. Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển
đổi và số hóa tài liệu lưu trữ.
II. ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT
CỦA CÁC DỊCH VỤ LƯU TRỮ
1. Dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy
1.1. Chỉnh lý tài liệu nền giấy là hoạt động xử lý,
sắp xếp lại khối tài liệu hành chính trên nền giấy đã hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhằm bảo đảm tài liệu được phân loại, lập
hồ sơ khoa học, dễ tra cứu, bảo quản lâu dài và phục vụ tốt cho công tác quản
lý, tra cứu, và lưu trữ.
1.2. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật
a) Việc chỉnh lý tài liệu nền giấy thực hiện đối với
các nhóm tài liệu cơ bản:
- Tài liệu hành chính của cơ quan, tổ chức, gồm:
Tài liệu của Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh; Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân dân cấp huyện; Sở, ban, ngành và tương đương; Hội đồng nhân dân, Ủy
ban nhân cấp xã; Chi cục và các tổ chức tương đương chi cục; Đơn vị sự nghiệp
công lập.
- Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, gồm: Tài liệu công
trình xây dựng; Hồ sơ Bảo hiểm xã hội, vụ án, bệnh án, nhân sự, chương trình đề
tài nghiên cứu khoa học...; Tài liệu nghiệp vụ kế toán, hải quan, kho bạc, ngân
hàng,...
b) Chi phí chỉnh lý bao gồm: chi phí về nhân công,
chi phí máy móc, thiết bị, chi phí công cụ dụng cụ, vật tư văn phòng phẩm, chi
phí tiêu hao năng lượng.
c) Quy trình chỉnh lý
- Đối với tài liệu nền giấy gồm 21 bước: (1) Giao
nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu; (2) Vận chuyển tài liệu từ
kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý; (3) Vệ sinh sơ bộ tài liệu; (4) Khảo sát và
biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; (5) Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn
phân loại; (6) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ
sơ; (7) Viết các trường thông tin vào phiếu tin; (8) Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ
và phiếu tin; (9) Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại; (10) Hệ thống
hóa hồ sơ theo phiếu tin; (11) Biên mục hồ
sơ; (12) Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ; (13) Ghi số hồ sơ chính thức
vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ; (14) Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm
phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; (15) Đưa hồ sơ vào hộp (cặp); (16) Viết/in
và dán nhãn hộp (cặp); (17) Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá; (18)
Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu; (19) Lập mục
lục hồ sơ; (20) Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại;
(21) Kết thúc chỉnh lý.
- Đối với tài liệu nền giấy xây dựng cơ sở dữ liệu
gồm 23 bước: (1) Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu; (2) Vận
chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý; (3) Vệ sinh sơ bộ tài liệu;
(4) Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; (5) Phân loại tài liệu
theo Hướng dẫn phân loại; (6) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo
hướng dẫn lập hồ sơ; (7) Viết các trường thông tin vào phiếu tin; (8) Kiểm tra,
chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin; (9) Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại;
(10) Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin;
(11) Biên mục hồ sơ; (12) Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ; (13) Ghi số
hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ; (14) Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ
ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; (15) Đưa hồ sơ vào hộp (cặp);
(16) Viết/in và dán nhãn hộp (cặp); (17) Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên
giá; (18) Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu;
(19) Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu; (20) Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu
tin; (21) Lập mục lục hồ sơ; (22) Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết
minh tài liệu loại; (23) Kết thúc chỉnh lý.
d) Yêu cầu kỹ thuật đối với chỉnh lý: đáp ứng được
các tiêu chí, tiêu chuẩn chất lượng chỉnh lý tài liệu nền giấy theo quy định của
pháp luật; bảo đảm đúng nghiệp vụ lưu trữ; không làm hư hỏng, mất mát tài liệu;
tài liệu, hồ sơ sau chỉnh lý phải đảm bảo tra cứu thuận lợi.
Bảng 01: Loại tài
liệu cụ thể
|
Dịch vụ
|
Tên gọi chi tiết
|
Cơ sở xác định
|
|
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy
|
1. Chỉnh lý tài liệu nền giấy:
- Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (là tài
liệu đã được đưa về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, tương ứng
với một hồ sơ nhưng chưa đáp ứng yêu cầu về lập hồ sơ, cần được kiểm tra, bổ
sung, chỉnh sửa).
- Đối với tài liệu rời lẻ (là tài liệu chưa được
phân loại, sắp xếp thành hồ sơ).
|
Tính theo mét tài
liệu
|
|
2. Chỉnh lý tài liệu nền giấy xây dựng cơ sở dữ
liệu:
- Đối với tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ (là tài
liệu đã được đưa về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, tương ứng
với một hồ sơ nhưng chưa đáp ứng yêu cầu về lập hồ sơ, cần được kiểm tra, bổ
sung, chỉnh sửa).
- Đối với tài liệu rời lẻ (là tài liệu chưa được
phân loại, sắp xếp thành hồ sơ).
|
Tính theo mét tài
liệu
|
2. Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển
đổi và số hóa tài liệu lưu trữ.
2.1. Tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển đổi
và số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình thu thập, chuyển đổi các tài liệu/dữ liệu
gốc sang các đơn vị dữ liệu số để lưu trữ dưới dạng điện tử và nhập các thông
tin cần thiết vào cơ sở dữ liệu theo thiết kế, yêu cầu của các phần mềm quản lý
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
2.2. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật
a) Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu chuẩn hóa, chuyển
đổi và số hóa tài liệu là một lĩnh vực đặc thù, đòi hỏi sự phối hợp giữa chuyên
môn lưu trữ học, công nghệ thông tin, kỹ thuật xử lý dữ liệu và quản lý hệ thống
thông tin.
b) Chi phí để thực hiện dịch vụ gồm: chi phí về lao
động, chi phí về máy móc, thiết bị, chi phí về vật tư, văn phòng phẩm.
c) Quy trình thực hiện chuẩn hóa, chuyển đổi, số
hóa tài liệu lưu trữ:
- Đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa
số hóa, gồm các bước: (1) Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ
liệu; (2) Xây dựng dữ liệu đặc tả; (3) Nhập phiếu tin; (4) Số hóa tài liệu; (5)
Kiểm tra sản phẩm; (6) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
- Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số
hóa, gồm các bước: (1) Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu để tạo lập cơ sở dữ liệu;
(2) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (3) Số hóa tài liệu; (4) Kiểm tra sản phẩm;
(5) Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
- Đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và số hóa,
gồm các bước: (1) Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu; (2) Kiểm tra sản phẩm; (3)
Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm.
d) Trong quá trình thực hiện cần bảo đảm an toàn
tài liệu, không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội
dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc; không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ
sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ; tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản
an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng; bảo đảm an toàn
thông tin mạng; bảo vệ, bảo mật dữ liệu số hóa
theo quy định.
Bảng 02: Từng loại
tài liệu cụ thể
|
Dịch vụ
|
Tên gọi chi tiết
|
Cơ sở xác định
|
|
Dịch vụ tạo lập cơ sở dữ liệu, chuẩn hóa, chuyển
đổi và số hóa tài liệu lưu trữ
|
1. Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đối với
tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa
|
Tính theo trang A4
|
|
2. Chuẩn hóa, chuyển đổi và số hóa tài liệu lưu
trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa
|
Tính theo trang A4
|
|
3. Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu tài liệu lưu
trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và số hóa
|
Tính theo trang A4
|