|
BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1200/QĐ-TCHQ
|
Hà Nội, ngày 25 tháng 04 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ THAM VẤN HẢI QUAN - DOANH NGHIỆP VÀ CÁC BÊN
LIÊN QUAN
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN
Căn cứ Luật Hải quan số
54/2014/QH13 ngày 23/6/2014;
Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg
ngày 15/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định 448/QĐ-TTg ngày
25/03/2011 về việc phê duyệt Chiến lược phát triển Hải quan Việt Nam đến năm
2020;
Căn cứ Quyết định 1514/QĐ-BTC ngày
22/6/2011 của Bộ Tài chính về việc ban hành Kế hoạch cải cách, phát triển và hiện
đại hóa ngành hải quan giai đoạn 2011 - 2015;
Xét đề nghị của Ban Cải cách hiện
đại hóa hải quan,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tham
vấn Hải quan - Doanh nghiệp và các bên liên quan.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải
quan; Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Thứ trưởng Đỗ Hoàng Anh Tuấn (để b/c);
- Lãnh đạo TCHQ (để chỉ đạo);
- Lưu: VT, CCHĐH (5b).
|
TỔNG
CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Ngọc Túc
|
QUY CHẾ
THAM VẤN HẢI QUAN - DOANH NGHIỆP VÀ CÁC BÊN LIÊN QUAN
(Ban hành kèm Quyết định số 1200/QĐ-TCHQ ngày 25 tháng 4 năm 2015 của Tổng cục
trưởng Tổng cục Hải quan)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Văn bản này hướng dẫn nghiệp vụ
tham vấn cho cơ quan hải quan các cấp trong việc tổ chức tham vấn giữa cơ quan
hải quan với doanh nghiệp và các bên liên quan.
2. Văn bản áp này áp dụng đối với cơ
quan hải quan các cấp; cán bộ, công chức hải quan trong việc thực hiện các hoạt
động tham vấn.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Tham vấn
Tham vấn là việc trao đổi, thảo luận
giữa các bên tham vấn để tìm kiếm giải pháp tối ưu cho vấn đề được tham vấn.
2. Tham vấn trực tiếp
Tham vấn trực tiếp là việc gặp gỡ tiếp
xúc giữa cơ quan hải quan với doanh nghiệp và các bên liên quan để trao đổi, thảo
luận về nội dung tham vấn dưới hình thức hội nghị tham vấn, tham vấn nhóm, tham
vấn theo địa bàn, tham vấn cá nhân, khảo sát thực tế, diễn đàn trực tuyến.
3. Tham vấn gián tiếp
Tham vấn gián tiếp là việc trao đổi
giữa cơ quan hải quan với doanh nghiệp, các bên liên quan thông qua phương tiện
trung gian, như: phiếu khảo sát, công văn, email, mạng internet.
4. Doanh nghiệp
Doanh nghiệp trong văn bản này là
doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
5. Các bên liên quan
Các bên liên quan trong văn bản này
được hiểu là cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài Tổng cục Hải quan, bao gồm: cơ
quan ban hành chính sách (quản lý chuyên ngành), người bảo vệ cho quyền lợi của
doanh nghiệp (hiệp hội doanh nghiệp), người hỗ trợ (doanh nghiệp dịch vụ xuất
nhập khẩu), chuyên gia trong lĩnh vực chuyên môn.
Điều 3. Mục
đích tham vấn
Tham vấn nhằm các mục đích sau:
1. Thu thập ý kiến, tìm kiếm sáng kiến,
giải pháp từ cộng đồng doanh nghiệp và các bên liên quan cho các vấn đề liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ hải quan hiện tại và tương lai.
2. Thống nhất xử lý các vấn đề tồn tại
về hải quan trên cơ sở hiểu biết, tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau giữa cơ quan hải
quan, doanh nghiệp và các bên liên quan.
Điều 4. Nguyên tắc
tham vấn
Tham vấn cần thực hiện theo những
nguyên tắc sau đây:
1. Tuân thủ: Thực hiện theo quy định
của pháp luật hải quan và các pháp luật liên quan.
2. Chủ động: Kiến nghị tổ chức và thực
hiện tham vấn trước khi đưa ra các quyết định đối với những vấn đề được cho là
cần tham vấn.
3. Minh bạch: Công khai thông tin về
mục đích, nội dung, kế hoạch, kết quả tham vấn và kết quả xử lý công việc sau
tham vấn.
4. Liên tục: Thực hiện trong suốt quá
trình xây dựng chính sách, pháp luật, hình thành giải pháp, đề xuất thay đổi cho
đến khi ra quyết định, thực hiện quyết định, xử lý vấn đề phát sinh.
5. Chuyên nghiệp: Thực hiện một cách
có kế hoạch, bao gồm: xây dựng kế hoạch cho từng giai đoạn và cho từng cuộc
tham vấn, triển khai đúng kế hoạch và kiểm soát tốt kế hoạch.
Điều 5. Phân cấp
tham vấn
1. Cấp Tổng cục
1.1. Nội dung tham vấn: Các vấn đề
quan trọng, ở tầm hoạch định chính sách, pháp luật, quản lý vĩ mô, bao gồm:
- Tham vấn về chiến lược, kế hoạch
phát triển, chương trình cải cách, hiện đại hóa ngành hải quan.
- Tham vấn tham gia các điều ước quốc
tế về hải quan.
- Tham vấn xây dựng chính sách, pháp
luật (bao gồm xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung).
- Tham vấn về xử lý các vấn đề phát
sinh trong thực hiện chính sách, pháp luật vượt thẩm quyền và khả năng giải quyết
của Hải quan cấp tỉnh, thành phố.
- Tham vấn về quan hệ hợp tác, đối
tác giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp và các bên
liên quan.
- Tham vấn giải quyết khiếu nại, tố
cáo thuộc thẩm quyền Tổng cục Hải quan.
Mỗi cuộc tham vấn có thể gồm một hoặc
nhiều nội dung trên tùy thuộc nhu cầu phát sinh tại thời
điểm tổ chức tham vấn.
1.2. Thời gian thực hiện: Tổ chức định
kỳ 6 tháng một lần hoặc theo kế hoạch thỏa thuận với bên tham vấn hàng năm hoặc
đột xuất.
2. Cấp Cục Hải quan tỉnh, thành phố
2.1. Nội dung tham vấn: Các vấn đề cụ
thể, thuộc phạm trù tổ chức thực hiện, bao gồm:
- Tham vấn tổ chức thực hiện chính
sách, pháp luật, giải pháp cho các hạn chế, tồn tại trong trong thực hiện chính
sách, pháp luật trên địa bàn.
- Tham vấn áp dụng các quy trình nghiệp
vụ hải quan cụ thể (thủ tục đối với đường biển, đường không, biên giới đất liền,
sản xuất xuất khẩu, gia công xuất khẩu, miễn giảm hoàn thuế,...) phù hợp đặc điểm
địa bàn.
- Tham vấn xử lý các vướng mắc cụ thể:
chứng từ, giấy phép, thu thuế, vận tải, kho bãi, kho ngoại quan, địa điểm kiểm
tra, địa điểm tập kết hàng, khu thương mại tự do, khu chế xuất, quá cảnh, phân
loại, trị giá, xuất xứ hàng hóa xuất nhập khẩu,...
- Tham vấn nâng cao chất lượng phương
tiện phục vụ doanh nghiệp, điều kiện làm việc của đơn vị hải quan sở tại.
- Tham vấn về thái độ, tinh thần
trách nhiệm, trình độ chuyên môn của cán bộ công chức hải quan và điều kiện phục
vụ doanh nghiệp.
- Tham vấn cải thiện và nâng cao chất
lượng làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu, phương tiện vận tải
xuất nhập cảnh, quá cảnh của doanh nghiệp.
- Tham vấn giải quyết khiếu nại, tố
cáo thuộc thẩm quyền.
2.2. Thời gian thực hiện: Tổ chức định
kỳ hàng quý hoặc theo kế hoạch thỏa thuận giữa cơ quan hải quan và các bên liên
quan hoặc đột xuất khi phát sinh vấn đề cần tham vấn
3. Cấp Chi cục
3.1. Nội dung tham vấn: Các vụ việc cụ
thể và vấn đề phát sinh do đặc điểm địa bàn. Nội dung tham vấn ở cấp Chi cục
bao gồm:
- Tham vấn giải quyết các vướng mắc cụ
thể phát sinh tại Chi cục;
- Tham vấn giải quyết khiếu nại, tố
cáo thuộc thẩm quyền;
- Tham vấn cải thiện điều kiện,
phương tiện phục vụ doanh nghiệp.
3.2. Thời gian thực hiện: Tổ chức thường
xuyên khi có yêu cầu, vấn đề phát sinh.
Điều 6. Nội dung
không thuộc phạm vi tham vấn
Các nội dung dưới đây sẽ không thuộc
phạm vi tham vấn:
- Quy tắc nghiệp vụ;
- Trình tự, thủ tục khiếu nại, tố
cáo;
- Trình tự, thủ tục tố tụng (điều
tra, khởi tố hình sự);
- Các vấn đề liên quan đến thông tin
cá nhân, tổ chức mà việc tham vấn cần thông tin cho bên thứ ba;
- Các vấn đề chính trị;
- Các vấn đề liên quan đến bí mật quốc
gia;
- Các vấn đề thực hiện theo thỏa thuận
quốc tế ngoại trừ các thảo luận về việc thực hiện các thủ tục liên quan.
Điều 7. Tiếp nhận
yêu cầu tham vấn
1. Ban Cải cách hiện đại hóa là đầu mối
tiếp nhận, tổng hợp và điều phối xử lý các vấn đề tham vấn thuộc thẩm quyền Tổng
cục Hải quan quy định tại điểm 1 điều 6.
2. Tổ tư vấn hải quan - doanh nghiệp
thuộc các Cục Hải quan tỉnh, thành phố là đầu mối tiếp nhận, tổng hợp và điều
phối xử lý các vấn đề tham vấn thuộc thẩm quyền Cục Hải quan tỉnh, thành phố
quy định tại điểm 2 Điều 6.
3. Lãnh đạo Chi cục chịu trách nhiệm
tiếp nhận, xử lý các vấn đề tham vấn thuộc thẩm quyền Chi cục Hải quan quy định
tại điểm 3 điều 6.
4. Cơ quan hải quan các cấp có trách
nhiệm phân công công chức tiếp nhận yêu cầu tham vấn và công bố công khai đầu mối
tiếp nhận yêu cầu tham vấn. Thông tin phải được đăng tải tại các địa điểm làm
thủ tục hải quan, trụ sở cơ quan hải quan các cấp, trên cổng thông tin điện tử
hải quan của Tổng cục Hải quan và cổng thông tin điện tử/trang website của các
Cục Hải quan tỉnh, thành phố.
Điều 8. Thời gian
xử lý yêu cầu tham vấn
1. Yêu cầu tham vấn từ trong Tổng cục
Hải quan:
Trong thời hạn 05 ngày làm việc tính
từ thời điểm có đủ thông tin để đưa ra đề xuất về việc tổ chức tham vấn, đơn vị
tiếp nhận yêu cầu tham vấn phải báo lên cấp yêu cầu tham vấn về khả năng tổ chức
tham vấn (hình thức, kế hoạch, đối tượng, thời gian tham vấn dự kiến) để phê
duyệt.
2. Đối với yêu cầu tham vấn bên ngoài
Tổng cục Hải quan:
- Trong 08 giờ làm việc từ khi nhận
được yêu cầu tham vấn, đầu mối tiếp nhận các cấp có trách nhiệm xác nhận đã tiếp
nhận yêu cầu tham vấn bằng văn bản, thư điện tử với bên yêu cầu tham vấn.
- Trong thời hạn 05 ngày làm việc sau
khi tiếp nhận yêu cầu tham vấn, cấp thực hiện tham vấn trao đổi làm rõ các nội
dung liên quan, đề nghị bên yêu cầu tham vấn cung cấp thông tin, tài liệu liên
quan đến vấn đề tham vấn, thông báo cho bên yêu cầu tham vấn về khả năng tổ chức
tham vấn, hình thức và thời gian tham vấn dự kiến sau khi đã báo cáo cấp có thẩm
quyền quyết định.
3. Đối với các yêu cầu tham vấn cấp
thiết, đầu mối tiếp nhận tham vấn các cấp phải liên hệ với bên yêu cầu tham vấn
trong 08 giờ làm việc và tổ chức làm việc với các bên liên quan ngay sau khi được
cấp có thẩm quyền phê duyệt nhưng không chậm hơn 02 ngày làm việc.
Điều 9. Thông tin
về hoạt động tham vấn
1. Kế hoạch, nội dung tham vấn hàng
năm của cơ quan hải quan các cấp phải được thông tin đến cộng đồng doanh nghiệp,
các bên liên quan.
2. Công việc này giao cho đơn vị
chuyên trách về công tác thông tin, tuyên truyền của Tổng cục Hải quan, các Cục
Hải quan tỉnh, thành phố thực hiện.
3. Nội dung thông tin phải được cấp
có thẩm quyền phê duyệt trước khi đăng tải, phát hành ra bên ngoài.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1: CHUẨN BỊ
THAM VẤN
Điều 10. Xác định
nội dung tham vấn
1. Các căn cứ để lựa chọn nội dung cần
tham vấn
Việc lựa chọn nội dung tham vấn căn cứ
vào:
- Yêu cầu cải cách, hiện đại hóa,
phát triển của Tổng cục Hải quan;
- Chương trình xây dựng pháp luật của
Tổng cục Hải quan;
- Kế hoạch công tác hàng năm của cơ
quan hải quan các cấp;
- Kế hoạch kiểm tra, giám sát của cơ
quan hải quan các cấp đối với doanh nghiệp;
- Yêu cầu của cơ quan thẩm quyền quản
lý cấp trên;
- Yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà
nước;
- Vấn đề phát sinh trong quá trình thực
thi chính sách, pháp luật hải quan có tác động đến sự tuân thủ, thời gian, chi
phí của doanh nghiệp;
- Nội dung gây bức xúc rộng rãi trong
cộng đồng doanh nghiệp hoặc cản trở việc thực thi pháp luật của cơ quan hải
quan;
- Nội dung đặc thù của một số ngành
và địa phương nhưng chưa được quan tâm đúng mức khi quyết định chính sách;
- Những nội dung mới, chưa có quy định,
thông lệ cần tham vấn ý kiến các bên liên quan và nghiên cứu kinh nghiệm nơi
khác;
- Yêu cầu của doanh nghiệp, hiệp hội
doanh nghiệp;
- Thẩm quyền và khả năng tổ chức thực
hiện của cơ quan hải quan các cấp.
2. Phân loại các nhóm nội dung để tổ
chức tham vấn theo thứ tự ưu tiên
2.1. Nhóm nội dung chung:
Nhóm nội dung chung được xác định từ
một hoặc nhiều yếu tố dưới đây:
- Có phạm vi tác động đến nhiều nhóm
đối tượng khác nhau.
- Các nhóm đối tượng chịu tác động
bày tỏ ý kiến và có thể tham gia xây dựng chính sách, quá trình ra quyết định của
cơ quan hải quan.
- Bộc lộ những quan hệ lợi ích khác
nhau giữa các nhóm đối tượng, nhiều khi có xung đột lợi ích.
2.2. Nhóm nội dung chỉ tác động đến một
số đối tượng cụ thể
- Đem lại lợi ích (trực tiếp hoặc
gián tiếp) cho một số đối tượng cụ thể.
- Chỉ có một số đối tượng chịu thiệt
hại (trực tiếp hoặc gián tiếp).
- Chỉ có một số đối tượng có nghĩa vụ,
trách nhiệm (trực tiếp hoặc gián tiếp).
3. Các tác động của nội dung cần tham
vấn
Nội dung tham vấn được xem xét đánh
giá tác động trên các khía cạnh sau:
- Về kinh tế: quyết định ảnh hưởng
nguồn thu cho thu ngân sách nhà nước; thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu; bảo vệ
và nâng cao năng lực sản xuất trong nước, góp phần vào tăng trưởng GDP.
- Về an ninh, an toàn: quyết định có
thể cải thiện và đảm bảo an ninh quốc gia; an ninh chuỗi cung ứng hàng hóa; an
toàn cho xã hội và sức khỏe của dân cư; bảo vệ môi trường.
- Về tạo thuận lợi thương mại: quyết
định có góp phần đảm bảo lưu thông hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận lợi, hạn
chế sự gián đoạn.
- Về chi phí - lợi ích: chi phí của bộ
máy nhà nước để tổ chức thực hiện quyết sách; chi phí của doanh nghiệp và của
người dân để thực thi quyền lợi và nghĩa vụ của mình...
- Tác động đến các chính sách kinh tế
- xã hội khác: quyết định có ảnh hưởng, tác động đến các chính sách liên quan
như thế nào.
Điều 11. Xác định
đối tượng tham vấn
Trên cơ sở nội dung tham vấn đã được
xác định và xem xét các đối tượng cần tham vấn, đơn vị chủ trì tham vấn thực hiện
theo các bước sau:
- Lập danh sách tất cả các bên liên
quan.
- Phân tích, xác định bên nào có lợi
ích, ảnh hưởng, quyết định đến vấn đề tham vấn.
- Đánh giá lợi ích, ảnh hưởng của các
bên liên quan.
- Sắp xếp các đối tượng theo thứ tự
ưu tiên: (1) Nhóm có lợi ích và ảnh hưởng cao; (2) Nhóm có lợi ích cao - ảnh hưởng
thấp; (3) Nhóm có lợi ích thấp - ảnh hưởng cao; (4) Nhóm có lợi ích thấp - ảnh
hưởng thấp.
Các đối tượng thuộc nhóm 1, 2, 3 sẽ
là đối tượng tham vấn. Trong đó, các đối tượng thuộc nhóm 1 là đối tượng ưu
tiên tham vấn.
Trường hợp nội dung tham vấn liên
quan đến các cơ quan quản lý nhà nước, chính quyền địa phương hoặc cần sự tham
gia của chuyên gia trong và ngoài ngành, cơ quan hải quan phải mời các bên cùng
tham dự tham vấn.
Điều 12. Thu thập
thông tin
Để có đủ cơ sở quyết định tham vấn và
đảm bảo chất lượng tham vấn, đơn vị chủ trì cần có kế hoạch thu thập đầy đủ và
có tính hệ thống thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, cụ thể là:
1. Tài liệu sẵn có của cơ quan hải
quan về nội dung cần tham vấn;
2. Các báo cáo, tài liệu chính thức của
cơ quan quản lý chức năng;
3. Thông tin từ báo chí;
4. Các cuộc gặp gỡ, trao đổi của đơn
vị chủ trì với đồng nghiệp, các đơn vị trong ngành, với các bên liên quan về vấn
đề dự kiến tham vấn, đặc biệt đối với những vấn đề mà đơn vị chủ trì chưa nắm
rõ hoặc những vấn đề có tính chuyên môn, đặc thù cao;
5. Các cuộc hội nghị, hội thảo, tọa
đàm, đối thoại do đơn vị chủ trì hoặc đơn vị có thẩm quyền tổ chức;
6. Các nhóm lợi ích liên quan;
7. Nguồn thông tin khác liên quan đến
nội dung tham vấn.
Điều 13. Lập hồ
sơ tham vấn
Cơ quan hải quan các cấp trước khi thực
hiện tham vấn phải chuẩn bị hồ sơ tham vấn, gồm:
1. Lập bản thông tin tham vấn
2. Xây dựng kế hoạch tham vấn
3. Xây dựng chương trình làm việc
4. Chuẩn bị tài liệu theo nội dung
tham vấn được lựa chọn
5. Dự thảo thư mời
Nội dung chi tiết tham khảo tại phụ lục
1 của Quy chế này.
Hồ sơ tham vấn phải trình cấp thẩm
quyền phê duyệt trước khi thông tin đến đối tượng tham vấn.
Điều 14. Chuẩn bị
địa điểm tham vấn
Tham vấn có thể được tổ chức tại trụ sở
cơ quan hải quan hoặc tại trụ sở của hiệp hội doanh nghiệp, doanh nghiệp hoặc tại
trụ sở của một bên liên quan hoặc tại một địa điểm thuê ngoài.
Việc lựa chọn địa điểm tham vấn căn cứ
vào nguồn lực của mỗi bên, sự thuận tiện cho các bên và trên cơ sở trao đổi, thỏa
thuận trước giữa các bên.
Việc bố trí, sắp xếp bên trong địa điểm
tham vấn cần tạo ra sự thân thiện.
Phòng họp cần có đủ điều kiện cần thiết
để các bên tham gia thảo luận, trình bày ý tưởng.
Đối với hình thức tham vấn gián tiếp,
việc chuẩn bị địa điểm tham vấn sẽ không phải thực hiện.
Điều 15. Thông
báo kế hoạch tham vấn
1. Thông báo về kế hoạch tham vấn
Kế hoạch tham vấn phải được thông báo
đến các bên tham gia tham vấn để tham gia góp ý hoàn thiện trước khi chính thức
tổ chức tham vấn.
Nội dung thông tin gồm: mục đích, đơn
vị tổ chức, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm tổ chức, chương trình làm
việc, địa chỉ liên hệ của đơn vị tổ chức với những thông tin cần thiết như số
điện thoại, thư điện tử, người nhận liên hệ, cán bộ phụ trách; dự thảo nội dung
tham vấn; dự kiến phân công công việc giữa các bên; đề nghị các bên tham vấn đề
xuất giải pháp cho các vấn đề xin ý kiến; đề nghị xác nhận đại biểu tham dự; đề
nghị chuẩn bị và cung cấp trước tài liệu, thông tin phục vụ tham vấn.
2. Thời gian thông báo
Kế hoạch tham vấn phải được gửi đến
các bên tham gia tham vấn trước khi tổ chức tham vấn ít nhất 10 ngày làm việc để
các bên có điều kiện chuẩn bị tham gia ý kiến.
3. Hình thức thông báo
Cơ quan hải quan gửi giấy mời, gửi
thư điện tử, đăng tải trên cổng thông tin điện tử hải quan.
Mục 2: THỰC HIỆN
THAM VẤN
Điều 16. Điều phối
các hoạt động tham vấn
Đơn vị điều phối (quy định tại điều
8) thực hiện điều phối các hoạt động trong suốt quá trình tham vấn theo kế hoạch
đã được phê duyệt, trong đó lưu ý các công việc sau:
- Đề xuất đơn vị chủ trì, điều hành
tham vấn.
- Chỉ định thư ký/tổ thư ký cho cuộc
tham vấn.
- Phân công việc cho các cá nhân tham
gia thực hiện tham vấn thuộc đơn vị điều phối.
- Thành lập các nhóm công tác để phụ
trách các công việc đã được phê duyệt trong kế hoạch (nếu cần); Phân công nhiệm
vụ rõ ràng cho từng nhóm công tác.
- Chuẩn bị đầy đủ về nhân lực, các điều
kiện, phương tiện, kinh phí phục vụ cho tham vấn; xây dựng lịch công tác cụ thể
cho các nhóm công tác.
Điều 17. Điều
hành buổi tham vấn
Người điều hành buổi tham vấn là lãnh
đạo đơn vị nghiệp vụ phụ trách lĩnh vực được tham vấn hoặc người được ủy quyền.
Đơn vị tham mưu cho lãnh đạo điều
hành buổi tham vấn là đơn vị nghiệp vụ phụ trách lĩnh vực được tham vấn.
Để tổ chức tốt buổi tham vấn, chủ tọa
thực hiện một số công việc sau:
- Giới thiệu chung và mời các bên tự
giới thiệu.
- Thống nhất nguyên tắc làm việc trước
khi đi vào tham vấn.
- Thông tin lại kết quả tham vấn lần
trước (nếu có), bao gồm cả các vấn đề đã giải quyết và vấn đề chưa giải quyết
xong cùng lý do.
- Tóm lược chương trình làm việc và
chủ đề, nội dung tham vấn.
- Đề nghị các bên nêu vấn đề và trình
bày giải pháp, kiến nghị.
- Điều hành mọi hoạt động của cuộc
tham vấn.
- Tóm tắt kết quả tham vấn và chốt các
phương án đã thảo luận.
- Thống nhất kế hoạch thực hiện,
trách nhiệm của các bên và phân công công việc giữa các bên.
- Xác định và lựa chọn một số nhóm vấn
đề có tính thời sự để tham vấn tiếp lần sau nếu các bên chưa thống nhất được
phương án hay cần sự tham gia của các bên liên quan khác hoặc chuyên gia hoặc
cơ quan thẩm quyền cấp trên.
- Dự kiến chương trình tham vấn lần
sau (nếu có).
- Đề nghị các bên rà soát và ký biên
bản làm việc.
Chủ tọa buổi tham vấn cần tạo không
khí thân thiện giữa các bên và khuyến khích các bên tham gia thảo luận. Kỹ năng
điều hành buổi tham vấn của chủ tọa tham khảo tại Phụ lục 2.
Đối với hình thức tham vấn gián tiếp,
công việc trên sẽ không phải thực hiện.
Điều 18. Ghi
chép tại buổi tham vấn
Thư ký buổi tham vấn chịu trách nhiệm:
- Ghi chép nội dung, diễn biến và kết
quả tham vấn;
- Báo cáo tóm tắt nội dung tham vấn để
chủ tọa kết luận;
- Chuẩn bị biên bản làm việc để các
bên tham gia tham vấn xác nhận.
Các thành viên tham gia tham vấn có
trách nhiệm hỗ trợ thư ký hoàn thiện biên bản làm việc.
Mẫu biên bản làm việc tham khảo tại
phụ lục 3.
Đối với hình thức tham vấn gián tiếp,
việc ghi chép sẽ được thay thế bằng việc tổng hợp thông tin các ý kiến phản hồi
về nội dung tham vấn. Đơn vị nghiệp vụ phụ trách lĩnh vực được tham vấn chịu
trách nhiệm tiếp thu, giải trình về các ý kiến phản hồi đối với nội dung tham vấn.
Mục 3: XỬ LÝ VÀ
THÔNG TIN KẾT QUẢ THAM VẤN
Điều 19. Xử lý kết
quả tham vấn
1. Nguyên tắc thực hiện
Việc xử lý kết quả tham vấn thực hiện
theo nguyên tắc:
- Mọi kết luận, kết quả tham vấn đều
được ghi nhận bằng hình thức văn bản (biên bản hoặc văn bản kết luận của cấp chủ
trì: Tổng cục hải quan, Cục hải quan tỉnh, thành phố, Chi cục hải quan).
- Mọi vấn đề tham vấn đều phải có giải
pháp giải quyết (giải pháp bao gồm cả việc ghi nhận vấn đề, thống nhất kiến nghị
cấp có thẩm quyền giải quyết hoặc thống nhất kế hoạch tổ chức tham vấn tiếp
theo).
- Mọi vấn đề thuộc thẩm quyền cấp tổ
chức tham vấn đều được giải quyết phù hợp kết luận tham vấn, đầy đủ, kịp thời.
- Mọi phản hồi đều được công khai,
minh bạch.
- Những vấn đề chung được giải quyết
bằng văn bản pháp luật, có giá trị áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp.
- Đối với loại tham vấn xử lý vướng mắc,
khiếu nại: kết luận xử lý một vụ việc được áp dụng cho các vụ việc tương tự
khác, cùng vướng mắc, cùng nội dung khiếu nại.
2. Xử lý kết quả tham vấn
2.1. Đối với vấn đề thuộc thẩm quyền
của cơ quan hải quan
- Loại tham vấn xây dựng chiến lược, pháp
luật: Cơ quan hải quan nêu phương án tiếp thu các góp ý (tiếp thu toàn bộ, tiếp
thu tinh thần, ý tưởng để nghiên cứu xây dựng quy định; không tiếp thu và lý
do).
- Loại tham vấn tổ chức thực hiện
chính sách: Cơ quan hải quan cải tiến, chấn chỉnh những khiếm khuyết, bất cập,
thiếu sót trong tổ chức thực hiện; báo cáo (kèm đề xuất) cấp ban hành văn bản về
những bất cập, cần sửa đổi, bổ sung của văn bản.
- Loại tham vấn xử lý những vụ việc cụ
thể: Cơ quan hải quan ban hành văn bản xử lý vấn đề và thực hiện các giải pháp
đã thống nhất thuộc thẩm quyền xử lý hoặc báo cáo cơ quan quản lý cấp trên về
những vấn đề vượt ngoài thẩm quyền. Thời hạn xử lý thực hiện theo biên bản làm
việc đã được các bên tham gia tham vấn xác nhận.
2.2. Đối với vấn đề thuộc trách nhiệm
của hiệp hội doanh nghiệp, doanh nghiệp
Cơ quan hải quan chịu trách nhiệm đôn
đốc, giám sát việc thực hiện của hiệp hội doanh nghiệp, doanh nghiệp theo kế hoạch,
thời hạn và phân công trách nhiệm đã được các bên thỏa thuận tại biên bản làm
việc, thông tin tình hình và kết quả thực hiện đến các bên để cùng giám sát.
2.3. Đối với vấn đề thuộc thẩm quyền
của các cơ quan quản lý chuyên ngành
Cơ quan hải quan giữ vai trò đầu mối
phối hợp với Hiệp hội doanh nghiệp, doanh nghiệp đôn đốc, giám sát việc thực hiện
của cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan theo kế hoạch, thời hạn và phân công
trách nhiệm đã được các bên thỏa thuận tại biên bản làm việc, thông tin tình
hình và kết quả thực hiện đến các bên để cùng giám sát.
2.4. Đối với vấn đề cần sự tham gia
phối hợp của các bên
Các bên có trách nhiệm xây dựng
phương án để cùng thực hiện, phân công công việc và trách nhiệm của các bên, thời
hạn thực hiện. Cơ quan hải quan giữ vai trò đầu mối điều phối, đôn đốc, giám
sát các bên thực hiện.
2.4. Đối với vấn đề tham vấn chưa có
giải pháp
Các bên thảo luận và thống nhất kế hoạch
tổ chức tham vấn tiếp theo, xem xét mời thêm thành phần tham dự. Trường hợp bên
tham vấn chưa hài lòng với kết quả tham vấn hoặc quá trình tham vấn tại cấp thẩm
quyền không hiệu quả có thể tiến hành thực hiện tham vấn ở cấp cao hơn.
3. Quản lý kết quả tham vấn
Cơ quan hải quan các cấp chịu trách
nhiệm lập hồ sơ theo dõi các hoạt động tham vấn và kết quả thực hiện các nội
dung tham vấn đã có giải pháp và chưa có giải pháp.
Hồ sơ theo dõi được mở ngay khi cơ
quan hải quan quyết định tổ chức tham vấn và được lập theo chuyên đề tham vấn.
Hồ sơ tham vấn là tài liệu cơ sở phục vụ cho nhiệm vụ báo cáo và tổ chức các hoạt
động tham vấn tiếp theo.
Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ tham vấn
được thực hiện theo quy định hiện hành về chế độ văn thư lưu trữ.
Đơn vị nghiệp vụ chuyên môn phụ trách
lĩnh vực được tham vấn thuộc Tổng cục Hải quan, Tổ tư vấn hải quan - doanh nghiệp,
Chi cục Hải quan thuộc các Cục Hải quan tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thực
hiện công việc trên.
4. Giám sát thực hiện các kết luận
tham vấn
Các bên thực hiện giám sát thông qua
các phương tiện sau:
- Biên bản làm việc, thỏa thuận hợp
tác hoặc cam kết thực hiện.
- Kế hoạch triển khai kết quả tham vấn.
- Báo cáo tình hình thực hiện của bên
liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện kết
quả tham vấn.
Điều 20. Thông
tin kết quả tham vấn
1. Nội dung thông tin
- Báo cáo tóm tắt kết quả tham vấn và
các giải pháp đã được chấp thuận và những giải pháp chưa được tiếp thu, lý do
không tiếp thu.
- Ghi nhận vấn đề, xác định và cam kết
lộ trình giải quyết.
- Văn bản pháp luật được sửa đổi, ban
hành.
- Kế hoạch và nội dung tham vấn tiếp
theo (nếu có).
2. Hình thức thông tin
Việc cung cấp thông tin được thực hiện
bằng một hay nhiều hình thức: gửi văn bản tới các bên liên quan, đăng tải trên
phương tiện truyền thông đại chúng, qua các kênh quan hệ công tác chiều ngang
và chiều dọc, trên cổng thông tin điện tử, trang web của cơ quan hải quan các cấp,
trang mạng của các doanh nghiệp và hiệp hội doanh nghiệp và các bên liên quan
(nếu có).
3. Đối tượng thông tin
Kết quả tham vấn cần phải được thông
tin đầy đủ, chính xác và kịp thời đến các bên tham dự tham vấn, đến cộng đồng
doanh nghiệp và các bên liên quan, đến cơ quan hải quan quản lý cấp trên.
4. Thời gian thông tin
Kết quả tham vấn sẽ được thông tin đến
các bên chậm nhất trong 05 ngày làm việc sau khi kết thúc tham vấn.
Tình hình và kết quả thực hiện các giải
pháp được các bên đồng thuận lựa chọn trong tham vấn sẽ được cập nhật thường
xuyên trên cổng thông tin điện tử/ trang web của cơ quan hải quan các cấp. Cấp
thực hiện tham vấn sẽ phải thông báo chính thức bằng văn bản đến các bên tham dự
tham vấn về kết quả thực hiện các giải pháp lựa chọn.
Điều 21. Báo cáo
kết quả tham vấn
Kết thúc tham vấn, cơ quan hải quan
các cấp có trách nhiệm lập báo cáo kết quả tham vấn.
Báo cáo kết quả tham vấn phải được lập
trong vòng 5 (năm) ngày làm việc sau khi kết thúc tham vấn và phải được trình
lên cơ quan quản lý cấp trên cùng với biên bản làm việc, kế hoạch thực hiện và
các tài liệu liên quan.
Báo cáo kết quả tham vấn là một phần
của hồ sơ tham vấn.
Bố cục và hình thức báo cáo kết quả
tham vấn tham khảo tại Phụ lục 4.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 22. Phân
công trách nhiệm
1. Ban Cải cách hiện đại hóa là cơ
quan thường thực của Tổng cục Hải quan trong việc chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức
tham vấn với cộng đồng doanh nghiệp và các bên liên quan; chịu trách nhiệm tham
mưu giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan hình thành bộ máy tổ chức và nhân sự
thực hiện tham vấn ở các cấp; đề xuất và trình Tổng cục thành lập Hội đồng tham
vấn quốc gia với thành viên là đại diện của cơ quan hải quan, chuyên gia trong
và ngoài ngành, doanh nghiệp, hiệp hội doanh nghiệp, các cơ quan quản lý nhà nước
và các bên liên quan; xây dựng, điều phối thực hiện kế hoạch tham vấn hàng năm;
chủ trì tổ chức các hội nghị tham vấn do Tổng cục Hải quan tổ chức; theo dõi,
đôn đốc hoạt động tham vấn toàn ngành; định kỳ hàng quý rà soát báo cáo tham vấn
do các cấp gửi lên, tổng hợp, phân tích, sàng lọc thông tin và phối hợp với các
Vụ, Cục chuyên môn để xác định các vấn đề chung, giải pháp Tổng thể, tham mưu
giúp Tổng cục chỉ đạo toàn ngành tập trung giải quyết, tháo gỡ.
2. Các Cục, Vụ nghiệp vụ trực thuộc Tổng
cục Hải quan chịu trách nhiệm: Đề xuất vấn đề cần tham vấn, chuẩn bị nội dung
tham vấn, thực hiện tham vấn theo phân công trong kế hoạch tham vấn; thực hiện
các kết luận tham vấn.
3. Cục Công nghệ thông tin và thống
kê hải quan chịu trách nhiệm thiết lập chuyên mục quan hệ đối tác hải quan -
doanh nghiệp trên cổng thông tin hải quan của Tổng cục Hải quan, đăng tải thông
tin đầu mối thực hiện tham vấn các cấp, thông tin về hoạt động tham vấn, tiến
trình và kết quả thực hiện.
4. Các Cục Hải quan tỉnh, thành phố
chịu trách nhiệm: xây dựng, điều phối thực hiện kế hoạch tham vấn hàng năm;
phân công và bố trí nhân sự thực hiện tham vấn; quyết định tổ chức tham vấn với
cộng đồng doanh nghiệp và các bên liên quan; theo dõi, đôn đốc, giám sát hoạt động
tham vấn trong toàn Cục; thiết lập chuyên mục đối tác hải quan - doanh nghiệp
trên cổng thông tin điện tử/trang web Hải quan của đơn vị; đăng tải thông tin đầu
mối tiếp nhận yêu cầu tham vấn; thông tin về hoạt động tham vấn, tiến trình và
kết quả thực hiện trên cổng thông tin điện tử/ trang web Hải quan để các đơn vị
Hải quan trong toàn Ngành, doanh nghiệp và các bên liên quan biết, theo dõi, phối
hợp; thành lập các nhóm công tác chung giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp,
các bên liên quan để thực hiện các hoạt động tham vấn theo chuyên đề; định kỳ
hàng quý báo cáo tình hình thực hiện tham vấn tại đơn vị lên Tổng cục qua đầu mối
Ban Cải cách hiện đại hóa.
5. Tổ tư vấn hải quan - doanh nghiệp
là cơ quan thường trực thực hiện nhiệm vụ tham vấn tại các Cục Hải quan tỉnh,
thành phố, chịu trách nhiệm tham mưu giúp Cục trưởng chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện
nhiệm vụ tham vấn trong toàn Cục, chủ trì tổ chức tham vấn với cộng đồng doanh
nghiệp và các bên liên quan, thực hiện các kết luận tham vấn thuộc thẩm quyền của
cấp Cục; chuẩn bị các báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện tham vấn
trong toàn Cục theo yêu cầu của cơ quan quản lý cấp trên.
6. Chi cục trưởng Chi cục hải quan tỉnh,
thành phố chịu trách nhiệm tổ chức tham vấn thường xuyên với cộng đồng doanh
nghiệp và các bên liên quan trên địa bàn quản lý, thực hiện các kết luận tham vấn
thuộc thẩm quyền của Chi cục; định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình thực hiện
tham vấn tại đơn vị lên Cục qua Tổ tư vấn hải quan - doanh nghiệp.
Điều 23. Tổ chức
thực hiện
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực
thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm quán triệt Quy chế này đến từng cán bộ,
công chức của đơn vị và tổ chức thực hiện tại đơn vị.
2. Ban Cải cách hiện đại hóa tham mưu
giúp Tổng cục trưởng chỉ đạo việc triển khai, hỗ trợ, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra các đơn vị thực hiện Quy chế này trong toàn Ngành.
Quá trình tổ chức triển khai thực hiện,
nếu có khó khăn vướng mắc, các đơn vị kịp thời báo cáo Tổng cục Hải quan (qua
Ban Cải cách hiện đại hóa) để chỉ đạo, hỗ trợ, hướng dẫn, xử lý./.
PHỤ
LỤC
Phụ lục 1 -
Hồ sơ tham vấn mẫu
Thông
tin tham vấn
1. Tên đơn vị:
2. Ngày thành lập nhóm: (nêu
chi tiết)
3. Kỳ họp:
4. Trưởng nhóm: Cục trưởng Cục
Hải quan ………………
5. Chủ tọa: (nêu chi tiết)
6. Ban thư ký: (nêu chi tiết)
( hoặc đại diện)
7. Địa điểm: (nêu chi tiết)
8. Mục đích: (nêu chi tiết)
9. Phạm vi: (nêu chi tiết)
10. Mục tiêu: (nêu chi tiết)
11. Công bố: Công bố các biên
bản họp
12. Tiêu chí thành viên: (nêu
chi tiết)
13. Thành viên: (nêu chi tiết)
Kế hoạch thực hiện
|
TT
|
Hoạt
động
|
Đối
tượng
(Ai)
|
Thời
gian (Khi nào)
|
Kết
quả
|
|
1
|
Chuẩn bị họp tham vấn
|
|
|
Chuẩn bị họp tham vấn
|
|
2
|
Chuẩn bị dự thảo chương trình làm
việc, hồ sơ sự việc, mẫu thư mời và kế hoạch hành động
|
|
|
Chuẩn bị xong tài liệu và công bố cho
đại biểu tham dự
|
|
3
|
Rà soát điều khoản tham chiếu và
các vấn đề cần tham vấn
|
|
|
Thống nhất về Điều khoản tham chiếu
và các vấn đề cần tham vấn
|
|
4
|
Thông qua danh sách các bên liên
quan
|
|
|
Danh sách mời các bên liên quan tham
gia tham vấn
|
|
5
|
Hoàn thiện nội dung thư mời
|
|
|
Chuẩn bị và thống nhất về thư mời mẫu
|
|
6
|
Hoàn thiện nội dung hồ sơ sự việc
|
|
|
Công bố tài liệu đã chuẩn bị và thống
nhất
|
|
7
|
Hoàn thiện chương trình làm việc
|
|
|
Chương trình làm việc được chuẩn bị
và thống nhất
|
|
8
|
Cập nhật thông tin e- mail/địa chỉ/số
điện thoại của các đối tác
|
|
|
Chuẩn bị xong danh sách các địa chỉ
của đại biểu tham dự
|
|
9
|
Phát hành thư mời, lịch làm việc và
tài liệu liên quan
|
|
|
Phát hành xong thư mời
|
|
10
|
Gọi điện xác nhận việc tham dự của
các đối tác
|
|
|
Đã gọi điện cho các đối tác
|
|
11
|
Đặt phòng họp, bố trí lễ tân hậu cần
(giải khát giữa giờ/thẻ vào cửa/sao tài liệu/bãi đỗ xe)
|
|
|
Đã gọi điện cho các đối tác
|
|
12
|
Chuẩn bị danh sách các đại biểu
tham dự (bao gồm cả các chuyên gia kỹ thuật của Tổng cục Hải quan và thư ký)
|
|
|
Chuẩn bị xong danh sách đại biểu
tham dự
|
|
13
|
Họp trù bị - kiểm tra lại danh sách
đại biểu, lịch làm việc và tiến hành phân tích ban đầu về các đối tác
|
|
|
Đã hoàn thành việc đánh giá/phân
tích đối tác
|
|
14
|
Chuẩn bị các câu hỏi và tài liệu
trình bày cho Chủ tọa
|
|
|
Chuẩn bị xong tài liệu trình chiếu
Chuẩn bị xong danh mục các câu hỏi
|
|
15
|
Chốt công tác hậu cần cho phiên họp
tham vấn
|
|
|
Hoàn thành công tác hậu cần
|
|
16
|
Chuẩn bị phòng họp, sao tài liệu và
tất cả hồ sơ đầu vào
|
|
|
Chuẩn bị xong tài liệu để phát
trong phiên họp
|
|
17
|
Tổ chức trù bị họp nhóm tham vấn
|
|
|
Đã tổ chức họp
|
|
18
|
Rà soát lại các phiên họp tham vấn
|
|
|
Rà soát xong kết quả các phiên họp
tham vấn và thông qua các bước tiếp theo
|
|
19
|
Dự thảo báo cáo phiên họp và công bố
|
|
|
Công bố xong báo cáo phiên họp và kế
hoạch hành động cho các đại biểu tham dự
|
|
20
|
Hoàn thiện báo cáo phiên họp và kế
hoạch hành động (bao gồm bố trí các tiểu nhóm thuộc Ban tham vấn đề tham vấn
về các vấn đề đã được xác định)
|
|
|
Thông qua và công bố báo cáo phiên
họp và kế hoạch hành động
|
Chương
trình làm việc
Chủ đề: (nêu chi tiết)
Ngày: (nêu chi tiết)
Thời gian: (nêu chi tiết)
Địa điểm: (nêu chi tiết)
|
TT
|
Nội
dung
|
Cán
bộ phụ trách
|
Thời gian thực hiện
|
|
1
|
Khai mạc, chào mừng đại biểu tham dự
& phát biểu
|
Chủ tọa
|
Căn cứ vào nội dung, thời lượng
chương trình thực tế.
|
|
2
|
Giới thiệu thành phần tham dự (các
thành viên tự giới thiệu)
|
Chủ tọa
|
|
3
|
Trình bày bối cảnh/mục đích của
nhóm/phiên họp
|
Chủ tọa
|
|
4
|
Các vấn đề đã được xác định - Thảo
luận/quyết định vấn đề
|
Chủ tọa
|
|
5
|
Tóm tắt/rà soát
|
Chủ tọa
|
|
6
|
Các bước tiếp theo - ngày và địa điểm
tiếp theo cho các cuộc họp Ban tham vấn chung và họp nhóm làm việc.
|
Chủ tọa
|
|
7
|
Vấn đề khác
|
Chủ tọa
|
Tài
liệu phục vụ tham vấn
Chuẩn bị tài liệu về các vấn đề được
lựa chọn tham vấn
A: Thủ tục xuất khẩu
|
TT
|
Phần
|
Nội dung
|
|
1.
|
Mục đích và phạm vi
|
Bối cảnh:
Một số thủ tục kiểm soát tại chỗ hiện
đang được tiến hành để kiểm tra và xác minh hàng hóa xuất khẩu.
Việc thiếu một hệ thống hoạt động
hiệu quả gây chậm trễ, phát sinh chi phí cho cộng đồng thương mại và không
phù hợp với các cam kết quốc tế.
Vấn đề tham vấn:
Các thủ tục xuất khẩu hiện
nay có thể được cải thiện như thế nào để nâng cao tính hiệu quả và hiệu lực?
|
|
2.
|
Tài liệu tham khảo
|
Lên danh mục tài liệu tham khảo
(báo cáo, tài liệu, biên bản họp...) và cung cấp kèm chương trình làm việc
|
|
3.
|
Ban tổ chức
|
Ban tham vấn
Chủ tọa (nêu chi tiết)
|
|
4.
|
Thành phần tham dự
|
Nêu chi tiết các đối tác được
lựa chọn
|
|
5.
|
Tiêu chí dự kiến của các đại diện
|
● Thông thạo các thủ tục xuất khẩu.
● Được ủy quyền thay mặt cho tổ chức
của mình phát biểu và đưa ra các đề xuất liên quan.
● Cam kết giải quyết vấn đề đã được
xác định
|
|
6.
|
Thời gian họp
|
(Nêu chi tiết)
|
|
7.
|
Hậu cần
|
(Nêu chi tiết)
|
|
8.
|
Các đầu việc tiếp sau phiên họp
|
● Kết thúc phiên họp, kết quả/kết luận
chính sẽ được đưa vào báo cáo để thống nhất, đồng thời thống nhất các bước tiếp
theo.
● Biên bản họp và kế hoạch hành động
chi tiết có phân công trách nhiệm sẽ được công bố trong vòng một tuần sau
phiên họp.
● Bố trí các phiên họp tiếp theo
theo yêu cầu.
● Kết quả từ quy trình tham vấn sẽ
được đưa vào báo cáo và được trình lên phiên họp Ban tham vấn chung vào tháng
... năm ...
|
|
9.
|
Phụ lục
|
1. Chương trình họp
|
|
|
|
2. Tài liệu tham khảo
|
B. Thủ tục nhập khẩu
C. ...
D. ...
Dự thảo
thư mời
[Thêm tiêu đề thư]
[Thêm địa chỉ]
Thưa Ông/Bà [nêu chi tiết]
Chúng tôi trân trọng kính mời ông/bà
cử thành viên/đại diện cho tổ chức (nêu chi tiết) tham dự phiên họp tham vấn của
…………………………. tại ………………….. (nêu rõ) lúc ……. ngày .... tháng ……. năm …….
Mục đích của buổi tham vấn là
……………………. và cùng các bên liên quan xem lại sự ảnh hưởng của những thay đổi được
đề xuất, xác định các vấn đề liên quan và cân đối về mặt thời gian. Là một
trong những đối tác quan trọng của chúng tôi, chúng tôi thực sự đánh giá cao ý
kiến và quan điểm của ông/bà và mong ông/bà tham gia và đóng góp cho Ban tham vấn.
Chúng tôi xin gửi kèm theo đây dự thảo
thông tin tham vấn và chương trình làm việc để ông/bà có thể nắm được chi tiết
về phạm vi và mục đích của Ban tham vấn.
Mong ông/bà bố trí đại diện tham dự họp
và gửi thông tin (họ tên và chức vụ của đại diện tham dự họp) về (nêu chi tiết)
trước ngày (nêu chi tiết).
Trân trọng.
KT. Ban tổ chức,
Cục trưởng Cục Hải quan....
Phụ lục:
· Thông tin tham vấn
· Chương trình làm việc
Phụ lục 2: Kỹ
năng Điều hành tham vấn của chủ tọa
1. Một số vấn đề chung
Để thực hiện tốt việc điều hành, chủ
tọa cần chú ý một số công việc sau:
a) Nội quy: Cần điều hành theo nội
quy được chuẩn bị trước và phổ biến ngay từ đầu cho những người tham dự, đảm bảo
sự đồng thuận cao. Nội quy cần làm rõ: thời gian tối đa cho một lượt phát biểu;
quy định về việc phát biểu lần thứ hai và việc góp ý sau Hội nghị bằng văn bản,
thư điện tử; giữ gìn trật tự; quyền can thiệp của chủ tọa khi cần thiết.
b) Nguyên tắc điều hành: Chủ tọa điều
hành hội nghị cần theo nguyên tắc sau đây:
- Truyền đạt thông tin phải ngắn gọn,
dễ hiểu; phần trình bày phải chiếm ít thời gian hơn để dành cho việc tiếp thu ý
kiến phản hồi của các đối tượng được tham vấn.
- Có thái độ tôn trọng, lắng nghe,
chân thành, cởi mở; thúc đẩy tương tác hai chiều.
- Các thành viên trong bàn chủ tọa đều
phải tham gia hỏi.
- Thường xuyên giữ mối liên hệ với
các đại biểu để thực hiện tốt nội dung, chương trình và các khâu thủ tục...
- Không nhận xét đúng sai về ý kiến vừa
phát biểu; không gây căng thẳng; không bộc lộ thiên kiến; áp đặt.
- Không hứa hão, không hứa sẽ giải
quyết được tất cả mọi kiến nghị.
- Chủ động có phương án xử lý tình huống
bất thường, ngoài kịch bản.
c) Cuốn chiếu: Điều hành theo phương
thức cuốn chiếu; dứt điểm từng nội dung một; khi thấy xuất hiện ý kiến trùng lặp
mà đã hết thời gian dành cho một nội dung thì chủ động chuyển sang nội dung tiếp
theo.
d) Thúc đẩy sự trao đổi: Quá trình điều
hành cần chú ý quan sát toàn cảnh; đánh giá mức độ chú ý của cử tọa để có những
giải pháp thúc đẩy sự tương tác như:
- Cần tóm tắt lại chủ đề tham vấn trước
khi nghe ý kiến phản hồi;
- Thông báo trước tên người sẽ phát
biểu tiếp theo để giữ nhịp điệu tham gia ý kiến của các đối tượng tham vấn;
- Gợi ý để người phát biểu đi đúng những
vấn đề tham vấn đã xác định, khéo léo nhắc nhở khi họ hiểu sai ý, đi lạc đề;
- Đặt mình vào vị trí bên được tham vấn
để xem họ có trả lời được không;
- Động viên các bên tham gia mạnh dạn
nói lên những suy nghĩ lâu nay về vấn đề tham vấn;
- Khi có ý kiến phát hiện vấn đề mới
về chính sách hoặc có luận cứ mới về một chủ đề quan trọng thì người điều hành
nên hỏi thêm để làm sáng rõ thông tin.
2. Trình bày vấn đề
Mặc dù thời lượng chính dành cho việc
nghe và trao đổi, nhưng chủ tọa vẫn cần phải trình bày về vấn đề cần hỏi, vấn đề
cần trao đổi thêm. Dưới đây là một số điều cần chú ý về việc trình bày vấn đề:
- Đi thẳng vào vấn đề về mục đích,
yêu cầu, nội dung tham vấn; bảo đảm thời gian trình bày hợp lý, tránh nói dài;
- Chủ tọa cần nêu rõ những vấn đề còn
có ý kiến khác nhau mà cơ quan hải quan mong muốn nhận được ý kiến đóng góp của
đối tượng tham vấn;
- Không nên trình bày theo một chiều
hoặc dùng những từ ngữ mang tính khẳng định về vấn đề tham vấn để khuyến khích
sự tham gia ý kiến;
- Đặt ra các câu hỏi để khuyến khích
người nghe cùng tham gia tích cực vào việc đóng góp về dự thảo chính sách;
- Lựa chọn cách thức trình bày thích
hợp như phát biểu tóm tắt các nội dung cần xin ý kiến; kết hợp trình bày với việc
sử dụng các thiết bị như bản trình chiếu, màn hình hiển thị... để làm tăng hiệu
quả của việc trình bày;
- Quan sát thái độ của người nghe để
điều chỉnh cách nói;
- Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ
như cử chỉ, cách ăn mặc, đi lại, nét mặt, phong thái... cũng có vai trò quan trọng
trong việc tiếp xúc, tạo nên sự gần gũi giữa chủ tọa và đại biểu.
3. Lắng nghe ý kiến
Lắng nghe ý kiến là nhiệm vụ trọng
tâm trong quá trình tham vấn để thu nhận được đầy đủ các ý kiến khác nhau về nội
dung chính sách. Cách nghe của người chủ tọa có tác động, ảnh hưởng đến những
người tham gia; khuyến khích họ tham gia ý kiến; góp phần đem lại thành công của
hội nghị, cuộc khảo sát, phỏng vấn sâu...
Khi lắng nghe, cần lưu ý một số điểm
sau đây:
- Chú ý đến nội dung chứ không phải
là cách nói;
- Không ngắt lời người nói, làm gián
đoạn nội dung trình bày;
- Vừa nghe, vừa suy nghĩ về vấn đề
người được hỏi trình bày;
- Thể hiện sự quan tâm và khích lệ
người nói bằng những cử chỉ tích cực;
- Có ý kiến trao đổi, đặt câu hỏi đúng
lúc để làm rõ thêm những điểm mà họ trình bày; tránh đưa ra những câu hỏi dồn dập
hoặc tranh luận với người nói;
- Ghi chép theo loại vấn đề: đồng
tình, phản đối, có ý kiến khác;
- Tránh đưa ra lời nhận xét vội vàng
về ý kiến của người được hỏi hoặc đi ngay đến kết luận.
4. Nêu câu hỏi, gợi ý thảo luận
Trong khi tham vấn, khi cần thiết,
người chủ tọa có thể nêu câu hỏi để làm rõ những vấn đề các bên tham gia quan
tâm hoặc giúp cho người góp ý trình bày đúng suy nghĩ của họ để có thể khai
thác tối đa hiệu quả của việc tham vấn. Dạng các loại câu hỏi tham khảo dưới
đây:
|
Loại
hình
|
Hiệu
quả sử dụng
|
Hạn
chế
|
|
Câu hỏi chung
Dùng chung cho những người tham dự,
cả nhóm; có thể viết lên bảng, giấy khổ lớn, chiếu trên màn hình qua đèn chiếu...
|
- Khuyến khích tất cả mọi người suy
nghĩ
- Cách tốt nhất để bắt đầu một cuộc
thảo luận
- Thiết lập phương hướng cho cuộc
thảo luận
|
Câu hỏi không được đặt trực tiếp
cho một ai nên không có người trả lời. Câu hỏi sai có thể làm chệch hướng của
cả quá trình thảo luận. Nếu không có đủ thời gian để suy nghĩ, có thể không
hiệu quả.
|
|
Câu hỏi cụ thể
Dùng cho cá nhân hay nhóm nhỏ
|
- Có cơ hội tốt vì câu hỏi sẽ được
trả lời
- Dành cơ hội cho những người ít
nói hay rụt rè khi thảo luận
- Có thể phá vỡ sự độc quyền trong
thảo luận của một số người hay nói
- Có thể tác động đến những người
tham dự có trình độ chuyên môn sâu trong nhóm, chẳng hạn chuyên gia pháp lý,
cán bộ điều tra...
- Có thể dùng để tham khảo khi một
quan điểm bị bỏ sót do những ý kiến không xác đáng của người khác
|
Có thể gây khó xử cho những người
chưa có sự chuẩn bị trước.
Hiệu quả hơn nếu câu hỏi mở kèm
theo một câu hỏi chung chung để quay trở về tiếp cận với tất cả những người
tham dự hội nghị.
|
|
Câu hỏi mở
Bắt đầu với các từ như Ai, Cái gì,
Khi nào, Ở đâu, Như thế nào, Tại sao. (Tại sao điều này lại xảy ra? Cần thay
đổi cái gì?)
Đó là những câu hỏi mà không thể chỉ
trả lời một cách đơn giản là có hay không
|
- Để có thông tin và phản hồi cụ thể
- Phát huy sáng tạo trong suy nghĩ
của mọi người
- Chất lượng thảo luận được cải thiện
khi tìm được những chi tiết mới
- Tốt cho việc phân tích tình hình
|
Những câu hỏi như vậy khó trả lời
hơn.
Câu hỏi bắt đầu với từ tại sao có
thể gây ra hiểu lầm như lời chất vấn.
Nếu bạn không thể hỗ trợ được cách
trả lời, tính hữu ích bị giảm sút.
|
|
Câu hỏi đóng
Đó là những câu hỏi để đối tượng
tham vấn chỉ trả lời theo phương án đã được nêu
|
- Để xác định rõ quan điểm, ý kiến
của người nói
Để tránh những giả thiết và ý tưởng
chung chung không rõ ràng
- Làm căn cứ để xác định mức độ ủng
hộ hay phản đối về những vấn đề tham vấn.
|
Mọi người đều có thể tham gia trả lời
nhưng độ chính xác của câu trả lời tùy thuộc vào trình độ, kinh nghiệm, thông
tin của người trả lời.
Vấn đề tham vấn cần cụ thể, không
thể chung chung và ôm đồm được.
|
Phụ lục 3 -
Biên bản làm việc
Biên
bản làm việc
|
Thời gian (i)
|
|
|
Địa điểm
|
|
|
Chủ trì
|
|
|
Thành phần
|
|
|
Mục đích
|
|
Nội
dung công việc
|
Nội
dung
|
Ý kiến
thảo luận (ii)
|
Kết
luận (iii)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kế
hoạch triển khai
|
Công
việc
|
Đầu
mối (iv)
|
Thời
hạn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Xác nhận các bên tham vấn
|
Cơ quan chủ trì
|
Ghi
chú:
(i) Ghi ngày tháng năm thực hiện, thời
gian bắt đầu và kết thúc
(ii) Ghi các nhóm ý kiến chính; các
phương án, giải pháp được thảo luận
(iii) Ghi nội dung đồng thuận và chưa
đồng thuận giữa các bên và giải pháp.
(iv) Ghi người chịu trách nhiệm chính
và người phối hợp
Phụ lục 4: Gợi
ý bố cục báo cáo tham vấn
Phần Một - Bối cảnh vấn đề
- Giải thích rõ vì sao chọn vấn đề
đưa ra tham vấn.
- Mức độ bức xúc; tính điển hình; phạm
vi tác động; tính khả thi trong việc tìm ra giải pháp để xử lý vấn đề được đưa
ra tham vấn.
- Mức độ phù hợp với những quan tâm
và ưu tiên trong hoạt động của cơ quan hải quan các cấp.
- Mục đích, yêu cầu của các hoạt động
tham vấn về vấn đề được chọn.
- Thu thập thông tin từ những nguồn
nào, từ những đối tượng nào, các chính sách và văn bản quy phạm pháp luật gắn với
chủ đề, có những tài liệu gì (kèm theo các tài liệu liên quan).
- Tóm tắt một số thông tin hành chính
liên quan đến quá trình tham vấn: thời gian bắt đầu và kết thúc, các hoạt động
chính, các địa điểm; người tham gia chính và người phối hợp; thành phần được mời
đến cung cấp thông tin trong các hoạt động tham vấn; số lượt ý kiến phát biểu,
số lượng phiếu phát ra và thu vào...(chỉ cần nêu rất tóm tắt, nhưng cần kèm
theo các tài liệu phụ lục).
Phần Hai - Những nội dung lớn và
quan điểm của cơ quan hải quan
- Tóm lược các nhóm nội dung lớn, có
dẫn chứng bằng các con số, chứng cứ, lập luận, trích dẫn của cuộc tham vấn.
- Thuyết minh các phương án đưa ra thảo
luận trong quá trình tham vấn, phân tích, so sánh các phương án đã đề xuất,
trình bày các ưu, nhược điểm của từng phương án một cách thuyết phục để chứng
minh phương án được lựa chọn rõ ràng có ưu thế hơn so với các phương án khác, để
từ đó lựa chọn phương án nào phù hợp nhất và làm rõ tại sao lại lựa chọn phương
án này và loại bỏ các phương án khác. Để thuyết minh cho phương án đã chọn, cần
dựa vào các căn cứ sau để tìm các phương án thích hợp nhằm giải quyết vấn đề:
+ Nhận diện các biện pháp KHÔNG có hiệu
quả trong quá khứ. Có thể loại trừ ngay các biện pháp này hoặc sử dụng các bài
học rút ra để thiết kế giải pháp tốt hơn.
+ Nghiên cứu kinh nghiệm của các địa
phương khác (thậm chí kinh nghiệm nước ngoài) trong việc giải quyết những vấn đề
tương tự.
+ Đối chiếu tương quan chi phí-lợi
ích của các phương án, xem phương án nào có lợi ích ròng lớn nhất thì chọn phương
án đó.
+ Nhiều khi phương án có lợi ích ròng
lớn nhất chưa chắc đã được chọn, mà còn phụ thuộc vào bối cảnh chính trị-xã hội
của địa phương.
Phần Ba - Kiến nghị
Từ những nhận xét, quan điểm của cơ quan
hải quan nói trên, phần này đưa ra các kiến nghị đối với các nhóm vấn đề đó.
Phần phụ lục: gồm các tài liệu sau
1. Các báo cáo của cơ quan hải quan
các cấp; các ý kiến của các bên liên quan gửi đến,...
2. Các loại văn bản, tài liệu phục vụ
tham vấn.
3. Các tài liệu truyền thông.
4. Các tài liệu tham khảo gián tiếp
khác đã sử dụng để viết báo cáo.