|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
QUẬN GÒ VẤP
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
02/2011/QĐ-UBND
|
Gò
Vấp, ngày 16 tháng 9 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN,
TỔ CHỨC THUỘC QUẬN GÒ VẤP
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị quyết số
725/2009/UBTVQH12 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa
XII về điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương và quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy
của Ủy ban nhân dân huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện,
quận, phường;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn
thư;
Căn cứ Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức
- Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Quyết định số
93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí
Minh về ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng
Nội vụ tại Tờ trình số 231/TTr-NV ngày 31 tháng 8 năm 2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, tổ chức thuộc quận Gò Vấp.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Quyết
định số 02/2008/QĐ-UBND ngày 07 tháng 5 năm 2008 của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp
về ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp,
Ủy ban nhân dân 16 phường và các cơ quan, đơn vị, trực thuộc Ủy ban nhân dân quận
Gò Vấp.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, Trưởng Phòng Nội vụ, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân 16 phường, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc quận chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Hồng
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC QUẬN
GÒ VẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/2011/QĐ-UBND ngày 16 tháng 9 năm
2011 của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng:
a) Quy chế này áp dụng công tác
quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các các cơ quan chuyên môn, các đơn vị
sự nghiệp công lập và Ủy ban nhân dân 16 phường thuộc quận Gò Vấp (gọi tắt là
cơ quan).
b) Trường hợp các cơ quan có cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị trực thuộc không có quy định khác với quy định của cơ
quan cấp trên thì có thể quy định áp dụng chung cho tất cả các cơ quan, tổ chức
và đơn vị trực thuộc (gọi tắt là đơn vị trực thuộc).
2. Đối tượng điều chỉnh:
a) Công tác văn thư bao gồm các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các
công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2.
Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư - lưu trữ
1. Thủ trưởng cơ quan chịu trách
nhiệm chung về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan
mình.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp người đứng đầu trực tiếp
quản lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan. Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho
các cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
3. Thủ trưởng các cơ quan thuộc
quận có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế này.
4. Toàn thể cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ đúng theo quy định tại Quy chế
này.
Điều 3. Tổ
chức, nhiệm vụ của văn thư - lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, các
cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư, lưu trữ hoặc bố trí người
làm văn thư, lưu trữ (sau đây gọi chung là văn thư, lưu trữ cơ quan). Công tác
văn thư, lưu trữ cơ quan có thể bố trí nhân sự làm chuyên trách từng công việc
hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ
trách văn thư; phụ trách lưu trữ; phụ trách văn thư, lưu trữ; phụ trách và theo
dõi việc tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ; theo dõi công văn đến; theo dõi công văn
đi; nhân viên giao liên; phụ trách kho lưu trữ tài liệu cơ quan…
1. Văn thư cơ quan có những nhiệm
vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đi
và văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến
cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền;
c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng
Phòng Hành chính (đối với những cơ quan không có Văn phòng) hoặc người được
giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản
trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm đóng dấu mức độ khẩn, mật;
e) Đăng ký, làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ
liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, công chức;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của
cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác;
k) Áp dụng các thành tựu khoa học,
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có những nhiệm
vụ cụ thể sau:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài
liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc
diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục
tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 4. Cán
bộ văn thư và cán bộ lưu trữ
Người được bố trí làm công tác
văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Kinh
phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:
a) Ngân sách Nhà nước;
b) Các khoản thu từ phí khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Những công việc được đầu tư
kinh phí bao gồm:
a) Mua sắm các thiết bị, phương
tiện phục vụ trong công tác;
b) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học
và công nghệ trong công tác;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu;
d) Thực hiện kỹ thuật bảo quản
tài liệu lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu
trữ;
e) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu
lưu trữ;
g) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản
tài liệu lưu trữ;
h) Những công việc khác được đầu
tư theo quy định của pháp luật.
3. Hàng năm thủ trưởng cơ quan
có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các thiết bị chuyên
dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên của cơ quan hoặc từ
phía khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
4. Trường hợp cần thiết, thủ trưởng
cơ quan chỉ đạo lập dự toán trình cơ quan có thẩm quyền duyệt kinh phí để thực
hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan mình.
Điều 6. Bảo
vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động trong công tác
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Thủ trưởng các cơ quan có
trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật. Công chức làm công
tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà
nước theo quy định của pháp luật.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN
THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình
thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành
trong hoạt động của cơ quan bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật
theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân ngày 14 tháng 12 năm 2004.
2. Các loại văn bản hành chính của
cơ quan được rà soát và ban hành theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản chuyên ngành:
Các hình thức văn bản chuyên
ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định.
Điều 8. Thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Thể thức văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản hành chính:
Thể thức và kỹ thuật trình bày
được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5
năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Phụ lục kèm theo Quy chế này là
mẫu trình bày văn bản hành chính của cơ quan ban hành gồm:
1. Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt
tên loại văn bản hành chính và bản sao cơ quan ban hành;
2. Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các
thành phần thể thức văn bản;
3. Phụ lục III: Mẫu chữ và chi
tiết trình bày thể thức văn bản và thể thức bản sao;
4. Phụ lục IV: Các mẫu văn bản;
a) Mẫu trình bày văn bản hành
chính (từ mẫu 1.1 đến mẫu 1.19);
b) Mẫu trình bày bản sao văn bản
(mẫu 2.1).
2. Thể thức văn bản chuyên
ngành:
Thể thức và kỹ thuật trình bày
được thực hiện theo quy định do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy
định.
Điều 9. Soạn
thảo văn bản
1. Cán bộ được giao thụ lý, giải
quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản.
Người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trực thuộc sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt
nội dung và ký nháy ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan
trọng phải ký nháy ở cuối mỗi trang.
2. Đối với trường hợp các cơ
quan được giao tham mưu xây dựng văn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn
bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật hiện hành.
Điều 10.
Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản được phân
công duyệt theo quy trình:
Căn cứ tổ chức của cơ quan, quy
trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc soạn thảo đến
trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chữa, bổ sung và trình đến cấp trên
phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người người đứng đầu cơ quan ký theo thẩm
quyền (đối với các văn bản do người đứng đầu ký). Trước khi trình người đứng đầu
ký, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công rà soát
lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị
bộ phận soạn thảo sửa chữa lại).
2. Trường hợp các loại văn bản
người đứng đầu phân công cho cấp dưới trực tiếp phụ trách ký, thì trước khi
trình cấp dưới trực tiếp của người đứng đầu ký cần phải chuyển cho Chánh Văn
phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công rà soát lại lần cuối về
thể thức và nội dung văn bản, nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn
thảo sửa chữa lại.
Điều 11.
Đánh máy, nhân bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành
chính thông thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực
hiện. Trường hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết tay và được
giao cho bộ phận văn thư đánh máy thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên
văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện
có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại
cơ quan hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng quy định
phát hành:
a) Số lượng văn bản nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ
thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh và
liên quan đến nội dung của văn bản.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản
và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do
lãnh đạo quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm
tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá
nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội
dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ
bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người
ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý
công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ
thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký
văn bản
1. Hình thức ký văn bản được sử
dụng con dấu của cơ quan, gồm có:
a) Người đứng đầu cơ quan;
b) Cấp dưới trực tiếp của người
đứng đầu được người đứng đầu cơ quan giao ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản
riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay (KT);
c) Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính được người đứng đầu cơ quan giao ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản
riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa lệnh (TL);
d) Trường hợp người đứng đầu đơn
vị trong cơ quan được người đứng đầu cơ quan ủy quyền ký một số văn bản cụ thể
bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền (TUQ).
2. Khi ký văn bản không dùng bút
chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 14. Bản
sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được
quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định
như sau:
Hình thức sao: Sao y bản chính
hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa
danh và ngày, tháng, năm sao, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản
trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có
giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp (photocopy cả dấu
và chữ ký của văn bản hành chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định
tại Khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển
phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến
của lãnh đạo ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác
phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN
LÝ VĂN BẢN
Điều 15.
Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư
do cá nhân gửi đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý
theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến tại cơ
quan đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan (trừ
trường hợp có quy định khác). Tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn bản
được chuyển qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được gọi chung
là văn bản đến.
Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải
được tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình
quản lý văn bản và hồ sơ của cơ quan.
2. Văn bản đến chuyển phát qua
máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số
lượng trang của mỗi văn bản, v.v.... Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết. Văn bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với bản
chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến,
văn bản đến chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và
làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Đến khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản
chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số
đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển
qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
3. Những văn bản do cán bộ, công
chức, viên chức đi họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn
thư trước khi xử lý theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn
thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo.
5. Các bì văn bản đến cán bộ văn
thư không bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong
cơ quan và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến
công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho
văn thư để đăng ký.
6. Đối với những bì thư gửi đích
danh người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người được
phân công bóc gỡ các bì thư của người đứng đầu; sau khi có ý kiến của người đứng
đầu thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.
7. Đối với những bì thư có ký hiệu
mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư
chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử
lý xong, các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý
theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn đến ngoài giờ
làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo
ngay với người đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.
9. Khi tiếp nhận văn bản đến,
văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu
có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu,
rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận,
văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc
trường hợp phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc
báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập
biên bản có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến được đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản đến hoặc đăng ký vào Chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ
công việc của cơ quan.
Điều 17.
Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Đối với loại văn bản đến có
yêu cầu giải quyết công việc khẩn, văn thư chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh
vực để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
2. Đối với loại văn bản đến bình
thường, văn thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
3. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải
quyết, văn thư vào sổ hoặc nhập vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công
việc của cơ quan, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
4. Việc chuyển giao văn bản phải
đảm bảo các yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải
được ghi nhận vào Chương trình Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan
(hoặc vào sổ chuyển giao văn bản).
Điều 18. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
1. Người đứng đầu cơ quan có
trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu
cơ quan được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người
đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị
hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được
pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan.
3. Trong công tác xử lý văn bản
đến, người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành
chính hoặc người được phân công chịu trách nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến
và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
b) Phân văn bản đến cho các đơn
vị, cá nhân giải quyết;
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
4. Trường hợp văn bản đến không
có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.
Điều 19.
Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan
phát hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan theo
trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ
khẩn, mật (nếu có).
3. Đăng ký văn bản đi.
4. Làm thủ tục, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20.
Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn
thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Điều 21.
Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi được lưu hai bản:
Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản
chính lưu trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu
trữ theo thời hạn quy định.
2. Văn bản đi có chế độ mật được
lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự
và bảo quản trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi cơ quan trường hợp
cần khai thác sử dụng phải được sự đồng ý của lãnh đạo.
3. Các văn bản liên ngành mà
không lấy số tại văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi
lưu bản chính.
4. Bản lưu văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy
tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền màu.
Điều 22. Sử
dụng chương trình Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc
Sử dụng Chương trình “Quản lý
văn bản và Hồ sơ công việc” vào việc tiếp nhận, luân chuyển, xử lý, ban hành và
lưu trữ văn bản được thực hiện theo Quyết định số 26/2006/QĐ-UBND ngày
18/8/2006 của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp về ban hành quy chế sử dụng và quản
trị chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các đơn vị thuộc
quận Gò Vấp.
Mục 3. LẬP HỒ
SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nguyên tắc:
Tất cả công chức, viên chức khi
làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ
công việc mình làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện
hành:
a) Mở hồ sơ: hàng năm, căn cứ
vào danh mục hồ sơ của đơn vị trực thuộc và thực tế công việc được giao, mỗi
công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản
liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ. Trong quá
trình giải quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan
vào bìa hồ sơ đó.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ
sơ:
- Công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên
quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải
được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản
để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ:
khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn
thiếu và loại ra văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần
để trong hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được
lập:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hình thành hồ sơ.
- Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của
sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
- Sau khi giải quyết xong công
việc, hồ sơ giải quyết công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh
mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định.
Trường hợp những hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối
hợp giải quyết, thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần ghi chú trong phiếu
trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử
lý.
- Cán bộ, công chức, viên chức
phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại cơ
quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân phải được
sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác, sử dụng theo
quy định có hiệu quả.
Điều 24.
Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các đơn vị và
cá nhân trong cơ quan:
a) Các đơn vị và cá nhân trong
cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện
hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản 2, Điều này;
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá
nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục
gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được
quá hai năm;
c) Cán bộ, công chức, viên chức
trước khi chuyển công tác khác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải
bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế nhiệm,
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan
khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
chuyên môn nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học,
ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm
thu chính thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau
ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh;
mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi
công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập
hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Các Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ
mỗi loại một bản.
Điều 25.
Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan
1. Người đứng đầu cơ quan chỉ đạo
Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành chính hoặc người được phân công chịu trách
nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực hiện tốt công
tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ cơ quan.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các đơn vị thuộc cơ quan;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực
thuộc chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản
và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công
chức, viên chức: lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
5. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ:
cán bộ chuyên trách lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn cho các đơn vị và
công chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định.
Mục 4. QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 26. Quản
lý và sử dụng con dấu
1. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người được phân công giúp người đứng đầu quản lý và sử dụng con
dấu của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
2. Cán bộ văn thư được giao nhiệm
vụ giữ và sử dụng con dấu của cơ quan; Đảng ủy; Công đoàn cơ quan và các loại dấu
khác (nếu có) theo đúng quy định.
3. Cán bộ văn thư được phân công
đóng dấu, không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo
của lãnh đạo cơ quan.
4. Không được tự ý giao con dấu
cho người khác sử dụng khi không có sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan bằng văn bản.
Điều 27.
Đóng dấu
1. Tuyệt đối không được đóng dấu
khống chỉ.
2. Không đóng dấu đối với các
văn bản ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của đơn vị chuyên môn soạn thảo
văn bản, các bản sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc.
3. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu
đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
4. Việc đóng dấu lên các phụ lục
kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên
trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
5. Việc đóng dấu giáp lai, đóng
dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Trường hợp đóng dấu lên các bản hợp đồng,
biên bản, dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
6. Đối với các tài liệu bí mật
Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG
TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28.
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cá
nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
4. Chuẩn bị các kho tàng và
phương tiện để tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và
lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp
lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao
nhận tài liệu” theo mẫu do Cục trưởng Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn,
mỗi loại hai bản, đơn vị hoặc cá nhân nộp lưu và lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một
bản.
Điều 29. Chỉnh
lý tài liệu
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải
tôn trọng sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc;
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản
ánh được hoạt động của cơ quan;
c) Cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ có trách nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ
cơ quan.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải
đạt được các yêu cầu sau:
a) Phân loại và lập thành hồ sơ
hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn;
c) Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
d) Lập mục lục tra cứu: mục lục
hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và
tra cứu, sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu không
có giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Điều 30.
Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu
phải đạt được các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị
cần loại ra để tiêu huỷ.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành phố biến được thực hiện theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03
tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
a) Đối với tài liệu tiêu biểu thực
hiện theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu do Cục trưởng Cục Văn thư - lưu trữ
nhà nước ban hành;
b) Đối với tài liệu chuyên ngành
thực hiện theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quản lý ngành, lĩnh vực ở Trung ương ban hành.
Điều 31. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị
tài liệu, các cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc quyết định:
a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại
bảo quản;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu gồm (thực hiện theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng
12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy
tài liệu hết giá trị).
3. Hội đồng làm việc theo phương
thức sau đây:
a) Từng thành viên Hội đồng xem
xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
b) Hội đồng thảo luận tập thể và
biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ
ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản, một bản lưu tại
hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài
liệu hết giá trị;
c) Thông qua biên bản, trình người
đứng đầu cơ quan quyết định.
Điều 32.
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm các đơn vị, cá
nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu
hủy ra thị trường tự do.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy
tài liệu hết giá trị Lãnh đạo cơ quan quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định đề xuất bằng văn bản của
Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm
quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết
giá trị, bao gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị
kèm theo bản thuyết minh;
c) Quyết định thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu;
d) Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị;
đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền
về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
e) Quyết định của người có thẩm
quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản về việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị và các tài liệu liên quan khác.
4. Việc tiêu hủy tài liệu hết
giá trị được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước và các quy định pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 33. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (trường hợp cơ quan thuộc diện nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ lịch sử)
1. Trách nhiệm của cơ quan nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ
lịch sử theo đúng thời hạn quy định. Trường hợp cơ quan muốn giữ lại hồ sơ, tài
liệu đã đến thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo cơ
quan;
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở
hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”;
c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và
công cụ tra cứu kèm theo;
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi
giao nộp.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch
sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành
lựa chọn tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành
chuẩn bị tài liệu giao nộp;
d) Chuẩn bị kho tàng và các
phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và
lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”
và “Biên bản giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan, tổ
chức và Lưu trữ lịch sử giữ mỗi loại một bản.
3. Thành phần và thời hạn giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 2. THỐNG
KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 34. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ
bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện
theo chế độ định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0
giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Báo cáo thống kê được thực hiện
theo quy định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn
thư, lưu trữ.
Điều 35. Bảo
quản tài liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn
nộp lưu hoặc không thuộc diện nộp Lưu trữ hiện hành do các công chức, viên chức
các đơn vị bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó;
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập
trung bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ
các trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài
liệu.
2. Chánh Văn phòng, Truởng phòng
Hành chính hoặc người được phân công có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu
trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;
b) Thực hiện các biện pháp
phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho
lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị
kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh
sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;
đ) Thực hiện các biện pháp
phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài
liệu;
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu
trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;
g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài
liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Công chức, viên chức phụ
trách công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu vào kho lưu trữ;
b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài
liệu lưu trữ; hồ sơ; tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ
thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
c) Thường xuyên kiểm tra tình
hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu, trên cơ sở
đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.
4. Tiêu chuẩn các loại kho lưu
trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
5. Kỹ thuật bảo quản tài liệu
lưu trữ được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ nhà
nước.
Mục 3. TỔ
CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 36. Đối
tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai thác
sử dụng tài liệu Lưu trữ hiện hành:
a) Cán bộ, công chức, viên chức
trong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện
nhiệm vụ được giao;
b) Cá nhân đến sử dụng tài liệu
phục vụ cho nhu cầu của mình;
c) Người nước ngoài đến nghiên cứu
tài liệu.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu tại lưu trữ:
a) Các đối tượng là người thuộc
cơ quan phải có ý kiến của lãnh đạo cho phép được nghiên cứu, sử dụng những tài
liệu có liên quan;
b) Các đối tượng không phải là
người thuộc cơ quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu
của cơ quan quản lý. Nếu là công dân Việt Nam thì phải có chứng minh nhân dân,
đơn xi trích lục bản chính ghi rõ mục đích khai thác đồng thời nêu lý do mất và
người yêu cầu trích lục phải là người có tên trong văn bản cần trích lục hoặc
giấy ủy quyền của người có liên quan. Đơn xin trích lục và giấy ủy quyền đều phải
có xác nhận của chính quyền nơi cư trú;
c) Đối tượng là người nước ngoài
đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có hộ chiếu và ý kiến phê duyệt của lãnh đạo;
d) Tất cả các đối tượng đến
nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Điều 37.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký
độc giả theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài
liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
2. Mượn tài liệu nghiên cứu tại
chỗ: sau khi nghiên cứu văn bản xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu
mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu. Cán bộ phụ trách
công tác lưu trữ phải giám sát trong quá trình mượn và kiểm tra tài liệu sau
khi hoàn trả.
3. Mượn tài liệu về nơi làm việc:
trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc cơ quan cần
sử dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người được phân công đồng ý. Người mượn tài liệu phải chịu
trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng hạn.
4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ:
người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải thực hiện đầy đủ thủ tục khai
thác và có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải được sự đồng ý của người
có thẩm quyền mới được phép sao chụp. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải do
cán bộ lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy chế bảo
vệ bí mật Nhà nước.
5. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng
tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin
và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 38. Thẩm
quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền quyết định việc cho
phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan như sau:
1. Người đứng đầu, cấp phó của
người đứng đầu cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu lưu trữ đối với các
tổ chức, cá nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu
lưu trữ loại mật.
2. Chánh, Phó Chánh Văn phòng,
Trưởng, Phó Trưởng Phòng Hành chính hoặc người có trách nhiệm cho phép việc sử
dụng bản sao, bản điện tử các tài liệu lưu trữ đối với công chức, viên chức thuộc
cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu chính đáng.
3. Cán bộ phụ trách lưu trữ cơ
quan chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
4. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ
phải được ý kiến phê duyệt của lãnh đạo.
Điều 39. Quản
lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu
lưu trữ được quản lý bằng các công cụ sau:
1. Chương trình phần mềm quản lý
hồ sơ lưu trữ.
2. Sổ giao nhận tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 40.
Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các nội dung của
Quy chế này là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với
tập thể các đơn vị và cá nhân công chức, viên chức là cơ sở đánh giá, nhận xét,
phân loại công chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức.
2. Công chức, viên chức vi phạm
các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu
các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của pháp luật về xử lý kỷ luật đối
với cán bộ, công chức hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp
luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức
vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải
bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật
chất đối với cán bộ, công chức, viên chức.
Điều 41.
Khiếu nại, tố cáo
1. Các đơn vị, công chức, viên
chức có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan mình.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật
về khiếu nại, tố cáo.
Điều 42. Tổ
chức thực hiện
1. Thủ trưởng các cơ quan có
trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này đến toàn thể cán bộ,
công chức, viên chức trong phạm vi quản lý.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người được phân công có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực
hiện Quy chế này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng
Hành chính hoặc người được phân công đề nghị lãnh đạo cơ quan sửa đổi, bổ sung
Quy chế này phù hợp tình hình thực tế./.