|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
38/2014/QĐ-UBND
|
Thành phố Hồ Chí
Minh, ngày 07 tháng 11 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 908/TTr-SNV ngày 13 tháng 10 năm 2014, ý kiến của Sở Tư pháp tại
Công văn số 5211/STP-VB ngày 22 tháng 9 năm 2014 về thẩm định dự thảo Quy định
lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh.
Điều 2. Giao Sở Nội vụ Thành
phố:
1. Tham mưu hướng dẫn và triển khai tổ
chức thực hiện Quyết định về ban hành Quy định này.
2. Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố. Thực hiện chế độ báo cáo định
kỳ cho Ủy ban nhân dân Thành phố tình
hình, kết quả thực hiện Quy định.
Điều 3. Quyết định này có hiệu
lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ,
Giám đốc các Sở, ban, ngành Thành phố, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các quận, huyện, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức khác thuộc Thành phố và Chi Cục trưởng
Chi Cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Cục Kiểm tra Văn bản - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND Thành phố;
- TTUB: CT, các PCT;
- Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam TP;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội TP;
- Sở Nội vụ; Sở Tư pháp;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ (3 bản);
- VPUB: Các PVP;
- Các Phòng CV, TTCB;
- Lưu: VT, (VX/VN) D.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Hứa Ngọc Thuận
|
QUY ĐỊNH
VỀ
LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ
QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND
ngày 07 tháng 11 năm 2014 của Ủy ban nhân dân Thành phố)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Văn bản này quy định việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số
hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
2. Quy định này được áp dụng đối với cơ quan nhà nước,
đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã
hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế và lực lượng vũ trang tại Thành phố.
Điều 2. Mục đích, ý nghĩa của
việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu
1. Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công
tác văn thư, là bản lề của công tác lưu trữ, trong hồ sơ sẽ phản ánh trung thực,
đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng,
đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức, viên chức.
2. Ngăn chặn tình trạng hồ sơ, tài liệu tồn đọng;
tài liệu được sắp xếp trong giai đoạn văn thư trước khi chuyển giao vào Lưu trữ
cơ quan để tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
3. Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan, hạn chế các văn bản, giấy tờ không giá trị hoặc bỏ sót những tài liệu quý
hiếm; góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt, lâu dài và tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với
nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
2. “Hồ sơ công việc” là một tập văn bản, tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan kể từ khi sự
việc bắt đầu đến khi kết thúc.
3. “Hồ sơ nguyên tắc” là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về những
mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thành hồ
sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
5. “Đơn vị bảo quản” là đơn vị thống kê trong nghiệp
vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi đơn vị
bảo quản không quá 03 cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn
vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều
tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản.
6. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê hệ thống các hồ sơ dự
kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập
và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.
7. “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu
trữ trên các vật mang tin khác.
8. “Phông lưu trữ” là toàn bộ tài liệu lưu trữ được
hình thành trong quá trình, hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân.
9. “Mở hồ sơ”' là bắt đầu triển khai công việc lập
hồ sơ.
10. “Mục lục hồ sơ” là bảng thống kê hồ sơ, tài liệu
có giá trị lịch sử của một phông lưu trữ.
11. “Mục lục văn bản” là bảng kê những văn bản
trong một hồ sơ.
12. “Biên mục hồ sơ” là mô tả tóm tắt những thông
tin trong hồ sơ để ghi vào bìa, mục lục văn bản trong hồ sơ, chứng từ kết thúc
và ghi vào công cụ tra cứu.
Chương II
QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ,
CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Mục 1. QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ, CHỈNH
LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 4. Quy trình về lập hồ
sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Quy định này quy định toàn bộ quá trình giải quyết
công việc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi được giao công việc (gọi là
người giải quyết công việc) phải thực hiện và đảm bảo các nội dung:
1. Bước 1: Tổ chức lập hồ sơ ngay khi bắt đầu tiếp
nhận công việc, trong quá trình tổ chức thực hiện, từ thu thập các thông tin
liên quan đến khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản và hoàn tất công
việc.
2. Bước 2: Ngay sau khi hoàn tất việc lập hồ sơ,
cán bộ, công chức, viên chức phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ theo đúng
quy định.
3. Bước 3: Chuyển sang số hóa tài liệu, bộ phận số
hóa tổ chức thực hiện theo điều kiện của mỗi cơ quan, đảm bảo theo các yêu cầu về
số hóa, sau khi hoàn tất việc số hóa, tiến hành trao trả lại tài liệu giấy cho
người giải quyết công việc.
4. Bước 4: Người giải quyết công việc sau khi tiếp
nhận tài liệu giấy từ bộ phận số hóa trao trả, tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Mục 2. CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Điều 5. Nguyên tắc cơ bản khi lập
hồ sơ
1. Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc chức năng,
nhiệm vụ được giao; hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức; của cơ quan lập ra phải
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2. Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự
liên hệ mật thiết, hợp lý chặt chẽ giữa các công văn, giấy tờ, phản ánh được sự
hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc.
3. Văn bản trong hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý
và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc và phù hợp với sự
hình thành hồ sơ trong thực tế giải quyết công việc.
Điều 6. Lập hồ sơ trong trường
hợp có Danh mục hồ sơ và chưa có Danh mục hồ sơ
1. Đối với cơ quan, tổ chức có Danh mục hồ sơ thì
căn cứ vào Danh mục hồ sơ để đưa tài liệu vào hồ sơ theo Điều 7 của Quy định
này.
2. Đối với cơ quan, tổ chức chưa thực hiện lập Danh
mục hồ sơ thì trước khi tiến hành lập hồ sơ cần tổ chức thực hiện theo quy định
tại Điều 13 Chương IV của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan và Mẫu Danh mục hồ sơ (kèm theo Phụ
lục I).
Điều 7. Nội dung và quy trình lập
hồ sơ
1. Bước 1: Mở hồ sơ
a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những
thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa
hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu
trữ theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học
và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia;
b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao
có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trường
hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ
sơ);
c) Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản
có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng
bút mực.
2. Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
a) Sau khi mở hồ sơ, trong quá trình tham mưu nội
dung công việc, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu, kể cả
bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại Hội nghị, Hội thảo,
những tài liệu liên quan... bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất
lạc. Đối với những trường hợp soạn thảo nội
dung tham mưu có lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức,
cá nhân thì cần lưu giữ các ý kiến đó một cách có hệ thống, theo trình tự.
Tránh đưa những hồ sơ không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theo
dõi, giải quyết vào hồ sơ.
c) Hoàn thiện nội dung tham mưu, trước khi trình ký
phải xác định mức độ mật, độ khẩn và chuyển bộ phận văn thư trình lãnh đạo ký
ban hành văn bản. Sau khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản, văn thư giao lại người trực tiếp giải quyết công
việc tiến hành nội dung tiếp theo để chuẩn bị cho công tác chỉnh lý tài liệu.
3. Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết
thúc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản
trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp
xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay
quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.
c) Một số phương pháp cơ bản trong quá trình chia hồ
sơ, tài liệu:
- Đặc trưng vấn đề là
tập hợp tất cả văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một
công việc, một đối tượng) sẽ tập hợp thành một hồ sơ. Đối với cơ quan nhỏ, nhiệm
vụ cụ thể có thể phân chia thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một
vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ.
- Đặc trưng tên gọi văn bản là tập hợp, sưu tầm những
văn bản, tài liệu có cùng tên gọi với nhau.
- Đặc trưng tác giả (cơ quan ban hành văn bản) là lấy
tên cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành
văn bản để phân định hồ sơ.
- Đặc trưng thời gian là căn cứ vào thời gian lập
ra văn bản để phân định hồ sơ.
- Đặc trưng cơ quan giao dịch là cơ quan có văn bản,
giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan.
- Đặc trưng địa dư là việc xem xét, phân loại những
văn bản của tác giả cùng một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một
khu vực lập thành một hồ sơ.
d) Trong quá trình sắp xếp các văn bản, tài liệu
trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, hình ảnh; tài liệu băng,
đĩa ghi âm, ghi hình thì dùng các thiết bị chuyên dụng để bảo quản, sắp xếp vào
cuối hồ sơ và dùng ký hiệu tương ứng hồ sơ liên quan.
đ) Nếu hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vị
bảo Quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý
và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu
thành như một hồ sơ độc lập.
Mục 3. CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
Điều 8. Chỉnh lý tài liệu
1. Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó
tài liệu lưu trữ được phân loại, hệ thống hóa theo một phương án thích hợp nhằm
quản lý và sử dụng tài liệu có hiệu quả.
2. Chỉnh lý tài liệu ở Quy định này được thực hiện
trên cơ sở lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, sau khi lãnh đạo cơ
quan ký ban hành văn bản để hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ
số hóa.
Điều 9. Nội dung công tác chỉnh
lý tài liệu trong Quy định này
1. Nội dung chủ yếu của công tác chỉnh lý
a) Phân chia tài liệu trong phông theo phương án đã
định từ phông ra đến nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.
b) Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh
lý.
c) Biên mục (trình bày kỹ thuật) đơn vị bảo quản.
2. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong công
tác chỉnh lý
a) Sắp xếp văn bản, tài liệu theo thứ tự thời gian:
thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu. Là những tài liệu, văn bản
nào có ngày tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có sau
thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ,
việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếp
các hồ sơ nguyên tắc.
b) Sắp xếp theo số văn bản: căn cứ vào số thứ tự của
mỗi loại văn bản để xếp văn bản. Tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau.
Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở
văn thư cơ quan.
c) Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: quá
trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất,
đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối
cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề,
vụ, việc.
d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức
độ quan trọng của tác giả:
- Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều
loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để
sắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau.
- Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều
tác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp trước, loại nào ít quan trọng hơn xếp
sau.
đ) Sắp xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vị
bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A,
B, C...
3. Giai đoạn hoàn thiện công tác chỉnh lý
a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu
có trong hồ sơ nếu thiếu thành phần nào thì phải bổ
sung đầy đủ. Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những
tư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữ
lại để đánh giá sau.
b) Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ
sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng, số tờ được đánh trên
góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.
c) Ghi Mục lục văn bản để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm theo mẫu Mục lục văn bản
(kèm theo Phụ lục II).
d) Viết Chứng từ kết thúc được trình bày tại phần
tai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ theo Quyết định số
1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của
Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 .
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết
thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời
hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên).
đ) Viết bìa hồ sơ
- Bìa hồ sơ viết theo mẫu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
9251:2012.
- Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng,
chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý những nội
dung chính như sau:
+ Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được
viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên (nếu có).
+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phần
và nội dung văn bản có trong hồ sơ, cần vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để viết
tiêu đề hồ sơ theo Phụ lục XIII của
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày,
tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ.
+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả
đánh số tờ.
+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảng
thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau
khi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ quan.
4. Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, trước khi
thực hiện số hóa, cán bộ, công chức, viên chức cần tham mưu việc tiêu hủy đối với
những tài liệu không có giá trị. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài
tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn có tần số khai thác
sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.
Mục 4. SỐ HÓA TÀI LIỆU
Điều 10. Số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu trong Quy
định này là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật, ứng dụng khoa học công
nghệ thông tin để chuyển nguồn tài liệu giấy
sang tài liệu điện tử đảm bảo vệ bố cục
tài liệu gốc và các yêu cầu của tài liệu điện tử.
Điều 11. Nguyên tắc trong việc số hóa tài liệu
1. Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo
nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin.
2. Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của
tài liệu gốc.
3. Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử
sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “.pdf".
4. Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được
ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy
cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.
5. Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất
các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được
an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết
bị lưu trữ.
Điều 12. Nội dung công tác số
hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức
1. Trên cơ sở hồ sơ được lập và chỉnh lý hoàn chỉnh,
cán bộ, công chức, viên chức được giao giải quyết công việc, cần phải tổ chức
bàn giao bộ phận số hóa tiến hành quét (scan) tài liệu công việc đó thành tài
liệu điện tử.
a) Trước khi bàn giao bộ phận số hóa, người trực tiếp
giải quyết công việc phải tiến hành lập Mục lục hồ sơ cần số hóa để chuyển giao
cho bộ phận thực hiện số hóa. Trên cơ sở tham mưu của cấp dưới, Trưởng các
phòng chuyên môn có trách nhiệm xem xét, xác định và chịu trách nhiệm về việc lựa
chọn các hồ sơ, tài liệu cần số hóa.
b) Việc thực hiện công tác số hóa do mỗi cơ quan, tổ chức đánh giá điều
kiện của mình phân công cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công nghệ thông tin thực hiện hoặc giao cho cán bộ văn
thư thực hiện.
c) Sau khi số hóa tài liệu, bộ phận số hóa phải thống
nhất ký hiệu, nguồn lưu trữ trên dữ liệu chung và tiến hành bàn giao lại hồ sơ,
tài liệu giấy cho người giải quyết công việc để thực hiện việc giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan theo quy định.
d) Tài liệu điện tử được số hóa sẽ được bộ phận văn
thư trong quá trình tiếp nhận kiểm tra đối chiếu với
Mục lục hồ sơ cần số hóa trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2. Người được phân công làm công tác số hóa ngoài
những nguyên tắc nghiệp vụ kỹ thuật, phải đảm bảo số hóa theo đúng mục lục hồ
sơ, tài liệu cần số hóa do các phòng chuyên môn lập và chuyển giao tài liệu giấy,
số hóa theo đúng quy định về lưu trữ.
Mục 5. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 13. Thời hạn giao nộp tài
liệu vào và thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu được các cơ
quan, tổ chức thực hiện như sau:
a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị,
cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn
03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm
trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo
dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ
và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành;
- Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong;
- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì);
- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ
sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được lãnh đạo cơ
quan đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ
quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể
từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc,
nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc
cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu làm tài liệu riêng hoặc mang
sang cơ quan khác.
4. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ lưu trữ phải
kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (kèm
theo Phụ lục III) và lập biên bản giao nhận tài liệu
(kèm theo Phụ lục IV); trường hợp phát hiện thiếu hồ
sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền
giải quyết.
Điều
14. Việc giao nộp đối với tài liệu điện tử
1. Sau khi tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu giấy từ bộ
phận số hóa, cán bộ, công chức, viên chức giải quyết công việc thực hiện việc
giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử được thể hiện qua Mục lục tài liệu số hóa và
tiến hành song song với giao nộp tài liệu giấy vào Lưu trữ cơ quan.
2. Việc tiếp nhận tài liệu điện tử đã được bộ phận
số hóa đưa vào dữ liệu chung, cán bộ lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận
tài liệu điện tử, kiểm tra đối chiếu với
Mục lục tài liệu số hóa và lưu trữ trên phần mềm quản lý của cơ quan theo đúng quy định.
Mục 6. TRÁCH NHIỆM TRONG CÔNG TÁC
LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 15. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan
1. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo công
tác lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với công tác số hóa, cần tổ chức chỉ đạo, tổ
chức việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác số
hóa tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan tại cơ quan, tổ chức mình. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức
có nghiệp vụ để thực hiện việc số hóa tài liệu.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính: Tham
mưu cho Thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ
sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tổ chức thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Tùy vào năng lực, trình độ của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị
mình, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện Quy định này.
3. Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan: Chịu trách
nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và
giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan, Mỗi cán bộ, công chức,
viên chức có tránh nhiệm lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ
sơ, tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụ
trách theo dõi, giải quyết.
4. Cán bộ, công chức, viên chức phụ trách số hóa:
Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về công tác số hóa tài liệu, đảm bảo
việc thực hiện đúng theo Quy định này. Cần tham mưu cho lãnh đạo, Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính cơ quan, tổ chức ban hành quy trình chuyển giao
tài liệu trong quá trình số hóa phù hợp với quy định và thực tiễn cơ quan.
5. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư cơ quan:
Giúp Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính về mặt nghiệp
vụ, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; phối hợp
với cán bộ lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ
sơ.
6. Cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan:
Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ
các đơn vị, tổ chức, cá nhân vào Kho lưu
trữ cơ quan theo quy định hiện hành.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16. Phân công tổ chức thực
hiện của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân
dân quận, huyện và các Cơ quan, đơn vị liên quan và cán bộ, công chức, viên chức
1. Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện và các cơ quan, đơn
vị
a) Kịp thời sắp xếp, bố trí, tạo điều kiện để cán bộ,
công chức, viên chức tham dự bồi dưỡng, tập huấn về công tác này.
b) Hàng năm, các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí từ
nguồn ngân sách nhà nước để trang bị hạ tầng kỹ thuật, đầu tư máy quét (scan),
duy trì phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ, công việc.
c) Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước,
các quy định về an toàn, an ninh thông tin.
d) Báo cáo tình hình thực hiện định kỳ và đột xuất
theo yêu cầu gửi Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy
ban nhân dân Thành phố.
2. Cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan nhà nước
a) Thực hiện nghiêm Quy định này và quy định nội bộ tại các cơ quan, tổ chức.
b) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối làm việc dựa trên giấy tờ sang phong cách làm
việc mới dựa trên môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, sử dụng
hiệu quả nguồn tài liệu số hóa.
c) Bảo đảm các quy định về an toàn, an ninh thông
tin, trong quá trình chuyển giao hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ Quá trình thực
hiện Quy định này cần phải tổ chức chặt chẽ, tránh mất mát hồ sơ, tài liệu.
Điều 17. Khen thưởng và xử lý
kỷ luật
1. Việc tổ chức,
thực hiện lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan là quy định bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công chức, viên chức.
2. Các cơ quan, tổ chức xem xét đưa việc chấp hành
và thực hiện tốt Quy định này là một trong các tiêu chí đánh giá, xếp loại cán
bộ, công chức, viên chức và cơ quan, tổ chức
hàng năm.
3. Các cơ quan, tổ chức và cán bộ, công chức, viên
chức không chấp hành thực hiện Quy định này hoặc cố tình gây khó khăn cho việc triển khai thực hiện thì tùy theo tính chất, mức
độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 18. Điều khoản thi hành
1. Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ quan ban, ngành; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu
trách nhiệm thực hiện theo đúng Quy định này.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc,
phát sinh cần trao đổi, đề nghị phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem
xét, quyết định./.
PHỤ LỤC I
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ
chức trên địa bàn Thành phố)
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
DANH
MỤC HỒ SƠ CỦA ..... (tên cơ quan, tổ chức)
Năm
....
(Ban
hành kèm theo Quyết định số .... ngày ...
tháng .... năm của ....)
|
Số và ký hiệu
HS
|
Tên đề mục và
tiêu đề hồ sơ
|
Thời hạn bảo quản
|
Đơn vị/ người lập hồ sơ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
|
|
|
|
|
|
1. Tên đề mục
nhỏ
|
|
|
|
|
|
Tiêu đề hồ sơ
|
|
|
|
Bản Danh mục hồ sơ này có ...........
(1) hồ sơ, bao gồm:
……………………(2) hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn;
……………………(3) hồ sơ bảo quản
có thời hạn.
|
|
QUYỀN HẠN, CHỨC
VỤ
CỦA NGƯỜI KÝ
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Hướng dẫn cách ghi
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ. Số
đánh liên tục cho toàn bản danh mục. Cuối mỗi đề mục để trống thêm một số dòng dự
trữ đề phòng phải mở thêm hồ sơ đột xuất. Ký hiệu là chữ viết tắt của đơn vị hoặc
lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: Văn phòng ký hiệu là VP hoặc ghi theo ký hiệu riêng
của cơ quan (được quy định trong Quy chế văn thư, lưu trữ cơ quan).
Cột 2: Ghi các đơn vị có hồ sơ và tên
hồ sơ: Thứ tự các đơn vị trong cơ quan ghi bằng chữ số La Mã (I, II,...), thứ tự
hồ sơ ghi bằng chữ số Ả rập (1, 2,...), Đơn vị quan trọng xếp lên trước. Nếu cơ
quan có dưới ba đơn vị, ít hồ sơ thì ghi thẳng tên các hồ sơ. Thứ tự các
đơn vị đánh theo a, b, c...
Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ (Căn cứ vào Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan).
Cột 4: Ghi họ, tên người lập hồ sơ.
Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo
quản, về người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật....
(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục {(1) = (2)
+ (3)}.
(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn có trong
Danh mục.
(3) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn có
trong Danh mục.
PHỤ LỤC II
MỤC LỤC VĂN BẢN
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệt và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)
MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số ………. tập
số ……… (1)
|
Số TT
|
Số và ký hiệu
văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Trích yếu nội
dung
|
Tác giả văn bản
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi
Tờ mục lục văn bản này chỉ áp dụng đối với những hồ
sơ quan trọng, được xếp dưới tờ bìa trên tờ công văn đầu tiên.
(1): Ghi theo số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và số
văn thư trên tờ bìa.
Cột 6: Nếu văn bản nào có nhiều tờ. Ví dụ: có 5 tờ
bắt đầu từ tờ số 10 đến tờ số 15 thì ghi 10-15.
Cột 7: Ghi những điểm ghi chú cần thiết như tài liệu
quý hiếm, tài liệu mật, có ảnh, ...
PHỤ LỤC III
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp
lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20...
|
Hộp/ cặp số
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian TL
|
Thời hạn bảo quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ................ hồ
sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ……………………….. hồ sơ (đơn
vị bảo quản).
Trong đó có:
……………....... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;
………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo
quản có thời hạn.
|
|
………. , ngày …..
tháng ….. năm 20....
Người lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp
tài liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
như trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa
hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn
nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ
sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có
trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý
về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ LỤC IV
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa
tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố)
|
TÊN CQ, TC CẤP
TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………, ngày
tháng năm 20 …..
|
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận
tài liệu
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11
năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Công
văn 1606/SNV-VTLT ngày 27 tháng 11 năm
2013 của Sở Nội vụ hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ (Danh mục hồ sơ năm ….., Kế hoạch thu thập tài liệu ………),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị giao nộp tài liệu),
đại diện là:
- Ông (bà): …………………………………………………………………………
Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………..
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện
là:
- Ông (bà): …………………………………………………………………………
Chức vụ công tác/chức danh: …………………………………………………..
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những
nội dung như sau:
l. TÀI LIỆU GIẤY
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ………………………………………………
2. Thời gian của tài liệu: ……………………………………………………
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………………..
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); ....... Quy ra
mét giá: ..........mét
3. Tình trạng tài liệu giao nộp:…………………………………………...
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
II. TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Tài liệu điện tử (kèm theo Mục lục tài liệu số
hóa):
- Số lượng file: …………………………………………………………………
- Dung lượng: ……………………………………… KB, MB hoặc GB.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn
vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN
GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|