|
BỘ GIAO
THÔNG VẬN TẢI
CỤC
HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 287/QĐ-CHK
|
Hà Nội,
ngày 31 tháng 01 năm 2024
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG LĨNH
VỰC GIÁM SÁT AN TOÀN KHAI THÁC CẢNG HÀNG KHÔNG, SÂN BAY
CỤC TRƯỞNG CỤC HÀNG KHÔNG VIỆT
NAM
Căn cứ Luật Hàng không dân dụng Việt
Nam số 66/2006/QH11 ngày 29/6/2006 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Hàng không dân dụng Việt Nam số 61/2014/QH13 ngày 21/11/2014;
Căn cứ Nghị định số 66/2015/NĐ-CP ngày
12/8/2015 của Chính phủ quy định về Nhà chức trách hàng không;
Căn cứ Nghị định số 05/2021/NĐ-CP ngày
25/01/2021 của Chính phủ về quản lý, khai thác cảng hàng không, sân bay;
Căn cứ Thông tư số 29/2021/TT-BGTVT
ngày 30/11/2021 của Bộ Giao thông vận tải quy định chi tiết về quản lý, khai
thác cảng hàng không, sân bay;
Căn cứ Quyết định số 651/QĐ-BGTVT ngày
29/5/2023 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hàng không Việt Nam;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Quản lý
cảng hàng không, sân bay.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt
động thư viện quản lý tài liệu trong lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng
hàng không, sân bay.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Các ông/bà Trưởng phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay,
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này.
Quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc,
yêu cầu báo cáo Cục HKVN để được hướng dẫn, cập nhật và bổ sung tài liệu nếu
cần thiết./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Cục trưởng (để b/c);
- Các PCT;
- TTHK;
- Lưu: VT, QLC (DHP 10bn).
|
KT. CỤC
TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Phạm Văn Hảo
|
QUY CHẾ
TỔ
CHỨC VÀ HOẠ ĐỘNG THƯ VIỆN QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG LĨNH VỰC GIÁM SÁT AN TOÀN KHAI
THÁC CẢNG HÀNG KHÔNG, SÂN BAY
(GM 11)
Ban
hành kèm theo Quyết định số 287/QĐ-CHK ngày 31/01/2024 của Cục trưởng Cục Hàng
không Việt Nam
TRANG GHI
NHẬN CÁC TU CHỈNH
|
Ngày cập
nhật
|
Tên các
hạng mục và trang thay đổi
|
Ngày thay
đổi
|
Ghi chú
|
|
28/12/2018
|
Ban hành quy chế tổ chức và hoạt
động thư viện quản lý tài liệu trong lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng
hàng không, sân bay
|
28/12/2018
|
Theo Quyết định số 2560/QĐ-CHK ngày
28/12/2018
|
|
31/1/2024
|
Cập nhật các nội dung tổ chức và
hoạt động thư viện liên quan đến thư viện giấy và thư viện điện tử
|
31/1/2024
|
Theo Quyết định số 287/QĐ-CHK ngày
31/01/2024
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định cách tổ chức,
hoạt động của thư viện trong quản lý, cập nhật, bổ sung, lưu trữ tài liệu trong
lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng hàng không, sân bay (Lĩnh vực AGA).
2. Quy chế này không áp dụng đối với
việc quản lý, lưu trữ tài liệu có tính chất MẬT theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với các
cán bộ, công chức thuộc Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay; Cảng vụ hàng
không miền Bắc, miền Trung, miền Nam.
Điều 3. Chức
năng, nhiệm vụ
1. Thư viện có chức năng phục vụ hoạt
động giám sát an toàn khai thác cảng hàng không, sân bay thông qua việc sử
dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (tài liệu giấy, tài liệu
điện tử).
2. Thư viện có nhiệm vụ:
- Quản lý hệ thống thông tin, tài
liệu: Thực hiện đánh số, ký mã hiệu tài liệu, số hóa giấy tờ, tài liệu; xây
dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho hệ thống tra cứu, bảo đảm việc tìm kiếm, sử dụng
nguồn tài liệu hiệu quả, kiểm soát nhân bản tài liệu, kiểm soát đối tượng được
phổ biến tài liệu, phục hồi những tài liệu bị rách, hỏng trong quá trình sử
dụng hoặc các nguyên nhân khác.
- Cập nhật, bổ sung tài liệu khi có sự
thay đổi về tài liệu.
- Phân loại, bảo quản, kiểm kê, lưu
trữ tài liệu: Phân loại tài liệu hạn chế sử dụng; Tài liệu lạc hậu, hết hiệu
lực, hư nát; Loại hình tài liệu (bản giấy hoặc bản điện tử; bản gốc hoặc bản
sao…); Tiến hành bảo quản, kiểm kê, thực hiện thời hạn lưu trữ tài liệu theo
đúng quy định.
- Thực hiện báo cáo tình hình lưu trữ,
sử dụng khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền
Chương II
NỘI
DUNG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN
Điều 4. Số hoá giấy
tờ, tài liệu
1. Số hóa hồ sơ là quá
trình chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ
sang dữ liệu điện tử.
2. Giấy tờ, tài liệu
thực hiện số hoá
2.1. Quy định của ICAO và Việt Nam
(Legislation):
- Tất cả các tài liệu do ICAO ban hành
liên quan đến thiết kế, vận hành, bảo trình trang thiết bị, phương tiện tại
cảng hàng không sân bay;
-
- Tất cả các văn bản quy phạm pháp
luật, tiêu chuẩn kỹ thuật của Việt Nam liên quan đến lĩnh vực AGA
- Tất cả các quy định và hướng dẫn của
Cục HKVN liên quan lĩnh vực AGA.
- Công thư liên quan lĩnh vực AGA
- Các tài liệu tham khảo khác
2.2. Hồ sơ cấp phép (Certification): Các hồ sơ
thủ tục hành chính do Phòng QLC tham mưu lãnh đạo Cục HKVN phê duyệt
- Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký
lần đầu và các lần cấp lại tiếp theo; hồ sơ sửa đổi nội dung giấy chứng nhận
đăng ký; hồ sơ thu hồi giấy chứng nhận đăng ký;
- Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận khai thác
lần đầu và các lần cấp lại tiếp theo; hồ sơ sửa đổi nội dung giấy chứng nhận
khai thác;hồ sơ hủy bỏ giấy chứng nhận khai thác;
- Tài liệu khai thác sân bay và hồ sơ
tu chỉnh tài liệu khai thác sân bay;
- Hồ sơ chấp thuận phương án đảm bảo
an ninh, an toàn đối với hoạt động xây dựng, cải tạo, nâng cấp, bảo trì, sửa
chữa công trình, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị trong khu vực cảng hàng
không, sân bay;
- Hồ sơ đưa vào khai thác, đóng tạm
thời công trình, một phần kết cấu hạ tầng cảng hàng không, sân bay.
2.3. Kiểm tra giám sát CHKSB
(Surveillance):
- Hồ sơ giám sát viên an toàn khai
thác CHKSB
- Hồ sơ, tài liệu về các đợt kiểm tra,
đánh giá định kỳ về công tác quản lý an toàn liên quan lĩnh vực AGA;
2.4. Nghiên cứu hàng không
(Aeronautical Study): Lưu trữ các nghiên cứu hàng không
2.5. Báo cáo (Report):
- Hồ sơ báo cáo, điều tra tai nạn, sự
cố, khắc phục các hư hỏng do tai nạn, sự cố tại cảng hàng không, sân bay và khu
vực lân cận;
- Các báo cáo định kỳ của Người khai
thác cảng hàng không, sân bay.
2.6. Quy hoạch (Planning): Lưu trữ các
hồ sơ quy hoạch mạng cảng hàng không, quy hoạch cảng hàng không
2.7. Các tài liệu khác: Lưu trữ các
tài liệu khác liên quan đến lĩnh vực AGA (Tài liệu học thuật, tạp chí,…)
Điều 5. Người có
trách nhiệm thực hiện số hóa
1. Trưởng phòng Quản lý cảng hàng
không, sân bay có trách nhiệm phân công cán bộ quản lý thư viện có trách nhiệm
thực hiện tiếp nhận hồ sơ và thực hiện việc số hoá để lưu trữ hồ sơ.
2. Giám sát viên thực hiện công tác
giám sát an toàn lĩnh vực AGA như kiểm tra, đánh giá an toàn, cấp phép... có
trách nhiệm cung cấp các hồ sơ cho cán bộ quản lý thư viện và phối hợp với cán
bộ quản lý thư viện để thực hiện việc số hoá hồ sơ.
Điều 6. Các yêu cầu
đối với việc số hóa giấy tờ, tài liệu
1. Quá trình số hóa phải bảo đảm tính
đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn
thiện về nội dung, quy trình số hóa.
2. Quá trình số hóa phải bảo đảm các
nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền,
lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.
3. Dữ liệu điện tử của giấy tờ, tài
liệu phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng.
Điều 7. Quy trình số
hóa
Quy trình số hóa được thực hiện qua
các bước:
1. Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản
điện tử.
2. Bóc tách dữ liệu.
3. Cấp mã kết quả số hóa.
4. Lưu kết quả số hóa.
Điều 8. Scan giấy tờ,
tài liệu chuyển sang bản điện tử
1. Giám sát viên an toàn hoặc người
quản lý thư viện có trách nhiệm scan từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện
tử. Trường hợp các hồ sơ là thủ tục hành chính, đã có trên hệ thống dịch vụ
công, một cửa điện tử thì sử dụng các hồ sơ đã có sẵn, không tiến hành sao chụp
lại.
2. Việc scan giấy tờ bảo đảm các yêu
cầu sau:
a) Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số
lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
b) Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, hồ
sơ; các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
c) Sắp xếp theo đúng thứ tự;
d) Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong
quá trình chuyển giao xử lý;
Điều 9. Bóc tách dữ
liệu của giấy tờ
1. Người quản lý thư viện có trách
nhiệm nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy.
2. Dữ liệu được bóc tách để nhập bao
gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
a) A-Mã phân loại;
b) BB-Mã Thủ tục hành chính (đối với
tài liệu cấp phép);
c) CCCC-Mã danh mục;
d) DDDD-Mã tài liệu;
e) EEEE-Mã năm.
2. Trường hợp phát hiện sai lệch thông
tin trong quá trình số hóa thì thực hiện điều chỉnh, sửa đổi thông tin cho phù
hợp.
Điều 10. Cấp mã số
hóa hồ sơ
1. Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu
theo mã số có cấu trúc sau: <mã phân loại>.<Mã TTHC (đối với tài liệu
cấp phép>.<Mã danh mục>.<Mã tài liệu>.<Mã năm>
2. Phương pháp định dạng tài liệu
Định dạng mã
|
STT
|
Loại mã
|
Định dạng
|
Số lượng ký tự
|
Ghi chú
|
|
1
|
Mã phân loại
|
Text
|
01
|
|
|
2
|
Mã TTHC
|
Số
|
02
|
Chỉ áp dụng khi mã
phân loại là “C”
|
|
3
|
Mã Danh mục
|
Text và số
|
Tùy chọn
|
|
|
4
|
Mã Tài liệu
|
Text và số
|
Tùy chọn
|
|
|
5
|
Mã năm
|
Số
|
04
|
|
Trong đó:
- Mã phân loại: Là mã để định
danh các tài liệu được phân loại ở Mục 2 Điều 4. Bảng mã
phân loại được thể hiện như sau:
|
TT
|
Mã phân
loại
|
Tài liệu
|
|
1
|
L
|
Quy định của ICAO và Việt Nam
(Legislation)
|
|
2
|
C
|
Hồ sơ cấp phép (Certification)
|
|
3
|
S
|
Kiểm tra giám sát CHKSB
(Surveillance)
|
|
4
|
A
|
Nghiên cứu hàng không (Aeronautical
Study)
|
|
5
|
R
|
Báo cáo (Report)
|
|
6
|
P
|
Quy hoạch (Planning)
|
|
7
|
O
|
Tài liệu khác (Other)
|
- Mã TTHC: Là mã định danh các
TTHC, tương ứng với các TTHC được quy định. Mã TTHC chỉ áp dụng trong trường
hợp Mã phân loại là Hồ sơ cấp phép. Bảng mã TTHC (chỉ áp dụng khi Mã phân loại
là “C”)
|
Mã
|
Tên TTHC
|
|
01
|
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký CHKSB
|
|
02
|
Cấp Giấy chứng nhận đăng ký tạm thời
CHKSB
|
|
03
|
Sửa đổi nội dung giấy chứng nhận
đăng ký CHKSB
|
|
04
|
Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký
CHKSB
|
|
05
|
Cấp Giấy chứng nhận khai thác CHKSB
|
|
06
|
Cấp lại Giấy chứng nhận khai thác CHKSB
|
|
07
|
Sửa đổi giấy chứng nhận khai thác
CHKSB
|
|
08
|
Phê duyệt sửa đổi, bổ sung tài liệu
khai thác sân bay
|
|
09
|
Chấp thuận phương án đảm bảo an
ninh, an toàn và vệ sinh môi trường đối với hoạt động xây dựng, cải tạo, nâng
cấp, bảo trì, sửa chữa công trình, lắp đặt, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị
trong khu vực cảng hàng không, sân bay
|
|
10
|
Chấp thuận đưa công trình, một phần
công trình thuộc kết cấu hạ tầng CHKSB vào khai thác
|
|
11
|
Đóng tạm thời một phần kết cấu hạ
tầng CHKSB
|
|
12
|
Đóng tạm thời CHKSB trong trường hợp
cải tạo, mở rộng, sửa chữa kết cấu hạ tầng
|
|
13
|
Phê duyệt sửa đổi, bổ sung tài liệu
khai thác công trình
|
|
14
|
Phê duyệt bản vẽ tổng mặt bằng trong
phạm vi ranh giới dự án được giao đầu tư
|
Mã danh mục: Là mã của đối tượng
liên quan đến tài liệu. Mã danh mục nhằm xác định đối tượng tài liệu
+ Khi Mã phân loại là L (Legislation):
Mã danh mục nhằm xác định tên gọi của quy định (ANEX, DOC, NĐ (nghị định), TT
(Thông tư), LAW (luật), CAAV (các hướng dẫn do Cục HKVN ban hành), TCCS, TCVN,
QCVN,…)
+ Khi Mã phân loại là các loại tài
liệu khác: Mã danh mục nhằm xác định cơ quan, đơn vị liên quan đến tài liệu
(ACV, VATM, HAN, SGN, DAD, PQC, …)
Ví dụ:
L - ANEX - DDDD - EEEE : Tài liệu pháp
chế - Phụ ước của ICAO - số DDDD - Năm EEEE
S - DAD - DDDD - EEEE : Hồ sơ kiểm tra
giám sát - CHKQT Đà Nẵng - lĩnh vực DDDD - năm EEEE
- Mã tài liệu: Là số hiệu
tài liệu hoặc lĩnh vực của tài liệu
+ Mã tài liệu có thể được định dạng số
hoặc text.
+ Mã tài liệu được định dạng số tương
ứng với số văn bản, số TTHC,…
+ Mã tài liệu được định dạng text
tương ứng với lĩnh vực của tài liệu (PCCC, BCĐK, BCCK,…)
Ví dụ:
L - CAAV - 1006 -
EEEE :
Tài liệu pháp chế - QĐ của Cục HKVN - Số 1006 - năm EEEE
S - DAD - PCCC - EEEE
:
Hồ sơ kiểm tra giám sát - CHKQT Đà Nẵng - lĩnh vực PCCC - năm EEEE
P - HPH - BCCK -
EEEE:
Hồ sơ quy hoạch - CHKQT Cát Bi - Báo cáo cuối kỳ - năm EEEE
- Mã năm: Là năm ban hành tài
liệu
Ví dụ:
L - CAAV - 1006 - 2023: Tài liệu
pháp chế - QĐ của Cục HKVN - Số 1006 - năm 2023.
C - 08 - DAD - 1234 - 2019: Phê duyệt
- Tài liệu KTSB - CHKQT Đà Nẵng - văn bản số 1234 - năm 2019.
S - VCL - PCCC - 2022 Kiểm tra
giám sát - CHK Chu Lai - Phòng cháy chữa cháy - năm 2022.
A - ACV - 1234 - 2023: Nghiên
cứu hàng không - ACV - nghiên cứu số 1234 - năm 2023.
R - CVMN - QUY3 - 2022: Báo cáo -
Cảng vụ HK miền Nam - quý 3 - năm 2022.
P - UIH - BCGK - 2023: Hồ sơ quy
hoạch - CHK Phù Cát - Báo cáo giữa kỳ - năm 2023.
3. Theo dõi mã hồ sơ bằng file exel
File excel theo dõi hồ sơ được lưu
theo mẫu sau:
Điều 11. Lưu kết quả
số hóa
1. Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có
đầy đủ thông tin mã định danh được hiển thị trên máy tính và lưu tại thư viện
của Phòng Quản lý cảng hàng không, sân bay.
2. Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ
sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu
trữ.
Chương III
QUẢN
LÝ THƯ VIỆN VÀ SỬ DỤNG HỒ SƠ, DỮ LIỆU TRONG THƯ VIỆN
Điều 12. Quy trình
quản lý thư viện
1. Quy trình mượn, trả tài liệu, hồ sơ
giấy trên thư viện
Bước 1: Liên hệ đề
nghị mượn hồ sơ, tài liệu giấy trên thư viện
Người có nhiệm vụ theo quy định liên
quan đến giám sát an toàn lĩnh vực AGA liên hệ với người quản lý thư viện để đề
nghị mượn hồ sơ, tài liệu giấy trong thư viện
Bước 2: Tiếp nhận,
kiểm tra thông tin người mượn và loại tài liệu
Cán bộ quản lý thư viện tiếp nhận
thông tin, xác nhận nhân sự và kiểm tra thông tin chính xác. Tiếp đó, kiểm tra
thông tin của các đầu sách, mã tài liệu.
Bước 3: Vào sổ theo
dõi
Cán bộ quản lý thư viện sẽ phát phiếu
yêu cầu mượn tài liệu cho người mượn và sau khi phiếu được điền đầy đủ thông
tin sẽ tổng hợp và nhập thông tin vào Sổ theo dõi hoặc trên phần mêm theo dõi
trên hệ thống máy tính.
Bước 4: Người mượn
nhận, kiểm tra và sử dụng tài liệu
Sau khi nhận tài liệu từ cán bộ quản
lý thư viện, người mượn kiểm tra và sử dụng tài liệu trong một khoảng thời gian
cố định đã đăng ký.
Bước 5: Trả tài liệu
và lấy lại thẻ thư viện
Sau khi sử dụng xong hoặc hết thời
hạn, người mượn trả tài liệu tại thư viện. Quản lý thư viện sẽ kiểm tra tài
liệu, nhận tài liệu và cập nhật vào Sổ theo dõi hoặc máy tính, nếu tài liệu có
hư hỏng, không đúng với tài liệu đã mượn thì yêu cầu kiểm tra và trả lại đúng
tài liệu như đã nhận.
2. Quy trình bổ sung hồ sơ trên thư
viện
Cán bộ, công chức thuộc Phòng Quản lý
cảng hàng không sân bay có quyền yêu cầu bổ sung hồ trơ trên thư viện. Các bước
bổ sung hồ sơ trên thư viện như sau:
Bước 1: Người đề xuất bổ sung hồ sơ
lập “Phiếu đề xuất bổ sung hồ sơ” (Phụ lục đính kèm) và gửi cho Quản lý thư
viện
Bước 2: Quản lý thư viện tiếp nhận
“Phiếu đề xuất bổ sung hồ sơ” và tiến hành rà soát tính phù hợp của tài liệu,
cụ thể như sau:
- Xác định tài liệu có thuộc lĩnh vực
giám sát an toàn khai thác cảng hàng không sân bay hay không
- Xác định tài liệu đã được lưu trong
thư viện hay chưa
Bước 3: Căn cứ vào kết quả ở Bước 2,
Quản lý thư viện xác nhận đồng ý/không đồng ý bổ sung hồ sơ vào thư viện và ghi
xác nhận vào “Phiếu đề xuất bổ sung hồ sơ”
Trường hợp Quản lý thư viện đồng ý bổ
sung hồ sơ thì thực hiện các bước tiếp theo
Bước 4: Quản lý thư viện nhận hồ sơ từ
người đề xuất và tiến hành phân loại hồ sơ
Bước 5: Lưu hồ sơ vào thư viện
Bước 6: Cập nhật Sổ theo dõi
3. Quy trình hủy hồ sơ trên thư viện
Cán bộ, công chức thuộc Phòng Quản lý
cảng hàng không sân bay có trách nhiệm theo dõi các hồ sơ, tài liệu đã hết hiệu
lực và thông báo với Quản lý thư viện.
Quản lý thư viện có trách nhiệm hủy
tài liệu, hồ sơ đã hết hiệu lực và cập nhật vào Sổ theo dõi
Điều 13. Quy trình
quản lý thư viện điện tử
Đối với thư viện điện tử, các cán bộ,
công chức thuộc phòng Quản lý cảng hàng không sân bay - Cục HKVN và Cảng vụ
hàng không sẽ được cấp quyền truy cập thư viện điện tử để download tài liệu
hoặc đề xuất cập nhật tài liệu vào thư viện điện tử.
Sơ đồ thể hiện như sau:
- Nền tảng thư viện điện tử: Dropbox
- Cơ quan quản lý thư viện điện tử:
Phòng Quản lý cảng hàng không sân bay
+ Lãnh đạo Phòng Quản lý cảng hàng
không sân bay phân công 01 công chức phụ trách quản lý thư viện điện tử
(admin).
+ Admin thư viện điện tử có trách
nhiệm chia sẻ quyền xem và download tài liệu đến các công chức khác của Phòng
Quản lý cảng hàng không sân bay và các Cảng vụ hàng không (User).
- Các User có quyền xem và download
tài liệu, đồng thời có quyền yêu cầu Admin cập nhật tài liệu vào thư viện điện
tử.
1. Quy trình cập nhật tài liệu:
Bước 1: Các User có
nhu cầu cập nhật tài liệu vào thư viện điện tử cần tạo một thư mục “Share
Folder” và chia sẻ với Admin;
Bước 2: Admin thư
viện điện tử đánh giá nội dung yêu cầu cập nhật tài liệu và quyết định cập
nhật/ từ chối cập nhật;
Trường hợp Admin thư viện đồng ý cập
nhật tài liệu thì tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 3: Admin thư
viện điện tử tiến hành phân loại tài liệu, định dạng mã tài liệu;
Bước 4: Admin thư
viện điện tử cập nhật tài liệu vào hệ thống, cập nhật file quản lý tài liệu;
Bước 5: Admin thư
viện chia sẻ quyền xem và download tài liệu đến các User.
2. Quy trình hủy tài liệu trên thư
viện điện tử
Cán bộ, công chức thuộc Phòng Quản lý
cảng hàng không sân bay có trách nhiệm theo dõi các hồ sơ, tài liệu đã hết hiệu
lực và thông báo với Admin thư viện điện tử
Admin thư viện điện có trách nhiệm hủy
tài liệu, hồ sơ đã hết hiệu lực và cập nhật vào file quản lý tài liệu.
PHỤ
LỤC
PHIẾU ĐỀ XUẤT BỔ SUNG HỒ SƠ
Ngày / /
Người đề xuất :
…………………………………………………………………………...
Tên hồ sơ:
………………………………………………………………………………...
Phân loại hồ sơ: (theo Điều 9 - Quy chế tổ chức và hoạt động thư viện quản lý tài liệu
trong lĩnh vực giám sát an toàn khai thác cảng hàng không sân bay)
|
Mã phân loại
|
Mã TTHC (nếu có)
|
Mã danh mục
|
Mã tài liệu
|
Mã năm
|
Mã tổng hợp
|
Tên tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Xác nhận của Quản lý thư viện (Đồng ý/không
đồng ý):
|
Người đề
xuất
(Ký,
ghi rõ họ tên)
|
Quản lý thư
viện
(Ký,
ghi rõ họ tên)
|