|
UỶ
BAN NHÂN DÂN
TỈNH LẠNG SƠN
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
20/2007/QĐ-UBND
|
Lạng
Sơn, ngày 18 tháng 4 năm 2007
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TỈNH LẠNG SƠN.
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/ 11/ 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 3/12/2004;
Căn cứ vào Pháp lệnh Lưu trữ
quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số:
111/2004/ NĐ-CP ngày 08/ 4/ 2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số
điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Xét Tờ trình số: 08/TTr-VP
ngày 13/4/2007 của Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định quản lý công
tác lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày ký và
thay thế Quyết định số: 15/2002/QĐ-UB ngày 10/ 4/ 2002 của Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân tỉnh Lạng Sơn về quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Lạng
Sơn.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở,
Ban, ngành, các tổ chức chính trị- xã hội, xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
lực lượng vũ trang nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này ./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp;
- Cục VT-LT nhà nước;
- TT Tỉnh uỷ;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- VP tỉnh uỷ;
- Văn phòng HĐND & Đoàn ĐBQH tỉnh;
- Như điều 3(để thi hành);
- Các PVP UBND tỉnh;
- Các Phòng CV, HCQT, TTLT(02);
- Lưu: VT.
|
TM.
UỶ BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Phùng Thanh Kiểm
|
QUY ĐỊNH
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH LẠNG
SƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 20/2007/QĐ-UBND ngày 18/4/2007)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh áp dụng
Quyết định này quy định chi tiết
về quản lý công tác lưu trữ và hồ sơ tài liệu lưu trữ; được áp dụng đối với các
cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân
( sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và cá nhân, nhân vật tiêu biểu trên địa
bàn tỉnh Lạng Sơn đã trải qua các thời kỳ lịch sử.
Điều 2. Đối
tượng quản lý
1. Là những hồ sơ tài liệu bản gốc,
bản chính của văn kiện, để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử , khoa học và
các hoạt động thực tiễn khác.
2.Toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ
tỉnh Lạng Sơn là di sản văn hoá, lịch sử thuộc một phần của Phông tài liệu lưu
trữ Quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng do nhà nước quản lý theo nguyên tắc
“ Tập trung thống nhất”. Không một tập thể, cơ quan hoặc cá nhân nào được mua
bán, trao đổi, cất giữ, tiêu huỷ trái phép hoặc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ
vào các mục đích trái với lợi ích của nhà nước.
Điều 3.
Thành phần tài liệu các Phông lưu trữ tỉnh Lạng Sơn
1. Thành phần tài liệu các Phông
lưu trữ của Đảng bộ tỉnh Lạng Sơn do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định.
2. Thành phần
tài liệu Phông lưu trữ nhà nước tỉnh Lạng Sơn bao gồm:
a) Tài liệu của các cơ quan, tổ
chức thuộc chế độ phong kiến Việt Nam trước đây ( nếu có);
b) Tài liệu các cơ quan, tổ chức
nhà nước tỉnh Lạng Sơn từ năm 1945 đến nay;
c) Tài liệu của các cơ quan, tổ
chức thực dân, đế quốc xâm lược trên phạm vi toàn tỉnh trước năm 1955;
d) Tài liệu của các cơ quan, tổ
chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật;
đ) Tài liệu của các nhân vật lịch
sử, tiêu biểu; các gia đình, dòng họ tiêu biểu qua các thời kỳ lịch sử nộp vào
lưu trữ tỉnh.
Điều 4. Tài
liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ
1. Tài liệu riêng của cá nhân,
gia đình, dòng họ tiêu biểu( gọi chung là cá nhân) có giá trị về chính trị,
kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao , văn hoá, giáo dục, khoa học và công
nghệ được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Lạng Sơn bao gồm:
a) Tiểu sử, gia phả, tộc phả bằng
sắc;
b) Các công trình nghiên cứu
khoa học, sáng tác cấp tỉnh, Nhà nước;
c) Tài liệu nghiên cứu cá nhân về
hoạt động chính trị- xã hội, thư từ trao đổi..;
d) Những công trình, bài viết về
cá nhân tiêu biểu do cá nhân nhận và sưu tầm được;
đ) Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi
hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sưu tầm được;
e) Những ấn phẩm đặc biệt do cá
nhân sưu tầm được.
2. Việc đăng ký, bảo hộ tài liệu
cá nhân được quy định ( theo khoản 2; Điều 3 Nghị định số: 111/2004/NĐ - CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ):
3. Việc tặng cho, ký gửi, bán
tài liệu riêng của cá nhân( theo khoản 3; Điều 3 Nghị định số: 111/2004/NĐ - CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ):
4. Những tài liệu cá nhân liên
quan đến bí mật nhà nước cấp tỉnh, huyện, thành phố, các xã, phường, thị trấn
không được chuyển ra nước ngoài.
Điều 5. Kinh
phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ
Hàng năm các cơ quan, đơn vị xây
dựng kế hoạch sử dụng kinh phí cho hoạt động lưu trữ theo quy định của pháp luật.
1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước;
b) Các khoản thu từ phí khai
thác, sử dụng tài liệu;
c) Tài trợ các tổ chức, cá nhân
trong nước và nước ngoài ( nếu có).
2. Những công việc được đầu tư
a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản
tài liệu lưu trữ;
b) Mua sắm các trang thiết bị,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm
trong nước và ngoài nước, mua tài liệu riêng của các cá nhân, gia đình dòng họ
và các tổ chức khác có giá trị tại Điều 1 của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
d) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, thực hiện các kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế tài liệu, lập
bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
e) Công bố, thông báo, giới thiệu,
trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
g) Nghiên cứu ứng dụng khoa học,
công nghệ trong công tác lưu trữ và một số công việc khác được đầu tư theo quy
định của Pháp luật.
3. Thủ trưởng các Sở, Ban,
ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, các đơn vị tổ chức khác có trách
nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc được quy định tại khoản 2 Điều này.
Chương II
THU THẬP, BẢO QUẢN VÀ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 6. Thu
thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Hàng năm, lưu trữ hiện hành ở
các Sở, Ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố, các đơn vị tổ thức
khác có nhiệm vụ:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ
tài liệu của cơ quan;
2. Chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị,
cá nhân chuẩn bị và xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập và thống kê thành
"Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu".
3. Chuẩn bị các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận, lập "biên bản giao nhận tài liệu", có " Mục lục
hồ sơ, tài liệu kèm theo". Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành hai
bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định.
Đơn vị, cá nhân nộp lưu và lưu trữ của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào
kho lưu trữ hiện hành phải là các hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong công việc ở
các Phòng, chuyên viên và chỉ được giữ lại trong thời gian là một năm, kể từ
khi công việc đó kết thúc. Sau thời hạn một năm, các hồ sơ tài liệu đó nộp vào
kho lưu trữ cơ quan.
Điều 7. Thu
thập tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử
1. Thẩm quyền thu thập tài liệu
vào kho lưu trữ lịch sử được quy định như sau:
a) Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh quyết định thu thập tài liệu có giá trị của các Sở, Ban,
ngành và các tổ chức chính trị xã hội, xã hội- nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và
các lực lượng vũ trang nhân dân vào Lưu trữ tỉnh;
b) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
huyện, thành phố quyết định thu thập tài liệu có giá trị của các Phòng, Ban và
các tổ chức kinh tế- xã hội khác vào Lưu trữ huyện, thành phố;
c) Trung tâm
Lưu trữ tỉnh có nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử
hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức sau:
- Các Sở, Ban ngành, các tổ chức
kinh tế - xã hội khác, các doanh nghiệp nhà nước ( Công ty cổ phần có vốn nhà
nước);
- Các ngành, các cơ quan Trung
ương hoạt động trên địa bàn của tỉnh;
- Các cá nhân, gia đình dòng họ
tự nguyện tặng cho, ký gửi hoặc bán tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của các cơ quan,
tổ chức:
a) Giao nộp hồ
sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại Điều 8 của Quy
định này. Trường hợp các cơ quan tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời
hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ tỉnh có thẩm quyền
thu thập.
b) Việc giao nộp hồ sơ tài liệu
dựa trên cơ sở đơn vị đã chỉnh lý, phân loại, thống kê thành " Mục lục hồ
sơ tài liệu nộp lưu", có đầy đủ cặp, hộp và công cụ tra cứu kèm theo;
c) Cơ quan có
tài liệu vận chuyển đến nơi giao nộp.
3. Trách nhiệm của lưu trữ lịch
sử:
a) Lập kế hoạch, phối hợp, hướng
dẫn cơ quan lưu trữ hiện hành lựa chọn tài liệu cần thu thập;
b) Chuẩn bị kho tàng và các
phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;
c) Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập
" Biên bản giao nhận tài liệu" và nộp" Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu" được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, đơn vị tổ chức và Lưu trữ lịch
sử giữ mỗi loại một bản.
4. Tiêu chuẩn
xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp
như sau:
a) Danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
quyết định phê duyệt;
b) Danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp huyện, thành phố do Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân cấp huyện, thành phố quyết định phê duyệt;
c) Thành phần tài liệu nộp lưu
vào lưu trữ lịch sử các cấp thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước, có sự thoả thuận của Thủ trưởng cơ quan và lưu trữ lịch sử
trước khi giao nộp.
Điều 8. Thời
hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Tài liệu hành chính, tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản;
sau năm năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ
quan, tổ chức;
2. Tài liệu phim, ảnh, phim điện
ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình về các hoạt động chính trị của tỉnh;
sau hai năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tổ chức.
3. Tài liệu của các ngành quốc
phòng, công an, đối ngoại; sau ba mươi năm, kể từ năm hồ sơ tài liệu được giao
nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, trừ tài liệu chưa được giải mật
và tài liệu còn có giá trị hiện hành.
Điều 9. Quản
lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức khác
Tài liệu lưu trữ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh,
huyện, thành phố được quản lý tại kho lưu trữ cơ quan, tổ chức theo Nghị định
111/2004 của Chính phủ và các quy định của pháp luật có liên quan.
Điều 10. Quản
lý tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia, tách, sáp nhập và chuyển đổi hình thức
sở hữu
1. Đối với hồ sơ tài liệu lưu trữ
của một cơ quan này được sáp nhập vào một cơ quan khác hoặc 02 cơ quan nhập vào
thành 01 cơ quan mới thì do bộ phận, phòng, kho lưu trữ của cơ quan được sáp nhập
hay cơ quan mới tiếp nhận bảo quản. Nếu một cơ quan được tách ra làm hai hoặc
nhiều cơ quan, thì thành phần hồ sơ tài liệu lưu trữ liên quan đến bộ phận nào
của cơ quan mới thì do cơ quan đó tiếp nhận quản lý.
2. Hồ sơ lưu trữ của các cơ quan
giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ cấp trên
trực tiếp thu nhận và bảo quản.
Điều 11. Chỉnh
lý tài liệu
1. Các cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm chỉnh lý tài liệu của mình;
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
đạt được các yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ
hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành, xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn nộp vào lưu trữ lịch sử và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu
huỷ;
c) Hệ thống hoá hồ sơ, lập mục lục
hồ sơ, tài liệu, lập danh mục tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ;
d) Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu được
thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Trung tâm
lưu trữ tỉnh có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ cho các cơ
quan, đơn vị trong quá trình chỉnh lý.
Điều 12.
Xác định giá trị tài liệu
1. Ban hành bảng
thời hạn bảo quản tài liệu:
a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
ban hành bảng thời hạn bảo quản phông lưu trữ Uỷ ban nhân dân tỉnh;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quản lý ngành, lĩnh vực của các Sở, ban ngành và các tổ chức kinh tê- xã hội
khác ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan và tài liệu chuyên
ngành sau khi thoả thuận thống nhất với cơ quan lưu trữ chuyên ngành cấp trên.
c) Chủ tịch Uỷ bân nhân dân các
huyện, thành phố ban hành bảng thời hạn bảo quản cho phông tài liệu HĐND và UBND
đang quản lý, đồng thời hướng dẫn các xã, phường, thị trấn quản lý tài liệu
theo quy định của pháp luật.
2.Việc xác định gia trị tài liệu
phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị
cần loại ra để tiêu huỷ.
3. Hội đồng xác định giá trị tài
liệu:
a) Khi tiến hành xác định giá trị
tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quyết định:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại
bảo quản;
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
b) Thành phần
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
b.1- Kho Lưu trữ tỉnh:
- Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
làm Chủ tịch hội đồng;
- Chánh Văn phòng Uỷ ban nhan
dân tỉnh làm uỷ viên;
- Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ tỉnh
làm uỷ viên;
- Cơ quan đơn vị có hồ sơ tài liệu
lưu trữ làm uỷ viên.
b. 2- Các Sở, ban mgành, các tổ
chức kinh tế và xã hội khác:
- PhóThủ trưởng cơ quan làm Chủ
tịch hội đồng
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Hành chính tổ chức làm uỷ viên
- Bộ phận, đơn vị có hồ sơ tài
liệu lưu trữ làm uỷ viên
- Cán bộ phụ trách lưu trữ làm uỷ
viên.
b. 3- Uỷ ban nhân dân các huyện,
thành phố:
- Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện, thành phố làm Chủ tịch hội đồng
- Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân
dân huyện, thành phố làm uỷ viên
- Cán bộ phụ trách lưu trữ làm uỷ
viên
- Các đơn có tài liệu lưu trữ
làm uỷ viên.
c) Hội đồng làm việc theo phương
thức sau:
- Từng thành viên Hội đồng xem
xét các văn bản quy định tại điểm a khoản 3 Điều này; đối với danh mục tài liệu
hết giá trị cần kiểm tra thực tế tài liệu;
- Hội đồng thảo luận tập thể và
biểu quyết đa số;
- Thông qua biên bản, trình người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.
Điều 13.
Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị
trước khi tiêu huỷ:
a) Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu
của lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào
Lưu trữ tỉnh;
b) Lưu trữ huyện, thành phố thẩm
tra tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện,
thành phố và của xã, phường, thị trấn;
c) Lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức cấp trên thẩm tra tài liệu của các đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp
lưu vào lưu trữ lịch sử.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ
tài liệu hết giá trị:
a) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh
quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ tỉnh;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh quyết định tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Lưu
trữ tỉnh;
c) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
huyện, thành phố quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại lưu trữ
huyện, thành phố sau khi có ý kiến bằng văn bản của Lưu trữ tỉnh;
d) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
xã, phường, thị trấn quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, sau
khi có ý kiến bằng văn bản của lưu trữ huyện, thành phố;
đ) Người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thành phố quyết
định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức của mình sau khi có ý
kiến bằng văn bản của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.
3. Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm
quyền;
b) Khi huỷ tài liệu phải huỷ hết
thông tin trong tài liệu; lập thành biên bản có xác nhận người thực hiện việc
tiêu huỷ và cơ quan tổ chức có tài liệu;
c) Hồ sơ về tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn
ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ.
Điều 14. Thống
kê nhà nước về lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ
bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ;
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện
theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0
giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Việc gửi báo cáo thống kê lưu
trữ được quy định như sau:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường,
thị trấn, các Phòng, ban và cơ quan, tổ chức thuộc huyện, thành phố gửi báo cáo
về lưu trữ huyện;
- Uỷ ban nhân dân huyện, thành
phố, các Sở, Ban ngành và cơ quan tổ chức khác thuộc tỉnh gửi báo cáo về Lưu trữ
tỉnh. Lưu trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước.
4. Kỳ hạn báo cáo, ngày báo cáo
như sau:
a) Kỳ hạn báo cáo: Năm
b) Ngày gửi báo cáo quy định như
sau:
+ Trung tâm Lưu
trữ tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào
ngày 15 tháng 02 năm sau;
+ Văn phòng Uỷ
ban nhân dân, Hội đồng nhân dân và Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, các Sở, Ban
ngành trực thuộc, Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố gửi báo cáo về Lưu trữ tỉnh
vào ngày 28 tháng 01 năm sau;
+ Uỷ ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn, các Phòng ban thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố gửi báo cáo về
Lưu trữ huyện, thành phố vào ngày 15 tháng 01 năm sau.
Điều 15. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan,
tổ chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện về bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Xây dựng hoặc bố trí kho bảo
quản, có biện pháp phòng, chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo
mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
- Thực hiện các biện pháp phòng,
chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu;
- Tu bổ , phục chế tài liệu bị
hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Kỹ thuật bảo quản tài liệu được
thực hiện theo hướng dẫn của Cục Trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Điều 16.
Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng
tài liệu
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Phông lưu trữ trong tỉnh để phục vụ
yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác của mình theo
quy định của pháp luật,
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm các quy định
về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và trả phí khai
thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
Điều 17. Thẩm
quyền quy định danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm tại lưu trữ lịch sử:
1. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý hiếm tại lưu trữ lịch sử tỉnh do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt;
2. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm tại lưu trữ của huyện, thành phố do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện,
thành phố phê duyệt;
3. Danh mục tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm của xã, phường, thị trấn do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường,
thị trấn phê duyệt.
Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ đặc
biệt quý, hiếm do Bộ Trưởng Bộ Nội vụ quy định.
Điều 18. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh,
huyện, thành phố cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí
mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại kho lưu trữ tỉnh, huyện,
thành phố;
2. Giám đốcTrung
tâm lưu trữ tỉnh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thường bảo quản tại
Trung tâm lưu rữ tỉnh;
3. Người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ cơ
quan, tổ chức của mình;
4. Thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng công bố tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước ra nước ngoài được
thực hiện trong Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Điều 19. Thủ
tục khai thác, sử dụng, sao tài liệu lưu trữ
1. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu tại lưu trữ lịch sử:
a) Người đến khai thác, sử dụng
tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc
giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có
đơn xin sử dụng tài liệu và có giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu ( nếu là
người nước ngoài);
b) Nếu người xin cung cấp thông
tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công phải có văn bản đề
nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin
cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ, có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công
tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
3. Người có thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu
lưu trữ; việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý
lưu trữ thực hiện.
Điều 20. Thẩm
quyền cho phép công bố tài liệu Phông lưu trữ
1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh,
huyện, thành phố cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản
tại lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện, thành phố;
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi tại cơ quan, tổ chức.
Chương III
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU
TRỮ
Điều 21.
Trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ
1. Văn phòng
Uỷ ban nhân dân tỉnh là cơ quan tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng
dẫn về công tác lưu trữ cấp tỉnh,
Uỷ ban nhân dân các huyện, thành
phố thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn bao gồm những
công việc sau đây:
a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện
kế hoạch phát triển lưu trữ trên phạm vi tỉnh, huyện, thành phố do mình quản
lý;
b) Căn cứ các quy định của Pháp
luật về tổ chức, cán bộ, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trực thuộc;
c) Thực hiện
thống kê lưu trữ theo ( Điều 14 quy định này);
d) Trung tâm
Lưu trữ tỉnh chỉ đạo, quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với
các cơ quan, tổ chức từ cấp tỉnh đến cấp xã;
đ) Các cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ,
quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ;
e) Thu thập,
bảo quản và trực tiếp sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cùng
cấp.
g) Tổ chức chỉ đạo việc ứng dụng
khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ; sơ kết, tổng kết về hoạt động lưu
trữ.
2. Mỗi cơ quan, tổ chức phải có
lưu trữ hiện hành để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của mình. Lưu trữ hiện hành
có nhiệm vụ:
- Hướng dẫn cán bộ công chức,
viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào
lưu trữ hiện hành;
- Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn
nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;
- Sắp xếp, phân loại, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê, hồ sơ tài liệu lưu trữ;
- Bảo vệ, bảo quản an toàn, phục
vụ khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ;
- Lựa chọn, thống kê hồ sơ tài
liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục
trình Lãnh đạo cơ quan huỷ tài liệu hết giá trị.
Điều 22.
Hệ thống tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của tổ chức lưu
trữ nhà nước cấp tỉnh, huyện, thành phố được thực hiện theo quy định của Chính
phủ và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
VÀ KHIẾU NẠI TỐ CÁO
Điều 23.
Khen thưởng
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ hồ sơ tài liệu lưu trữ, phát hiện,
tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu huỷ trái phép tài liệu
lưu trữ;
Cơ quan, tổ chức, cá nhân giao nộp,
tặng những tài liệu có giá trị, đặc biệt quý hiếm cho cơ quan Lưu trữ thì được
khen thưởng theo quy định của Pháp luật.
Điều 24. Xử
lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào
chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại đến tài liệu lưu trữ hoặc có những
hành vi khác vi phạm những quy định của Pháp lệnh lưu trữ và Quyết định của Uỷ
ban nhân dân tỉnh về công tác lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà
xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự và bồi thường theo quy định
của Pháp luật.
Điều 25.
Khiếu nại tố cáo và giải quyết khiếu nại tố cáo
Tổ chức và cá nhân có quyền khiếu
nại, tố cáo các hành vị vi phạm pháp luật của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
trong lĩnh vực quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ;
Việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 26.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị căn cứ vào bản quy định
này để xây dựng cụ thể, chi tiết hoá về công tác lưu trữ và quản lý hồ sơ tài
liệu lưu trữ cho phù hợp ở từng cơ quan, đơn vị mình quản lý, quan tâm và tạo mọi
điều kiện cho công tác lưu trữ có đủ cơ sở vật chất, bảo vệ, bảo quản an toàn
tài liệu lưu trữ.
Điều 27.
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng các Sở,
Ban, ngành, các tổ chức chính trị - xã hội, xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế,
lực lượng vũ trang nhân dân, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thành phố và
cá nhân liên quan có trách nhiệm triển khai, kiểm tra đôn đốc thực hiện Quyết định
này./.