|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH TUYÊN QUANG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1196/QĐ-UB
|
Tuyên Quang, ngày 22 tháng 9 năm
2000
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH TẠM THỜI VỀ CÔNG
TÁC QUẢN LÝ SỬ DỤNG HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 21 tháng 6 năm 1994;
Căn cứ Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Hội đồng
Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;
Thực hiện Công văn số 66/NVĐP ngày 11 - 3 - 1995 của Cục Lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn quy định đề công tác lưu trữ tại UBND các cấp,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này bản quy định tạm thời về công tác
quản lý sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang.
Điều 2. Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành,
Chủ tịch UBND các huyện, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN
QUANG
K/T CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vũ Mạnh Thắng
|
QUY ĐỊNH TẠM THỜI
VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ SỬ DỤNG HỒ SƠ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỈNH TUYÊN QUANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1196/QĐ-UB ngày 22/9/2000 của UBND tỉnh
Tuyên Quang)
I- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Tất cả các công văn, tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ
thuật (dự án, đồ án, thiết kế, bản vẽ, bản đồ, công trình nghiên cứu khoa học,
công trình xây dựng cơ bản, phát minh sáng chế luận án tốt nghiệp... ); Tài
liệu chuyên môn (sổ, sách, thống kê, biểu báo, hồ sơ nhân sự…) bản thảo, bản
nháp các tác phẩm văn học - nghệ thuật, âm bản, dương bản các bộ phim, các bức
ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ, sổ công văn, nhật ký, hồi ký, sổ
ghi Nghị quyết các cuộc họp... được hình thành trong quá trình hoạt động của
các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Tuyên
Quang không kể thời gian, các loại hình tài liệu, được tập trung thống nhất
quản lý ở bộ phận, phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp để phục vụ việc nghiên
cứu lịch sử, khoa học.
Tài liệu phải là bản gốc, bản chính của văn kiện, trong
trường hợp do hậu quả lịch sử không còn bản chính mới được thay thế bằng bản
sao có giá trị như bản chính.
Điều 2. Hồ sơ tài liệu lưu trữ của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND các cấp
là di sản văn hóa thuộc một phần của phông tài liệu lưu trữ Quốc gia, không cơ
quan, đơn vị hoặc cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc
mua bán, trao đổi, tiêu hủy trái phép hồ sơ tài liệu lưu trữ.
Điều 3. Sở Tài chính vật giá căn cứ nhu cầu của mỗi ngành, mỗi cấp để xác định
bố trí đủ kinh phí cho công tác lưu trữ của từng cơ quan, đơn vị.
Điều 4. Thủ trưởng các ngành, các cấp trong phạm vi quyền hạn của mình có trách
nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn; tổ chức quản lý hồ sơ lài liệu lưu trữ và chấp hành
nghiêm chỉnh những quy định của Nhà nước.
II- QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Lập hồ Sơ:
Điều 5. Công Chức, Viên chức làm công việc bằng văn bản hoặc liên quan đến công
văn tài liệu trong mỗi cơ quan, đơn vị tùy theo nhiệm vụ phải lập hồ sơ phần việc
của mình phụ trách. Việc lập hồ sơ trong mỗi cơ quan, đơn vị phải được tiến
hành dưới sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ và theo đúng các thể thức, phương
pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định.
Điều 6. Hồ sơ công việc của công chức, viên chức khi lập phải đảm đảo mối liên
hệ giữa các văn bản với nhau về cùng một vấn đề, một sự việc sắp xếp các văn
bản trong hồ sơ theo trật tự, thời gian và biên mục bên trong, bên ngoài đầy
đủ.
Điều 7. Hồ sơ tên gọi: Gồm các tập công văn đi ở mỗi cơ quan, được phân loại
thành từng hồ sơ có cùng tên gọi giống nhau như các tập lưu: Quyết định, Chỉ
thị, Báo cáo, Công văn... Tùy theo khối lượng tài liệu nhiều hay ít mà kết thúc
hồ sơ theo tháng, qúy, 6 tháng hoặc 1 năm.
Bộ phận văn thư cơ quan phải đảm bảo lưu đủ công văn tài
liệu (Bản chính và phụ lục kèm theo) sắp xếp theo thứ tự đúng với số đã đăng ký
trong sổ công văn đi và chịu trách nhiệm lập hồ sơ theo tên gọi.
Điều 8. Hồ sơ nguyên tắc bao gồm những văn bản pháp quy như: Luật, Pháp lệnh,
Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Hướng dẫn hoặc giải thích về chế
độ thính sách. Mỗi công chức, viên chức tùy theo yêu cầu công việc của mình,
tập hợp những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định để làm căn cứ
giải quyết công việc hàng ngày.
Điều 9. Cuối mỗi năm công chức, viên chức trong từng cơ quan tự kiểm tra, hoàn
thiện toàn bộ hồ sơ của mình và giao nộp hồ sơ tài liệu năm trước vào lưu trữ
cơ quan. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu tiếp phải được sự đồng ý của Thủ
trưởng và lưu trữ cơ quan.
2. Thu nộp hồ sơ tài liệu:
Điều 10. Các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể thuộc danh mục nộp lưu hồ sơ tài liệu vào
kho lưu trữ Nhà nước tỉnh Tuyên Quang chỉ được giữ hồ sơ tài liệu về công việc
đã giải quyết xong trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hồ sơ công việc đã kết
thúc. Sau 10 năm phải đem nộp những hồ sơ đó vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh trường
hợp cần giữ lại sử dụng tiếp đối với loại tài liệu đã đến hạn nộp lưu, phải
được sự đồng ý của cơ quan lưu trữ tỉnh.
Điều 11. Các ngành: Công an, Quân sự được lập phòng, kho lưu trữ riêng, không
phải nộp hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh, nhưng phải chịu sự chỉ
đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi địa phương và báo cáo thống
kê hàng năm về lưu trữ tỉnh.
Điều 12. Hồ sơ tài liệu của một cơ quan này sáp nhập vào một cơ quan khác hoặc
của hai cơ quan sáp nhập vào một cơ quan mới thì lưu trữ cơ quan được sáp nhập
hay cơ quan mới lập tiếp nhận và quản lý.
- Đối với cơ quan giải thể thuộc cấp nào thì chuyển giao vào
kho lưu trữ Nhà nước cấp ấy quản lý.
- Trường hợp một cơ quan được tách ra hai hoặc nhiều cơ quan
thì phần hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc của cơ quan mới nào sẽ do cơ
quan ấy tiếp nhận để sử dụng.
Điều 13. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là hồ sơ, nếu chưa lập thành
hồ sơ thì công chức viên chức giao nộp tài liệu phải có trách nhiệm cùng với
lưu trữ cơ quan lập hồ sơ về phần việc của mình và làm thủ tục giao nộp. Biên
bản giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan làm thành 2 bản, nơi giao và
nơi nhận mỗi bên giữ 1 bản (xem phụ lục 2,2a).
Điều 14. Tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ Nhà nước tỉnh, huyện, thị xã phải là
hồ sơ có giá trị, đã được chỉnh lý kèm theo mục lục hồ sơ và đơn vị giao nộp
chịu trách nhiệm vận chuyển đến nơi nhận. Nếu tài liệu chưa được chỉnh lý, chưa
phân loại thành hồ sơ thì bên giao có trách nhiệm đầu tư kinh phí để chỉnh lý.
(Biên bản giao nhận tài liệu xem phụ lục 1,1a).
Điều 15. Phòng, kho lưu trữ các ngành, các cấp có trách nhiệm sưu tầm bổ sung
những hồ sơ, tài liệu còn thiếu thuộc thẩm quyền của ngành mình, cấp mình về
quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đơn vị qua các thời kỳ lịch sử,
những tài liệu về các danh nhân nổi tiếng hoạt động trong các lĩnh vực kinh tế,
chính trị, văn hóa, xã hội... đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ cá nhân.
3. Thống kê sắp xếp bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ:
Điều 16. Các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể, UBND các huyện, thị xã thực hiện chế độ
báo cáo, thống kê định kỳ hàng năm hoặc báo cáo đột xuất về tình hình công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định Liên Bộ giữa Cục Lưu trữ Nhà nước
và Tổng Cục Thống kê số 149-LB/CLT-TCTK ngày 23 - 10 - 1987. (Báo cáo gửi về
Trung tâm lưu trữ tỉnh).
Điều 17. Mỗi bộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài
liệu đang lưu giữ và các công cụ tra tìm tài liệu như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu,
sổ đăng ký các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ của từng phông, sổ theo dõi sử dụng
hồ sơ lưu trữ (Xem phụ lục 3, 4, 5).
Điều 18. Hồ sơ tài liệu lưu trữ phải để nơi cao ráo, thoáng mát phòng hoặc kho lưu
trữ cần trang bị các phương tiện để bảo quản như cặp, hộp, giá đựng tài liệu...
và có biện pháp phòng cháy, có công cụ chữa cháy; Việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ
tài liệu trong từng hộ phận, phòng hoặc kho lưu trữ được tiến hành theo phương
pháp do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tại Văn bản số 111/NVĐP ngày 4 - 4 - 1995.
Điều 19. Những đơn vị có tài liệu mang tính đặc thù như âm bản, dương bản các
bộ phim, tài liệu ghi âm, các bức ảnh, băng, đĩa từ... cần có những trang bị
hoặc biện pháp cần thiết để bảo quản tài liệu lâu dài.
4. Xác định giá trị và tiêu hủy tài liệu lưu trữ:
Điều 20. Chỉ được phép tiêu hủy những hồ sơ tài liệu đã hết giá trị do Hội đồng
xác định giá trị có thẩm quyền quyết định. Thành phần Hội đồng xác định giá trị
bao gồm:
a) Đối với kho lưu trữ tỉnh:
- Chánh văn phòng UBND tỉnh làm Chủ tịch Hội đồng.
- Đại diện bộ phận hoặc cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu huỷ
làm Ủy viên.
- Phụ trách kho lưu trữ của tỉnh làm Uỷ viên.
b) Đối với các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể:
- Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính làm Chủ tịch
hội đồng.
- Đại diện bộ phận có tài liệu làm Uỷ viên (Nếu nhiều bộ
phận thì đại diện của bộ phận nào có nhiều tài liệu tiêu hủy làm Ủy viên).
- Phụ trách lưu trữ của Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể làm Uỷ
viên.
c) Đối với UBND các huyện, thị xã:
- Chánh văn phòng UBND các huyện, thị xã làm Chủ tịch Hội
đồng.
- Đại diện bộ phận hoặc cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu huỷ
làm Ủy viên.
- Phụ trách lưu trữ huyện, thị xã làm Ủy viên.
Điều 21. Khi tiêu hủy hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được Hội đồng cho phép, phải
lập thành biên bản, tài liệu tiêu hủy được thống kê cụ thể, chi tiết từng loại,
có ý kiến xác nhận của cơ quan chuyên môn cấp trên trực tiếp chứng kiến việc
tiêu hủy trọn vẹn (xem phụ lục 6).
5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Điều 22. Các phòng, kho lưu trữ phải xây dựng bản nội quy quản lý và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ, quy định cho từng đối tượng là công chức, viên chức
trong cơ quan; công chức, viên chức ngoài cơ quan và nhân dân có nhu cầu chính
đáng, chỉ được nghiên cứu tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi khu vực; trường
hợp cần sao chụp công chứng phải có ý kiến của người có thẩm quyền.
Điều 23. Tất cả mọi phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ tài liệu phải đưa Chánh, Phó Văn
phòng hoặc Trưởng, Phó phòng hành chính đồng ý; trường hợp đối tượng người nước
ngoài và tài liệu thuộc loại trong danh mục bí mật Nhà nước cần sử dụng phải
thực hiện theo Nghị định 84/HĐBT ngày 9 - 3 - 1992 của Hội đồng Bộ trưởng ban
hành "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" và được Thủ trưởng các ngành,
hoặc Chủ tịch UBND các cấp cho phép (xem phụ lục 7, 8).
Điều 24. Người sử dụng có trách nhiệm quản lý chặt chẽ hồ sơ tài liệu được cung
cấp nghiên cứu không được làm nhàu nát, hư hỏng, xem xong phải sắp xếp lại theo
trật tự và bàn giao lại đầy đủ, nếu làm mất lài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập
biên bản và báo cáo người có thẩm quyền xử lý.
Điều 25. Trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ, có trách nhiệm cấp bản sao
công văn tài liệu và chứng thực về tài liệu lưu trữ đang quản lý cho người sử
dụng khi đã có ý kiến của người có thẩm quyền.
III- HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 26. Ở tỉnh thành lập kho lưu trữ Nhà nước tỉnh do Văn phòng UBND tỉnh trực
tiếp quản lý và giúp UBND tỉnh thống nhất về công tác lưu trữ, đồng thời xây dựng
các chế độ quản lý, nghiệp vụ lưu trữ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện chế độ đó trong phạm vi toàn tỉnh. Tổ chức việc thu nhận toàn bộ những hồ
sơ tài liệu của các Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể đến hạn nộp vào kho lưu trữ tỉnh để
bảo quản và tổ chức sử dụng.
Điều 27. Mỗi Sở, Ban, Ngành, Đoàn thể phải bố trí nơi để tài liệu lưu trữ và
phân công cán bộ chịu trách nhiệm để bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơ
quan theo chế độ tập trung thống nhất. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính
phụ trách công tác lưu trữ và giúp lãnh đạo Sở, Ban, Ngành thực hiện chế độ lưu
trữ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ theo quy định.
Điều 28. Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã thành lập kho lưu trữ huyện, thị xã
do Văn phòng UBND huyện trực tiếp quản lý và có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ
công lác lưu trữ cho UBND xã, phường, thị trấn, các đơn vị trực thuộc; xây dựng
bản danh mục nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ huyện, trực tiếp tổ
chức thu nộp hồ sơ tài liệu của HĐND, UBND, Văn phòng UBND huyện, thị xã và các
phòng, Ban, Công ty, trạm trại thuộc huyện, thị xã quản lý và tổ chức sử dụng
theo quy định hiện hành.
IV- KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
Điều 29. Cơ quan, tập thể, cá nhân có thành tích trong việc quản lý hồ sơ tài
liệu được khen thưởng, nếu vi phạm những điều trong bản Quy định này thì tùy
theo mức độ nặng nhẹ mà bị xử lý kỷ luật bằng biện pháp hành chính hoặc truy tố
trước pháp luật.
V- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 30. các Sở, Ban, Ngành, UBND các huyện, thị xã căn cứ bản Quy định này, xây
dựng bản quy định chi tiết - cụ thể về công tác quản lý hồ sơ tài liệu cho phù
hợp với cơ quan, đơn vị mình quản lý.
Điều 31. Các ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành,
Chủ tịch UBND các huyện, thị xã có trách nhiệm thực hiện bản Quy định này.
MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU
(Phụ lục 1a)
|
Hộp cặp số
|
Hồ sơ (Đơn vị BQ) số
|
TIÊU ĐỀ HỒ SƠ
|
Số tờ
|
Thời gian của tài liệu
|
GHI CHÚ
|
|
|
|
|
|
|
|
Phụ lục 1
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
|
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
|
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
Số: ………………..
Căn cứ vào Điều 32 của Điều lệ về công văn giấy tờ và công
tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28 - 9 - 1963 của Hội đồng
Chính phủ;
Căn cứ……………………………………………………………………...
Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm:
Đại diện (Bên nhận tài liệu)
1.
2.
3.
Đại diện……(tên cơ quan nộp lưu)
1.
2.
3.
Cùng thống nhất giao nộp tài liệu vào bảo quản tại kho lưu
trữ….như sau:
1. Tên khối tài liệu………….
………………………………
2. Thời gian từ………………
………………………………
3. Số lượng tài liệu………….
………………………………
4. Số bản mục lục hồ sơ lưu trữ……
………………………………
5. Các văn bản khác………….
………………………………
6. Tình trạng tài liệu…………
………………………………
Biên bản này lập thành 2 bản, bên giao giữ 1 bản, bên nhận
giữ 1 bản
|
NGƯỜI GIAO
(Họ tên, chữ ký)
|
NGƯỜI NHẬN
(Họ tên, chữ ký)
|
|
|
|
CHỨNG THỰC CỦA CƠ QUAN
|
Đại diện lưu trữ……………….
(Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng dấu)
|
Đại diện cơ quan nộp lưu
(Chức vụ, họ tên, chữ ký, đóng
dấu)
|
|
|
|
Phụ lục 2
MẪU BIÊN BẢN GIAO NỘP TÀI LIỆU LƯU
TRỮ CƠ QUAN
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
|
|
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
|
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ TÀI LIỆU
Số: ………………..
- Căn cứ Điều 9 Quy định về công tác quản lý và sử dụng hồ
sơ tài liệu lưu trữ tỉnh Tuyên Quang (Quyết định số: /QĐ-UB ngày tháng năm 2000
của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành kèm theo quy định).
- Căn cứ .........................
Hôm nay, ngày tháng năm
Tại:
Chúng tôi gồm có:
Người giao:
Bộ phận công tác:
Chức vụ:
Người nhận:
Bộ phận công tác:
Chức vụ:
Cùng nhau thống nhất giao nhận tài liệu vào kho lưu trữ cơ
quan như sau:
1) Tổng số hồ sơ giao: (Có
danh mục kèm)
2) Thời gian của tài liệu:
3) Các văn bản khác:
4) Tình trạng tài liệu:
Biên bản này lập thành hai bản như nhau, bên giao giữ một bản,
bên nhận giữ một bản.
|
Người giao
(Họ tên, chữ ký)
|
Chứng thực của cơ quan
|
Người nhận
(Họ tên, chữ ký)
|
|
|
|
|
DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP VÀO KHO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Phụ lục 2a)
|
Hồ sơ số
|
Cặp số
|
NỘI DUNG HỒ SƠ
|
Số tờ
|
Thời gian bảo quản
|
GHI CHÚ
|
|
|
|
|
|
|
|
Phụ lục 3
MẪU SỔ NHẬP TÀI LIỆU
|
Số TT
|
Ngày nhập
|
Người nhập
|
Cơ quan nhập
|
Tên phông
|
Số phông
|
Năm của tài liệu
|
Căn cứ nhập
|
T.trạng tài liệu
|
Số lượng
|
GHI CHÚ
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Sổ này dùng để thống kê toàn bộ các lần nhập tài liệu vào
lưu trữ không kể số lượng nhiều hay ít. Ghi ngay khi nhập.
- Cột (5), (6) nếu có tên và số phông (hoặc bộ sưu tập) thì
ghi, nếu là tài liệu hỗn tạp thì để trống.
- Cột (8) ghi số của biên bản giao nhận tài liệu.
Phụ lục 4
MẪU ĐĂNG KÝ CÁC PHÔNG TÀI LIỆU
|
Số phông
|
Ngày tháng nhập lần đầu
|
Tên phông
|
Thời gian đơn vị hình thành phông
|
GHI CHÚ
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Cột 1: Dùng để thống kê toàn bộ các phông có trong lưu
trữ, mỗi phông chỉ được ghi 1 lần nhập đầu tiên của phông đó vào lưu trữ (Trung
tâm lưu trữ tỉnh).
- Cột 2: Ghi ngày tháng nhập lần đầu tiên của phông vào kho
lưu trữ tỉnh.
- Cột 3: Ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông.
Nếu tên thay đổi nhiều lần thì ghi tên cuối cùng.
- Cột 5: Dùng để ghi sự thay đổi địa điểm bảo quản của phông
nếu phông được chuyển hẳn sang lưu trữ khác. Chỉ căn cứ thay đổi và số lượng
tài liệu chuyển đó.