BỘ Y TẾ
CỤC QUẢN LÝ DƯỢC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 478/QĐ-QLD
|
Hà Nội, ngày 10 tháng 08 năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, VẬN CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG VẮC
XIN PHÒNG COVID-19
CỤC TRƯỞNG CỤC QUẢN LÝ DƯỢC
Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày
20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Quyết định số 7868/QĐ-BYT ngày 28
tháng 12 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý Dược thuộc Bộ Y tế;
Căn cứ Quyết định số 3043/QĐ-BYT ngày 24
tháng 6 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc thành lập Ban chỉ đạo triển khai
Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc;
Căn cứ Thông tư số 03/2018/TT-BYT
ngày 09 tháng 02 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực
hành tốt phân phối thuốc, nguyên
liệu làm thuốc;
Căn cứ Thông tư số 36/2018/TT-BYT
ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về Thực
hành tốt bảo quản thuốc,
nguyên liệu làm thuốc;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Quản lý
Kinh doanh dược và Trưởng phòng Quản lý chất lượng thuốc.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành các hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản và sử dụng vắc xin
phòng COVID-19 trong Chiến dịch tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 toàn quốc tại
Phụ lục kèm theo Quyết định này.
Điều 2. Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ theo nội dung các hướng dẫn này
để xây dựng và ban hành các quy trình chuyên môn áp dụng cho hoạt động tại cơ
quan, đơn vị.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.
Điều 4. Các
ông, bà: Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng: Quản lý kinh doanh dược, Quản lý chất
lượng thuốc - Cục Quản lý Dược, Viện trưởng Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương và
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ trưởng Nguyễn Thanh Long (để b/c);
- Các Thứ trưởng (để b/c);
-
Cục trưởng Vũ Tuấn Cường (để b/c);
- Website Cục QLD;
- Lưu: VT, CL.
|
KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Lê
Việt Dũng
|
PHỤ LỤC
CÁC
HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC TIẾP NHẬN, VẬN CHUYỂN, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG VẮC XIN PHÒNG
COVID-19 TRONG CHIẾN DỊCH TIÊM CHỦNG VẮC XIN PHÒNG COVID-19 TOÀN QUỐC
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 478/QĐ-QLD ngày 10 tháng 8 năm 2021 của Cục trưởng
Cục Quản lý Dược về việc ban hành Hướng dẫn về việc tiếp nhận, vận chuyển,
bảo quản và sử dụng vắc xin phòng COVID-19)
STT
|
Tên hướng dẫn
|
1
|
Tiếp nhận vắc xin
|
2
|
Bảo quản vắc xin trong tủ lạnh dương
|
3
|
Bảo quản dung môi
|
4
|
Bảo quản vắc xin trong tủ âm sâu
|
5
|
Bảo quản vắc xin âm sâu trong thùng
cách nhiệt
|
6
|
Theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin
|
7
|
Làm đông băng và rã đông băng bình
tích lạnh
|
8
|
Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh
|
9
|
Vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh
|
10
|
Vận chuyển vắc xin bằng hòm lạnh
|
11
|
Bảo dưỡng tủ lạnh
|
12
|
Xử lý tình huống khẩn cấp
|
13
|
Phân bổ và cấp phát vắc xin
|
14
|
Kiểm kê vắc xin, dung môi
|
15
|
Thu hồi, biệt trữ vắc xin
|
16
|
Xử lý sự cố khi vận chuyển
|
17
|
Vận chuyển vắc xin COVID-19 từ sân bay
tới các kho bảo quản
|
18
|
Xuất trả thùng bảo quản vắc xin cho
nhà sản xuất
|
HƯỚNG
DẪN TIẾP NHẬN VẮC XIN, DUNG MÔI
1. Mục tiêu
Hướng dẫn này nhằm giúp các nhân viên
tham gia vào hoạt động tiếp nhận thực hiện đầy đủ và thống nhất các bước tiếp
nhận vắc xin, dung môi đảm bảo an toàn, giảm thiểu ảnh hưởng của môi trường
xung quanh (nhiệt độ, ánh sáng...) đến chất lượng vắc xin/dung môi và tránh nhầm
lẫn.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
Các thiết bị dây chuyền lạnh và dụng cụ
theo dõi nhiệt độ bao gồm: tủ lạnh dương, hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh),
thiết bị theo dõi nhiệt độ.
Văn bản cấp phát vắc xin, sổ quản lý vắc
xin, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho...
3. Quy trình
3.1. Chuẩn bị
3.1.1. Chuẩn bị thiết bị lạnh đảm bảo đủ
dung tích cần thiết để chứa vắc xin trước khi tiếp nhận vắc xin.
- Tủ lạnh dương: bảo quản vắc xin ở nhiệt
độ +2°C đến +8°C.
- Trường hợp các tủ lạnh vẫn còn vắc xin
đang bảo quản, cán bộ kho thực hiện sắp xếp lại các vắc xin đang bảo quản đảm bảo
đủ diện tích và ngăn cách tránh nhầm lẫn cho việc sắp xếp các vắc xin mới.
3.1.2. Kiểm tra và Chuẩn bị đủ các thiết
bị theo dõi nhiệt độ bảo quản vắc xin phù hợp đối với từng thiết bị lạnh: Kiểm tra tình
trạng hoạt động của các thiết bị theo dõi nhiệt độ của từng tủ lạnh, Thiết bị
ghi nhiệt độ tự động,
3.1.3. Chuẩn bị sổ quản lý vắc xin để ghi chép
thông tin khi tiếp nhận.
3.1.4. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay
trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.
3.2. Các bước thực hiện
TT
|
Nội dung công
việc
|
Phân công
|
1
|
Bàn giao hồ sơ liên quan: phiếu xuất
kho/biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng lô vắc xin tiếp nhận.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tiếp nhận vắc xin
Cán bộ giao vắc xin.
|
2
|
Kiểm tra nhiệt độ bảo quản vắc xin khi
tiếp nhận (nhiệt độ của xe lạnh, nhiệt độ của từng hòm lạnh vận chuyển vắc
xin). Ghi lại nhiệt độ vào biên bản giao nhận.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tiếp nhận vắc xin
Cán bộ giao vắc xin.
|
3
|
Bàn giao vắc xin:
Kiểm tra, đối chiếu từng loại vắc xin,
dung môi với phiếu xuất kho:
* Về cảm quan:
Kiểm tra tình trạng xe vận chuyển/thùng
lạnh: tình
trạng
bên ngoài, vệ sinh, việc sắp xếp,
Kiểm tra tình trạng của từng thùng/hộp
vắc xin: tính nguyên vẹn, tình
trạng nhiễm bẩn,...
* Về chi tiết: Kiểm tra đối chiếu với
các hồ sơ liên quan:
- Tên vắc xin/dung môi
- Số lô, hạn sử dụng,
- Số lượng vắc xin của từng lô
- Tình trạng thiết bị theo dõi nhiệt độ,
- Nhiệt độ của từng thùng lạnh vận
chuyển vắc xin
- Thời gian tiếp nhận (giờ cụ thể,
ngày...) mở kiểm tra của từng thùng lạnh bảo quản vắc xin
Nếu có vấn đề gì bất thường hoặc không
đúng với phiếu xuất (ví dụ: bao bì nhiễm bẩn, rách, mờ chữ hoặc số lượng vắc
xin, số lô, hạn sử dụng,...) báo cáo lãnh đạo và tuyến trên để kịp thời xử lý
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tiếp nhận vắc xin
Cán bộ giao vắc xin.
|
4
|
Sắp xếp vắc xin vào thiết bị lạnh theo
đúng Hướng dẫn bảo quản vắc xin trong tủ lạnh.
|
Cán bộ quản lý kho
|
5
|
Sắp xếp dung môi vào giá/kệ trong kho.
|
Cán bộ quản lý kho
|
6
|
Ký vào biên bản giao nhận/ phiếu xuất
kho và lưu vào hồ sơ nhận vắc xin/dung môi.
|
Cán bộ quản lý kho
|
7
|
Ghi chép các thông tin vắc xin, dung
môi vào mục “Nhận” trong sổ quản lý vắc xin: tên đơn vị giao, loại vắc xin,
dung môi, nơi sản xuất, số lượng, số lô, hạn sử dụng, nhiệt độ/tình trạng chỉ
thị nhiệt độ lọ vắc xin VVM (nếu có), tình trạng cảm quan,...
|
Cán bộ quản lý kho
|
HƯỚNG
DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ LẠNH DƯƠNG
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn nhân viên quản lý
kho, các nhân viên khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản vắc xin/dung môi
cách sắp xếp, bảo quản vắc xin/dung môi an toàn trong tủ lạnh dương theo đúng quy định,
giảm thiểu các sai sót và tác động của nhiệt độ, ánh sáng... ảnh hưởng đến chất lượng
vắc xin.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Tủ lạnh dương.
- Thiết bị theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế,
thiết bị ghi nhiệt độ tự động, chỉ thị đông băng điện tử (nếu có).
- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.
3. Quy trình
3.1. Nguyên tắc chung
- KHÔNG để các loại thuốc, hóa chất, bệnh
phẩm, thực phẩm và đồ uống trong tủ lạnh bảo quản vắc xin.
- KHÔNG bảo quản vắc xin đã hết hạn, vắc
xin có nhãn bị mốc trong tủ lạnh bảo quản vắc xin cùng với các vắc xin khác.
- KHÔNG mở cửa tủ lạnh thường xuyên và
khi không cần thiết. Cần có bảng danh mục các loại vắc xin đang bảo quản dán ở
bên ngoài tủ lạnh.
3.2. Rửa tay: Nhân viên phải rửa tay
trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.
3.3. Các bước thực hiện
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1.
|
Đặt hộp vắc xin trong giỏ của tủ lạnh.
KHÔNG BAO GIỜ được tháo bỏ giỏ của tủ
để có thêm dung tích bảo quản. Để chừa khoảng trống (2cm) giữa các hộp vắc
xin để khí lạnh có thể lưu thông.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc
xin
|
2.
|
Sắp xếp riêng từng loại vắc xin, theo
lô, theo hạn sử dụng để có thể dễ dàng cấp phát để sử dụng theo nguyên tắc hạn
dùng hết trước, vắc xin nhận trước ưu tiên cấp phát sử dụng trước.
Giữa các vắc xin khác nhau nếu phải sắp
xếp trong tủ lạnh thì phải có ngăn cách vật lý. Giữa các hộp của các lô vắc
xin khác nhau phải có dấu hiệu ngăn cách.
Trường hợp vắc xin nhận sau nhưng có hạn
dùng hết trước thì ưu tiên cấp phát trước theo hạn dùng.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc
xin
|
3.
|
Để thiết bị theo dõi nhiệt độ cùng vắc
xin vào vị trí đã được hướng dẫn.
|
Cán bộ quản lý kho Cán bộ tham gia sắp
xếp, bảo quản vắc xin
|
4.
|
Kiểm tra, theo dõi nhiệt độ tủ lạnh bảo
quản vắc xin hàng ngày và ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi nhiệt độ theo Hướng
dẫn theo dõi và ghi chép nhiệt độ bảo quản vắc xin.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc
xin
|
HƯỚNG
DẪN BẢO QUẢN DUNG MÔI
1. Mục tiêu
Dung môi cần được bảo quản ở nhiệt độ
thích hợp, nhiệt độ phòng (≤ 25 °C) hoặc từ +2°C đến +8°C. Tài liệu này hướng
dẫn cán bộ quản lý kho, các cán bộ khác có tham gia vào các hoạt động bảo quản
Dung môi cách sắp xếp, bảo quản dung môi an toàn theo đúng quy định, giảm thiểu
các sai sót ảnh hưởng đến chất lượng dung môi.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Tủ lạnh dương.
- Giá/kệ bảo quản dung môi.
- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.
3. Quy trình
3.1. Nguyên tắc chung:
- Dung môi cần được bảo quản ở nơi khô
ráo, không tiếp xúc trực tiếp với các bề mặt có nguy cơ ẩm, mốc
- Dung môi được sắp xếp trên giá kệ, tủ,
KHÔNG để dung môi sát tường, sát đất.
- Dung môi có thể được bảo quản ở nhiệt
độ phòng (≤25°C) và cần được
bảo quản ở nhiệt độ +2°C đến +8°C trước khi pha hồi chỉnh vắc xin 24 giờ.
- KHÔNG được để đông băng dung môi.
3.2. Rửa tay: Nhân viên phải
rửa tay trước khi cầm vào hộp, lọ vắc xin.
3.3. Bảo quản dung môi ở
nhiệt độ phòng (≤25°C):
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1.
|
Đặt hộp dung môi trên giá kệ, chừa khoảng
trống (2cm) giữa các hộp dung môi để không khí có thể lưu thông. KHÔNG đặt hộp
dung môi sát tường, sát đất
Các lọ dung môi lẻ cần được đặt trong
hộp, giỏ nhỏ, có nhãn để nhận biết thông tin về tên, số số, hạn dùng và không
để các lọ dung môi lẻ của các lô khác nhau vào cùng hộp hoặc giỏ
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc
xin
|
2.
|
Sắp xếp riêng từng loại dung môi, theo
từng lô, để tránh nhầm lẫn để thuận tiện và tránh nhầm lẫn trong
việc cấp phát cùng vắc xin.
Không để các thùng dung môi khác lô
trên cùng giá kệ, trường hợp điều kiện không cho phép phải để trên cùng giá,
kệ phải có ngăn cách vật lý và biển hiểu rõ ràng
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc
xin
|
3.
|
Trước khi pha hồi chỉnh, dung môi cần
được bảo quản ở nhiệt độ +2°C đến +8°C trong tối thiểu 24 giờ
Trong thời gian bảo quản dung môi
trong tủ lạnh, dung môi
không được xếp lẫn lộn cùng vắc xin, phải có biện pháp ngăn cách và phân biệt
đảm bảo chống nhầm lẫn.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ tham gia sắp xếp, bảo quản vắc
xin
|
HƯỚNG
DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN TRONG TỦ ÂM SÂU
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn cán bộ phụ trách
kho thực hiện bảo quản vắc xin trong tủ lạnh âm sâu đảm bảo an toàn cho vắc
xin, giảm thiểu các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin và an toàn cho thủ
kho.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu trang, kính bảo hộ,
găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng.
- Tủ lạnh âm sâu.
3. Thuật ngữ - Từ viết tắt
- FIFO: Nguyên tắc cấp phát “Nhập trước
- Xuất trước”
- FEFO: Nguyên tắc cấp phát “Hết hạn trước
- Xuất trước”
- Khu vực an toàn: là các vị trí trong tủ
lạnh có nhiệt độ đảm bảo trong khoảng từ - 80°C đến -60°C, được xác định sau
khi đánh giá độ đồng đều nhiệt độ từng khoang lạnh.
4. Các bước tiến hành
4.1. Đảm bảo An toàn
cho người:
+ Tối thiểu phải có 2 người khi thực hiện
tiếp nhận, sắp xếp bảo quản vắc xin âm sâu có sử dụng đá khô hoặc tủ âm sâu
+ Trước khi mở thùng cách nhiệt vận chuyển
vắc xin Pfizer có sử dụng đá khô (CO2) và sử dụng tủ lạnh âm sâu cần
mặc áo ấm, đeo khẩu trang, găng tay dày không thấm nước, kính bảo hộ kín mắt,
đi ủng.
+ Không tiếp xúc trực tiếp vào đá khô và
các khay/ thành của tủ lạnh âm sâu.
+ Tránh hít khí lạnh từ đá khô và tủ lạnh
âm sâu
Lưu ý an toàn: Sơ cứu
khi có tai nạn với đá khô:
• Hít phải khí CO2: Nếu cảm
thấy khó thở hoặc đau đầu, đây có thể là những dấu hiệu cho thấy đã hít phải
quá nhiều khí CO2. Di chuyển ngay đến nơi có không khí trong lành.
Chăm sóc/ tư vấn y tế cơ quan ngay lập tức (VD: thông thoáng đường thở, nằm nghỉ
đầu cao, thở oxy...)
• Nuốt phải: Hãy xúc miệng bằng nước sạch
ngay nếu có thể. Không đưa bất cứ thứ gì vào miệng người đang bất tỉnh. Không
gây nôn trừ khi có chỉ dẫn của nhân viên y tế. Đưa cấp cứu nếu tổn thương thực
thể.
• Tiếp xúc với mắt: Rửa kỹ mắt bằng nhiều
nước trong ít nhất 15 phút, nâng mí mắt dưới và trên để tránh bị dính. Đưa cấp cứu ngay...
• Tiếp xúc với da: Cởi quần áo bị nhiễm
bẩn (nếu được), xối rửa khu vực tiếp xúc với một lượng lớn nước để tan băng. Có
thể sử dụng xà phòng để rửa, không chà xát khu vực bị ảnh hưởng. Đưa cấp cứu nếu
nghi có tổn thương thực thể...
4.2. Bảo quản vắc xin
an toàn:
Thủ kho thực hiện
4.2.1. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều
kiện âm sâu (vắc xin chưa rã đông)
a. Ngay sau khi mở thùng cách nhiệt vận
chuyển vắc xin để kiểm nhập tiếp nhận, mở cửa tủ lạnh âm sâu để xếp các khay vắc
xin vào các khoang của tủ lạnh. Lưu ý mỗi lần chỉ xếp vắc xin nhận tối đa 3/4 tổng thể tích
bảo quản của tủ lạnh.
b. Mỗi lần mở cánh cửa tủ lạnh không quá
3 phút hoặc nhiệt độ tủ tăng tới -60°C/ có phát âm thanh cảnh báo.
c. Sắp xếp hộp vắc xin theo lô, theo hạn
sử dụng để thuận tiện cho việc theo dõi kiểm tra, cấp phát (tuân thủ nguyên tắc
FIFO, FEFO và theo hiển thị VVM). Để khoảng cách 5-10 cm theo chiều thẳng đứng
để phân biệt giữa các lô/ các loại vắc xin và lưu thông không khí. Phải đảm bảo nhìn thấy
được nhãn của các hộp.
d. Gắn thẻ phân loại sản phẩm vào giá/
thùng của mỗi lô vắc xin/dung môi (theo phụ lục kèm theo)
e. Các hộp lẻ/lọ lẻ phải để trong các
khay/giỏ đựng.
f. Loại bỏ các lọ/hộp vắc xin không đảm
bảo chất lượng (hết hạn dùng) ra khỏi tủ lạnh, lưu trong khu vực Biệt trữ chờ hủy.
4.2.2. Nếu vắc xin chuyển đến trong điều
kiện lạnh +2°C tới +8°C (vắc xin đã tan băng): sắp xếp vắc xin vào tủ
lạnh dương theo quy trình.
4.3. Theo dõi kiểm soát
nhiệt độ bảo quản vắc xin: Thủ kho thực hiện
- Hàng ngày kiểm tra nhiệt độ hiển thị
trên màn hình điều khiển của tủ lạnh, 2 lần ngày (sang lúc đến và chiều lúc về
đủ 7 ngày/tuần.
- Ghi lại nhiệt độ vào bảng theo dõi (phụ
lục 1 Bảng theo dõi nhiệt độ tủ âm sâu).
- Cuối mỗi tuần ghi nhận xét và để vào
file lưu trữ.
- Hàng tháng cắm USB vào ổ lưu tủ lạnh,
sao lưu/in dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin từ thiết bị theo dõi nhiệt độ của
mỗi tủ lạnh.
4.4. Ghi chép, lưu trữ
hồ sơ quản lý vắc xin: Thủ kho thực hiện
- Mỗi tủ lạnh phải có thẻ kho ghi rõ lô,
hạn dùng, thời gian, nơi nhận/ cấp phát, số lượng nhập/xuất/tồn (mẫu thẻ kho)
và sơ đồ vị trí vắc xin bảo quản trong tủ (Phụ lục 4) để thuận tiện cấp phát,
tránh việc mở tủ tìm vắc xin.
- Ghi chép quản lý các thông tin vắc xin
bảo quản, cấp phát vào sổ quản lý
- Kiểm kê vắc xin hàng tháng và ghi
thành biên bản. Ghi kết quả kiểm tra cảm quan vật lý từng lô vắc xin và ghi vào
biên bản.
Phụ lục 1: BẢNG
THEO DÕI NHIỆT ĐỘ TỦ ÂM SÂU
Từ ngày …/…/20... đến ngày …/…/20...
Tủ âm số: ...
Ngày
|
|
|
|
|
|
|
|
Nhiệt độ (°C)
|
S
|
C
|
S
|
C
|
S
|
C
|
S
|
C
|
S
|
C
|
S
|
C
|
S
|
C
|
-30
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-40
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-50
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-55
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-60
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-61
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-62
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-63
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-64
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-65
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-66
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-67
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-68
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-69
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-70
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-71
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-72
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-73
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-74
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-75
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-76
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-77
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-78
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-79
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-80
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-82
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-84
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-86
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-88
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
-90
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: S- Nhiệt độ ghi vào buổi sáng (từ 8.00-9.00)
C- Nhiệt độ ghi vào buổi chiều (từ
16.00-17.00)
NHẬN XÉT
Thời gian
|
Diễn biến nhiệt
độ
|
Biện pháp khắc
phục
|
|
|
|
|
|
|
Chú ý: + Ghi lại diễn biến nhiệt độ bất thường, lý
do và cách khắc phục
+ Không có diễn biến nhiệt độ bất thường:
ghi Tủ hoạt động bình thường
Đơn vị: ..........................
THẺ KHO
Tên vắc xin: ............................................................................................................
Lô: .............................................. Hạn
dùng:
....................................
Từ ngày: .................................... Đến ngày:
....................................
Thời gian
|
Diễn giải
|
Số lượng (liều)
|
Nhập
|
Xuất
|
Tồn
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Giám sát
|
Quản lý kho
(ký)
|
SƠ ĐỒ VẮC XIN BẢO
QUẢN TRONG TỦ ÂM SÂU ...
Từ ngày: ....................................
Đến
ngày: ....................................
KHOANG TỦ
|
TÊN VẮC XIN
|
LÔ
|
SỐ LƯỢNG (liều)
|
1
|
|
|
|
2
|
|
|
|
3
|
|
|
|
4
|
|
|
|
Quản lý kho (ký)
HƯỚNG
DẪN BẢO QUẢN VẮC XIN Ở NHIỆT ĐỘ ÂM SÂU TRONG
THÙNG CÁCH NHIỆT CỦA HÃNG PFIZER
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn các bước thực hiện
bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chuyên dụng bảo quản vắc xin ở điều kiện nhiệt
độ âm sâu nhằm đảm bảo an toàn cho người và vắc xin.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Trang bị bảo hộ: Áo choàng + mũ, khẩu
trang, kính bảo hộ, găng tay cách nhiệt không thấm nước, ủng
- Đá khô kích thước 1*2cm: đặt mua trước
24h để đảm bảo có đủ đá khô cho nhu cầu bổ sung (khoảng 10-15kg/thùng)
- Dụng cụ xúc đá khô: Xẻng/ muôi nhựa
- Có 2 loại thùng cách nhiệt chuyên dụng
để bảo quản, vận chuyển vắc xin của hãng
Pfizer BioNTech: SOFTBOX và AEROSAFE.
3. Quy trình bổ sung đá khô khi bảo quản
vắc xin lâu dài ở nhiệt độ âm sâu bằng thùng cách nhiệt chuyên dụng của hãng
Pfizer
LƯU Ý QUAN TRỌNG khi dùng thùng
cách nhiệt chuyên dụng để bảo quản vắc xin ở nhiệt độ âm sâu:
- Cần bảo quản thùng cách nhiệt ở nhiệt
độ phòng từ 15°C đến 25°C để duy trì khả năng giữ nhiệt độ ÂM SÂU tốt nhất.
- Để duy trì mức độ đá khô và nhiệt độ
âm sâu của vắc xin cần thực hiện:
Ø 2x/ngày: Không nên mở thùng
cách nhiệt vận chuyển quá 2 lần một ngày
Ø 3 phút: Không nên mở thùng
cách nhiệt vận chuyển quá 3 phút mỗi lần
Ø 5 ngày: Bổ sung đá khô trong
thùng cách nhiệt vận chuyển 5 ngày một lần
- Nếu phải mở nắp thùng cách nhiệt nhiều lần hơn trong ngày
thì cần bổ sung đá khô thường xuyên hơn.
- Mọi vật tư đi kèm trong thùng các nhiệt
cần được giữ cẩn thận trong thùng cách nhiệt để trả lại nhà sản xuất tái sử dụng.
3.1. Chuẩn bị trước khi nhận/ khi bổ
sung đá khô cho thùng cách nhiệt
- Có tối thiểu 2 nhân viên thực hiện nhiệm
vụ
- Nhân viên tiếp xúc đá khô cần mặc đồ bảo
hộ: quần áo ấm dài tay, ủng, kính, găng tay, khẩu trang để tránh bỏng lạnh
- Mở cửa thông thoáng/ bật quạt thông
gió tại khu vực bảo quản thùng cách nhiệt, bổ sung đá khô để tránh bị ngạt khí
CO2.
- Đặt biển cảnh báo tại vị trí bổ sung
đá khô: CẢNH BÁO: ĐẢM BẢO AN TOÀN TIẾP XÚC ĐÁ KHÔ
3.2. Trong vòng 24 giờ đầu sau khi nhận
được vắc xin: phải mở thùng, kiểm tra và bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chứa
vắc xin.
3.3. Quy trình bổ sung đá khô
3.3.1. Đặt thùng cách nhiệt cần bổ sung
đá khô xuống kệ (panet)
Khi bổ sung đá khô cho thùng nào hãy đặt
thùng đó xuống kệ (không tiếp xúc sàn kho).
3.3.2. Quy trình bổ sung
đá khô với thùng cách nhiệt SOFTBOX
3.2. Trong vòng 24 giờ đầu sau khi nhận
được vắc xin: phải mở thùng, kiểm tra và bổ sung đá khô vào thùng cách nhiệt chứa
vắc xin.
3.3. Quy trình bổ sung đá khô
3.3.1. Đặt thùng cách nhiệt cân bổ sung
đá khô xuống kệ (panet)
Khi bổ sung đá khô cho thùng nào hãy đặt
thùng đó xuống kệ (không tiếp xúc sàn kho).
3.3.2. Qui trình bổ sung đá khô với thùng
cách nhiệt SOFTBOX
1. Ghi nhớ về các thành phần bên trong
thùng cách nhiệt để thực hiện bổ sung đá khô được nhanh nhất (trong vòng 3
phút với mỗi thùng)
Nắp xốp cách nhiệt gắn vào nắp
thùng carton và có gắn thiết bị theo dõi nhiệt độ, dây dẫn đầu dò
nhiệt.
Hộp chứa các khay vắc
xin khi dùng
xong phải để lại trong
thùng để trả lại nhà sản xuất
|

|
2. Mở thùng cách nhiệt (E) bằng cách cắt
băng dính bên ngoài, dùng ba ngón tay đặt vào khe khuyết để nhấc nắp xốp gắn
vào vỏ thùng lên (D). Tránh làm rách vỏ, đứt dây đầu dò
|

|
3. Sử dụng tay đeo găng nhấc túi gói đá
khô (A) ra ngoài, đặt xuống kệ
|

|
4. Dùng dụng cụ để xúc đá khô đổ vào xung
quanh khoang chứa hộp đựng vắc
xin (C), sao cho đá khô chỉ đầy đến mép trên (bằng) của hộp vắc xin
|

|
Đặt lại gói chứa đá khô (A) lên trên hộp vắc
xin. mở túi (A) ra nhẹ nhàng và đổ thêm đá khô, dàn đều (không đổ
quá đầy).
|

|
6. Gói túi đá khô (A) lại vuông vắn như lúc đầu,
sao cho gói đá phủ kín khoang chứa và phẳng ngang với mép trên của thùng xốp cách nhiệt
|

|
7. Đậy nắp xốp (D) và nắp
carton của thùng cách nhiệt (E) rồi dùng băng keo dán kín. Bảo quản thùng vắc
xin ở nơi thông thoáng dưới 25 °C
|

|
3.3.3. Qui trình bổ sung đá khô của
thùng cách nhiệt AEROSAFE
1. Ghi nhớ về các thành phần bên trong
thùng cách nhiệt vận chuyển để thực hiện bổ sung đá khô được nhanh nhất trong
vòng 3 phút với mỗi thùng vắc.
Nắp xốp gắn với thùng
carton bằng dải nhôm mỏng và có gắn thiết bị theo dõi
nhiệt độ, tránh làm rách.
Khay chứa đá phải để
lại trong thùng khi trả lại nhà sản xuất
|

|
2. Mở thùng cách nhiệt (E) bằng cách cắt
băng dính bên ngoài, mở nắp thùng carton ra. Dùng tay đeo găng luồn vào vết cắt
khuyết để nhấc nắp xốp cách nhiệt (D) lên, tránh làm rách băng nhôm, đứt dây
đầu dò
|

|
3. Dùng tay đeo găng cách nhiệt năm
vào dây đai nhấc khay chứa đá khô ra (A), đặt xuống bên cạnh thùng
|

|
4. Dùng dụng cụ xúc đá khô đổ vào
khoang chứa xung quanh thùng, sao cho đá khô chỉ bằng mép trên (bằng) của
khoang chứa vắc xin
|

|
5. Đặt lại khay chứa đá khô (A) lọt khít
trên khoang chứa vắc xin, sau đó bổ sung thêm đá khô đầy khay (A), không đổ
quá đầy.
|

|
6. Đậy nắp xốp (D) và nắp
carton của thùng cách nhiệt (E), dùng băng keo dán kín. Bảo quản thùng vắc
xin ở nơi thông thoáng dưới 25 °C.
|

|
Bảng theo dõi bổ
sung đá khô của thùng cách nhiệt số 0.n.
Từ ngày …/…/20… tới ngày …/…/20...
TT
|
Giờ/phút
|
Ngày/tháng/
năm
|
Người thực hiện
(Ký/ghi tên)
|
Lượng đá khô
bổ sung
(ước tính)
|
Người giám
sát (ký)
|
1
|
|
|
|
.?. kg
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
(Lưu trữ hồ sơ tại kho đơn vị)
HƯỚNG
DẪN THEO DÕI VÀ GHI CHÉP NHIỆT ĐỘ BẢO QUẢN VẮC XIN
1. Mục tiêu
Vắc xin cần được bảo quản ở nhiệt độ
thích hợp do dễ bị hỏng nếu không được bảo quản theo đúng nhiệt độ quy định.
Tài liệu này hướng dẫn những công việc và yêu cầu đối với việc theo dõi, ghi
chép nhiệt độ hàng ngày trong quá trình bảo quản vắc xin để kịp thời xử trí khi
nhiệt độ ngoài khoảng khoảng cho phép nhằm đảm bảo vắc xin được an toàn, chất
lượng
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.
- Các dụng cụ theo dõi nhiệt độ: nhiệt kế,
chỉ thị đông băng điện tử, thiết bị ghi nhiệt độ tự động.
3. Quy trình
TT
|
Nội dung công
việc
|
Phân công
|
1. Chuẩn bị
|
1.1
|
Đặt 1 thiết bị ghi nhiệt độ tự động
trong mỗi thiết bị lạnh bảo quản vắc xin.
Đặt 1 chỉ thị đông băng điện tử (nếu
có) cùng với vắc xin dễ bị hỏng bởi nhiệt độ đông băng. Không được để ở
khoang tủ có nhiệt độ âm. Thiết bị phải được mã hóa (đánh số) theo thiết
bị lạnh (tủ lạnh)
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo
quản vắc xin
|
|
Vị trí đặt các thiết bị theo dõi nhiệt
độ:
- Đối với nhiệt kế và thiết bị ghi nhiệt
độ tự động: đặt cùng với vắc xin, ở vị trí dễ theo dõi và có nguy
cơ dễ bị thay đổi nhiệt độ do các thao tác đóng mở cửa tủ lạnh.
- Đối với chỉ thị đông băng điện tử: đặt
cùng các vắc xin nhạy cảm với nhiệt độ đông băng. Không được để ở khoang tủ
có nhiệt độ âm.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo
quản vắc xin
|
1.2
|
Ghi rõ số mã hóa của từng thiết bị lạnh
vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ hàng ngày.
|
Cán bộ quản lý kho
|
2. Hàng ngày
|
2.1
|
Kiểm tra nhiệt độ của thiết bị ghi nhiệt
độ tự động và ghi vào biểu đồ theo dõi 2 lần/ngày vào đầu buổi sáng (khi đến)
và cuối buổi chiều (trước khi ra về), đủ 7 ngày/tuần kể cả ngày nghỉ thứ 7,
chủ nhật và ngày nghỉ lễ.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo
quản vắc xin
|
2.2
|
Kiểm tra chỉ thị nhiệt độ lọ vắc xin,
chỉ thị đông băng (nếu có).
Khi phát hiện có trường hợp bất thường
phải
báo
cáo lãnh đạo/người giám sát để thực hiện theo Quy trình xử trí sự cố trong bảo
quản vắc xin.
|
Cán bộ quản lý kho
|
2.3
|
Kiểm tra diễn biến nhiệt độ
trong ngày của thiết bị ghi nhiệt độ tự động sau mỗi 24 giờ và
ghi lại nhiệt độ cao nhất, thấp nhất vào biểu đồ theo dõi nhiệt độ.
Nhiệt độ theo dõi hàng ngày phải nằm
trong khoảng giới hạn cho phép đã quy định.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo
quản vắc xin
|
2.4
|
Khi nhiệt độ ngoài khoảng cho phép,
báo cáo lãnh đạo/người giám sát và thực hiện theo Quy trình xử trí sự cố
trong bảo quản vắc xin.
|
Cán bộ thực hiện công tác theo dõi, bảo
quản vắc xin
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
|
3. Hàng tháng
|
3.1
|
Cuối mỗi tháng đánh giá và
ghi nhận xét về tình trạng nhiệt độ trong quá trình bảo quản của mỗi thiết bị
lạnh trong tháng, có chữ ký của người giám sát vào biểu đồ theo dõi.
|
Nhân viên quản lý kho vắc xin.
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
|
3.2
|
Thay biểu đồ theo dõi nhiệt độ
cho tháng mới và lưu lại biểu đồ theo dõi của tháng trước. Ghi đầy đủ thông tin vào
biểu đồ theo dõi nhiệt độ (số thiết bị lạnh, ngày bắt đầu và kết thúc theo
dõi...).
|
Nhân viên quản lý kho vắc xin
|
3.3
|
In/ sao lưu dữ liệu nhiệt độ từ các
thiết bị ghi nhiệt độ tự động của từng thiết bị lạnh.
|
Nhân viên quản lý kho vắc xin
|
3.4
|
Báo cáo lãnh đạo nếu nhiệt độ bảo quản
vắc xin trong tháng của thiết bị lạnh không ổn định.
|
Nhân viên quản lý kho vắc xin
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
|
HƯỚNG
DẪN LÀM ĐÔNG BĂNG VÀ RÃ ĐÔNG BÌNH TÍCH LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn cách làm đông
băng và làm rã đông bình tích lạnh đúng để bảo quản vắc xin an toàn, chất lượng.
Nếu bình tích lạnh không được rã đông đúng có thể làm ảnh hưởng tới vắc xin do
bị tiếp xúc với nhiệt độ đông băng.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Tủ làm đông băng bình tích lạnh hoặc tủ
lạnh có ngăn làm đá.
- Bình tích lạnh (BTL).
- Khăn sạch.
3. Quy trình
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1.
|
Tính nhu cầu bình tích lạnh:
- Căn cứ kế hoạch bảo quản, vận chuyển
vắc xin sử dụng hòm lạnh, chuẩn bị đủ số BTL cần dùng. Lưu ý
kích thước của các BTL phải phù hợp với loại hòm lạnh.
- Tính thời gian cần thiết để làm đông
băng đủ số BTL cần (thời gian
tối thiểu để làm đông băng BTL là 24 giờ).
|
Cán bộ quản lý kho
|
2.
|
Làm đông băng bình tích lạnh:
- Đổ nước sạch vào các BTL đến vạch
quy định. Đậy nắp chặt. Cầm ngược BTL lắc để kiểm tra đảm bảo BTL không bị hở.
- Sắp xếp để BTL đứng hoặc nghiêng
trong khoang làm đá ít nhất 24
giờ để làm đông băng hoàn toàn nước trong các bình tích lạnh.
- Lấy bình tích lạnh đã đông băng ra
khỏi khoang làm đá và đóng cửa tủ lạnh lại.
|
Cán bộ quản lý kho Cán bộ kho được
phân công
|
3.
|
Rã đông bình tích lạnh:
- Để các BTL đã đông băng ở nhiệt độ
môi trường từ 15-30 phút (tùy nhiệt độ môi trường) cho tới khi một phần đá lạnh
bên trong bắt đầu tan chảy thành nước.
- Kiểm tra xem BTL đã đạt yêu cầu chưa
bằng cách lắc và nghe thấy tiếng “óc ách”.
- Dùng khăn sạch lau khô các bình tích
lạnh đã rã đông trước khi xếp vào hòm lạnh/phích vắc xin.
|
Cán bộ quản lý kho
|
HƯỚNG
DẪN ĐÓNG GÓI VẮC XIN VÀO HÒM LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn các bước đóng gói vắc xin vào hòm
lạnh với bình tích lạnh đã được làm rã đông đúng cách để giảm nguy cơ ảnh hưởng
của nhiệt độ tới chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, bảo quản.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
Hòm lạnh, bình tích lạnh, thiết bị theo
dõi nhiệt độ
3. Quy trình
3.1 Chuẩn bị:
3.1.1. Chuẩn bị bình tích lạnh (BTL): thực hiện theo
quy trình làm đông băng và rã đông bình tích lạnh (Qui trình 06).
3.1.2. Chuẩn bị hòm lạnh: hòm lạnh cần vệ
sinh sạch sẽ, khô ráo trước khi đóng vắc xin
3.1.3. Rửa tay: nhân viên phải rửa tay
trước khi cầm hộp và lọ vắc xin.
3.2 Đóng gói vắc
xin vào hòm lạnh, sử dụng BTL đã rã đông:
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1.
|
Xếp BTL đã được rã đông vào 4 thành xung quanh
hòm lạnh (số lượng BTL và
cách đóng gói theo đúng sơ đồ hướng dẫn sử dụng của từng loại hòm lạnh).
|
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển
vắc xin
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
|
2.
|
Lọ vắc xin lẻ và dung môi phải được
đóng vào hộp có nắp đậy.
|
Nhân viên quản lý kho vắc xin và người
vận chuyển vắc xin
|
3.
|
Xếp các hộp vắc xin và dung môi vào giữa hòm lạnh,
để đầu nắp lọ vắc xin quay lên trên.
Lưu ý chèn chặt các hộp vắc xin, tránh
va đập trong quá trình vận chuyển.
|
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển
vắc xin
|
4.
|
Để thiết bị theo dõi nhiệt độ gần vắc xin.
Các thiết bị này cần xếp tránh tiếp
xúc trực tiếp với BTL
|
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển
vắc xin
|
5.
|
Xếp các BTL đã được rã đông lên trên cùng.
|
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển
vắc xin
|
6.
|
Đóng nắp hòm lạnh, chốt khóa.
|
Cán bộ quản lý kho và người vận chuyển
vắc xin
|
7.
|
Không để hòm lạnh trực tiếp dưới ánh nắng
mặt trời trong quá trình vận chuyển.
|
Người vận chuyển vắc xin
|
HƯỚNG
DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG XE TẢI LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn việc vận chuyển vắc
xin tiêm chủng bằng xe tải lạnh từ kho vắc xin tại các quân khu tới kho của các
đơn vị khác nhằm giảm thiểu các sai sót và những yếu tố tác động làm ảnh hưởng
đến chất lượng vắc xin trong quá trình vận chuyển, đảm bảo các tuyến được cung
cấp kịp thời, đầy đủ, và vắc xin an toàn, chất lượng.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.
- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy
chứng nhận xuất xưởng vắc xin. (phụ lục 1,2,3)
- Các thiết bị theo dõi nhiệt độ.
- Xe tải lạnh
- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số
điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận
3. Quy trình
Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắc xin
Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân
viên quản lý kho vắc xin:
- Lập kế hoạch cấp phát, vận chuyển vắc
xin với số lượng, loại, lô vắc xin,... và thời gian dự kiến vận chuyển cho các
kho tiếp nhận. Thông báo kế hoạch vận chuyển (thời gian dự kiến vận chuyển vắc xin, số
lượng và loại vắc xin) cho kho tiếp nhận
- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái
xe theo kế hoạch đã định.
- Thông báo cho lái xe:
+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa
điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.
+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra
tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.
+ Trước giờ xếp vắc xin lên xe khoảng 1
-2 giờ, chạy hệ thống làm lạnh để đưa nhiệt độ trong khoang chứa hàng về +2°C đến
+8°C.
+ Hướng dẫn xử trí sự cố trong quá trình
vận chuyển luôn có sẵn trên xe lạnh. (Quy trình 15).
Bước 2: Đóng gói vắc xin, dung môi, chuẩn
bị thiết bị theo dõi nhiệt độ
Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ
kho vắc xin/phụ trách vận chuyển thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo
Quy trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin
- Kiểm đếm, đối chiếu loại vắc xin, dung
môi (số lượng, số lô, hạn dùng...) thực có so với phiếu xuất kho. Nếu số lượng
vắc xin thực tế còn tại kho không khớp với số lượng theo lô/hạn dùng ghi trên
phiếu xuất, thủ kho cần báo cáo lại lãnh đạo quản lý kho để điều chỉnh, viết lại
phiếu xuất/biên bản mới.
- Trước khi đóng gói kiểm tra và ghi
chép lại tình trạng nhiệt độ bảo quản, tình trạng vắc xin (cảm quan nhãn mác, ẩm
mốc, màu sắc) vào biên bản giao nhận vắc xin (theo Phụ lục 1).
- Vắc xin sẽ được đóng gói lần lượt, sắp
xếp các hộp vắc xin vào thùng carton, để riêng từng loại. Ngoài kiện/thùng có
nhãn ghi rõ tên đơn vị nhận, loại vắc xin, số lượng, số lô, hạn dùng. Sau khi
đóng gói xong phải kiểm đếm lại theo phiếu xuất và niêm phong từng kiện/thùng vắc
xin (nhân viên quản lý kho chịu trách nhiệm về số lượng vắc xin đóng gói).
- Cài đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ
kèm theo.
Bước 3: Sắp xếp vắc xin
lên xe tải lạnh, vận chuyển
Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ
kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:
- Kiểm tra nhiệt độ khoang chứa hàng xe
lạnh, chỉ xếp vắc xin lên xe khi nhiệt độ trong khoảng từ +2°C đến +8°C.
- Nhanh chóng xếp các kiện/thùng chứa vắc
xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe tải lạnh, đảm bảo sắp xếp có khoảng
cách giữa các thùng vắc xin cho khí lạnh lưu thông, không xếp vắc xin nhạy cảm
với nhiệt độ đông băng gần cửa gió dàn lạnh (đặt cách dàn lạnh tối thiểu 0,5m),
xếp các hộp vắc xin không cao quá 2/3 thùng xe, sắp xếp các thùng ngay ngắn, chắc
chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo lộ
trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng).
- Đặt các thiết bị theo dõi nhiệt độ vào
khoang chứa vắc xin của xe lạnh. Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh
chóng vận chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.
- Ký vào sổ giao nhận vắc xin (theo phụ lục 2),
nhân viên quản lý kho vắc xin bàn giao hồ sơ liên quan cho nhân viên phụ trách
vận chuyển (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng từng lô vắc
xin) và các thiết bị theo dõi nhiệt độ.
Nhân viên phụ trách vận chuyển và lái xe
thực hiện:
- Trong quá trình vận chuyển phải thường
xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh (hệ thống theo dõi nhiệt độ trong buồng
lái), đảm bảo nhiệt độ luôn trong khoảng +2°C đến +8°C. Nếu gặp sự cố nhiệt độ
trong khoang hàng không đảm bảo trong khoảng +2°C đến +8°C, xử trí theo “Hướng
dẫn xử lý sự cố trong quá trình vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh” (Quy
trình 15).
- Khi nghỉ dọc đường phải đảm bảo hệ thống
làm lạnh của xe luôn hoạt động (nổ máy hoặc cắm điện). Trường hợp nghỉ qua đêm,
phải thường xuyên theo dõi nhiệt độ khoang lạnh 2-3 giờ/lần.
- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60
phút, liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp giao nhận
vắc xin theo yêu cầu.
Bước 4: Bàn giao vắc xin
- Khi đến nơi nhân viên phụ trách vận
chuyển cần tiến hành bàn giao ngay vắc xin và hồ sơ liên quan cho cán bộ phụ
trách tiếp nhận của đơn vị (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất
xưởng).
- Cùng cán bộ phụ trách tại kho tiếp nhận
kiểm tra, ghi nhận nhiệt độ khoang lạnh và nhiệt độ trên các thiết bị theo dõi
nhiệt độ trước khi bàn giao vắc xin vào biên bản giao nhận.
- Giao đúng, đủ số thùng/kiện vắc xin
cho kho tiếp nhận.
- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận
kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.
- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm phát hiện sai
khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay với cán bộ phụ
trách kho phân phối hoặc lãnh đạo phụ trách kho để thống nhất phương hướng giải
quyết.
- Điền đủ thông tin về thời gian bàn
giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của
lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.
- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện
vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin.
Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có
xác nhận của lãnh đạo đơn vị và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ trách kho phân
phối để kịp thời xử lý.
Bước 5: Bàn giao thiết bị, hồ sơ và sao
lưu dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình vận chuyển
- Sau khi trở về kho phân phối, nhân
viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách
kho nhiệt kế, biên bản giao
nhận/phiếu xuất kho của đợt chuyển hàng.
- Cán bộ phụ trách kho phân phối, in và
sao lưu dữ liệu nhiệt độ đã được cán bộ hỗ trợ vận chuyển ghi chép lại từ thiết
bị theo dõi nhiệt độ trên xe và nhiệt kế đặt trong khoang lạnh của xe đồng thời
kiểm tra dữ liệu nhiệt độ trong thời gian vận chuyển. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo
quản vắc xin trong quá trình vận chuyển không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài
khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho
phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên nhân giải quyết.
- Kết thúc các đợt chuyển hàng, cán bộ phụ trách kho gửi báo cáo
cho Lãnh đạo Quân khu.
Mẫu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN GIAO
NHẬN VẮC XIN
Bên giao vắc xin:
- Họ tên người đại diện: ....................................
Chức
vụ:
- Họ tên người bàn giao: ....................................
Chức
vụ:
Bên nhận vắc xin:
- Họ tên người đại diện: ....................................
Chức
vụ:
- Họ tên người nhận:
.................................... Chức vụ:
Vào hồi giờ phút, ngày …/…/20……, hai bên tiến
hành bàn giao
vắc
xin với các nội dung như sau:
Phần I: Hồ sơ, giấy tờ giao nhận vắc
xin:
|
Số công văn cấp
phát vx
|
Ngày ký công
văn
|
Giấy phép Viện
Kiểm định quốc gia
|
Phiếu xuất kho
|
Trước khi nhận
|
|
|
Có □ Không □
|
|
Khi nhận hàng
|
|
|
Có □ Không □
|
Có □ Không □
|
Phần II: Chi tiết vắc xin, dung môi giao
nhận:
Tên vắc xin
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Số lô
|
Hạn dùng
|
Hãng sản xuất
|
Nước SX
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dung môi
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Số lô
|
Hạn dùng
|
Hãng sản xuất
|
Nước SX
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phần III. Tình trạng của thiết bị hỗ trợ
theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển
Tổng số kiện hàng kiểm tra:
|
Nhiệt độ vắc xin khi kiểm tra: °C
|
Thiết bị theo dõi nhiệt độ:
|
VVM □
(giai đoạn 1,
2, 3,
4)
|
Chỉ thị đông băng điện tử □
(điền X hoặc V)
|
Thiết bị ghi nhiệt độ tự động (LogTag)
Có □ Không □
|
|
|
|
|
|
Phần IV: Nhận xét tình trạng chung lô
hàng:
(vệ sinh, bao gói, nhãn mác, ẩm mốc...):
………., ngày ...
tháng ... năm ..…...
Đại diện bên
giao
|
Người giao
|
Người nhận
|
Đại diện bên
nhận
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Mẫu:
SỔ BÀN GIAO VẮC
XIN
Địa điểm vắc
xin cần chuyển tới:
....................................
1/Xe tải lạnh - Biển số: ....................................
2/Ngày giờ bàn giao: ..... giờ...... phút, ngày ........ tháng ........ năm 20...........
3/Nhiệt độ lúc xuất kho: ....................................................................................................
4/Tình trạng bao bì lúc xuất kho: ....................................................................................
5/ Bàn giao hồ sơ vắc xin liên quan:
- Giấy xuất xưởng kiểm định:
|
Có
|
Không
|
- Biên bản bàn giao vắc xin:
|
Có
|
Không
|
- Phiếu xuất kho:
|
Có
|
Không
|
6/Chi tiết đóng gói vắc xin:
TT
|
Tên vắc xin
|
Số kiện/thùng
|
Số hộp lẻ (nếu
có)
|
Số liều
|
Ghi chú
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
7
|
|
|
|
|
|
8
|
|
|
|
|
|
9
|
|
|
|
|
|
10
|
|
|
|
|
|
11
|
|
|
|
|
|
12
|
|
|
|
|
|
13
|
|
|
|
|
|
14
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
Ký nhận của
lái xe/ người vận chuyển
|
Thủ kho vắc
xin
|
Mẫu
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày ... tháng ... năm 20...
Họ tên người nhận hàng:
Lý do xuất kho:
Xuất tại kho:
STT
|
Tên, nhãn hiệu,
quy cách phẩm chất vật tư
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Đơn giá
|
Thành tiền
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cộng:
|
|
|
|
|
Tổng số tiền (bằng chữ):
Xuất ngày ... tháng ... năm 20...
Thủ trưởng
đơn vị
|
Phụ trách kho
phân phối
|
Người lập phiếu
|
Người nhận
hàng
|
Thủ kho
|
HƯỚNG
DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN BẰNG HÒM LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn thực hiện vận
chuyển vắc xin bằng hòm lạnh đảm bảo vắc xin được bảo quản ở nhiệt độ thích hợp.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Công văn/quyết định phân bổ vắc xin.
- Hòm lạnh, bình tích lạnh, nhiệt kế.
- Phương tiện vận chuyển: ô tô tải...
- Biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, giấy
chứng nhận xuất xưởng vắc xin.
- Thông tin đơn vị tiếp nhận: Địa chỉ, số
điện thoại cán bộ phụ trách kho tiếp nhận hoặc lãnh đạo phụ trách kho tiếp nhận.
3. Quy trình
Bước 1: Lập kế hoạch vận chuyển vắc xin
Lãnh đạo phụ trách quản lý kho, nhân
viên quản lý kho vắc xin tại các quân khu:
- Lập kế hoạch cấp phát, vận chuyển vắc
xin với số lượng, loại, lô vắc xin,... và thời gian dự kiến vận chuyển cho các
kho tiếp nhận. Thông báo kế hoạch vận chuyển (thời gian dự kiến vận chuyển vắc xin, số
lượng và loại vắc xin) cho kho tiếp nhận.
- Điều xe ô tô và phân công cụ thể lái
xe theo kế hoạch đã định.
- Thông báo cho lái xe:
+ Dự kiến cung đường đi, thời gian, địa
điểm giao nhận, họ tên, số điện thoại của cán bộ phụ trách tại các kho tiếp nhận.
+ Trước ngày vận chuyển phải kiểm tra
tình trạng kỹ thuật của xe như lốp, phanh, xăng dầu, máy móc, hệ thống làm lạnh.
Bước 2: Đóng gói vắc xin,
dung môi vào hòm lạnh
Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ kho vắc xin/phụ
trách vận chuyển thực hiện:
- Chuẩn bị hồ sơ bàn giao vắc xin theo Quy
trình 12: Phân bổ và cấp phát vắc xin
- Đóng gói vắc xin, dung môi vào hòm lạnh
theo Quy trình 07: Đóng gói vắc xin vào hòm lạnh sử dụng bình tích lạnh.
Bước 3: Sắp xếp các hòm
lạnh lên xe ô tô, vận chuyển
Nhân viên quản lý kho, nhân viên hỗ trợ
kho vắc xin/phụ trách vận chuyển vắc xin phối hợp với lái xe thực hiện:
- Nhanh chóng xếp các hòm lạnh chứa vắc
xin của từng điểm nhận vắc xin lên khoang xe ô tô, sắp xếp các hòm lạnh ngay ngắn,
chắc chắn để hạn chế va đập, rơi vỡ và thuận tiện cấp phát cho các đơn vị theo
lộ trình đường đi (kho tiếp nhận đầu tiên xếp ở ngoài cùng).
- Khóa cửa khoang chứa hàng cẩn thận và nhanh chóng vận
chuyển vắc xin đến các kho tiếp nhận theo lịch trình.
- Ký vào sổ giao nhận vắc xin (theo phụ lục 2),
nhân viên quản lý kho vắc xin bàn giao hồ sơ liên quan cho nhân viên phụ trách vận
chuyển (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất xưởng từng lô vắc
xin) và các thiết bị theo dõi nhiệt độ.
Trong quá trình vận chuyển nhân viên phụ
trách vận chuyển và lái xe thực hiện:
- Nếu gặp sự cố trong quá trình vận chuyển cần báo
ngay cho lãnh đạo và cán bộ quản lý kho phân phối theo Quy trình xử lý sự cố trong
quá trình vận chuyển.
- Trong trường hợp hỏng xe và sửa xe mất
ít thời gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin
tới nơi nhận.
- Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời
gian hoặc không sửa được thì cần liên hệ với kho tiếp nhận gần nhất hoặc đơn vị
bộ đội gần nhất để được giúp đỡ như hỗ trợ thiết bị máy móc để sửa chữa hoặc điều
xe khác thay thế để tiếp tục vận
chuyển đến các kho tiếp nhận.
- Trước khi đến điểm giao vắc xin 45-60
phút, gọi điện liên hệ với cán bộ phụ trách kho tiếp nhận để chủ động phối hợp
giao nhận vắc xin theo yêu cầu.
Bước 4: Bàn giao vắc xin
- Khi đến nơi nhân viên phụ trách vận
chuyển cần tiến hành bàn giao ngay vắc xin và hồ sơ liên quan cho cán bộ phụ
trách tiếp nhận của đơn vị (phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, giấy phép xuất
xưởng).
- Cùng cán bộ phụ trách tại tiếp nhận kiểm
tra, ghi nhận thời gian giao nhận, nhiệt độ trong hòm lạnh trước khi bàn giao vắc
xin vào biên bản giao nhận.
- Giao đúng, đủ số vắc xin cho kho tiếp
nhận.
- Cùng cán bộ phụ trách của kho tiếp nhận
kiểm tra số lượng, lô, hạn dùng của vắc xin, dung môi được cấp phát.
- Trường hợp cán bộ kho tiếp nhận kiểm đếm
phát hiện sai khác về số lượng, lô, hạn dùng vắc xin/dung môi, cần liên hệ ngay
với cán bộ phụ trách kho quân khu hoặc lãnh đạo phụ trách để thống nhất phương
hướng giải quyết.
- Điền đủ thông tin về thời gian bàn
giao, tình trạng vắc xin... vào biên bản bàn giao. Lấy chữ ký, dấu xác nhận của
lãnh đạo phụ trách đơn vị tiếp nhận.
- Trong quá trình giao nhận, nếu phát hiện
vắc xin có dấu hiệu bất thường, kho tiếp nhận có thể không tiếp nhận vắc xin.
Cán bộ phụ trách kho tiếp nhận cần lập biên bản và ghi rõ lý do không nhận, có
xác nhận của lãnh đạo đơn vị kho tiếp nhận và thông báo ngay tới lãnh đạo phụ
trách kho quân khu để kịp thời xử lý.
Trong thời gian chờ ý kiến xử lý, vắc
xin phải được bảo quản riêng biệt và trong
thùng lạnh hoặc tủ lạnh theo đúng yêu cầu bảo quản
- Thu hồi hòm lạnh và các thiết bị theo
dõi nhiệt độ và vận chuyển trở về kho phân phối.
Bước 5: Bàn giao hòm lạnh, nhiệt kế, hồ
sơ và sao lưu dữ liệu nhiệt độ
bảo quản vắc xin quá trình vận chuyển
- Sau khi trở về kho phân phối, nhân
viên phụ trách vận chuyển có trách nhiệm bàn giao lại ngay cho cán bộ phụ trách
kho các hòm lạnh và nhiệt kế, biên bản giao nhận/phiếu xuất kho của
đợt chuyển hàng.
Cán bộ phụ trách kho phân phối, sao lưu
dữ liệu nhiệt độ bảo quản vắc xin tại các hòm lạnh trong quá trình giao nhận vắc
xin. Nếu phát hiện nhiệt độ bảo quản vắc xin trong quá trình giao nhận vắc xin
không đảm bảo nhiệt độ yêu cầu (ngoài khoảng +2°C đến +8°C) thì nhân viên phụ
trách vận chuyển, cán bộ phụ trách kho phải ghi nhận và báo cáo làm rõ nguyên
nhân giải quyết.
Kết thúc các đợt chuyển hàng, cán bộ phụ trách kho gửi báo cáo
cho Lãnh đạo Quân khu.
Mẫu:
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
BIÊN BẢN GIAO
NHẬN VẮC XIN
Bên giao vắc xin:
- Họ tên người đại diện: ....................................
Chức
vụ:
- Họ tên người bàn giao: ....................................
Chức
vụ:
Bên nhận vắc xin:
- Họ tên người đại diện: ....................................Chức vụ:
- Họ tên người nhận: ....................................
Chức
vụ:
Vào hồi giờ phút, ngày …/…/20……, hai bên tiến
hành bàn giao
vắc
xin với các nội dung như sau:
Phần I: Hồ sơ, giấy tờ giao nhận vắc
xin:
|
Số công văn cấp
phát vx
|
Ngày ký công
văn
|
Giấy phép Viện
Kiểm định quốc gia
|
Phiếu xuất kho
|
Trước khi nhận
|
|
|
Có □ Không □
|
|
Khi nhận hàng
|
|
|
Có □ Không □
|
Có □ Không □
|
Phần II: Chi tiết vắc xin, dung môi giao
nhận:
Tên vắc xin
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Số lô
|
Hạn dùng
|
Hãng sản xuất
|
Nước SX
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dung môi
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Số lô
|
Hạn dùng
|
Hãng sản xuất
|
Nước SX
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Phần III. Tình trạng của thiết bị hỗ trợ
theo dõi nhiệt độ khi vận chuyển
Tổng số kiện hàng kiểm tra:
|
Nhiệt độ văc xin khi kiểm
tra: °C
|
Thiết bị theo dõi nhiệt độ:
|
VVM □
(giai đoạn 1,
2, 3,
4)
|
Chỉ thị đông băng điện tử □
(điền X hoặc V)
|
Thiết bị ghi nhiệt độ tự động (LogTag)
Có □ Không □
|
|
|
|
|
|
Phần IV: Nhận xét tình trạng chung lô
hàng:
(vệ sinh, bao gói, nhãn mác, ẩm mốc...):
………., ngày ...
tháng ... năm ..…...
Đại diện bên
giao
|
Người giao
|
Người nhận
|
Đại diện bên
nhận
(ký,
ghi rõ họ tên, đóng dấu)
|
Mẫu:
SỔ BÀN GIAO VẮC
XIN
Địa điểm vắc
xin cần chuyển tới:
....................................
1/Xe tải lạnh - Biển số: ....................................
2/Ngày giờ bàn giao: ..... giờ...... phút, ngày ........ tháng ........ năm 20...........
3/Nhiệt độ lúc xuất kho: ....................................................................................................
4/Tình trạng bao bì lúc xuất kho: ....................................................................................
5/ Bàn giao hồ sơ vắc xin liên quan:
- Giấy xuất xưởng kiểm định:
|
Có
|
Không
|
- Biên bản bàn giao vắc xin:
|
Có
|
Không
|
- Phiếu xuất kho:
|
Có
|
Không
|
6/Chi tiết đóng gói vắc xin:
TT
|
Tên vắc xin
|
Số kiện/thùng
|
Số hộp lẻ (nếu
có)
|
Số liều
|
Ghi chú
|
1
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
4
|
|
|
|
|
|
5
|
|
|
|
|
|
6
|
|
|
|
|
|
7
|
|
|
|
|
|
8
|
|
|
|
|
|
9
|
|
|
|
|
|
10
|
|
|
|
|
|
11
|
|
|
|
|
|
12
|
|
|
|
|
|
13
|
|
|
|
|
|
14
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
Ký nhận của
lái xe
|
Thủ kho vắc
xin
|
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày ... tháng ... năm 20...
Số:
Họ tên người nhận hàng:
Lý do xuất kho:
Xuất tại kho:
STT
|
Tên, nhãn hiệu,
quy cách phẩm chất vật tư
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
Đơn giá
|
Thành tiền
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Cộng:
|
|
|
|
|
Tổng số tiền (bằng chữ):
Xuất ngày ... tháng ... năm 20...
Thủ trưởng
đơn vị
|
Phụ trách kho
phân phối
|
Người lập phiếu
|
Người nhận
hàng
|
Thủ kho
|
HƯỚNG
DẪN BẢO DƯỠNG TỦ LẠNH TCW 4000AC
1. Mục tiêu:
Tài liệu này hướng dẫn công việc bảo dưỡng
thường xuyên hàng ngày, hàng tháng đối với tủ lạnh TCW 4000AC bảo quản vắc xin
nhằn giảm thiểu các nguy cơ có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Dụng cụ cần thiết: chổi mềm, khăn sạch,
khay đựng.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng tủ lạnh TCW
4000AC
- Sổ nhật ký vận hành.
- Hòm lạnh có bình tích lạnh đã chuẩn bị
sẵn
- Tủ lạnh đã vận hành đến nhiệt độ quy định
để bảo quản vắc xin nếu phải chuyển tạm để thực hiện việc bảo dưỡng.
3. Quy trình
3.1. Nhiệm vụ hàng ngày
- Kiểm tra hoạt động tủ lạnh: kiểm tra kết
nối điện, thiết bị
theo dõi nhiệt độ tự động đi kèm.
- Lau sạch bụi bẩn ở vỏ ngoài tủ lạnh.
3.2. Nhiệm vụ hàng tuần
- Kiểm tra khay nước ngưng tụ, nếu quan
sát thấy có nhiều nước ngưng tụ thì đổ nước đọng và kiểm tra khoang tủ lạnh xem
có nước đọng không. Nếu ống thoát nước bị bít tắc thì thông tắc.
- Kiểm tra độ kín khít của gioăng cửa tủ
lạnh và làm sạch các gioăng tủ.
- Kiểm tra băng tuyết, xả băng nếu băng
tuyết bám ở dàn lạnh hoặc thành tủ >0,5cm. Tiến hành xả đá/băng tuyết theo các
bước sau:
+ Bước 1: Chuyển vắc xin, dung môi trong
tủ ra nơi an toàn: hòm lạnh có bình tích lạnh HOẶC vào tủ lạnh khác.
+ Bước 2: Tắt nguồn điện của tủ, rút
phích cắm khỏi ổ.
+ Bước 3: Mở cửa tủ, đợi đến khi đá/
băng tan chảy hết. Không dùng dao hay các vật sắc nhọn khác để cậy.
+ Bước 5: Lau khô bên trong tủ bằng khăn
sạch.
+ Bước 6: Kiểm tra các giá và thiết bị
bên trong tủ.
+ Bước 7: Đóng cửa tủ.
+ Bước 8: Bật nguồn điện. Theo dõi nhiệt
độ trong tủ cho đến khi đạt nhiệt độ cần thiết và ổn định (thường sau 24 giờ).
+ Bước 9: Chuyển vắc xin, dung môi trở
lại trong tủ
3.3. Nhiệm vụ hàng
tháng
a. Làm sạch nắp hay cửa tủ với nước xà
phòng pha loãng.
b. Vệ sinh tủ lạnh TCW 4000 AC theo các
bước:
LƯU Ý: Trước khi tiến hành vệ sinh tủ
TCW4000AC, phải lấy tất cả vắc xin ra ngoài để trữ tạm trong hòm lạnh có bình
tích lạnh HOẶC một tủ khác đang hoạt động tốt.
• Tắt công tắc nguồn và rút phích cắm ra
khỏi ổ cắm điện.
• Chuẩn bị các thiết bị lưu trữ tạm thời
và di dời các loại vắc xin ra khỏi tủ lạnh sang thiết bị lưu trữ đảm bảo đúng
nhiệt độ quy định.
• Tháo tấm nhựa đậy thùng chứa, dùng tua
vít tháo gỡ đầu dò nhiệt độ trên mặt bên trong khoang chứa và thùng lót bên
trong.
• Dùng nước ấm và chất tẩy rửa trung
tính để vệ sinh tất cả các bộ phận bên trong và bên ngoài tú, nắp tủ và gioăng đệm nắp
tủ. Sau đó lau khô thật kỹ.
• Sau khi vệ sinh tủ TCW4000AC tiến hành
đặt thùng lót bên trong đúng vị trí và gắn cố định lại đầu dò nhiệt độ. Gắn lại
tấm nắp nhựa đậy thùng chứa. Đóng nắp tủ.
• Kiểm tra máy nén và bộ phận tản nhiệt
xem có sạch không. Thiết bị sẽ không vận hành được chính xác nếu các bộ phận
này bị bám bụi. Làm vệ sinh máy nén và lưới tản nhiệt như sau:
+ Bộc lộ mặt bên tủ nơi đặt giàn nóng và
khoang máy nén.
+ Sử dụng tuốc-nơ-vít để mở các vít ở
khoang máy nén, tháo nắp bảo vệ.
+ Quét hết bụi bẩn bám trên lưới tản nhiệt
tủ và trong khoang máy nén bằng chổi mềm.
+ Đóng nắp bảo vệ, vặn lại vít cố định.
• Cắm điện và bật công tắc cho tủ
TCW4000AC.
• Cho tủ chạy và theo dõi nhiệt độ của tủ
hiển thị trên màn hình và thiết bị theo dõi nhiệt độ tự động (Fridge-tag 2).
• Chỉ chuyển vắc xin từ thiết bị lưu trữ
tạm vào lại trong tủ TCW4000AC khi tủ đã đạt được phạm vi nhiệt độ từ +2 đến +8°C.
c. Nhân viên quản lý kho giám sát việc
thực hiện và nhân viên thực hiện việc bảo dưỡng Ghi ngày, nội dung bảo dưỡng vào sổ
Nhật ký vận hành, nhận xét quá trình vận hành, tình trạng của tủ lạnh.
Mẫu sổ nhật ký vận hành
LÝ LỊCH MÁY
VÀ NHẬT KÝ VẬN HÀNH
TÊN THIẾT BỊ:
........................................................
LÝ LỊCH MÁY
I. THÔNG TIN CHUNG
1. Hãng sản xuất/Xuất xứ:
.........................................................................................................
2. Kiểu, loại máy: .......................................................................................................................
3. Số serial: ................................................................................................................................
4. Ngày đưa vào sử dụng:
........................................................................................................
II. THÔNG SỐ KỸ THUẬT:
1. Điện áp sử dụng: ............................................................................................................
2. Công suất: .......................................................................................................................
3. Kích thước: ......................................................................................................................
4. Trọng lượng: ....................................................................................................................
5. Các thông số khác:
............................................................................................................
Phụ trách đơn vị:
III. THÔNG TIN VỀ NHÀ CUNG CẤP, BẢO
HÀNH
1. Đơn vị cung cấp:
Tên đơn vị cung cấp: ............................................................................................................
Địa chỉ: ...................................................................................................................................
Số điện thoại: ........................................................................................................................
2. Đơn vị bảo hành:
Tên đơn vị bảo hành: ............................................................................................................
Địa chỉ: ...................................................................................................................................
Số điện thoại:
..........................................................................................................................
IV. HOẠT ĐỘNG QUẢN
LÝ/SỬA CHỮA,THAY THẾ/BẢO DƯỠNG:
THỜI GIAN
|
NGƯỜI THỰC HIỆN
|
NỘI DUNG CÔNG
VIỆC
|
GHI CHÚ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
HƯỚNG
DẪN XỬ TRÍ TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP VẮC XIN BẢO
QUẢN TRONG TỦ LẠNH
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn các bước xử trí
trong tình huống khẩn cấp (mất điện kéo dài, hỏa hoạn, thiên tai lũ lụt, tủ lạnh
hỏng...) nhằm đảm bảo an toàn cho vắc xin đang bảo quản trong tủ lạnh và an
toàn cho người.
2. Thiết bị, dụng cụ liên quan
- Máy phát điện dự phòng và nhiên liệu.
- Tiêu lệnh chữa cháy gắn tại kho và dụng
cụ chữa cháy.
- Sổ nhật ký vận hành thiết bị.
- Danh sách tên cán bộ/ số điện thoại
liên hệ trong trường hợp khẩn cấp: thủ kho, phục trách chuyên môn kho, lãnh đạo kho,
lãnh đạo đơn vị.
3. Quy trình
Nguyên tắc: Trong tình huống
khẩn cấp cần duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin từ 2°C - 8°C đối với tất cả các
loại vắc xin.
3.1. Tình huống 1: MẤT ĐIỆN KÉO DÀI
Khi mất điện kéo dài hoặc không biết khi
nào điện được cấp lại có thể
ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin, phải thực hiện ngay các bước
sau:
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1
|
Thông báo ngay cho người quản lý trực
tiếp biết.
|
Người phát hiện
|
2
|
Chạy máy phát điện dự phòng (nếu có),
đảm bảo dự trữ đủ nhiên liệu cho máy phát điện.
Trường hợp đơn vị không có máy phát điện
dự phòng thực hiện xử trí vắc xin theo quy trình như trường hợp tủ lạnh hỏng.
Hạn chế mở cửa tủ lạnh trong suốt thời
gian mất điện
|
Nhân viên kỹ thuật phụ trách
|
3
|
Sau khi được cấp nguồn điện dự phòng,
ghi nhiệt độ của tủ lạnh bảo quản vắc xin tại thời điểm kho vận hành trở lại
vào sổ Nhật ký vận hành thiết bị.
Phối hợp cùng nhân viên kỹ thuật kiểm
tra tình trạng hoạt động của tủ lạnh.
- Nếu tủ lạnh hoạt động bình thường: Tiếp tục bảo
quản vắc xin theo thường qui.
- Nếu tủ lạnh hoạt động không ổn định:
thông báo cho người phụ trách trực tiếp biết để xử lý, khắc phục.
|
Cán bộ quản lý kho/nhân viên kỹ thuật
|
4
|
Khi được cấp nguồn điện lưới trở lại.
Nhân viên quản lý kho phải kiểm tra, theo dõi tình trạng hoạt động của tất cả
các tủ lạnh, đảm bảo các tủ hoạt động ổn định. Ghi nhiệt độ
bảo quản của tủ lạnh (sau khi điện lưới được cấp lại ổn định 30 phút và 30phút/lần trong
vòng 2h đầu để đảm bảo tủ hoạt động ổn định) và tình trạng hoạt động của tủ lạnh
vào sổ Nhật ký vận hành thiết bị.
|
Cán bộ quản lý kho/nhân viên kỹ thuật
|
3.2. Tình huống 2: KHO LẠNH BỊ HỎA
HOẠN, CHÁY NỔ
Khi kho lạnh bị hỏa hoạn, phải thực hiện
ngay các bước sau:
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1
|
Thực hiện theo Tiêu lệnh phòng cháy,
chữa cháy (báo động, ngắt nguồn điện, gọi 114, sử dụng phương tiện chữa cháy
tại chỗ,...)
|
Người phát hiện
|
2
|
Di chuyển các tủ lạnh ra khu vực an
toàn (nếu có thể). Chú ý: Không mở cửa tủ lạnh.
|
Tất cả nhân viên
|
3
|
Sau khi việc chữa cháy kết thúc.
- Nếu tủ lạnh có thể hoạt động lại
bình thường: Vận hành tủ lạnh
trở lại. Thống kê kiểm tra vắc xin và nhiệt độ của các tủ lạnh.
- Nếu tủ lạnh không thể hoạt động trở
lại:
+ Chuyển vắc xin trong tủ bị hỏng vào
các thiết bị lạnh khác, sắp xếp riêng.
+ Thống kê vắc xin bị ảnh hưởng, báo
cáo cho lãnh đạo đơn vị biết.
|
Cán bộ quản lý kho/nhân viên kỹ thuật
|
3.3. Tình huống 3: NHIỆT ĐỘ BẢO
QUẢN NGOÀI KHOẢNG AN TOÀN DO TỦ LẠNH HỎNG
Khi phát hiện nhiệt độ tủ lạnh nằm ngoài
khoảng an toàn bảo quản vắc xin (cao hơn hoặc thấp hơn nhiệt độ yêu cầu), thực
hiện ngay các bước sau:
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1
|
Ghi nhiệt độ bảo quản của tủ lạnh tại
thời điểm phát hiện vào sổ Nhật ký vận hành thiết bị.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
|
2
|
Thông báo ngay cho người phụ trách trực
tiếp và nhân viên trực kỹ thuật để khắc phục hư hỏng kịp thời.
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
Nhân viên kỹ thuật
|
3
|
Phối hợp xử trí:
- Nếu nhiệt độ tủ lạnh thấp hơn 2°C: mở
nắp tủ lạnh cho
tới
khi nhiệt độ báo 7°C thì đóng lại, theo dõi sát. Nếu nghi ngờ vắc xin bị đông
băng, thực hiện “nghiệm pháp lắc” đối với các vắc xin nhạy cảm đông băng.
- Nếu nhiệt độ tủ lạnh cao trên 8°C:
Mua đá lạnh, cho đá vào túi nilon kín hoặc khay đựng và để vào tủ lạnh, theo
dõi nhiệt độ 30 phút/lần để đảm bảo duy trì nhiệt độ trong khoảng quy định 2
°C - 8°C
- Chuyển vắc xin sang tủ lạnh khác hoặc
hòm lạnh (nếu có) để bảo quản riêng theo quy trình bảo quản vắc
xin trong tủ lạnh, hòm lạnh.
- Trường hợp chuyển vắc xin sang hòm lạnh,
vắc xin phải được đóng gói theo đúng Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh
- Trường hợp vắc xin được chuyển sang
tủ lạnh, tủ lạnh phải được vận hành ổn định đến nhiệt độ yêu cầu trước khi
chuyển vắc xin sang
|
Cán bộ quản lý kho
Cán bộ phụ trách chuyên môn
kho
|
4
|
Báo cáo lãnh đạo đơn vị chờ xử lý tiếp.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
|
3.4. Tình huống 4: CÁC TÌNH HUỐNG
BẤT THƯỜNG KHÁC
(cây đổ, tốc mái, lũ lụt...)
- Bước 1: Báo động toàn đơn vị
- Bước 2: Kiểm tra, đánh giá xem hệ thống
tủ lạnh có bị ảnh hưởng hay không để đưa ra các giải pháp khắc phục nhanh tại
chỗ phù hợp:
○ Nếu kho lạnh bị ảnh hưởng có nguy cơ mất
an toàn do chập điện, cháy nổ, ngập lụt: Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống
kho lạnh
○ Sử dụng các phương tiện tại chỗ để khắc
phục sự cố, phối hợp vận chuyển vắc xin từ tủ lạnh bị hỏng tới nơi an toàn: VD
chuyển vắc xin từ tầng
1 lên tầng 2 (trường hợp lũ lụt) hoặc phủ bạt che mái (tốc mái) hoặc xử trí nhiệt
độ tủ lạnh không ổn định theo hướng dẫn của tình huống 3.
HƯỚNG
DẪN PHÂN BỔ VÀ CẤP PHÁT VẮC XIN
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn việc phân bổ và cấp
phát vắc xin tại đơn vị để đảm bảo cung cấp đủ, kịp thời vắc xin cho hoạt động
tiêm chủng, tránh thừa/thiếu vắc xin.
2. Thiết bị và tài liệu
- Kế hoạch phân bổ vắc xin Sổ quản lý vắc xin, biên
bản giao nhận/phiếu xuất kho.
- Hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc đá lạnh), thiết bị theo dõi
nhiệt độ.
- Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm
lạnh.
3. Quy trình
3.1 Chuẩn bị hòm lạnh, bình tích lạnh (hoặc
đá lạnh) đủ số lượng
và dung tích để bảo quản vắc xin trong mỗi lần: Nhân viên quản lý kho hoặc nhân
viên giao/nhận vắc xin thực hiện.
3.2 Rửa tay: nhân viên phải
rửa tay trước khi cầm lọ/ hộp vắc xin.
3.3 Khu vực giao/nhận vắc
xin phải đảm bảo tránh ảnh hưởng của thời tiết: râm mát, tránh ánh nắng trực tiếp,
mưa, bụi,....
3.4 Cấp phát vắc xin/dung
môi
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1
|
Thông báo về thời gian, số lượng, loại
vắc xin cho đơn vị được cấp phát để chuẩn bị kế hoạch nhận vắc xin.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
|
2
|
Chuyển công văn/quyết định phân bổ cho
phòng kế toán và kho vắc xin để chuẩn bị viết phiếu xuất và cấp vắc xin.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
|
3
|
Kiểm tra công văn/quyết định phân bổ vắc xin,
dung môi lần này: đơn vị tiếp nhận, loại vắc xin, số lượng, lô, hạn sử dụng.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
4
|
Lập biên bản giao nhận vắc xin.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
5
|
Tính toán số hòm lạnh, bình tích lạnh
để chuẩn bị sẵn
Chuẩn bị hòm lạnh, bình tích lạnh theo Quy trình
đóng gói vắc xin vào hòm lạnh.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Các nhân viên hỗ trợ
|
6
|
Kiểm tra thiết bị theo dõi nhiệt độ tủ
lạnh tại thời điểm cấp phát. Ghi các dữ liệu về nhiệt độ vào phiếu xuất/ biên
bản giao nhận.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Cán bộ giao vắc xin
|
7
|
Lấy các loại vắc xin cần cấp theo đúng
loại, đúng số
lượng,
đúng lô ra khỏi tủ lạnh.
Đối chiếu, giao/nhận từng loại vắc xin
theo phiếu xuất, đặc biệt lưu ý kiểm tra đối chiếu số lô, hạn dùng vắc xin
Sắp xếp, đóng gói vắc xin vào hòm lạnh
theo Quy trình đóng gói vắc xin vào hòm lạnh.
Vắc xin, dung môi của đơn vị nào đóng
gói vào hòm lạnh của đơn vị đó.
Ghi rõ thời gian đóng gói.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Các nhân viên hỗ trợ
|
8
|
Ký vào sổ bàn giao, biên bản giao nhận/
phiếu xuất kho.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Cán bộ giao vắc xin
|
9
|
Ghi chép vào sổ quản lý vắc xin tại
đơn vị: đơn vị được cấp, số lượng cấp phát, tình trạng nhiệt độ, thời gian cấp
phát
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
10
|
Lưu quyết định/công văn phân bổ, phiếu
xuất, biên bản giao nhận vắc xin tại kho.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
HƯỚNG
DẪN KIỂM KÊ VẮC XIN, DUNG MÔI
1. Mục tiêu
Việc kiểm kê vắc xin, dung môi nhằm xác
định chính xác số lượng, lô, hạn sử dụng và thực trạng từng loại vắc xin, dung
môi bảo quản trong kho giúp cho việc quản lý và điều phối vắc xin hiệu quả hơn,
nhằm đảm bảo luôn có đủ vắc xin cung ứng kịp thời cho các đơn vị và hạn chế
tình trạng để vắc xin hết hạn dùng. Quy trình này hướng dẫn các bước thực hiện
khi kiểm kê kho bảo quản vắc xin, dung môi thường xuyên hàng quí hay sau mỗi đợt nhận/cấp vắc xin.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê
(nếu thấy cần thiết/ trong các đợt thanh kiểm tra).
- Phiếu nhập/xuất kho các vắc xin, dung
môi.
- Biên bản giao/nhận vắc xin, dung môi.
- Sổ kế toán quản lý vắc xin (nếu có).
- Sổ quản lý vắc xin, dung môi.
- Biên bản kiểm kê của lần trước.
3. Quy trình
3.1. Kiểm kê sau mỗi đợt nhận/cấp vắc
xin
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1
|
Chuẩn bị hồ sơ: sổ quản lý vắc xin,
dung môi, phiếu nhập/xuất vắc xin, biên bản giao/nhận vắc xin
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
2
|
Kiểm kê tại kho vắc xin
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Các cán bộ hỗ trợ kho vắc xin
|
2.1
|
Kiểm đếm từng loại vắc xin, dung môi:
+ Số lượng.
+ Số lô.
+ Hạn sử dụng.
+ Đánh giá tình trạng nhãn lọ vắc xin,
màu sắc, độ đồng đều của vắc xin, dung môi .
+ Các dấu hiệu chỉ thị trên nhãn vắc
xin
(nếu
có)
|
2.2
|
Đối chiếu số liệu giữa sổ quản lý vắc xin, dung
môi với số tồn thực tế
|
4
|
Ghi chép số liệu sau kiểm
kê vào sổ quản lý vắc xin, dung môi
Trường hợp không khớp số liệu sổ sách
phải xác định nguyên nhân và biện pháp giải quyết phù hợp.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
3.2. Kiểm kê định kỳ hàng quý:
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1
|
Thông báo kế hoạch kiểm kê, chuẩn bị
biên bản kiểm kê.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
2
|
Chuẩn bị hồ sơ: sổ quản lý vắc xin,
dung môi, phiếu nhập/xuất vắc xin, biên bản giao/nhận vắc xin, biên bản kiểm
kê của lần trước.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
3
|
Kiểm kê tại kho vắc xin
|
Lãnh đạo đơn vị Cán bộ phụ trách
chuyên môn kho vắc xin
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Các cán bộ có liên quan
Các cán bộ hỗ trợ kho vắc xin
|
3.1
|
Kiểm đếm từng loại vắc xin, dung môi:
+ Số lượng.
+ Số lô.
+ Hạn sử dụng.
+ Đánh giá tình trạng nhãn lọ vắc xin,
màu sắc, độ đồng đều của vắc xin, dung môi.
|
3.2
|
Đối chiếu số liệu giữa sổ quản lý vắc xin, dung
môi với số tồn thực tế
|
4
|
Hoàn chỉnh Biên bản kiểm kê.
Trường hợp không khớp số liệu sổ sách
phải xác định nguyên nhân và biện pháp giải quyết phù hợp.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
Gửi báo cáo kiểm kê cho lãnh đạo đơn vị
và lưu trữ tại khoa phòng.
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho vắc
xin
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
HƯỚNG
DẪN THU HỒI, BIỆT TRỮ VẮC XIN
1. Mục tiêu
Tài liệu này hướng dẫn các bước cần thực
hiện trong quá trình thu hồi, biệt trữ lô vắc xin có nghi ngờ về chất lượng/ vắc xin
chờ hủy để đảm bảo thu
hồi đầy đủ, tránh việc cấp phát sử dụng những lô vắc xin này, đảm bảo sử dụng vắc
xin hiệu quả và an toàn.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Các quyết định/ văn bản của các cơ
quan quản lý (Bộ Y tế) thông báo, hướng dẫn tạm ngừng sử dụng hoặc thu hồi 1 loại,
1 lô vắc xin.
3. Quy trình thực hiện
- Bố trí một khu vực/vị trí trong kho để
vắc xin biệt trữ chờ hủy: có khóa hoặc biện pháp vật lý cách ly an toàn với vắc
xin không đảm bảo chất lượng.
- Bố trí một tủ lạnh/ hoặc 1 vài khu vực
trong tủ lạnh bảo quản vắc xin chờ ý kiến xử lý (chờ kiểm định/ chờ chỉ đạo từ
cấp trên)
- Trường hợp bố trí khu vực trong cùng tủ
lạnh với vắc xin khác, cần đóng gói niêm phong riêng, có biện pháp ngăn cách vật
lý và phải có dấu hiệu rõ ràng tránh việc cấp phát nhầm
TT
|
Nội dung
|
Phân công
|
1.
|
Sau khi nhận được văn bản thông báo
thu hồi/ tạm ngừng sử dụng vắc
xin, đơn vị phải thống kê và gửi văn bản thông báo chi tiết về loại vắc xin
thu hồi/tạm dừng (số lô, hạn sử dụng, phương pháp bảo quản/ vận chuyển (bảo
quản lạnh hay nhiệt độ thường)) và thời hạn cần thu hồi tới các đơn vị liên
quan.
|
Đơn vị chịu trách nhiệm thu hồi
Các đơn vị liên quan
|
2.
|
Thống kê số lượng vắc xin/dung môi tạm
ngừng sử dụng hoặc cần thu hồi của từng đơn vị để báo cáo lãnh đạo
|
Cán bộ phụ trách chuyên môn kho
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
3.
|
Chuẩn bị một khu vực riêng trong kho đơn vị hoặc
tủ lạnh riêng với thể tích lạnh phù hợp để lưu trữ vắc xin tạm ngừng sử dụng/
vắc xin thu hồi biệt trữ chờ xử lý
Trong trường hợp không có tủ lạnh
riêng, chuẩn bị một góc riêng trong tủ lạnh, có ngăn cách vật lý và dấu hiệu
nhận biết rõ ràng, vắc xin phải đóng gói niêm phong vắc xin biệt trữ để tránh
nhầm lẫn.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
|
4
|
Thu hồi vắc xin: trường hợp phải thực
hiện thu hồi vắc xin từ các đơn vị về bảo quản tại kho quân khu, cần thực hiện
giao/nhận vắc xin theo đúng Qui trình 09 vận chuyển vắc xin bằng hòm lạnh và
Qui trình 01 tiếp nhận vắc xin, dung môi.
|
Cán bộ quản lý kho vắc xin
Nhân viên giao/ nhận vắc xin.
Cán bộ phụ trách chuyên môn
kho
|
5.
|
Biệt trữ vắc
xin:
- Trường hợp vắc xin
tạm ngừng sử dụng phải biệt trữ chờ xử lý:
+ Bảo quản vắc xin trong tủ lạnh hoặc
khu vực riêng trong tủ lạnh theo
Quy trình 02 bảo quản vắc xin, dung môi trong tủ lạnh đến khi có phương án xử
lý.
+ Gắn biển cảnh báo màu vàng, chữ đen
“Vắc xin biệt trữ chờ xử lý” trên tủ lạnh hoặc khu vực chứa vắc xin này.
+ Vắc xin đã được cấp phát nhưng do vấn
đề trong quá trình vận chuyển hoặc giao nhận phải quay về kho, sau khi
được kiểm tra xác nhận và đưa ra
khỏi hòm lạnh, xe lạnh cần
bố trí khu vực riêng trong tủ lạnh, chú ý việc theo dõi chất lượng và cấp
phát trước các vắc xin này
- Trường hợp vắc xin
biệt trữ chờ hủy:
+ Đưa vắc xin chờ hủy ra ngoài dây
chuyền lạnh, chuyển vào khu vực biệt trữ chờ hủy trong kho có gắn biển cảnh
báo màu đỏ, chữ đen “Vắc xin biệt trữ chờ hủy”.
+ Đóng gói niêm phong các thùng vắc
xin, ghi rõ thông tin chi tiết như tên vắc xin, số lượng, số lô, hạn sử dụng
trên thùng.
+ Tiến hành các thủ tục để hủy vắc xin
theo quy định đảm bảo an toàn cho người và môi trường.
|
Nhân viên quản lý kho vắc xin.
Phụ trách chuyên môn
|
6.
|
Tiến hành các thủ tục để hủy vắc xin
theo quy định nhằm đảm bảo an toàn cho người và môi trường
Báo cáo tình hình thu hồi, biệt trữ/ hủy
vắc xin cho lãnh đạo Quân khu và Ban chỉ đạo chiến dịch.
|
Phụ trách chuyên môn
Lãnh đạo đơn vị
|
HƯỚNG
DẪN XỬ TRÍ SỰ CỐ TRONG QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN
1. Mục đích
Tài liệu này hướng dẫn xử lý sự cố trong
quá trình vận chuyển vắc xin bằng xe tải lạnh nhằm giảm thiểu những yếu tố bất lợi phát
sinh trong quá trình vận chuyển ảnh hưởng đến chất lượng vắc xin; đảm bảo các
loại vắc xin được bảo quản ở nhiệt độ từ +2°C đến +8°C trong suốt thời gian vận
chuyển.
2. Các thiết bị và tài liệu liên quan
- Điện thoại di động
- Danh sách các đơn vị trong cung đường
vận chuyển vắc xin
- Qui trình xử trí sự cố bảo quản vắc
xin trong tủ lạnh.
- Kinh phí dự phòng mua xăng dầu, sửa chữa
xe
3. Các bước tiến hành
TT
|
Công việc thực
hiện
|
Phân công
|
4.1. Khi sự cố xảy ra
trên đường
|
|
1
|
Gọi điện thoại thông báo ngay tình
hình sự cố cho lãnh đạo/ cán bộ phụ trách chuyên môn kho để thông báo tình
hình xin ý kiến
giải
quyết.
|
Lái xe/ người vận chuyển vắc xin
|
2
|
a. Với xe tải lạnh: Thực hiện
ngay các biện pháp cần thiết đối với các trường hợp sau:
* Trường hợp hỏng động
cơ ô tô:
- Xe lạnh ở gần nguồn điện: Vận hành hệ
thống lạnh bằng
điện.
- Xe lạnh ở xa nguồn điện, không vận
hành hệ thống lạnh bằng điện được: Nếu thấy nhiệt độ khoang lạnh lớn hơn 8°C
thì
mua
đá dọc đường để duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin. Không dùng đá khô
vì có thể làm nhiệt độ khoang lạnh thấp dưới 0°C và gây ngộ độc.
- Trong trường hợp sửa xe mất ít thời
gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới
nơi nhận.
- Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời
gian hoặc không sửa được, lái xe liên hệ với các đơn vị gần nhất để được hỗ
trợ.
* Trường hợp hỏng hệ
thống lạnh
- Kiểm tra, nếu thấy nhiệt độ khoang lạnh
hơn 10°C thì mua đá dọc đường để duy trì nhiệt độ bảo quản vắc xin.
- Nếu xe tải lạnh ở khu vực gần Kho,
lái xe quay xe về Kho, đồng thời thông báo cho lãnh đạo kho vắc xin để có kế
hoạch nhận lại vắc xin.
- Trong trường hợp xe tải lạnh ở xa
Kho
+ Liên hệ với đơn vị gần nhất để được
giúp đỡ như gửi vắc xin vào kho của địa phương hoặc điều xe tải lạnh
của địa phương đến chuyển vắc xin. Trường hợp phải gửi vắc xin vào kho của địa
phương, lái xe phải bàn giao số lượng vắc xin với thủ kho và yêu cầu thủ kho
bảo quản vắc xin theo đúng nhiệt độ yêu cầu.
+ Liên hệ với lãnh đạo phụ trách điều
xe từ quân khu tới chuyển tiếp.
- Khi chuyển vắc xin sang xe lạnh
khác, lái xe phải chuyển cùng các thiết bị theo dõi nhiệt độ đi kèm.
- Tiến hành sửa chữa hệ thống lạnh
để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận (nếu được).
Trong thời gian bị sự cố, người vận
chuyển/ lái xe phải thường xuyên liên hệ với phụ trách chuyên môn của kho để
có ý kiến chỉ đạo.
* Trường hợp hỏng các
bộ phận khác: Nếu hệ thống khoang lạnh vẫn hoạt động bình thường, tiến
hành sửa chữa để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới nơi nhận.
|
Lái xe/ người vận chuyển vắc xin
Cán bộ Quản lý kho
Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho
Lãnh đạo đơn vị
|
3.
|
b. Với xe tải thông thường: Thực hiện
ngay các biện pháp cần thiết đối với các trường hợp hỏng động cơ ô tô như
sau:
- Trong trường hợp sửa xe mất ít thời
gian thì tiến hành sửa chữa động cơ ô tô để tiếp tục vận chuyển vắc xin tới
nơi nhận.
- Trong trường hợp sửa xe mất nhiều thời
gian hoặc không sửa được:
+ Liên hệ với đơn vị gần nhất trên địa
bàn tỉnh để được giúp đỡ như điều xe của địa phương đến chuyển vắc xin hoặc
liên hệ với lãnh đạo kho để điều xe từ quân khu tới hỗ trợ.
+ Kiểm tra, nếu thấy nhiệt độ trong
hòm lạnh bảo quản vắc xin vượt trên +10°C thì mua đá dọc đường để duy trì nhiệt
độ bảo quản vắc xin trong khoảng từ 2°C - 8°C (cần cho
đá lạnh vào trong các túi nilon để tránh nước gây bong tróc nhãn vắc xin)
|
Lái xe/ người vận chuyển vắc xin
Cán bộ Quản lý kho
Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho
Lãnh đạo đơn vị
|
4.2. Khi lái xe trở về
Kho
|
1
|
Lái xe/ người vận chuyển phải báo cáo
cụ thể tình hình sự cố cho lãnh đạo
đơn vị/ cán bộ Phụ trách chuyên môn, đồng thời chuyển hồ sơ giao
nhận vắc xin và các thiết bị theo dõi nhiệt độ cho nhóm quản lý kho vắc xin.
Trường hợp vắc xin mang trả lại kho thì tiến hành
các bước phân loại xử trí vắc xin theo Quy trình 11 xử trí sự cố bảo quản và Quy trình 14 thu
hồi/ biệt trữ vắc xin.
|
Lái xe/ người vận chuyển vắc xin
Cán bộ Quản lý kho
Cán bộ Phụ trách chuyên môn
Lãnh đạo đơn vị
|
2
|
Nhóm quản lý kho vắc xin sẽ tiến hành
đọc các thiết bị theo dõi nhiệt độ, xem xét hồ sơ và báo cáo Lãnh đạo
đơn vị/ quân khu để báo cáo Ban chỉ đạo chiến dịch
|
Cán bộ Phụ trách chuyên
môn kho
Lãnh đạo quân khu
|
Danh sách liên hệ trong trường hợp khẩn
cấp (tên/ số điện thoại):
+ Thủ trưởng phụ trách kho ....................................:
+ Cán bộ Phụ trách chuyên môn kho ....................................:
+ Cán bộ Quản lý kho ....................................:
HƯỚNG
DẪN VẬN CHUYỂN VẮC XIN COVID-19
TỪ SÂN BAY TỚI CÁC KHO BẢO QUẢN
1. Mục tiêu
Các vắc xin COVID-19 hiện đang được cấp
phép sử dụng tại Việt Nam có 3 khoảng nhiệt độ khuyến cáo bảo quản: từ 2°C đến
8°C, từ -25°C đến -15°C và ở nhiệt độ âm/âm sâu. Thời gian có thể bảo quản mỗi
loại vắc xin với từng khoảng nhiệt độ là khác nhau. Các vắc xin có điều kiện bảo
quản khuyến cáo ở nhiệt độ
âm sau khi rã đông thường chỉ có thể sử dụng tối đa trong vòng 30-31 ngày. Do vậy,
việc đẩy nhanh tiến độ
vận chuyển vắc xin tới các điểm tiêm chủng là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả
và an toàn tiêm chủng.
Để đáp ứng việc vận chuyển và bảo quản vắc
xin đảm bảo hiệu quả, tối đa
hóa được các kho về dung tích bảo quản đồng thời đảm bảo thời gian vận chuyển vắc
xin nhanh nhất tới các điểm tiêm chủng, cần tuân thủ quy trình vận chuyển vắc
xin COVID-19 với sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng và
các đơn vị thuộc Bộ Y tế trong chiến dịch tiêm vắc xin phòng COVID-19 năm
2021-2022.
2. Quy trình
2.1. Vắc xin bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C
đến 8°C:

- Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương sẽ
hoàn thiện thủ tục nhập khẩu vắc xin phòng COVID-19 bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C
đến 8°C từ nước ngoài, từ các nhà tài trợ hoặc tiếp nhận từ nhà phân phối tại
Việt Nam. Sau đó, vắc xin sẽ được chuyển về kho bảo quản vắc xin tại Viện Vệ
sinh dịch tễ Trung ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh.
- Sau khi có giấy phép xuất xưởng, có
quyết định phân bổ vắc xin của Bộ Y tế về tới các quân khu và các tỉnh, Viện Vệ
sinh dịch tễ Trung ương có văn bản thông báo cho Tổng cục Hậu cần, Cục Quân Y
và các Quân khu thuộc Bộ Quốc phòng về việc tiếp nhận và vận chuyển vắc xin bao gồm:
đầu mối liên hệ, thời gian, loại vắc xin, số liều, số kiện...
- Căn cứ thông tin nêu trên, Tổng cục Hậu
cần chỉ đạo các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch tiếp nhận và vận chuyển vắc
xin bằng xe tải lạnh ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C từ kho bảo quản vắc xin tại Viện
Vệ sinh dịch tễ Trung ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh về kho Quân khu.
- Sau khi tiếp nhận, cán bộ tại các kho
Quân khu sẽ tiến hành tháo dỡ, phân lô, kiểm đếm và ghi vào báo cáo tiếp nhận:
loại vắc xin, số lô, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng khi tiếp nhận... gửi về
Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương (phụ lục 1).
- Vắc xin sẽ được bảo quản ở nhiệt độ từ
2°C đến 8°C trong tủ lạnh chuyên dụng tại các kho Quân khu.
2.2. Vắc xin bảo quản ở nhiệt độ âm/âm
sâu và có thể bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C:

- Sau khi có thông báo về việc tiếp nhận
vắc xin phòng COVID-19 bảo quản ở nhiệt độ âm/âm sâu từ nước ngoài, từ các nhà
tài trợ hoặc tiếp nhận từ nhà phân phối tại Việt Nam, Bộ Y tế sẽ bàn hành quyết
định phân bổ vắc xin.
- Sau khi Viện Vệ sinh dịch tễ Trung
ương hoàn thiện thủ tục nhận vắc xin, căn cứ quyết định phân bổ vắc xin của Bộ
Y tế, đơn vị cung ứng vận chuyển vắc xin ở nhiệt độ âm/âm sâu và bàn giao cho
các kho Quân khu.
- Cán bộ tại các kho Quân khu sẽ tiến
hành tháo dỡ, phân lô, kiểm đếm và ghi vào báo cáo tiếp nhận: loại vắc xin, số
lô, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng khi tiếp nhận... gửi về Viện Vệ sinh dịch
tễ Trung ương ngay sau khi tiếp nhận (phụ lục 1).
- Thực hiện các bước hoàn trả thùng vận
chuyển cho nhà sản xuất (phụ lục 2).
- Vắc xin sẽ được bảo quản trong tủ âm
sâu tại các kho Quân khu. Dán nhãn “Vắc xin chờ kiểm định, chưa được cấp phát”.
- Lấy mẫu kiểm định: Trong trường hợp
nhiều lô vắc xin khác với lô vắc xin bảo quản lại các Viện Vệ sinh dịch tễ/Pasteur:
+ Sau khi nhận được báo cáo tiếp nhận vắc
xin từ các Quân khu, Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương thông báo số liều vắc xin của mỗi
lô cần được lấy mẫu kiểm định.
+ Các Quân khu có trách nhiệm chuyển mẫu
về Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương, Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh hoặc Viện Kiểm
định Quốc gia vắc xin và sinh phẩm y tế trong vòng 02 ngày sau khi nhận được
thông báo. vắc xin lấy mẫu kiểm định cần được bảo quản ở nhiệt độ 2°C đến 8°C trong quá
trình vận chuyển.
- Sau khi có giấy phép xuất xưởng, các
Quân khu mới được phép cấp phát vắc xin.
2.3. Đối với vắc xin bảo quản ở nhiệt độ từ
-25°C đến -15°C:

- Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương sẽ
hoàn thiện thủ tục nhập khẩu vắc xin phòng COVID-19 bảo quản ở nhiệt độ -25°C đến
-15°C từ nước ngoài, từ các nhà tài trợ hoặc tiếp nhận từ nhà phân phối tại Việt
Nam. Sau đó, vắc xin sẽ được chuyển về kho vắc xin tại Viện Vệ sinh dịch tễ
Trung ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh bảo quản ở nhiệt độ -25°C đến -15°C.
- Sau khi có giấy phép xuất xưởng, Bộ Y
tế sẽ ban hành quyết định phân bổ vắc xin.
- Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương có văn
bản thông báo cho Tổng cục Hậu cần, Cục Quân Y và các Quân khu thuộc Bộ Quốc
phòng về việc tiếp nhận và vận chuyển vắc xin bao gồm: đầu mối liên hệ, thời
gian, loại vắc xin, số liều, số kiện...
- Căn cứ thông tin nêu trên, Tổng cục Hậu
cần chỉ đạo các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch tiếp nhận và vận chuyển vắc
xin bằng xe tải lạnh ở nhiệt độ từ 2°C đến 8°C từ kho bảo quản vắc xin tại Viện
Vệ sinh dịch tễ
Trung
ương và Viện Pasteur TP. Hồ Chí Minh về kho Quân khu.
Sau khi tiếp nhận, cán bộ tại các kho
Quân khu sẽ tiến hành tháo dỡ, phân lô, kiểm đếm và ghi vào báo cáo tiếp nhận:
loại vắc xin, số lô, số lượng, hạn sử dụng, tình trạng khi tiếp nhận... gửi về
Viện Vệ sinh dịch tễ Trung ương (phụ lục 1).
Vắc xin sẽ được bảo quản ở nhiệt độ từ 2°C
đến 8°C trong tủ lạnh chuyên dụng tại các kho Quân khu.
HƯỚNG
DẪN XUẤT TRẢ THÙNG BẢO QUẢN VẮC XIN
CHO NHÀ SẢN XUẤT
Bước 1: Nhận thùng bảo quản vắc
xin từ đơn vị cung ứng
- Đơn vị DHL vận chuyển: Mở nắp bìa các
tông của thùng bảo quản vắc xin, lấy quyển sổ hướng dẫn màu tím và nhãn hoàn trả
in sẵn ở mặt trên của nắp thùng. Cho nhãn hoàn trả in sẵn vào túi nilon (đây là
loại túi nilon trong suốt có sẵn keo để dán) do công ty DHL cung cấp (đảm bảo nhãn
hoàn trả của thùng nào thì đi cùng thùng đấy) cùng với hóa
đơn chiếu lệ in ra từ
file có sẵn.

Tắt thiết bị theo dõi nhiệt độ Controlant logger bằng cách giữ nút Stop
shipment trong vòng 5 giây, thiết bị sẽ nháy 4 lần sau đó tắt, thả tay ra khỏi nút bấm.

Đảm bảo thiết bị theo dõi nhiệt độ Controlant
logger được đặt lại bên trong thùng ngay tại vị trí được gắn lúc giao hàng.

Bước 2: Loại bỏ hết đá khô
trong thùng bảo quản sau khi lấy hết vắc xin ra khỏi thùng
Sử dụng nhãn trắng để che đi phần đánh dấu đá khô UN1845
& hình thoi số 9 vì thùng bây giờ không còn chứa
đá khô.

Lưu ý: Đảm bảo tất cả nhãn hàng hóa nguy hiểm (bao gồm tất cả nhãn hàng hóa nguy hiểm
của đơn vị vận chuyển) được
che đi.
KHÔNG ĐƯỢC CHE nhãn pin lithium UN3481
trong khung viền màu đỏ.
Bước 3: Dán tem để che đi phần
đánh dấu đá khô
Tem dán để che đi phần đá khô được bóc từ
mặt sau của quyển sổ hướng dẫn màu tím (phần
giấy có sẵn keo màu trắng) đi kèm trong mỗi thùng.
Chú ý: KHÔNG ĐƯỢC CHE nhãn pin lithium
UN3481 trong khung viền màu đỏ.

Bước 4: Dán túi nilon có đựng
nhãn hoàn trả in sẵn và hóa đơn chiếu lệ lên phía góc trái phía trên của thùng (dán
đè lên phần nhãn che phần đá khô)
Bước 5: Dán nắp thùng lại bằng
băng dính trong. Thùng đã sẵn sàng hoàn trả lại cho nhà sản xuất.