|
Kính
gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ;
- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Các tổ chức chính trị-xã hội-nghề nghiệp và tổ chức xã hội;
- Các Tổng công ty 91 và Tập đoàn kinh tế nhà nước.
|
Căn cứ Quyết định số
177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Điều 11 và Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị như sau:
I. HƯỚNG DẪN
CHUNG
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Công văn này hướng dẫn việc tổ
chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-
xã hội- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ
trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Nguyên tắc chung
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá
trị phải bảo đảm đúng thủ tục và quy trình quy định;
- Tài liệu hết giá trị phải được
Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức xem xét và cơ quan quản
lý lưu trữ cấp trên thẩm định trước khi người có thẩm quyền ra quyết định tiêu
huỷ;
- Khi Hội đồng xác định giá trị
tài liệu của cơ quan, tổ chức xét huỷ tài liệu hết giá trị phải đồng thời xem
xét cả mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
- Khi tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị phải bảo đảm tiêu huỷ hết thông tin ghi trên tài liệu.
II. TỔ CHỨC
TIÊU HUỶ TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Việc xét và tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị được thực hiện theo các bước sau:
1. Lập danh mục tài liệu hết giá
trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
a) Lập danh mục tài liệu hết giá
trị
Danh mục tài liệu hết giá trị được
lập trong hai trường hợp sau:
- Thứ nhất, trong quá trình chỉnh
lý: Tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp
theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị (thực
hiện theo mẫu tại Phụ lục I).
- Thứ hai, trong khi xem xét loại
ra khỏi phông những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản: Những hồ sơ đã hết
thời hạn bảo quản được thống kê theo phương án phân loại thành danh mục tài liệu
hết giá trị.
b) Viết bản thuyết minh tài liệu
hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục II)
2. Trình người đứng đầu cơ quan,
tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu hết giá trị
Đơn vị hoặc người được giao nhiệm
vụ có trách nhiệm trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét huỷ tài liệu
hết giá trị. Hồ sơ trình gồm có:
- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài
liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu hết
giá trị;
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
- Dự thảo quyết định về việc
thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập
Hội đồng xác định giá trị tài liệu).
3. Hội đồng xác định giá trị tài
liệu thực hiện việc xét huỷ tài liệu hết giá trị
a) Thành phần Hội đồng xác định
giá trị tài liệu
- Đối với tài liệu bảo quản tại
lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao
gồm:
+ Chánh văn phòng Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan, tổ chức tương đương ở trung
ương; Chánh văn phòng Uỷ ban nhân cấp tỉnh, cấp huyện hoặc cấp phó của người đứng
đầu đối với cơ quan, tổ chức khác: Chủ tịch Hội đồng;
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có
tài liệu đưa ra xét huỷ: uỷ viên;
+ Đại diện của lưu trữ cơ quan,
tổ chức: uỷ viên.
- Đối với tài liệu bảo quản tại
lưu trữ lịch sử các cấp, Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm:
+ Đại diện lãnh đạo Trung tâm
Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Chánh Văn phòng UBND huyện: Chủ tịch
Hội đồng;
+ Trưởng các đơn vị nghiệp vụ của
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Trưởng phòng Hành chính Văn
phòng UBND huyện và cán bộ lưu trữ huyện: uỷ viên;
b) Phương thức làm việc của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị
- Từng thành viên Hội đồng xem
xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại,
kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
- Hội đồng thảo luận tập thể và
biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Nội dung cuộc họp được lập
thành biên bản có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng (thực hiện theo mẫu
tại Phụ lục III). Biên bản được lập thành 2 bản, một
bản lưu tại hồ sơ huỷ tài liệu của cơ quan, tổ chức và một bản đưa vào hồ sơ
trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị.
c) Hoàn chỉnh danh mục tài liệu
hết giá trị và hồ sơ trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, gửi cơ quan
có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ đề nghị thẩm tra gồm:
- Công văn đề nghị thẩm tra tài
liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục IV);
- Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Bản thuyết minh tài liệu hết
giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu.
4. Thẩm tra tài liệu hết giá trị
trước khi tiêu huỷ
a) Thẩm quyền thẩm tra tài liệu
hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 của Nghị
định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, cụ thể:
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
thẩm tra tài liệu hết giá trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia.
+ Việc thẩm tra tài liệu hết giá
trị bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: do Hội đồng thẩm tra xác định
giá trị tài liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục trưởng thực hiện.
+ Việc thẩm tra tài liệu hết giá
trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia: do đơn vị chức năng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước giúp Cục
trưởng thực hiện.
- Cơ quan quản lý lưu trữ của tỉnh
thẩm tra tài liệu hết giá trị của Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện và của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
- Cơ quan quản lý lưu trữ của
huyện thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện và của xã.
- Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
cấp trên giúp người đứng đầu thẩm tra tài liệu hết giá trị của các tổ chức trực
thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Việc thẩm tra tài liệu hết giá
trị ở các cấp tỉnh, huyện và của các cơ quan, tổ chức cấp trên đối với cấp dưới
do đơn vị hoặc cá nhân được giao chức năng quản lý lưu trữ giúp người đứng đầu
thực hiện.
b) Nội dung thẩm tra tài liệu hết
giá trị
Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị
thẩm tra, cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm quyền nghiên cứu hồ sơ để thẩm tra về
thủ tục xét huỷ và thành phần nội dung tài liệu hết giá trị, kiểm tra đối chiếu
với thực tế tài liệu (nếu cần) và trả lời bằng văn bản về ý kiến thẩm tra.
c) Thời gian thẩm tra tài liệu hết
giá trị: không quá 30 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị thẩm tra.
5. Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có
thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Căn cứ vào kết luận của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu và ý kiến thẩm tra của cơ quan quản lý lưu trữ có thẩm
quyền, nếu có yêu cầu phải chỉnh sửa hồ sơ thì cơ quan, tổ chức có tài liệu hết
giá trị phải hoàn thiện hồ sơ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ
tài liệu hết giá trị. Việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:
a) Những hồ sơ, tài liệu được
yêu cầu giữ lại bảo quản phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng
của phông (khối) tài liệu;
b) Hoàn thiện hồ sơ và danh mục
tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng số bó, tập tài liệu hết giá trị được phép
tiêu huỷ; ghi lại số và đánh số lại trật tự các bó, tập (nếu cần); hoàn chỉnh lại
tiêu đề các tập; viết lại lý do loại;
c) Trình cấp có thẩm quyền ra quyết
định về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (Quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị thực hiện theo mẫu tại Phụ lục V). Thẩm
quyền quyết định cho tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia, cụ thể:
- Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại các
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;
- Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan
ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu các cơ quan, tổ chức
khác thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia quyết định
cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
tỉnh;
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh quyết định cho
phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ
huyện;
- Người đứng đầu các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu huỷ
tài liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức mình;
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp
xã quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của xã;
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung
tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị của cơ quan, tổ chức mình.
6. Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị
Sau khi có quyết định bằng văn bản
của người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo
các bước sau:
a) Đóng gói tài liệu hết giá trị;
b) Lập biên bản bàn giao tài liệu
hết giá trị giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục VI);
c) Thực hiện tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị: có thể được thực hiện tại cơ quan bằng máy cắt giấy, ngâm nước hoặc xé
nhỏ; hoặc có thể chuyển đến nhà máy giấy để tái chế;
d) Lập biên bản về việc huỷ tài
liệu hết giá trị (thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VII).
7. Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu
huỷ tài liệu hết giá trị
a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết
giá trị phải được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
bao gồm:
- Tờ trình về việc tiêu huỷ tài
liệu hết giá trị;
- Danh mục tài liệu hết giá trị
kèm theo bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định
giá trị tài liệu;
- Quyết định thành lập Hội đồng
xác định giá trị tài liệu (nếu cơ quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu);
- Văn bản của cấp có thẩm quyền
về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
- Quyết định của người có thẩm
quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Biên bản bàn giao tài liệu hết
giá trị;
- Biên bản về việc tiêu huỷ tài
liệu hết giá trị;
- Các tài liệu có liên quan
khác.
b) Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ trong
thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu huỷ.
III. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ chức trung ương khác và Uỷ ban nhân dân
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện và chỉ đạo các cơ
quan, tổ chức trực thuộc triển khai thực hiện văn bản này.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu
có vấn đề vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lãnh đạo Cục (4);
- Các đơn vị thuộc Cục (16);
- Website của Cục;
- Lưu: VT, NVĐP.
|
CỤC
TRƯỞNG
Trần Hoàng
|
PHỤ LỤC I
DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông
(khối) …………
|
Bó
số
|
Tập
số
|
Tiêu
đề hồ sơ hoặc tập tài liệu
|
Lý
do huỷ
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Phông (khối): Ghi tên phông hoặc
khối tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài
liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc tập
tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc
tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung
tài liệu bên trong.
(4): Ghi lý do huỷ tài liệu như:
hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà đã
giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả năng
phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ hoặc tập
tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với hồ sơ nào
trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
PHỤ LỤC II
BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông
(khối)……………………
Thời
gian của Phông (khối) tài liệu……………….
I. Tóm tắt tình hình khối tài
liệu hết giá trị
1. Sự hình thành khối tài liệu hết
giá trị: Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến
hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?)
2. Số lượng: Tổng số tài liệu
khi đưa ra chỉnh lý là … mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là …… mét; số lượng
tài liệu loại ra ... mét (bó, gói); tỷ lệ loại ra so với tài liệu giữ lại là
…%.
3. Thời gian: Thời gian bắt đầu
và thời gian kết thúc của khối tài liệu hết giá trị.
II. Tóm tắt thành phần và nội
dung chủ yếu của tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị bao gồm các
nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài
liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo
quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do
huỷ …).
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm
những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ…
3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những
tài liệu gì?
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại
nào? Nội dung về vấn đề gì?
|
|
…..,
ngày…tháng….năm…
NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH
(Họ và tên, chữ ký)
|
PHỤ LỤC III
|
TÊN
CƠ QUAN, TỔ CHỨC
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
-------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
|
…,
ngày …. tháng …. năm ….
|
BIÊN BẢN
Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Căn cứ Điều 16 của Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia năm 2001 và Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và Quyết định số…
ngày…. . . .tháng…….. năm….. của…. về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu,
Hôm nay, vào hồi….giờ
ngày…tháng…năm…,
Tại ……………………..
Hội đồng xác định giá trị của…..(cơ
quan, tổ chức) gồm có: ………….
(ghi rõ họ tên các thành viên
trong Hội đồng)……………………………..
Chủ toạ:……………….
Thư ký:………………
Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu hết
giá trị Phông (khối) tài liệu ……
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh
mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …………………………… và kiểm tra thực tế, các
thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:
1……………………..
2…………………….
3……………………..
Chủ toạ cuộc họp thống nhất
kết luận:
1. Đề nghị giữ lại những tập (hồ
sơ) tài liệu số:……………, nêu lý do (nếu có).
2. Đề nghị (người có thẩm quyền)…..
xem xét, quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc
họp, với ý kiến nhất trí.../…(ghi rõ số lượng)
Cuộc họp kết thúc vào hồi…h
ngày… ./.
|
THƯ
KÝ
(họ, tên, chữ ký)
|
CHỦ
TỊCH HỘI ĐỒNG
(họ, tên, chữ ký)
|
PHỤ LỤC IV
Kính
gửi: ……………………………………….
Danh mục tài liệu hết giá trị của
Phông (khối)….được lập ra trong quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc
trong quá trình xác định giá trị tài liệu). Danh mục đã được Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra và nhất trí để cho
phép tiêu huỷ.
Để việc tiêu huỷ tài liệu được
thực hiện đúng theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét huỷ
tài liệu hết giá trị của Phông (khối)………đề nghị …….thẩm tra và cho ý kiến bằng
văn bản để (cơ quan, tổ chức) có cơ sở ra quyết định tiêu huỷ số tài liệu hết
giá trị trên./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT, …
|
QUYỀN
HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
PHỤ LỤC VII
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
|
…,
ngày …. tháng …. năm ….
|
BIÊN BẢN
Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định số …ngày…
tháng… năm…của ……….. về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ….
Tại (nơi huỷ)…………………………………………..
Chúng tôi gồm:
1…………………………….cơ quan, đơn vị………………………….
2…………………………….cơ quan, đơn vị…………………………
3…………………………….cơ quan, đơn vị………………………….
4…………………………….cơ quan, đơn vị……………………………
5…………………………….
Đã tiến hành tiêu huỷ số tài liệu
hết giá trị thuộc Phông (khối)…………….
Số lượng tài liệu được tiêu huỷ
………………………
Phương pháp huỷ: (nghiền bột giấy,
cắt nhỏ…)……………
Chúng tôi đã huỷ hết số tài liệu
ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.
Biên bản này lập thành 2 bản: cơ
quan, đơn vị có tài liệu giữ một bản, cơ quan, đơn vị thực hiện tiêu huỷ tài liệu
giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
TIÊU HUỶ TÀI LIỆU
(Họ và tên, ký)
|
ĐẠI
DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)
CÓ TÀI LIỆU TIÊU HUỶ
(Họ và tên, ký)
|
|
Xác
nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|
Xác
nhận của cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|
PHỤ LỤC VI
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
|
…,
ngày …. tháng …. năm ….
|
BIÊN BẢN
Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị
Căn cứ Điều 16 của Pháp lệnh Lưu
trữ quốc gia năm 2001 và Điều 12 của Nghị định 111/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Quyết định số ngày…
tháng… năm… của …. về việc cho tiêu huỷ tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi …..
Tại (nơi tiêu huỷ): ……….
Chúng tôi gồm:
Bên giao:
1…………………………….cơ quan (đơn vị)…………………
2…………………………….cơ quan……………………..
3…………………………….cơ quan………………………
Bên nhận:
1…………………………….cơ quan (đơn vị)…………………
2…………………………….cơ quan……………………..
3…………………………….cơ quan………………………
Cùng giao và nhận khối lượng tài
liệu để tiêu huỷ như sau:
- Tên phông (khối) tài liệu:……………………………………….
- Số lượng …….. tập ( hồ sơ)
theo Danh mục tài liệu hết giá trị.
Hai bên đã giao và nhận đầy đủ số
lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.
Biên bản này lập thành 2 bản:
bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
(Họ và tên, ký)
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
(Họ và tên, ký)
|
PHỤ LỤC V
|
TÊN
CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
/QĐ - ….
|
…,
ngày …. tháng …. năm ….
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
THẨM QUYỀN BAN HÀNH…………
Căn cứ …(văn bản quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức…..);
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia năm 2001;
Căn cứ Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ … (văn bản thẩm định của
cấp có thẩm quyền);
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng
xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Tiêu huỷ … tập (hồ
sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…. (kèm theo Danh mục tài liệu hết
giá trị).
Điều 2: Giao cho (Lưu trữ
cơ quan, tổ chức)…. thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu theo đúng quy định pháp luật.
Điều 3: Chủ tịch Hội đồng
xác định giá trị tài liệu….… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, VP (HC).
|
QUYỀN
HẠN VÀ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|