|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
68/2026/QĐ-UBND
|
Quảng Ngãi, ngày
27 tháng 5 năm 2026
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA
SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC GIAO DỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số
87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Công chứng số
46/2024/QH15;
Căn cứ Nghị định số
104/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số
280/2025/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định
số 07/2025/NĐ-СP;
Căn cứ Nghị quyết số 66.14/2026/NQ-CP
của Chính phủ về việc xử lý khó khăn, vướng mắc trong việc xây dựng, quản lý Cơ
sở dữ liệu công chứng;
Căn cứ Nghị quyết số
17/2025/NQ-HĐND của Hội đồng nhân dân tỉnh Quảng Ngãi quy định phạm vi nhiệm vụ,
quyền hạn của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ủy quyền cho công chức thuộc Ủy
ban nhân dân cấp xã trong lĩnh vực chứng thực trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 108/TTr-STP ngày 06 tháng 5 năm 2026 và ý kiến thống
nhất của thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh;
Ủy ban nhân dân ban hành Quyết
định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng,
chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực giao dịch trên địa bàn tỉnh Quảng
Ngãi.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực từ ngày 27 tháng 5 năm 2026.
Quyết định số 30/2020/QĐ-UBND
ngày 19/11/2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi ban hành Quy chế quản lý, cập
nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao
dịch trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định này có hiệu
lực thi hành.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Thủ trưởng các sở, ban,
ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu; các tổ chức hành
nghề công chứng trên địa bàn tỉnh; Hội công chứng viên tỉnh và các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp;
- Cục KTVB&TCTHPL - Bộ Tư pháp;
- Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- VP UBND tỉnh;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Báo và Phát thanh, Truyền hình Quảng Ngãi;
- Lưu: VT, NCPTTT.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Công Hoàng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC GIAO DỊCH TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 68/2026/QĐ-UBND ngày 27/5/2026 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh và đối tuợng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định việc quản
lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
giao dịch (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này áp dụng đối với Sở
Tư pháp; Ủy ban nhân dân các xã, phường, đặc khu (viết tắt là Ủy ban nhân
dân cấp xã); các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm
quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục
vụ hành chính công cấp xã; các cơ quan, tổ chức, cá nhân có đề nghị được cấp
tài khoản để truy cập vào Cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn và thông tin tham khảo.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
1. Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực giao dịch tỉnh Quảng Ngãi (gọi tắt là Cơ sở dữ liệu) là Cơ sở dữ
liệu điện tử, có tên miền truy cập là: https://congchung.quangngai.gov.vn.
2. Quản lý Cơ sở dữ liệu là
trách nhiệm của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong việc quản lý Cơ sở dữ liệu
và quá trình khai thác, sử dụng, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động
nghiệp vụ công chứng, chứng thực của công chứng viên, người có thẩm quyền thực
hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành
chính công cấp xã và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
3. Cập nhật Cơ sở dữ liệu là
việc tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện
chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công cấp xã cập nhật thông tin về giao dịch đã công chứng, chứng thực; cơ quan,
tổ chức cập nhật thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông
tin tham khảo đối với tài sản.
4. Khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được phép truy cập,
sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu để thực hiện hoạt động quản lý, hoạt động
công chứng, chứng thực theo quy định.
5. Chia sẻ Cơ sở dữ liệu là
quy trình kết nối, đồng bộ và cung cấp quyền truy cập dữ liệu (đọc/ghi) từ
một nguồn chung cho nhiều người dùng, ứng dụng hoặc hệ thống.
6. Thông tin ngăn chặn đối với
tài sản là thông tin bằng văn bản do các cơ quan, người có thẩm quyền theo
quy định của pháp luật ban hành yêu cầu ngừng thực hiện hoặc tạm ngừng thực hiện
việc công chứng, chứng thực giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn
bản ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện
chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công cấp xã kiểm tra, đối chiếu, xem xét từ chối thực hiện việc công chứng, chứng
thực.
7. Thông tin giải tỏa ngăn
chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan, người có thẩm
quyền đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây hoặc cơ quan, người có thẩm quyền khác
theo quy định của pháp luật gửi văn bản đề nghị hủy bỏ nội dung ngăn chặn. Văn
bản giải tỏa ngăn chặn của cơ quan, người có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để
công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ
sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thực hiện việc công
chứng, chứng thực giao dịch bị ngăn chặn trước đó.
8. Thông tin tham khảo là
thông tin do cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp, đề nghị liên quan đến tài sản
của mình hoặc các thông tin liên quan đến tình trạng tài sản của tổ chức, cá
nhân do cơ quan, người có thẩm quyền cung cấp nhưng không thuộc trường hợp tại khoản
5, khoản 6 Điều này. Công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực,
người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã
căn cứ thông tin tham khảo tiến hành kiểm tra, xác minh để thực hiện hoặc từ chối
thực hiện công chứng, chứng thực giao dịch.
9. Thông tin giao dịch đã được
công chứng, chứng thực là thông tin cơ bản của giao dịch đã được công chứng,
chứng thực mà tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền
thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ
hành chính công cấp xã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
10. Người quản trị Cơ sở dữ
liệu là công chức phụ trách công nghệ thông tin thuộc phòng tham mưu, tổng
hợp của Sở Tư pháp để thực hiện việc quản trị, vận hành về mặt kỹ thuật Phần mềm
quản lý Cơ sở dữ liệu và công chức chuyên môn, nghiệp vụ được giao nhiệm vụ thực
hiện việc vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu. Người quản trị được cấp tài khoản
riêng, thực hiện quyền quản trị Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này và quy định của
pháp luật.
11. Tài khoản là những
thông số nhất định mà người quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng được cấp để
truy cập vào Cơ sở dữ liệu, gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Nguyên tắc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu
1. Việc quản lý, cập nhật, khai
thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật,
Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu của cơ quan có thẩm quyền. Thông
tin cập nhật lên Cơ sở dữ liệu phải sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn
Việt Nam TCVN 6909:2001.
2. Việc sử dụng thông tin trong
Cơ sở dữ liệu khi công chứng, chứng thực không loại trừ trách nhiệm theo quy định
của pháp luật đối với công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người có thẩm
quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục
vụ hành chính công cấp xã, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên
quan khác.
3. Việc cập nhật thông tin ngăn
chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin giao dịch
đã công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, bảo đảm tính
chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu
dài; tạo điều kiện thuận lợi cho công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện
chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công cấp xã tra cứu thông tin.
Việc cập nhật, sửa chữa, xóa
thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông
tin giao dịch đã công chứng, chứng thực được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã
được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu, là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật
thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
4. Cá nhân, tổ chức yêu cầu
ngăn chặn, tham khảo và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính
xác, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả
xảy ra do yêu cầu của mình.
5. Cá nhân, tổ chức được cấp
tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm quản
lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản
được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
6. Đảm bảo an toàn, an ninh
thông tin trong quá trình quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở
dữ liệu; các chương trình kiểm tra và diệt virus phải là những chương trình có
bản quyền và phải được cài đặt thường trú trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ
liệu.
7. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân cung cấp thông tin chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do
mình cung cấp để đăng tải trên Cơ sở dữ liệu.
Điều 4. Các
hành vi bị nghiêm cấm
1. Tiết lộ tài khoản của mình
cho người khác hoặc tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức,
tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, cập nhật,
khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu; sử dụng, đánh cắp, mạo nhận tài khoản
người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu; cho người khác sử dụng tài khoản của
mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu và truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện
các công việc không được giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng sự thật.
2. Tác động làm biến dạng giao
diện, sai lệch hệ thống quản trị của Cơ sở dữ liệu; thay đổi quy trình quản lý,
cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu trái quy định, thẩm quyền.
3. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin Cơ
sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào
khác tác động đến hoạt động và đến thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
4. Sử dụng thông tin trong Cơ sở
dữ liệu với mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực hay hoạt động quản lý Nhà nước có liên quan.
5. Không cập nhật hoặc cập nhật
thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào
các trường dữ liệu của Cơ sở dữ liệu.
6. Gây ảnh hưởng, can thiệp, cản
trở khả năng truy cập vào Cơ sở dữ liệu của các tổ chức, cá nhân.
7. Vi phạm pháp luật về quyền sở
hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu.
8. Những hành vi vi phạm pháp
luật khác theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó
Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực; lãnh đạo phòng
chuyên môn, nghiệp vụ tham mưu quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực của Sở
Tư pháp; người quản trị Cơ sở dữ liệu.
b) Tổ chức hành nghề công chứng
và công chứng viên đã được đăng ký hành nghề và được cấp Thẻ công chứng viên
trên địa bàn tỉnh.
c) Người có thẩm quyền thực hiện
chứng thực và người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính
công cấp xã.
d) Cơ quan, tổ chức, cá nhân
khác để phục vụ cho việc tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của
pháp luật và công tác quản lý Nhà nước có liên quan.
2. Căn cứ để cấp tài khoản sử dụng
Cơ sở dữ liệu đối với tổ chức, cá nhân là văn bản đề nghị cấp tài khoản của tổ
chức, cá nhân tại khoản 1 Điều 5 của Quy chế này. Cơ quan, tổ
chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công người thuộc tổ chức mình thực
hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu. Cơ quan,
tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm
về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
3. Tài khoản của tổ chức, cá
nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa có thời hạn
trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định tạm đình chỉ
hành nghề công chứng đối với công chứng viên.
b) Có văn bản của cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền đề nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ
chức, cá nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản
lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu có các hành vi quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
4. Tài khoản của cơ quan, tổ chức,
cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa vĩnh viễn
trong các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định miễn nhiệm,
thu hồi thẻ công chứng viên đối với công chứng viên; quyết định nghỉ hưu, thôi
việc của người có thẩm quyền chứng thực, người được giao nhiệm vụ tra cứu thông
tin trong Cơ sở dữ liệu; quyết định chấm dứt ủy quyền thực hiện chứng thực,
chuyển công tác đối với người có thẩm quyền thực hiện chứng thực; quyết định
chuyển công tác, nghỉ hưu đối với người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung
tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.
b) Có quyết định của cơ quan có
thẩm quyền về việc chuyển đổi, giải thể, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất,
bán tổ chức hành nghề công chứng; quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc
giải thể, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất cơ quan hành chính nhà nước,
đơn vị sự nghiệp công lập được cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu.
c) Có văn bản của tổ chức hành
nghề công chứng đề nghị khóa tài khoản đã cấp cho công chứng viên chấm dứt hành
nghề tại tổ chức mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy
định.
d) Có văn bản của cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền đề nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá
nhân được giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
5. Sở Tư pháp thực hiện việc quản
lý, cấp hoặc khóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này.
Điều 6. Sao
lưu, lưu trữ
Việc sao lưu dữ liệu phải được
thực hiện thường xuyên, kịp thời, có hệ thống. Sở Tư pháp tổ chức việc sao lưu,
lưu trữ theo quy định.
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 7.
Đăng tải thông tin, văn bản chỉ đạo, điều hành liên quan đến lĩnh vực công chứng,
chứng thực lên Cơ sở dữ liệu
Sở Tư pháp có trách nhiệm cập
nhật, đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, điều hành của
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực
lên Cơ sở dữ liệu để cung cấp thông tin đến các tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên; người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ
sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã và cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan.
Điều 8. Cập
nhật thông tin về giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ
sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã có trách nhiệm cập
nhật ngay thông tin giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu,
đảm bảo trong ngày làm việc, trừ trường hợp bất khả kháng (mất điện, lỗi mạng,
lỗi hệ thống...).
Trường hợp bất khả kháng, tổ chức
hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã phải gửi bản giấy giao dịch đến Sở
Tư pháp trong thời hạn 24 giờ kể từ khi giao dịch được công chứng, chứng thực
và không quá thời hạn 48 giờ đối với các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban
nhân dân cấp xã ở khu vực vùng sâu, vùng xa, hải đảo. Trường hợp vào ngày cuối
cùng của tuần làm việc, tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có
trách nhiệm gửi bản giấy hợp đồng, giao dịch đến Sở Tư pháp trong ngày làm việc
tiếp theo.
2. Các trường thông tin cơ bản của
giao dịch có gắn dấu sao (*) trong Cơ sở dữ liệu phải bắt buộc cập nhật đầy đủ,
không được để trống.
3. Các tổ chức hành nghề công
chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận
hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã chịu trách nhiệm
về tính chính xác, pháp lý của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu.
Trường hợp cập nhật thông tin
giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu không chính xác,
không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới
chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật.
Điều 9.
Cung cấp, tiếp nhận, cập nhật và quản lý thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa
ngăn chặn và thông tin tham khảo trong Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp
nhận các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo
từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan để quản lý, cập nhật lên Cơ sở dữ
liệu, gồm:
a) Các thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 của Quy
chế này do cơ quan Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và cơ
quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra cung cấp.
b) Các thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn tại khoản 5, khoản 6 Điều 2 của Quy
chế này và thông tin liên quan đến việc tạm dừng việc đăng ký, chuyển quyền
sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản hoặc giải tỏa kê biên, chấm dứt việc
tạm dừng đăng ký, chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi hiện trạng tài sản do
Cơ quan Thi hành án dân sự, Chấp hành viên cung cấp.
c) Quyết định thu hồi, hủy Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất;
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (gọi tắt
là Giấy chứng nhận) do Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường, Văn
phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh trực thuộc, Ủy ban nhân dân cấp xã
cung cấp.
d) Văn bản thông báo về việc mất
Giấy chứng nhận; mất phôi Giấy chứng nhận do Sở Nông nghiệp và Môi trường; Văn
phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh trực thuộc; Văn phòng Đăng ký đất
đai các tỉnh, thành phố khác cung cấp.
đ) Thông tin khác có liên quan
đến ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, tham khảo do cơ quan, tổ chức, cá nhân cung
cấp theo quy định của pháp luật.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân quy định tại khoản 1 Điều này chủ động cung cấp kịp thời thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo cho Sở Tư pháp trong thời hạn
12 giờ, kể từ khi phát hành văn bản liên quan đến việc ngăn chặn, tham khảo và
giải tỏa ngăn chặn.
3. Các tổ chức hành nghề công
chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, tổ chức có liên quan, khi nhận được
thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các
cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận
thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu, phải chủ động
thông báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, xem xét cập nhật kịp thời.
4. Khi có các thông tin liên
quan đến việc công chứng, chứng thực giao dịch như: Giả mạo người, giả mạo giấy
tờ để thực hiện giao dịch, lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy
quyền liên quan đến tài sản; thiếu người được thừa kế..., các cơ quan có liên
quan, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cần phối hợp
chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để xem xét cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
5. Sau khi tiếp nhận các thông
tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo từ các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan được quy định tại khoản 1 Điều này, Sở Tư
pháp có trách nhiệm chỉ đạo người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu
chủ động kiểm tra thông tin, cập nhật đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông
tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ
liệu.
Trường hợp các thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo có những nội dung
chưa rõ, Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm tra, xác minh,
làm rõ đối với những thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông
tin tham khảo để đảm bảo tính chính xác trước khi cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
6. Đối với thông tin ngăn chặn,
thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn đã có trên Cơ sở dữ liệu, người
quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu kiểm tra lại thông tin:
a) Nếu thông tin đã có không
hoàn toàn phù hợp 100% với thông tin ngăn
chặn mới nhận được thì phải cập
nhật thông tin ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu.
b) Nếu thông tin giải tỏa ngăn
chặn đúng 100% với thông tin đã có thì thực hiện giải tỏa ngăn chặn. Nếu thông
tin giải tỏa ngăn chặn không đúng với thông tin đã có thì chuyển trả văn bản mới
nhận đó cho cơ quan, tổ chức đã gửi thông tin giải tỏa ngăn chặn và phải nêu rõ
lý do không chấp nhận.
7. Khi phát hiện thấy những điểm
bất hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn
chặn, người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu phải báo cáo lãnh đạo
Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 10.
Chỉnh sửa các thông tin giao dịch và thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo,
thông tin giải tỏa ngăn chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu
1. Việc chỉnh sửa các thông tin
giao dịch và thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn
chặn đã nhập vào Cơ sở dữ liệu chỉ được thực hiện đối với các sai sót về lỗi kỹ
thuật trong văn bản (sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn).
2. Chỉnh sửa thông tin giao dịch
đã được nhập vào Cơ sở dữ liệu:
Trong trường hợp thông tin giao
dịch đã được đăng tải lên Cơ sở dữ liệu nhưng phát hiện có sai sót về lỗi kỹ
thuật, công chứng viên, người có thẩm quyền chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ
chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã phải xem xét, chỉnh sửa
các thông tin giao dịch bị sai sót để đảm bảo tính chính xác của thông tin giao
dịch được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu.
3. Chỉnh sửa thông tin ngăn chặn,
thông tin tham khảo và thông tin giải tỏa ngăn chặn đã cập nhập, đăng tải vào
Cơ sở dữ liệu:
a) Trường hợp sai sót về lỗi kỹ
thuật được phát hiện nhưng chưa được đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu, người
quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp chủ động sửa chữa
cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông tin giải tỏa
ngăn chặn.
b) Trường hợp sai sót về lỗi kỹ
thuật được phát hiện sau khi thông tin đã được đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ
liệu, người quản trị vận hành về mặt nội dung Cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp phải
báo cáo lãnh đạo sở để kiểm tra, phê duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác
với thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
Điều 11.
Tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn
và thông tin giao dịch đã công chứng, chứng thực
1. Trước khi công chứng, chứng thực
giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có
đăng ký, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp
nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã phải tra cứu
trong Cơ sở dữ liệu để kiểm tra về tình trạng của tài sản.
2. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ
liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng
thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp
xã kiểm tra, xem xét trước khi thực hiện công chứng, chứng thực hoặc từ chối thực
hiện công chứng, chứng thực giao dịch về tài sản; cụ thể:
a) Nếu không có thông tin ngăn
chặn, thông tin tham khảo hoặc có thông tin ngăn chặn nhưng đã được giải tỏa
ngăn chặn liên quan đến tài sản, đối tượng giao dịch thì công chứng viên, người
có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung
tâm Phục vụ hành chính công cấp xã thụ lý giải quyết.
b) Nếu tài sản có trong thông
tin ngăn chặn nhưng chưa được giải tỏa ngăn chặn thì không thực hiện việc công
chứng, chứng thực giao dịch về tài sản bị ngăn chặn.
c) Nếu tài sản có trong danh
sách thông tin tham khảo thì công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng
thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp
xã tiến hành kiểm tra, xác minh, làm rõ.
Nếu thông tin kham khảo có căn
cứ pháp lý, thì từ chối thực hiện việc công chứng, chứng thực giao dịch về tài
sản có trong thông tin tham khảo. Nếu thông tin tham khảo không có căn cứ pháp lý
hoặc thông tin về căn cứ pháp lý không rõ ràng, thì công chứng viên, người có
thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm
Phục vụ hành chính công cấp xã thụ lý giải quyết.
d) Trường hợp phát hiện giao dịch
đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham
gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên,
người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại
Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã phải xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm
pháp luật thì công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người
tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã báo cáo
ngay với thủ trưởng cơ quan hoặc cơ quan quản lý trực tiếp và cơ quan quản lý
Nhà nước về công chứng, chức thực để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật. Trường
hợp có dấu hiệu của tội phạm thì đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định
pháp luật.
3. Việc tra cứu thông tin ngăn chặn,
thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về giao dịch đã
công chứng, chứng thực được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu của
Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Điều 12.
Quản lý Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp có trách nhiệm quản
lý Cơ sở dữ liệu trên địa bàn tỉnh, cụ thể theo các nội dung sau:
a) Quản lý, quản trị Cơ sở dữ
liệu; cấp, cấp lại và khóa tài khoản quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu.
b) Tiếp nhận và cập nhật thông
tin ngăn chặn, thông tin tham khảo, thông tin giải tỏa ngăn chặn lên Cơ sở dữ
liệu.
c) Cung cấp thông tin về giao dịch
đã công chứng, chứng thực; thông tin ngăn chặn, thông tin tham khảo và thông
tin giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản trong Cơ sở dữ liệu. Hướng dẫn, kiểm tra,
giám sát việc cung cấp thông tin về lịch sử giao dịch của tài sản trong Cơ sở dữ
liệu.
d) Tổ chức tập huấn và hỗ trợ
cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, thực hiện cập nhật dữ liệu, khai thác và sử dụng
thông tin trong Cơ sở dữ liệu.
đ) Các nhiệm vụ được quy định tại
Điều 7, khoản 3 Điều 10 và Điều 14 Quy chế này.
2. Người quản trị vận hành về mặt
nội dung Cơ sở dữ liệu là đầu mối, giúp Sở Tư pháp quản lý Cơ sở dữ liệu và thực
hiện việc quản trị, vận hành Phần mềm quản lý Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
Điều 13.
Khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công
chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận
hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, người được phân
công có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu để:
a) Phục vụ cho hoạt động công
chứng, chứng thực;
b) Thực hiện thống kê, báo cáo
tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ
quan Nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền được khai thác thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho
hoạt động như: Thanh tra, kiểm tra, điều tra, xét xử, thi hành án...
3. Thông tin về giao dịch đã được
cập nhật, đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp kiểm tra
trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về công chứng, chứng thực và thống kê, đối chiếu
với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm trong lĩnh vực công tác
công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
4. Việc phân quyền khai thác
thông tin trong Cơ sở dữ liệu tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng,
Ủy ban nhân dân cấp xã và các cơ quan, tổ chức liên quan do thủ trưởng cơ quan,
tổ chức, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.
Điều 14. Kết
nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu
Việc kết nối, chia sẻ thông tin
giữa Cơ sở dữ liệu với các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của Bộ, ngành,
địa phương và các cơ sở dữ liệu khác phải bảo đảm hiệu quả, an toàn, phù hợp với
quy định của pháp luật.
Sở Tư pháp có trách nhiệm phối
hợp với Sở Khoa học và Công nghệ và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện
việc kết nối, chia sẻ Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật hoặc quyết định
của cơ quan có thẩm quyền.
Điều 15.
Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên; người có thẩm quyền thực hiện chứng thực;
người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã
trong việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tra cứu thông tin trong Cơ sở
dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực giao dịch; xem xét,
quyết định việc công chứng, chứng thực giao dịch theo quy định của pháp luật.
2. Tham gia các buổi đào tạo, tập
huấn sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Sử dụng Cơ sở dữ liệu theo
hướng dẫn của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với
Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo
ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
6. Các quyền và nghĩa vụ khác
theo quy định của pháp luật.
Điều 16.
Quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã
trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật
chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu theo hướng dẫn của Sở Tư
pháp; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết
bị truy cập Cơ sở dữ liệu.
2. Trong trường hợp thông tin
có trong Cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ, chưa chính xác, các tổ chức hành nghề công
chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã có thể đề nghị Sở Tư pháp xác minh làm rõ.
3. Cử công chứng viên, người có
thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm
Phục vụ hành chính công cấp xã tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng,
khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tổ chức.
4. Yêu cầu và tạo điều kiện để
công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ
sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã sử dụng Cơ sở dữ liệu
theo quy định tại Quy chế này và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
5. Đề nghị công chứng viên, người
có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung
tâm Phục vụ hành chính công cấp xã kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề
phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu; tích cực phối hợp với Sở Tư pháp để
khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Đề nghị công chứng viên, người
có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung
tâm Phục vụ hành chính công cấp xã chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật
khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp; thông báo ngay cho Sở Tư
pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính
trong việc sử dụng, bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Cơ sở dữ liệu (nếu có).
8. Các quyền và nghĩa vụ khác
theo quy định của pháp luật.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17.
Trách nhiệm, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
1. Sở Tư pháp
a) Trực tiếp thực hiện việc quản
lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này và
các văn bản pháp luật có liên quan.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở
Khoa học và Công nghệ quản lý hệ thống máy chủ ảo (bao gồm dung lượng lưu trữ
dữ liệu) trên môi trường mạng Internet để phục vụ vận hành Cơ sở dữ liệu;
triển khai việc tích hợp Cơ sở dữ liệu với Hệ thống thông tin chính quyền điện
tử tỉnh Quảng Ngãi để phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước;
quản lý hạ tầng kỹ thuật phục vụ vận hành phần mềm và lưu trữ cơ sở dữ liệu bảo
đảm hoạt động thường xuyên, ổn định.
c) Thường xuyên theo dõi, hướng
dẫn, chỉ đạo, yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người
có thẩm quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung
tâm Phục vụ hành chính công cấp xã cập nhật, bổ sung dữ liệu các giao dịch đã
được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu đầy đủ, kịp thời.
d) Kiểm tra, xử lý các tổ chức,
cá nhân vi phạm Quy chế và các quy định của pháp luật có liên quan.
đ) Theo dõi, tổng hợp kết quả
thực hiện Quy chế này; kịp thời báo cáo khó khăn, vướng mắc và đề xuất Ủy ban
nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
2. Các cơ quan: Công an, Viện
Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và Thi hành án dân sự
Đề nghị các cơ quan: Công an,
Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và Thi hành án dân sự kịp thời cung cấp
đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn
tại Điều 9 Quy chế này để hoạt động hành nghề công chứng, hoạt
động chứng thực trên địa bàn tỉnh bảo đảm đúng quy định của pháp luật, an toàn
pháp lý cho các bên tham gia ký kết giao dịch.
3. Sở Nông nghiệp và Môi trường:
Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai và các chi nhánh trực thuộc:
Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông
tin về tình trạng pháp lý của quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất qua
rà soát, thống kê, thực hiện công tác quản lý cho Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ
sở dữ liệu, xây dựng hệ thống thông tin tham khảo trên Cơ sở dữ liệu.
Thực hiện tra cứu trên Cơ sở dữ
liệu về thông tin giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong quá trình tiếp
nhận, xử lý hồ sơ liên quan đến các văn bản công chứng, chứng thực (chuyển đổi,
chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn quyền
sử dụng đất,...).
Trường hợp hồ sơ có liên quan đến
giao dịch đã được công chứng, chứng thực nhưng chưa có thông tin trên Cơ sở dữ
liệu thì Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh và các Chi nhánh trực thuộc phải thông
báo ngay cho tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã
đã chứng thực giao dịch để cập nhật ngay thông tin giao dịch lên Cơ sở dữ liệu
trước khi tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, cá nhân.
4. Các sở, ban, ngành
a) Trong phạm vi chức năng của
mình, các sở, ban, ngành phối hợp với Sở Tư pháp phổ biến, triển khai thực hiện
Quy chế này.
b) Tạo điều kiện thuận lợi cho
tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, người có thẩm quyền thực hiện chứng
thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp
xã kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng
thực.
c) Bảo đảm an toàn, bảo mật tài
khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu được cấp. d) Sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu
đúng mục đích.
5. Công chứng viên, người có thẩm
quyền thực hiện chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ chứng thực tại Trung tâm Phục
vụ hành chính công cấp xã
a) Thực hiện cập nhật đầy đủ, kịp
thời các giao dịch đã được công chứng, chứng thực lên Cơ sở dữ liệu để đảm bảo
nguồn dữ liệu phục vụ cho việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ công chứng, chứng thực
trên địa bàn tỉnh.
b) Kiểm tra, đối chiếu các
thông tin về giao dịch đã được công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu khi thực
hiện công chứng, chứng thực giao dịch
để đảm bảo an toàn pháp lý cho
các giao dịch khi được công chứng, chứng thực và kịp thời phát hiện, chỉnh sửa
các sai sót (nếu có) liên quan đến việc cập nhật thông tin giao dịch đã
công chứng, chứng thực trên Cơ sở dữ liệu.
c) Tổ chức quản lý việc nhập dữ
liệu giao dịch đã công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu; vận hành và sử dụng
an toàn, hiệu quả Cơ sở dữ liệu tại cơ quan, tổ chức mình.
d) Cung cấp cho các cơ quan,
đơn vị, tổ chức có thẩm quyền các thông tin về giao dịch do cơ quan, tổ chức
mình hoặc bản thân đã công chứng, chứng thực khi được yêu cầu và chịu trách nhiệm
về kết quả đã cung cấp.
đ) Bảo mật thông tin về tài sản
của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
6. Hội Công chứng viên tỉnh:
Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở Công chứng viên là Hội viên của tổ chức mình thực
hiện nghiêm túc quy định của pháp luật về cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ
thông tin theo Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng
trên địa bàn tỉnh; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không
chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến
Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, chứng thực, quyền và lợi
ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, đảm bảo an toàn pháp lý trong các giao dịch.
7. Các tổ chức, cá nhân khác có
thẩm quyền tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật (tổ
chức, cá nhân có liên quan).
a) Các tổ chức, cá nhân có liên
quan trong phạm vi quyền hạn của mình, khi có các thông tin về việc ngăn chặn,
giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo liên quan đến việc công chứng, chứng
thực giao dịch thì phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu.
b) Được cấp mật khẩu và tên
truy cập để tra cứu thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn, thông
tin tham khảo và thông tin về giao dịch trong Cơ sở dữ liệu; các thông tin khác
phục vụ công tác quản lý Nhà nước có liên quan và thanh tra, kiểm tra, điều
tra,…
Điều 18. Xử
lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định
tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Điều 19. Tổ
chức thi hành
Giao Sở Tư pháp phối hợp với
các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh để xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. /.