|
ươnBAN CHẤP HÀNH
TRUNG ƯƠNG
VĂN PHÒNG
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM
---------------
|
|
Số: 24-HD/VPTW
|
Hà Nội, ngày 12
tháng 7 năm 2024
|
HƯỚNG DẪN
QUẢN
LÝ TÀI LIỆU NGHE NHÌN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM VÀ
CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI
Thực hiện Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của
Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng
Trung ương Đảng hướng dẫn quản lý tài liệu nghe nhìn tại các cơ quan, tổ chức đảng,
Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội như sau:
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng
áp dụng
a) Phạm vi điều chỉnh: Văn bản này hướng dẫn về
nguyên tắc, yêu cầu, trách nhiệm, nội dung quản lý tài liệu nghe nhìn hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc
Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội.
Việc quản lý tài liệu nghe nhìn chứa bí mật nhà nước
thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
b) Đối tượng áp dụng: Văn bản này áp dụng đối với
các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị -
xã hội từ Trung ương đến cơ sở (gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Giải thích từ ngữ
Trong Hướng dẫn này, một số từ ngữ được giải thích
như sau:
a) Tài liệu nghe nhìn là tài liệu phim, ảnh, phim
điện ảnh, ghi âm, ghi hình. Đặc điểm sử dụng những tài liệu này là trực tiếp
nghe, nhìn thấy hình ảnh và (hoặc) âm thanh.
b) Tài liệu ảnh là tài liệu ảnh tượng hình dùng ánh
sáng, màu sắc và các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi lại và tái hiện các
sự kiện, hiện tượng xảy ra ở một thời điểm trọng xã hội và tự nhiên trên các bức
ảnh rời lẻ, trên các vật mang tin khác.
c) Tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung
thông tin bằng âm thanh được ghi trên đĩa, phim cảm quang, băng từ tính, phương
tiện điện tử hoặc các vật mang tin khác, bằng các phương pháp ghi âm cơ học,
quang học, từ tính, la-de, kỹ thuật số.
d) Tài liệu ghi hình là tài liệu mang nội dung
thông tin nghe nhìn, được ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình điện tử trên
băng từ tính, đĩa la-de hoặc bằng kỹ thuật số.
đ) Mi-crô-phim là bản sao thu nhỏ tài liệu bằng các
cuộn phim hoặc bằng các tấm phim.
e) Tài liệu phim điện ảnh là tài liệu hình ảnh động
hoặc tài liệu nghe nhìn dùng để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng
bằng các phương tiện kỹ thuật điện ảnh.
g) Phương tiện lưu trữ tài liệu nghe nhìn là những
thiết bị vật lý được sử dụng để lưu trữ, sao lưu, bảo hiểm dữ liệu, tệp tin số
tài liệu nghe nhìn, gồm băng từ, đĩa quang, ổ cứng, thẻ nhớ, vi phim,...
h) Cơ sở dữ liệu tài liệu nghe nhìn là tập hợp những
thông tin, dữ liệu hình ảnh và (hoặc) âm thanh được tổ chức, sắp xếp ngăn nắp,
khoa học, có hệ thống thuận tiện cho việc truy cập, khai thác, quản lý và cập
nhật.
i) Chuyển đổi phương tiện lưu trữ là việc sao lưu
cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm từ phương tiện lưu trữ này sang phương
tiện lưu trữ độc lập khác.
3. Nguyên tắc, yêu cầu
a) Nguyên tắc
- Việc quản lý tài liệu nghe nhìn hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được thực hiện thống nhất theo
quy định của pháp luật và quy định, quy chế của cơ quan, tổ chức.
- Tài liệu nghe nhìn hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý chặt chẽ, an toàn, lập hồ sơ và nộp
lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ quan.
- Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân không sửa
chữa, làm hỏng, làm mất, làm giả, làm sai lệch thông tin, tiêu hủy trái phép hoặc
chiếm đoạt tài liệu nghe nhìn của cơ quan, tổ chức.
b) Yêu cầu
Tài liệu nghe nhìn của cơ quan, tổ chức phải bảo đảm
tính chính xác, tính chân thực và bảo đảm chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật để
lưu trữ và sử dụng lâu dài.
4. Trách nhiệm của tổ chức, cá
nhân có liên quan
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ
đạo việc hình thành và quản lý tài liệu nghe nhìn; ban hành quy định, quy chế về
quản lý tài liệu nghe nhìn của cơ quan, tổ chức; bảo đảm nhân lực, kinh phí, cơ
sở vật chất quản lý tài liệu nghe nhìn của cơ quan, tổ chức.
b) Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách
công tác văn phòng có trách nhiệm tham mưu, giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quản lý tài liệu nghe nhìn của cơ quan, tổ chức.
c) Đơn vị, cá nhân được giao theo dõi, giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, bảo quản an toàn, lập hồ
sơ tài liệu nghe nhìn về công việc được giao và nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ cơ
quan.
d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe
nhìn; thu thập, tổ chức chỉnh lý, sắp xếp khoa học; bảo quản an toàn và định kỳ
kiểm tra, sao lưu; phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn khi có yêu cầu
và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
5. Nội dung quản lý tài liệu
nghe nhìn
5.1. Hình thành tài liệu
nghe nhìn
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định quay
phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình đại hội, hội nghị, hội thảo, cuộc làm việc và
các hoạt động quan trọng khác (gọi chung là sự kiện) theo quy định, quy chế của
cơ quan, tổ chức.
b) Người được giao quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi
hình thực hiện theo đúng kịch bản hoặc kế hoạch đã được phê duyệt.
Trường hợp cơ quan, tổ chức giao nhiệm vụ (hoặc
thuê) cơ quan, tổ chức, cá nhân (gồm cả các cơ quan thông tấn, báo chí) quay
phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình phải thống nhất về quyền tác giả, tiêu chuẩn kỹ
thuật, số lượng tài liệu ảnh, thời lượng ghi âm, ghi hình, quay phim bảo đảm an
toàn, an ninh thông tin và các vấn đề có liên quan khác...
c) Sau sự kiện, người được giao chụp ảnh phải lựa
chọn ảnh, trình người có thẩm quyền duyệt về số lượng, nội dung, thành phần ảnh
và in một bộ ảnh phản ánh diễn biến của sự kiện và bàn giao toàn bộ tài liệu ảnh
được in ra, phim âm bản hoặc file điện tử, kỹ thuật số được lưu trên phương tiện
lưu trữ kèm mục lục thống kê cho người được giao lập hồ sơ sự kiện.
Sau khi kết thúc sự kiện, người được giao (thuê)
ghi âm, ghi hình, quay phim bàn giao toàn bộ tài liệu ghi âm, ghi hình, phim được
lưu trên phương tiện lưu trữ, kèm mục lục thống kê cho người được giao lập hồ
sơ sự kiện.
(Mẫu biên bản giao nhận, mục lục thống kê tài liệu ảnh,
ghi âm, ghi hình, phim tại các Phụ lục 1, 2, 3, 4, 5).
5.2. Lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu nghe nhìn
Việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe nhìn
thực hiện theo Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của Văn phòng Trung
ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đồng thời
lưu ý:
a) Đối với việc lập hồ sơ, tài liệu nghe nhìn
- Đối với sự kiện chỉ hình thành tài liệu nghe nhìn,
người được giao nhiệm vụ quay phim, chụp ảnh, ghi âm, ghi hình lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Đối với sự kiện hình thành tài liệu nghe nhìn
cùng với tài liệu giấy, việc lập hồ sơ tài liệu nghe nhìn tiến hành đồng thời với
việc lập hồ sơ, tài liệu giấy, bảo đảm chính xác như hồ sơ, tài liệu giấy.
- Tài liệu nghe nhìn đưa vào hồ sơ phải sắp xếp
theo trình tự, diễn biến sự kiện và phải thống kê vào mục lục.
- Khi biên mục tài liệu ảnh, đánh số vào góc trên,
bên trái, mặt sau ảnh bằng bút chì mềm, cho vào bì bảo quản chuyên dùng (nếu một
bì đựng nhiều ảnh thì giữa các ảnh cần có ngăn cách để chống bết, dính), đồng
thời đánh số của ảnh đó lên cả bì (mỗi ảnh đánh một số). Khi biên mục tài liệu
phim, ghi âm, ghi hình đánh số lên nhãn, vỏ hộp của phương tiện lưu trữ.
- Đối với tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử trong
các phương tiện lưu trữ cần thống kê chi tiết theo thứ tự file kỹ thuật số,
file điện tử.
b) Đối với việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu nghe nhìn
vào lưu trữ cơ quan
- Hồ sơ, tài liệu nghe nhìn nộp lưu đồng thời với hồ
sơ, tài liệu giấy; khuyến khích các đơn vị, cá nhân nộp lưu hồ sơ, tài liệu
nghe nhìn ngay sau khi kết thúc sự kiện.
- Khi giao nộp, tiếp nhận tài liệu nghe nhìn phải
bàn giao đến từng bức ảnh (trên các vật mang tin như giấy, trên gỗ, trên nhựa,...)
và từng băng, đĩa ghi âm, ghi hình,... cùng dữ liệu đặc tả, các phương tiện lưu
trữ kèm theo, cơ sở dữ liệu tài liệu nghe nhìn (nếu có).
- Đối với tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử: Giao nộp,
tiếp nhận theo từng file ghi âm, file ghi hình đúng dạng thức và cấu trúc đã thống
nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với tài liệu, bảo đảm có thể truyền nhận
trong môi trường điện tử an toàn và được bảo vệ để không bị nhiễm virus, không
hư hỏng hoặc bị mất, bị hủy hoại, sửa chữa dữ liệu.
+ Việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu nghe nhìn ở dạng
điện tử có thể được thực hiện theo phương thức trực tiếp hoặc trực tuyến (nếu hệ
thống quản lý, cơ sở dữ liệu tài liệu nghe nhìn, hệ thống truyền dẫn tài liệu
điện tử trên mạng phù hợp, đáp ứng được yêu cầu quản lý).
+ Cơ chế bảo vệ truy cập tài liệu nghe nhìn ở dạng
điện tử (bằng mật khẩu hoặc bảo vệ) phải được gỡ bỏ trước khi bàn giao hoặc
giao nộp tài liệu.
+ Sau khi nộp lưu tài liệu nghe nhìn vào lưu trữ cơ
quan, đơn vị, cá nhân chụp ảnh, quay phim, ghi âm, ghi hình phải xoá các file
tài liệu ảnh, phim, ghi âm, ghi hình sự kiện trong máy tính, các phương tiện
lưu trữ của cá nhân, đơn vị để tránh lộ lọt thông tin cũng như bảo đảm về bản
quyền.
- Hồ sơ, tài liệu nghe nhìn ở dạng điện tử nộp lưu
phải bảo đảm tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ theo Điều 6, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu
bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
5.3. Chỉnh lý, xác định
giá trị, xác minh tài liệu nghe nhìn
a) Chỉnh lý tài liệu nghe nhìn
Việc chỉnh lý tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Hướng
dẫn số 50-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn phòng Trung ương Đảng về chỉnh lý
tài liệu, đồng thời lưu ý:
- Trong quá trình chỉnh lý phải bảo đảm điều kiện bảo
quản để không làm hư hỏng, sai lệch nội dung thông tin và định dạng vật mang
tin của tài liệu nghe nhìn.
- Khi phân loại và hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn
cần vận dụng linh hoạt các đặc trưng, cụ thể:
+ Đối với tài liệu ảnh: Theo nội dung, chuyên đề, vấn
đề (như ảnh đại hội, ảnh hội nghị, ảnh hội thảo, ảnh cuộc làm việc, ảnh chân
dung, ảnh phong cảnh...); theo vật mang tin (âm bản, dương bản, ảnh trên giấy, ảnh
trên file điện tử, kỹ thuật số hoặc ảnh trên các vật mang tin khác...); theo
kích thước (3 cm x 4 cm, 4 cm x 6 cm, 6 cm x 9 cm, 9 cm x 12 cm, 13 cm x 18
cm...); theo màu sắc (ảnh đen trắng, ảnh màu...) v.v..
+ Đối với tài liệu ghi âm: Theo chuyên đề, vấn đề
(như ghi âm đại hội, ghi âm hội nghị, ghi âm hội thảo, ghi âm cuộc làm việc,
ghi âm tại các sự kiện khác); theo vật mang tin (đĩa ghi âm cơ học, ghi âm
quang học, ghi âm từ tính, ghi âm trên đĩa la-de, đĩa CD, file điện tử, kỹ thuật
số...); v.v..
+ Đối với tài liệu ghi hình: Theo chuyên đề, vấn đề
(như ghi hình đại hội, hội nghị, hội thảo, cuộc làm việc, các sự kiện khác);
theo vật mang tin (băng từ tính, băng VHS, băng betacam, băng umatic, băng cối,
băng DAT, băng video cassette, đĩa, file điện tử, file kỹ thuật số...); theo
màu sắc (hình đen trắng, hình màu...); theo kích thước (8 mm, 16 mm, 35 mm, 70
mm...) v.v..
b) Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn
Việc xác định giá trị tài liệu nghe nhìn thực hiện
theo Hướng dẫn số 29-HD/VPTW, ngày 12/9/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng về tổ
chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị -
xã hội, đồng thời lưu ý:
- Khi xác định giá trị tài liệu nghe nhìn cần chú ý
đến các nhóm tiêu chuẩn về nội dung của tài liệu; xuất xứ của tài liệu và hình
thức bên ngoài của tài liệu.
- Khi thống kê tài liệu trùng cần ghi rõ nội dung
trùng (cùng sự kiện, cùng đối tượng, cùng tác giả, cùng góc độ, cùng loại vật
liệu, cùng thời gian chụp, ghi...); lý do loại tài liệu (tình trạng vật lý rất
xấu, tài liệu hư hỏng không thể phục hồi, không xác minh được sự kiện...).
c) Xác minh tài liệu nghe nhìn
Đối với những tài liệu nghe nhìn thiếu thông tin
chú thích hoặc thông tin chú thích chưa chính xác thì phải xác minh. Việc xác
minh được thực hiện cho từng tài liệu nghe nhìn. Nội dung xác minh bao gồm:
- Đối với tài liệu ảnh: Tên sự kiện, thời gian sự
kiện, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật trong ảnh (họ và tên, chức vụ...),
xuất xứ ảnh, căn cứ xác minh,...
- Đối với tài liệu phim, ghi âm, ghi hình: Tên sự
kiện hoặc nội dung sự kiện; họ và tên, chức vụ, nơi công tác của nhân vật hoặc
người phát biểu; thời gian phát biểu; địa điểm, thời gian, người ghi âm, ghi
hình; chất lượng âm thanh, hình ảnh; loại hình tài liệu ghi âm, ghi hình; căn cứ
xác minh,...
5.4. Thống kê, bảo quản
tài liệu nghe nhìn
a) Thống kê tài liệu nghe nhìn
Việc thống kê tài liệu nghe nhìn thực hiện theo Phụ lục số III, Mục 8. Văn thư - Lưu trữ
của Thông tư số 02/2023/TT-BNV, ngày 23/3/2023 của Bộ Nội vụ quy định chế độ
báo cáo thống kê ngành nội vụ, đồng thời lưu ý:
- Thường xuyên thống kê, ghi chép điều kiện bảo quản
và tình trạng của từng loại tài liệu nghe nhìn.
- Thống kê đầy đủ việc xuất, nhập từng loại hình
tài liệu nghe nhìn (Mẫu sổ nhập, sổ xuất từng loại hình tài liệu nghe nhìn được
hướng dẫn tại các Phụ lục 6, 7, 8, 9).
b) Bảo quản tài liệu nghe nhìn
- Tài liệu nghe nhìn bảo quản trong các kho lưu trữ
chuyên dụng theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV , ngày 26/11/2007 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Trong kho phải trang bị giá, tủ, hộp,
bì, máy lọc không khí và các phương tiện chuyên dụng khác.
Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có kho lưu trữ
chuyên dụng có thể sử dụng phòng, kho có máy điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, tủ
chống ẩm... khống chế và duy trì ở nhiệt độ 16°C (±2°C), độ ẩm 45% (±5).
- Việc bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ nghe
nhìn được thực hiện theo các quy định từ Điều 7 đến Điều 12 của
Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn
dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
5.5. Khai thác, sử dụng
tài liệu nghe nhìn
Việc khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn thực hiện
theo Quy định của Ban Bí thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và quy định,
quy chế khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan, tổ chức, đồng thời lưu ý:
- Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
nghe nhìn thực hiện như tài liệu giấy.
- Để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn,
các cơ quan, tổ chức cần trang bị các phương tiện, thiết bị đọc chuyên dụng phù
hợp với từng loại hình tài liệu nghe nhìn như: Máy đọc băng, đĩa, máy tính và
các thiết bị chuyên dụng khác...
6. Tổ chức thực hiện
- Hướng dẫn này có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt
Nam và các tổ chức chính trị - xã hội có trách nhiệm tổ chức thực hiện Hướng dẫn
này.
- Giao Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng theo
dõi, kiểm tra việc thực hiện Hướng dẫn này; đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay
thế khi cần thiết.
|
Nơi nhận:
- Các tỉnh ủy, thành ủy,
- Các ban, báo, tạp chí, nhà xuất bản,
học viện, ban cán sự đảng, đảng đoàn, đảng ủy,
tiểu ban, hội đồng trực thuộc Trung ương,
- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam
và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương,
- Cục Lưu trữ, Văn phòng Trung ương Đảng,
- Lưu Văn phòng Trung ương Đảng.
|
K/T CHÁNH VĂN
PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Bùi Văn Thạch
|
Phụ
lục 1
|
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
*
|
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM1
---------------
|
|
Số: …-BB/…
|
…….., ngày...
tháng... năm ……
|
BIÊN BẢN
giao, nhận hồ sơ, tài liệu
Căn cứ Hướng dẫn số 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của
Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan;
Căn cứ... (Danh mục hồ sơ/Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Hôm nay, ngày... tháng... năm..., tại..., chúng tôi
gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại
diện là:
- Đồng chí: ………………………………………………………………………………………….
- Chức vụ công tác/chức danh:
…………………………………………………………………..
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:
- Đồng chí: ………………………………………………………………………………………….
- Chức vụ công tác/chức danh:
…………………………………………………………………..
Thống nhất lập biên bản giao, nhận tài liệu với những
nội dung cụ thể sau:
1. Tên khối/tên loại/nội dung tài liệu giao nộp:
…………………………………………………
2. Thời gian của tài liệu: …………………………………………………………………………...
3. Số lượng tài liệu:
………………………………………………………………………………..
- Tổng số ảnh, đĩa, file ảnh: ……………; Dung lượng
…………………………………………
- Tổng số băng, đĩa, file ghi âm: ……………; Dung lượng……………
Tương đương...giờ…. phút.
- Tổng số băng, đĩa, file ghi hình: ……………; Dung lượng:
…………… Tương đương ... giờ .... phút.
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:
…………………………………………………………………….
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu kèm theo:
…………………………………………………………………………………………………………
Biên bản này được lập thành ba bản có giá trị pháp
lý như nhau, bên giao (đơn vị, cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan)
giữ hai bản.
|
NGƯỜI GIAO
(chữ ký)
Họ và tên
|
NGƯỜI NHẬN
(chữ ký)
Họ và tên
|
|
XÁC NHẬN CỦA
BÊN GIAO
(chữ ký)
Họ và tên
|
XÁC NHẬN CỦA
BÊN NHẬN
(chữ ký)
Họ và tên
|
Ghi chú: Trường hợp đơn vị giao và đơn vị nhận
có con dấu riêng thì đóng dấu vào chữ ký xác nhận giao, nhận hồ sơ, tài liệu.
____________________
1 Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Mặt
trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội thực hiện theo quy định về
thể thức văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội.
Phụ
lục 2
MỤC LỤC TÀI LIỆU ẢNH/FILE ẢNH
... (tên, thời
gian của sự kiện)...
|
Stt
|
Thời gian
|
Địa điểm
|
Người chụp
|
Nội dung
|
Số lượng
|
Kích thước
|
Tài liệu kèm
theo
|
Màu sắc
|
Tình trạng vật
lý
|
Ghi chú
|
|
Bản gốc
|
Bản sao
|
Bản gốc
|
Bản sao
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
(12)
|
(13)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm)
|
|
….. , ngày
....tháng....năm...
Người lập mục lục
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự ảnh.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm sự kiện.
Cột 3: Ghi địa điểm chụp ảnh.
Cột 4: Ghi họ tên người chụp ảnh.
Cột 5: Ghi nhân vật, sự kiện, hoạt động trong ảnh.
Nếu ảnh có nhiều nhân vật thì ghi theo thứ tự: Hàng thứ nhất rồi đến hàng thứ
hai, hàng thứ ba (nếu có), tên người trong ảnh theo thứ tự từ trái sang phải.
Cột 6, 7: Ghi số lượng bản gốc, bản sao.
Cột 8, 9: Ghi kích thước bản gốc, bản sao.
Cột 10: Ghi tài liệu kèm theo (nếu có).
Cột 11: Ghi ảnh màu hoặc ảnh đen trắng.
Cột 12: Ghi tình trạng vật lý, như: Bình thường;
rách, mờ; nấm mốc; ố vàng...
Cột 13: Ghi những thông tin cần thiết khác.
Phụ
lục 3
MỤC LỤC TÀI LIỆU GHI ÂM, GHI HÌNH
... (tên, thời
gian của sự kiện)...
|
Stt
|
Thời gian
|
Địa điểm
|
Tác giả
|
Nội dung
|
Họ và tên người
phát biểu, chức vụ, nơi công tác
|
Thời lượng phát
biểu
|
Chất lượng âm
thanh, hình ảnh
|
Loại băng, đĩa
file
|
Tài liệu kèm
theo
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm).
|
|
….. , ngày
....tháng....năm...
Người lập mục lục
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự của băng/đĩa/file ghi âm/ghi
hình.
Cột 2: Ghi thời gian quay, ghi băng/đĩa/file ghi
âm/ghi hình.
Cột 3: Ghi địa điểm quay, ghi băng/đĩa/file ghi
âm/ghi hình.
Cột 4: Ghi họ và tên người quay, ghi băng/đĩa/file
ghi âm/ghi hình.
Cột 5: Ghi tên hoặc nội dung của băng/đĩa/file ghi
âm/ghi hình.
Cột 6: Ghi họ và tên, chức vụ, nơi công tác của người
phát biểu.
Cột 7: Ghi thời gian phát biểu đến phút hoặc số thứ
tự trong băng/đĩa/file ghi âm/ghi hình.
Cột 8: Ghi chất lượng âm thanh/hình ảnh như: Bình
thường; mờ, lẫn tạp âm; tiếng rè, méo; tiếng lúc to, lúc nhỏ...
Cột 9: Ghi loại hình (đĩa CD, DVD, file số hoặc các
phương tiện lưu trữ khác).
Cột 10: Ghi tài liệu kèm theo (nếu có), ví dụ: Bài
gỡ băng, ảnh...
Cột 11: Ghi những thông tin cần thiết khác.
Phụ
lục 4
MỤC LỤC TÀI LIỆU PHIM
... (tên, thời
gian của phim)...
|
Stt
|
Thời gian
|
Địa điểm
|
Tác giả
|
Nội dung
|
Chất lượng âm
thanh, hình ảnh
|
Loại băng, đĩa
file
|
Tài liệu kèm
theo
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm).
|
|
….. , ngày
....tháng....năm...
Người lập mục lục
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự của băng/đĩa/file phim.
Cột 2: Ghi thời gian quay phim.
Cột 3: Ghi địa điểm quay phim.
Cột 4: Ghi họ và tên người quay phim.
Cột 5: Ghi tên hoặc nội dung của phim.
Cột 6: Ghi chất lượng âm thanh/hình ảnh của phim
như: Bình thường; mờ, lẫn tạp âm; tiếng rè, méo; tiếng lúc to, lúc nhỏ...
Cột 7: Ghi loại hình (băng, đĩa, file điện tử, kỹ
thuật số hoặc các phương tiện lưu trữ khác).
Cột 8: Ghi tài liệu kèm theo (nếu có), ví dụ: Kịch
bản phim, ảnh, lời bình, áp phích...
Cột 9: Ghi những thông tin cần thiết khác.
Phụ
lục 5
MỤC LỤC HỒ SƠ ẢNH/GHI ÂM/GHI HÌNH/PHIM
... (tên, thời
gian của sự kiện)...
|
Stt
|
Thời gian sớm
nhất và muộn nhất
|
Người chụp/Người
ghi/Người quay
|
Nội dung hồ sơ
|
Số lượng
|
Tài liệu kèm
theo
|
Địa điểm
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm)
|
|
….., ngày
....tháng....năm...
Người lập mục lục
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ ảnh/ghi âm/ghi
hình/phim.
Cột 2: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của ảnh/ghi
âm/ghi hình/phim trong hồ sơ.
Cột 3: Ghi họ và tên người chụp ảnh/người ghi
âm/người ghi hình/người quay phim.
Cột 4: Ghi tên hoặc nội dung hồ sơ.
Cột 5: Ghi số lượng ảnh/ghi âm, ghi hình/phim trong
hồ sơ.
Cột 6: Ghi tài liệu kèm theo (nếu có).
Cột 7: Ghi địa điểm chụp ảnh/ghi âm/ghi hình/quay
phim.
Cột 8: Ghi những thông tin cần thiết khác.
Phụ
lục 6
SỔ NHẬP TÀI LIỆU ẢNH
|
Stt
|
Thời gian nhập
|
Lý do nhập
|
Biên bản giao
nhận
|
Tên đơn vị, cá
nhân nộp
|
Nội dung tài liệu
|
Thời gian sự kiện
|
Số lượng
|
Tài liệu kèm
theo
|
Tình trạng vật
lý
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm).
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự lần nhập.
Cột 2: Ghi thời gian nhập.
Cột 3: Ghi lý do nhập.
Cột 4: Ghi biên bản giao nhận số....ngày...tháng....năm....
Cột 5: Ghi tên đơn vị, cá nhân giao nộp.
Cột 6: Ghi nội dung của tài liệu ảnh.
Cột 7: Ghi thời gian diễn ra sự kiện trong ảnh.
Cột 8: Ghi số lượng ảnh, album nhập.
Cột 9: Ghi tài liệu kèm theo (nếu có), như: Mục lục
thống kê, lời thuyết minh, xác minh...
Cột 10: Ghi tình trạng vật lý của ảnh.
Cột 11: Ghi những thông tin cần thiết khác.
Phụ
lục 8
SỔ XUẤT TÀI LIỆU ẢNH
|
Stt
|
Thời gian xuất
|
Căn cứ và lý do
xuất
|
Số lưu trữ
|
Nội dung tài liệu
|
Số lượng ảnh
|
Người nhận, ký
nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm).
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự mỗi lần xuất.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm xuất.
Cột 3: Ghi văn bản phê duyệt xuất hoặc yêu cầu xuất
và lý do xuất.
Cột 4: Ghi số hồ sơ/đơn vị bảo quản, khối/phông của
ảnh xuất.
Cột 5: Ghi nội dung chính của ảnh xuất.
Cột 6: Ghi số lượng ảnh xuất.
Cột 7: Ghi họ và tên người nhận, người nhận ký nhận.
Cột 8: Ghi những thông tin cần thiết khác.
Phụ
lục 9
SỔ XUẤT TÀI LIỆU GHI ÂM/GHI HÌNH/PHIM
|
Stt
|
Thời gian xuất
|
Căn cứ và lý do
xuất
|
Số lưu trữ
|
Nội dung tài liệu
|
Số lượng
|
Loại hình
|
Người nhận, ký
nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(Khổ giấy A4: 210 mm x 297 mm).
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1: Ghi số thứ tự mỗi lần xuất.
Cột 2: Ghi thời gian xuất.
Cột 3: Ghi văn bản phê duyệt hoặc yêu cầu và lý do
xuất.
Cột 4: Ghi số hồ sơ/đơn vị bảo quản, khối/phông của
tài liệu xuất.
Cột 5: Ghi nội dung chính của tài liệu xuất.
Cột 6: Ghi số lượng tài liệu xuất.
Cột 7: Ghi loại hình tài liệu xuất.
Cột 8: Ghi họ và tên người nhận, người nhận ký nhận.
Cột 9: Ghi những thông tin cần thiết khác.