|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH YÊN BÁI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 599/QĐ-UBND
|
Yên
Bái, ngày 09 tháng 4
năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
GIỮA CÁC CƠ QUAN TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TỈNH YÊN BÁI
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng
ngày 19/11/2015;
Căn cứ Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/NĐ-CP;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
các cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử
về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày
01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài
liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý
tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và
yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 101/TTr-SNV ngày 15/3/2019,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng
nhân dân, và Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT Tỉnh ủy, HĐND, Đoàn ĐBQH tỉnh Yên Bái;
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Chánh, PCVP Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh;
- Các phòng, đơn vị trực thuộc VP Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh;
- Lưu: VT - HCTC.
|
KT.
CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Chiến Thắng
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN
TRONG HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 599/QĐ-UBND ngày 09/4/2019 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Yên Bái)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan trong hệ thống hành chính
nhà nước trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
2. Các văn bản thuộc Danh mục bí mật
nhà nước và đơn thư khiếu nại, tố cáo không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế
này.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này được áp dụng đối với
các sở, ban, ngành; các đơn vị trực thuộc các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân
huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là sở, ngành, địa phương).
2. Các cơ quan, tổ chức không thuộc
khoản 1 Điều này liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý
văn bản điện tử, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực
hiện theo Quy chế này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng
thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
2. Gửi, nhận văn bản điện tử là việc
cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các
giải pháp kỹ thuật, công nghệ.
3. Bên gửi là cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử.
4. Bên nhận là cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử.
5. Trục liên thông văn bản nội tỉnh
là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc
hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh tới các sở,
ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.
6. Trục liên thông văn bản quốc gia
là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các
bộ, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.
7. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài
liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
8. Hồ sơ lưu trữ điện tử là hồ sơ điện
tử, hồ sơ hỗn hợp hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân đã được nộp lưu vào Lưu trữ.
9. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng
công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ
điện tử.
10. Quản lý văn bản điện tử là việc
kiểm soát mọi tác động vào văn bản điện tử trong suốt vòng đời của văn bản, từ
khi được tạo lập, chuyển giao, giải quyết, sử dụng, bảo quản, lưu trữ, loại hủy.
11. Dữ liệu đặc tả của văn bản điện tử
là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu
thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của chúng với các văn bản, hồ sơ khác; lịch sử
hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình quản
lý, tìm kiếm và lưu trữ chúng.
12. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là
văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức
văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
a) Văn bản điện
tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận, xử lý qua hệ thống quản
lý văn bản và điều hành quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương
văn bản giấy và thay cho việc gửi nhận văn bản giấy.
b) Văn bản điện tử không thuộc điểm a
khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá
trị để biết, tham khảo, không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử
a) Thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện
pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố về ký số của người có thẩm quyền và ký
số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
b) Sử dụng bộ mã
các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn
bản điện tử.
c) Định dạng văn bản điện tử được thực
hiện theo quy định tại các điểm 3.4, 3.5 và 3.7 của Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật
về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước ban hành kèm theo Thông
tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể:
- Các tài liệu văn bản có định dạng:
*.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định
của pháp luật;
- Các tài liệu bảng tính có định dạng:
*.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods;
- Các tài liệu chỉ đọc có định dạng
*.pdf;
- Các tài liệu đồ thị, đồ họa phục vụ
quản lý chuyên ngành.
Điều 5. Danh mục
các loại văn bản điện tử nhận, xử lý, gửi và quản lý
1. Danh mục các
văn bản điện tử nhận, xử lý, gửi và quản lý hoàn toàn trên hệ thống quản lý văn
bản và điều hành (không gửi văn bản giấy).
- Chỉ thị;
- Công điện;
- Giấy mời (kèm theo tài liệu họp, trừ
tài liệu chưa được công bố);
- Báo cáo tuần, tháng, quý, năm và
các báo cáo theo yêu cầu của người có thẩm quyền;
- Bản sao y bản chính, bản trích sao,
bản sao lục;
- Thông báo: ý kiến kết luận, giới
thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc... của người có thẩm quyền;
- Lịch làm việc, lịch công tác (tuần,
tháng, quý,...) của cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước;
- Văn bản giao việc;
- Văn bản gửi các cơ quan, đơn vị ở
mục “Nơi nhận” để biết, để phối hợp.
2. Các loại văn bản
còn lại gửi văn bản điện tử đồng thời gửi kèm văn bản giấy.
Điều 6. Nguyên tắc
nhận, xử lý, gửi và quản lý văn bản điện tử
1. Việc nhận, gửi và quản lý văn bản
điện tử phải thực hiện theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, Luật Lưu trữ
và tuân theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an
toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả các văn bản điện tử thuộc
thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh phải được nhận, xử lý, gửi và
quản lý qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc
Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông
tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản điện
tử.
3. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn
bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi,
nhận, xử lý và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phải
phản hồi cho Bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành
hoặc Trục liên thông văn bản quốc gia để xử lý theo quy định.
4. Các sở, ngành, địa phương không
phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ các trường
hợp đã quy định tại khoản 2, Điều 5 của Quy chế này.
Điều 7. Yêu cầu
nhận, xử lý, gửi văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được bảo đảm
tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá
trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được gửi ngay
trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp
lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại
khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký
số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải được theo
dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý và lưu trữ trên hệ thống quản
lý văn bản và điều hành.
4. Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ
thuật, công nghệ, an toàn thông tin và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống
quản lý văn bản và điều hành.
5. Văn bản điện tử phải đảm bảo yêu cầu
về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng
theo quy định của Bộ Thông tin và truyền thông
Điều 8. Tích hợp
chữ ký số vào phần mềm quản lý văn bản
1. Văn bản luân chuyển trên phần mềm
quản lý văn bản và điều hành phải được tích hợp chữ ký
số theo đúng các quy định tại Luật giao dịch điện tử và các văn bản
liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.
2. Việc quản lý, sử dụng chữ ký số,
chứng thư số được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày
27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ
ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày
19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số
cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
Chương II
QUY TRÌNH NHẬN,
GỬI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 9. Nhận văn
bản điện tử
1. Văn thư hoặc cán bộ công chức,
viên chức, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến của cơ quan, đơn vị
(sau đây viết tắt là văn thư) có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra phần mềm để
biết có văn bản đến chờ nhận liên thông trên phần mềm quản lý văn bản và đảm bảo
nguyên tắc, yêu cầu quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ Nội vụ;
2. Trước khi tiếp nhận, Bên nhận phải
kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử, kiểm tra chữ
ký số quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của
Bộ Nội vụ và tiến hành tiếp nhận trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Trường hợp không bảo đảm các nguyên tắc,
yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Bên nhận phải kịp thời phản hồi thông qua
hệ thống quản lý văn bản và điều hành để Bên gửi biết, xử lý theo quy định.
3. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn
bản đến, văn thư cập nhật vào sổ văn bản đến theo quy định tại Điều 6 Thông tư
số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ và chuyển cho lãnh đạo xử lý
văn bản theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của
Bộ Nội vụ
Văn thư tiếp nhận văn bản đến cần kiểm
tra đảm bảo không trùng lắp khi văn bản vừa được nhận điện tử vừa được nhận bản
giấy. Phần mềm quản lý văn bản phải có tính năng thông báo trùng lắp khi văn
thư cập nhật văn bản đã được vào sổ trước đó.
4. Sau khi tiếp nhận, Bên nhận xử lý
và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống quản lý văn bản và
điều hành.
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi
văn bản điện tử, Bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử được thu hồi đó
trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông báo việc đã xử lý
văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý
văn bản và điều hành để Bên gửi biết.
Điều 10. Gửi văn
bản điện tử
1. Văn bản điện tử sau khi được người
có thẩm quyền ký ban hành, ký số theo quy định của pháp luật và gửi đến Bên nhận
thông qua các hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với
nhau, nguyên tắc quản lý quy định tại Điều 9 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ;
2. Quản lý việc soạn thảo, phát hành
văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Điều 10, 11, 12, 13, 14
Thông tư số 01/2019/TT-BNV .
3. Bên gửi có trách nhiệm kiểm tra,
theo dõi, bảo đảm văn bản điện tử được gửi đến đúng Bên nhận. Trường hợp thu hồi
văn bản điện tử, Bên gửi phải thông báo trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho Bên nhận biết để xử lý văn bản điện tử được thu hồi.
Điều 11. Nội
dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung thông tin của văn bản điện
tử được gửi, nhận, xử lý và quản lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành
của các sở, ngành, địa phương bao gồm nội dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ
nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo.
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của các sở, ngành, địa phương phải thể hiện các thông tin sau đây của văn
bản điện tử:
a) Mã định danh
của cơ quan, tổ chức được quy định tại Quyết định 2182/QĐ-UBND ngày 18/10/2018
của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành mã định danh các cơ quan, đơn vị thuộc,
trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Yên Bái phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện
tử thông qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
b) Mã định danh văn bản;
Cấu trúc Mã định danh văn bản gồm:
- Mã định danh của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật;
- Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn
bản được ban hành trong năm;
c) Số và ký hiệu văn bản;
d) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
e) Loại văn bản;
f) Trích yếu nội dung văn bản;
g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm;
h) Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp
nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi,
xóa...);
i) Chức vụ, họ tên người ký;
k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa
tốc);
l) Bên gửi;
m) Bên nhận;
n) Thời gian gửi, nhận;
o) Thời hạn xử lý;
p) Lịch sử gửi, nhận văn bản;
q) Thông tin khác (nếu có).
Điều 12. Tổng hợp
thông tin, tình hình nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử
Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội, Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp, trích xuất
thông tin, dữ liệu về tình hình nhận, gửi văn bản điện tử giữa các sở, ngành, địa
phương với nhau thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Chương
III
QUẢN LÝ VÀ LƯU
TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 13. Xác định
giá trị tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử được xác
định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị nội
dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu
sau:
a) Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn
và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử
được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh;
b) Thông tin chứa đựng tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
các điều kiện quy định tại khoản 1 của Điều này có giá trị như bản gốc.
Điều 14. Tài liệu
lưu trữ điện tử hình thành trong gửi, nhận và xử lý văn bản điện tử của cơ
quan, tổ chức
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn
và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ; việc tạo lập hồ sơ tài liệu điện tử theo
quy định tại Điều 15, 16 Thông tư số 01/2019/TT-BNV và kỹ thuật công nghệ thông
tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực,
toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu
được tạo lập.
Điều 15. Tài liệu
lưu trữ điện tử hình thành trong nhận, gửi và xử lý không là văn bản điện tử của
cơ quan, tổ chức
1. Tài liệu không thuộc văn bản điện
tử khi lưu trữ trên hệ thống kỹ thuật, công nghệ phải được số hóa theo các tiêu
chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài
liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm sử
dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá.
3. Chữ ký số trên văn bản điện tử là
hợp lệ, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn
hiệu lực, chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công
khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn; thông tin về
người ký số; cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý
trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số.
Điều 16. Thu thập
tài liệu lưu trữ điện tử
1. Hằng năm các cơ quan, đơn vị phải
thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan.
2. Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử
của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập và cập nhật
tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào
hồ sơ tương ứng, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
3. Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử
và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
4. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện
tử, bên giao và bên nhận phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng
truy cập của hồ sơ. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại,
sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
Điều 17. Việc
giao, nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
1. Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn
vị giao nộp tài liệu thuộc Danh mục hồ sơ tài liệu điện tử thuộc diện nộp lưu;
2. Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp
tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
3. Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và
dữ liệu đặc tả kèm theo;
4. Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm
hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục hồ sơ tài liệu điện tử; dạng thức và cấu
trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra
virút;
5. Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ
thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp
sao lưu dự phòng;
6. Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
Điều 18. Việc
giao, nộp tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan
thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng
chuyển;
2. Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và
dữ liệu đặc tả kèm theo;
3. Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm
hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên
kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút đồng thời chuyển hồ sơ
trình cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ có thẩm quyền;
4. Sau khi có ý kiến thẩm định và phê
duyệt của cấp có thẩm quyền Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ
vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ
lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
5. Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu
lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.
6. Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá
trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu
trữ lịch sử phải được thực hiện trên tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định
của pháp luật.
Điều 19. Tiêu
chuẩn dữ liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
thiết kế, biên mục, tiêu chuẩn dữ liệu theo quy định tại Điều 4, 5, 6 Thông tư
số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ;
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
3. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử
phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng
truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc
phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung
tài liệu.
3. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
Điều 20. Sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng
thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện theo quy định tại
Điều 30, 31, 33 Luật lưu trữ.
2. Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài
liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
3. Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ
sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
4. Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu
trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng
trên mạng diện rộng.
Điều 21. Bảo đảm
an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử
1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm
định kỳ kiểm tra việc bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử quy định tại Điều
7, 8, 9, 10, 11, 12 Thông tư số 02/2019/TT-BNV và bảo đảm an toàn hệ thống quản
lý hồ sơ, tài liệu điện tử.
2. Cơ quan, tổ chức thực hiện các biện
pháp bảo đảm an ninh, an toàn và bảo mật phù hợp với quy định của pháp luật
trong việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 22. Hủy tài
liệu lưu trữ điện tử hết giá trị
1. Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá
trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục quy định tại Điều 28 của Luật lưu trữ.
2. Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử
phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị
đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy
không thể khôi phục lại được theo quy định của pháp luật.
Chương IV
HẠ TẦNG KỸ THUẬT,
CÔNG NGHỆ
Điều 23. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật
1. Trục liên thông văn bản nội tỉnh được
kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các sở,
ngành, địa phương qua hệ thống Mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan
Đảng, nhà nước.
2. Các cơ quan có trách nhiệm chuẩn bị
điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận, xử lý và lưu
trữ văn bản điện tử được thông suốt, an toàn, đúng quy định của pháp luật về
công nghệ thông tin, viễn thông và lưu trữ.
3. Các điều kiện tối thiểu về hạ tầng
công nghệ thông tin các đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng nội bộ
(LAN) có kết nối Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho tập thể
và lãnh đạo đơn vị.
Điều 24. Bảo đảm
an toàn thông tin
1. Thực hiện quét, kiểm tra, diệt
virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi phát hành.
2. Có biện pháp tăng cường đảm bảo an
toàn thông tin đối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Bảo đảm an toàn
tài khoản người dùng. Chỉ truy cập vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành
trên máy tính tại cơ quan hoặc các thiết bị cá nhân (máy tính, thiết bị cầm tay
thông minh, điện thoại di động,...) đã được kiểm tra an toàn thông tin. Hạn chế
tối đa việc truy cập vào hệ thống quản lý văn bản và điều hành trên các máy
tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.
3. Thông báo ngay cho Sở Thông tin và
Truyền thông trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông
tin đối với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của đơn vị mình và liên quan
đến kết nối, liên thông với trục liên thông nội tỉnh.
Điều 25. Bảo đảm
giải pháp kết nối, liên thông
1. Giải pháp kết nối, liên thông các
hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các sở, ngành, địa phương (Trục liên
thông văn bản nội tỉnh) tuân thủ quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông; thực
hiện kết nối theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của các sở, ngành, địa phương gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên
thông văn bản nội tỉnh sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, phản
hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
3. Thông tin về tình hình gửi, nhận,
xử lý và lưu trữ văn bản điện tử của các sở, ngành, địa phương bảo đảm chia sẻ,
công khai trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành và các hệ thống thông tin
khác phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh.
4. Thời gian gửi, nhận, xử lý và lưu
trữ văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các sở,
ngành, địa phương bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn
ISO 8601) và đồng bộ theo Trục liên thông văn bản quốc gia.
Điều 26. Kỹ thuật
kết nối, liên thông
Thực hiện theo quy định và hướng dẫn
tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ Thông tin và Truyền
thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng
dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành (QCVN
102:2016/BTTTT) và quy định tại Điều 18, 19, 20, 21, 22 Thông tư số
01/2019/TT-BNV .
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 27. Phân
công trách nhiệm
1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân
dân các huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và
các đơn vị liên quan:
a) Triển khai sử dụng hệ thống quản
lý văn bản và điều hành xử lý công việc tại cơ quan. Tăng cường sử dụng văn bản
điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và gửi, nhận, xử lý và
quản lý thông tin.
b) Đảm bảo về nội dung, độ chính xác
và bảo mật các thông tin nhận, gửi, xử lý và quản lý trên các hệ thống công nghệ,
thông tin đang triển khai sử dụng tại cơ quan.
c) Đảm bảo các điều kiện hạ tầng kỹ
thuật phục vụ cho việc nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử trong nội bộ
cơ quan; triển khai các biện pháp tổ chức, quản lý và xử lý kỹ thuật để đảm bảo
an ninh, an toàn và bảo mật thông tin trong cơ quan.
d) Thường xuyên bố trí, tập huấn về cách thức nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử
trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành cho các cán bộ,
công chức, viên chức mới tuyển dụng vào cơ quan để có thể tiếp cận đầy đủ và sử
dụng thành thạo các phần mềm đang triển khai.
đ) Từng bước triển khai số hóa các
văn bản, tài liệu và tổ chức tốt công tác lưu trữ để phục vụ việc nhận, gửi,
tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.
e) Thực hiện giám sát, đôn đốc triển
khai Quy chế này và báo cáo tình hình thực hiện định kỳ 06 tháng hoặc báo cáo đột
xuất theo yêu cầu, gửi Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân tỉnh để tổng hợp báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định.
2. Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội,
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh.
a) Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc
nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan,
đơn vị.
b) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông tổ chức xây dựng, nâng cấp, triển khai hệ thống quản lý văn bản
và điều hành phục vụ nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử và đảm bảo hệ
thống vận hành ổn định, thông suốt 24/24 giờ; tổ chức quản lý, định kỳ sao lưu
văn bản điện tử và bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.
c) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ,
báo cáo đột xuất Ủy ban nhân dân tỉnh về kết quả thực hiện Quy chế này.
d) Tổ chức sơ kết, rút kinh nghiệm và
đề xuất bổ sung, sửa đổi Quy chế này nếu có.
đ) Hàng năm, phối hợp với Sở Kế hoạch
và Đầu tư, Sở Tài chính đề xuất, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh
phí cho công tác quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
e) Hàng năm, phối hợp với Sở Nội vụ tổ
chức triển khai đào tạo, tập huấn và đề xuất việc xét thi đua khen thưởng đối với
các cơ quan nhà nước triển khai có hiệu quả Quy chế này.
3. Sở Thông tin và Truyền thông
a) Tiếp nhận, tổng hợp đề nghị cấp hoặc
thu hồi chữ ký số, chứng thư số; xét duyệt và lập danh sách thuê bao đề nghị cấp
hoặc thu hồi chữ ký số, chứng thư số, gửi cơ quan tiếp nhận yêu cầu chứng thực.
b) Hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn
vị trong việc triển khai thực hiện chữ ký số.
c) Đảm bảo hạ tầng mạng truyền số liệu
chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước thông suốt, an toàn và bảo mật thông tin
phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử.
d) Tổ chức phổ biến, tuyên truyền
nâng cao nhận thức về nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử trong hoạt động
của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
4. Sở Nội vụ
a) Tổ chức triển khai đào tạo, tập huấn
cho cán bộ văn thư, cán bộ công chức, viên chức các cơ quan nhà nước về nhận, gửi,
xử lý, lưu trữ và sử dụng văn bản điện tử; cách lập Danh mục hồ sơ điện tử và lập
hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị.
b) Tham mưu ban hành quy định và hướng
dẫn về việc lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.
5. Sở Tài chính
a) Phối hợp với Văn phòng Đoàn Đại biểu
quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh tham mưu, đề xuất kinh phí
cho công tác triển khai, quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
b) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông, Văn phòng Đoàn Đại biểu quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân tỉnh
và các cơ quan liên quan tham mưu bố trí đủ, kịp thời ngân sách nhà nước và các
nguồn kinh phí hợp pháp khác để triển khai và duy trì hoạt động ổn định hạ tầng
công nghệ thông tin phục vụ việc nhận, gửi, xử lý và quản lý văn bản điện tử của
tỉnh.
Điều 28. Khen
thưởng và kỷ luật
1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân
dân các huyện thị xã, thành phố và các cơ quan đơn vị liên quan thực hiện tốt
Quy chế này được biểu dương, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua
khen thưởng
2. Kết quả thực hiện Quy chế này là một
trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình xét các
danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm của các sở, ban, ngành, địa phương.
3. Các đơn vị và cá nhân thực hiện
không đầy đủ hoặc vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo mức độ sẽ bị xử
lý theo quy định của pháp luật.
Điều 29. Điều
khoản thi hành
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các
xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm triển
khai thực hiện Quy chế này.
2. Trong quá trình thực hiện nếu có
vướng mắc phát sinh; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phản ánh về Ủy ban nhân dân
tỉnh (qua Sở Nội vụ) để xem xét, điều chỉnh, bổ sung kịp thời./.