|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH PHƯỚC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 47/2013/QĐ-UBND
|
Đồng Xoài, ngày
08 tháng 11 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND
ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03/12/2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính
phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 1596/TTr-SNV ngày 29/10/2013,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công
tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày
kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 14/2009/QĐ-UBND ngày 16/4/2009 của UBND
tỉnh ban hành Quy định công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ,
Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ chức tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã,
Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, đơn
vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- VP. Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Cục KTVB - Bộ Tư pháp;
- TTTU, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH tỉnh;
- CT, PCT;
- Như Điều 3;
- Sở Tư pháp;
- Sở Nội vụ;
- Trung tâm Tin học - Công báo tỉnh;
- LĐVP, P.NC-NgV;
- Lưu: VT(T-QD234-1/11).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Trăm
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH PHƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số 47/2013/QĐ-UBND
ngày 28 tháng 11 năm 2013 của UBND tỉnh)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về hoạt động
lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân trong hoạt động lưu trữ.
2. Đối tượng áp dụng: Cơ quan nhà nước,
tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự
nghiệp công lập, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức)
và cá nhân.
Điều 2. Yêu cầu
chung về tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của địa phương là
di sản văn hóa thuộc một phần Phông lưu trữ quốc gia, không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu hủy tài liệu lưu trữ trái pháp luật.
2. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải được chỉnh lý, thống kê
và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân đó và đảm bảo
nguyên tắc không được phân tán phông lưu trữ.
Điều 3. Hệ thống
lưu trữ tỉnh Bình Phước
1. Lưu trữ lịch sử: Chi cục Văn thư -
Lưu trữ tỉnh.
2. Lưu trữ cơ quan: Lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh
và lưu trữ tại UBND các xã, phường, thị trấn.
Điều 4. Giải
thích từ ngữ
1. Công tác lưu trữ bao gồm toàn bộ các quy trình quản lý
nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung,
bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
3. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu
lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản,
chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang
tin.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm
Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
4. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,
lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
5. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
6. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp
nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.
7. Hồ sơ
là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
8. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài
liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
9. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có
giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
10. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ
tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
11. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu
có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá
trị.
Điều 5. Người làm
lưu trữ
1. Người làm lưu trữ ở các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã
hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp công
lập, đơn vị vũ trang nhân dân phải có đủ các tiêu chuẩn
theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc;
được hưởng chế độ, quyền lợi và hưởng
phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ không thuộc các
trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều
này phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ
lưu trữ và kiến thức cần thiết khác
phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi của người lao động làm việc trong các tổ chức đó.
3. Người được giao kiêm nhiệm làm lưu
trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến thức cần
thiết khác phù hợp với công việc.
Điều 6. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác lưu trữ
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác
lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ
bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương 2.
THU THẬP, CHỈNH
LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Mục 1. THU THẬP
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 7. Trách nhiệm
của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
2. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá
trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ
chức hủy tài liệu hết giá trị theo
quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 8. Thu thập,
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan gồm những hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hàng năm.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan:
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc;
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ
ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp
lưu quy định tại Khoản 2 Điều này để phục vụ công việc,
thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập danh mục hồ
sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan.
Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của
đơn vị cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp
lưu.
Điều 9. Thu thập,
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có nhiệm
vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử:
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp
lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu có giá
trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử của ngành Công
an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác: Thực hiện theo quy
định tại Điều 14, Điều 15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 10. Trách
nhiệm giao, nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch
sử tỉnh có trách nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu.
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp tài liệu và công cụ tra cứu
vào Lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định.
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
e) Tài liệu sau khi chỉnh lý chưa đạt
yêu cầu theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy định này thì cơ quan, tổ chức
giao nộp tài liệu phải chịu trách nhiệm chỉnh lý lại. Trường hợp cơ quan, tổ chức
không tự chỉnh lý được thì hợp đồng với
Lưu trữ lịch sử để chỉnh lý và phải trả kinh phí chỉnh lý
theo quy định.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ
chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; cơ quan, tổ chức giao
nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh
viễn tại cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử.
Mục 2. CHỈNH LÝ,
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Điều 11. Chỉnh
lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo
đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc
nghiệp vụ lưu trữ;
b) Được xác định thời hạn bảo quản;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống
hóa;
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 12. Xác định
giá trị tài liệu
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo
đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực
hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Nội dung của tài liệu;
b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá
nhân hình thành tài liệu;
c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và
địa điểm hình thành tài liệu;
d) Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;
đ) Hình thức của tài liệu;
e) Tình trạng vật lý của tài liệu.
Điều 13. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định
thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài
liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thành lập, thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức
là Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên;
d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài
liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác
nhau phải được ghi vào Biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn
bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn
tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài
liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 14 Quy định này.
Điều 14. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết
giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc
Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề
nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ
cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị
Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài
liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có
thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá
trị.
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra
xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ
quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu
trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập
thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm
có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị, Tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá
trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý
kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ
ngày hủy tài liệu.
Chương 3.
THỐNG KÊ, BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Mục 1. THỐNG KÊ,
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 15. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng
năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng
12.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện
theo quy định sau:
a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp
số liệu và báo cáo Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp
xã tổng hợp số liệu và báo cáo UBND cấp huyện thông qua Phòng Nội vụ.
c) Phòng Nội vụ các huyện, thị xã tổng
hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tham mưu UBND cấp huyện
báo cáo Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
d) Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu
trữ) tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh,
UBND cấp huyện và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Kho lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ sổ
sách thống kê tài liệu lưu trữ, phần mềm tin học hoặc công cụ để phục vụ cho việc
tra tìm tài liệu lưu trữ.
Điều 16. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tỉnh,
Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ
thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: xây dựng
kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối
với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng
phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;
đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị
hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;
f) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
3. Trường hợp tổ chức không sử dụng
ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu thì được ký gửi
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải trả phí theo quy định của pháp luật.
Điều 17. Quản lý
tài liệu lưu trữ quý, hiếm
1. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài
liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng,
chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan
trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch
sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử.
2. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm không
phân biệt hình thức sở hữu được đăng ký với cơ quan quản lý
nhà nước về lưu trữ ở trung ương và cấp tỉnh, được lựa chọn để đăng ký vào chương trình, danh hiệu của khu vực và thế giới.
3. Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải được
kiểm kê, bảo quản, lập bản sao bảo hiểm và sử dụng theo chế
độ đặc biệt.
Điều 18. Quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm
tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được
bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số
hóa.
4. Việc quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật.
Điều 19. Quản lý
tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ
chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp
vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền
lợi theo quy định của pháp luật.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có
nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 20. Quản lý
tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử
Tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan.
Điều 21. Quản lý
tài liệu lưu trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập, giải
thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải thể,
chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản
Cơ quan, tổ chức chia, tách, sáp nhập,
giải thể; tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước chia, tách, sáp nhập, giải
thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng
đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu
theo quy định sau đây:
1. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý,
thống kê và bảo quản theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định
chia, tách, sáp nhập, giải thể; doanh nghiệp có quyết định chia, tách, sáp nhập,
giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu
hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết
xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải được
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy định;
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh
lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử có thẩm quyền;
b) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử được quản lý tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp mới cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ
quan, tổ chức cấp trên trực tiếp hoặc cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền.
Mục 2. TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 22. Quyền
và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền
sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng
tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài
liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính
nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước,
quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ
theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơ
quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định
khác của pháp luật có liên quan.
3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu
trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu
lưu trữ đang trực tiếp quản lý.
b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu
lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 23. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên
phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu
trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực lưu trữ.
Điều 24. Sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
1. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ cơ quan
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ,
công chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và các nhu cầu riêng chính
đáng.
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức căn cứ
vào quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, quy định việc
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan,
tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh
a) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
b) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh nếu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị ghi rõ mục đích
nghiên cứu của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Điều 25. Sao tài
liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Việc sao tài liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc
Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Người có thẩm quyền cho phép sử dụng
tài liệu lưu trữ cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của
cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu
lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
Cơ quan, tổ chức, Lưu trữ lịch sử sao
tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản sao
tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
3. Người được cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí.
4. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các
quan hệ, giao dịch.
Điều 26. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội
quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội
dung cần quy định như sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình
khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được
mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện
các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn
của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu;
Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức;
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ
quan, tổ chức phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng
ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu
lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương
4.
QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Điều 27. Trách
nhiệm quản lý, thực hiện công tác lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh
a) Thống nhất quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
b) Quyết định và phê duyệt các đề án,
chương trình, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
c) Ban hành, hướng dẫn và kiểm tra việc
thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Nội vụ
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực
hiện việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh
b) Xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác lưu trữ trình UBND tỉnh phê duyệt;
c) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn,
nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối
với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức
thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân
dân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu
trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
4. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
a) Trong phạm vi quyền hạn được giao
có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác lưu trữ
b) Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ
cơ quan và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp
luật.
c) Bố trí kinh phí thực hiện công tác
lưu trữ.
5. UBND các huyện, thị xã
a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế
hoạch phát triển công tác lưu trữ ở địa phương.
b) Hướng dẫn, kiểm tra các phòng, ban
chuyên môn, đơn vị thuộc huyện và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn
huyện chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về công
tác lưu trữ.
6. Cán bộ, công chức, viên chức trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phải thực
hiện đúng các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
Điều 28. Kinh
phí đầu tư cho hoạt động lưu trữ
1. Ngân sách nhà nước
Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử
dụng vào các công việc sau đây:
a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;
b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo
quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý,
hiếm;
d) Chỉnh lý tài liệu;
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo
quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu
lưu trữ;
g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
chuyển giao công nghệ lưu trữ;
i) Những hoạt động khác phục vụ hiện
đại hóa công tác lưu trữ.
2. Tài trợ của các tổ chức; cá nhân trong và ngoài nước.
Chương 5.
KHEN THƯỞNG, XỬ
LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 29. Khen
thưởng
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành
tích trong việc thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu lưu
trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu có giá trị, tài
liệu đặc biệt quý hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được xem xét đề nghị khen thưởng
theo quy định.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công
tác lưu trữ được đánh giá, xếp loại hàng năm và đưa vào tiêu chí bình xét thi
đua, khen thưởng kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị hàng năm.
Điều 30. Xử lý
vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm các quy định của pháp luật về
tài liệu lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho công tác quản lý
Nhà nước về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm
bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 31. Khiếu nại,
tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Tổ chức và cá nhân có quyền khiếu
nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực
lưu trữ.
2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với
các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo
được thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại, Luật Tố cáo.
Chương 6.
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 32. Trách
nhiệm thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra việc thực hiện Quy định này của các cơ quan, tổ chức.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, tổ
chức tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn
và kiểm tra thực hiện Quy định này.
3. Căn cứ Quy định này và các quy định
khác của pháp luật có liên quan các Sở, ban, ngành, tổ chức tỉnh, UBND các huyện,
thị xã xây dựng quy chế cụ thể về công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương./.