|
BỘ
NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
01/2019/TT-BNV
|
Hà
Nội, ngày 24 tháng 01
năm 2019
|
THÔNG TƯ
QUY ĐỊNH QUY TRÌNH TRAO ĐỔI, LƯU TRỮ, XỬ LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN
TỬ TRONG QUÁ TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VIỆC CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Căn cứ Luật Lưu trữ
ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật Giao dịch
điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số
34/2017/NĐ-CP ngày 03 tháng 4 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số
130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban
hành Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử
trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Thông tư này quy định
các nội dung sau:
a) Quy trình trao đổi,
lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản
điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu
trữ cơ quan;
b) Chức năng cơ bản của
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
2. Thông tư này không
quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của
pháp luật.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
1. Thông tư này áp dụng
đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh
nghiệp năm 2014 (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Khuyến khích các cơ
quan, tổ chức không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Thông
tư này.
Điều
3. Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các
từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Hệ thống quản lý tài
liệu điện tử là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ
sơ điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi
chung là Hệ thống).
2. Chữ ký số của cơ
quan, tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Chữ ký số của người
có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư
số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Quản lý văn bản và hồ
sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử trong suốt
vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết,
bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.
5. Dữ liệu đặc tả của
văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, các
yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản, hồ sơ với các văn bản,
hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng và
các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìm kiếm và lưu trữ văn bản,
hồ sơ.
6. Di chuyển hồ sơ, tài
liệu điện tử là quá trình chuyển hồ sơ, tài liệu điện tử, dữ liệu đặc tả của hồ
sơ, tài liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, bảo đảm tính xác thực, tính
toàn vẹn, độ tin cậy và khả năng sử dụng của hồ sơ, tài liệu.
7. Quản trị Hệ thống là
việc giám sát, duy trì hoạt động, bảo đảm an toàn, an ninh và kiểm soát quá
trình vận hành Hệ thống.
8. Cập nhật dữ liệu là
nhập mới, bổ sung, sửa đổi, hoàn thiện những trường thông tin theo yêu cầu của
Hệ thống.
9. Văn bản số hóa từ
văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội
dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số
hóa.
Chương
II
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều
4. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến
cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số đến của một văn bản
đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đến
đúng địa chỉ.
4. Xác định đúng chức
năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp
nhận văn bản.
5. Giải quyết văn bản đến
kịp thời, đúng thời hạn quy định.
Điều
5. Tiếp nhận văn bản điện tử đến
1. Kiểm tra chữ ký số
theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông.
2. Thông báo đã nhận
văn bản
Cơ quan, tổ chức nhận
được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử
cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản.
Điều
6. Đăng ký, số hóa văn bản đến
1. Đăng ký văn bản điện
tử đến
a) Trường hợp Bên gửi
hoặc Bên nhận chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc
gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục liên
thông văn bản quốc gia, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14,15, 16 Phụ
lục IV Thông tư này;
b) Cấu trúc và định dạng
của các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định
danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản
và điều hành quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016
của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày
12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
c) Số đến, thời gian đến
được lưu trong Hệ thống.
2. Số
hóa văn bản đến từ văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan thực
hiện số hóa văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổ chức theo quy định
tại Điểm c Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy
căn cứ vào Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động
do cơ quan, tổ chức quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa
tài liệu:
- Định dạng Portable
Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu:
200 dpi;
- Tỷ
lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số
của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa
để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên
phải, trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ
quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu,
định dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ
quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt
Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều
7. Trình, chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống
1. Văn thư cơ quan có
trách nhiệm trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc
người được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn
bản (sau đây gọi là người có thẩm quyền).
2. Người có thẩm quyền
cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các
Trường thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư
này. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền
phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời
hạn giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
Điều
8. Giải quyết văn bản đến trong Hệ thống
1. Khi nhận được văn bản
đến trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải
quyết.
2. Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn
bản đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống Trường
thông tin số 2.3 Phụ lục IV Thông tư này.
3. Lưu đồ quản lý văn bản
đến quy định chi tiết tại Phụ lục I Thông tư này.
Chương
III
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều
9. Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của
cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số của một văn bản
đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đi
được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm
quyền giải quyết.
4. Bảo đảm văn bản được
chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
5. Thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số
của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư này.
Điều
10. Soạn thảo, kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản:
a) Dự thảo văn bản; đưa
dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng
góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;
b) Cập nhật vào Hệ thống
các Trường thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V
Thông tư này.
2. Lãnh đạo đơn vị chủ
trì soạn thảo văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo,
chuyển dự thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
3. Người được giao
trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu
trách nhiệm về nội dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản.
4. Văn thư cơ quan tiếp
nhận bản dự thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo
về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên) trước khi trình người có thẩm quyền
ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản;
tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan,
tổ chức nhận văn bản vào các Trường thông tin số
5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Thông tư này được thực
hiện bằng chức năng của Hệ thống.
5. Lưu đồ soạn thảo, kiểm
tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II Thông tư này.
Điều
11. Ban hành và phát hành văn bản
1. Ban hành văn bản điện
tử
a) Người có thẩm quyền
ký ban hành văn bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều
12 Thông tư này, chuyển văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Văn thư cơ quan: cấp
số, ngày, tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và
đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải
phát hành đến các đối tượng quy định tại Khoản 3 Điều này; ký số của cơ quan, tổ
chức theo quy định tại Điều 13 Thông tư này và phát hành văn
bản điện tử.
c) Văn thư cơ quan cập
nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Thông tư này.
2. Phát hành văn bản số
hóa từ văn bản giấy
Trường hợp cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo
quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư này, ký số của
cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 6 Thông
tư này và phát hành văn bản số hóa.
3. Đối tượng nhận văn bản
giấy
a) Cơ quan, tổ chức, cá
nhân không đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử;
b) Cơ quan, tổ chức, cá
nhân phải sử dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của
pháp luật.
4. Lưu văn bản điện tử
trong Hệ thống.
5. Lưu đồ ký ban hành,
đăng ký và phát hành văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục
III Thông tư này.
Điều
12. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Vị trí: tại vị trí
ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên
văn bản giấy.
2. Hình ảnh: chữ ký của
người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
Điều
13. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Vị
trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;
2. Hình ảnh: dấu của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của
dấu, định dạng (.png);
3. Thông tin: Tên cơ
quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt
Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều
14. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ
chức trong công tác văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng
thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác
văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19
tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng
chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
2. Thiết bị lưu khóa bí
mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn
thư cơ quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
3. Văn thư cơ quan có
trách nhiệm
a) Không giao thiết bị
lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số
của cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
c) Chỉ được ký số của
cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký
số của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chương
IV
LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
15. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử
1. Bảo đảm yêu cầu
chung của việc lập và quản lý hồ sơ.
2. Bảo đảm tính xác thực
của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
3. Được bảo đảm an toàn
trong Hệ thống.
Điều
16. Tạo lập hồ sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục
hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ
sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo,
ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá
trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư này. Trường hợp phát sinh hồ sơ
không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được
phê duyệt.
2. Cá nhân được giao
nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 1.3, 2,
3, 4, 5,
6, 7 Phụ
lục VI Thông tư này.
3. Mã hồ
sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm
2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc
gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc
định trong Hệ thống.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số
và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ
được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1:
000.06.16.G09.2010.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 của Trung tâm
Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ.
Trong đó: 000.06.16.G09
là mã định danh của Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội
vụ; 2010 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
4. Khi công việc hoàn
thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại
toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật
vào Hệ thống các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI
Thông tư này.
5. Việc cập nhật mã định
danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản
trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9,
10 Phụ lục VI Thông tư này được thực hiện bằng chức
năng của Hệ thống.
Điều
17. Nộp lưu và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc nộp lưu, quản
lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được
thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách
nhiệm nộp lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ
cơ quan.
3. Lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu
trữ điện tử” trong Hệ thống.
Chương
V
CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG
Điều
18. Nguyên tắc xây dựng Hệ thống
1. Bảo đảm quản lý văn
bản và hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức đúng quy định.
2. Bảo đảm an toàn, an
ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Bảo đảm phân quyền
cho các cá nhân truy cập vào Hệ thống.
4. Bảo đảm tính xác thực,
độ tin cậy của tài liệu, dữ liệu lưu hành trong Hệ thống.
Điều
19. Yêu cầu chung khi thiết kế Hệ thống
1. Đáp ứng đầy đủ các
quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả.
2. Có khả năng tích hợp,
liên thông, chia sẻ thông tin, dữ liệu với các hệ thống khác.
3. Có khả năng hệ thống
hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống.
4. Bảo đảm dễ tiếp cận
và sử dụng.
5. Bảo đảm tính xác thực,
tin cậy, toàn vẹn và khả năng truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu.
6. Bảo đảm lưu trữ hồ
sơ theo thời hạn bảo quản.
7. Bảo đảm phù hợp với
Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam.
8. Cho phép ký số, kiểm
tra chữ ký số theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12
năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số
cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
9. Trường hợp Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành hiện đang sử dụng chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp
vụ quản lý hồ sơ điện tử, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nâng cấp, bổ sung
các chức năng theo quy định tại Thông tư này.
Điều
20. Yêu cầu chức năng của Hệ thống
1. Đối với việc tạo lập
và theo dõi văn bản
a) Cho phép đính kèm
các tệp tin;
b) Cho phép tạo mã định
danh văn bản đi;
c) Cho phép tạo mã cho
hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ;
d) Hiển thị mức độ khẩn
của văn bản;
đ) Cho phép tự động cấp
số, ngày, tháng, năm cho văn bản đi sau khi văn bản đã được người có thẩm quyền
ký số và số đến, ngày, tháng, năm đến cho văn bản đến theo thứ tự và trình tự
thời gian trong năm;
e) Cho phép bên nhận tự
động thông báo cho bên gửi đã nhận văn bản;
g) Cho phép tự động cập
nhật các Trường thông tin số 1, 2.1,
2.2, 3, 11,
13, 14 Phụ lục IV, Trường thông
tin số 1, 2.1, 2.2, 3, 5, 7, 11, 14.1 Phụ lục V,
Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư này;
h) Thông báo cho văn
thư cơ quan khi có sự trùng lặp mã định danh văn bản;
i) Cho phép thống kê,
theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
k) Cho phép người có thẩm
quyền phân phối văn bản đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản
đúng thời hạn;
l) Cho
phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài
liệu;
m) Cho phép thông báo
khi có văn bản mới;
n) Cho phép cơ quan, tổ
chức gửi văn bản biết được tình trạng nhận văn bản tại cơ quan, tổ chức nhận
văn bản.
2. Đối với việc kết nối,
liên thông
a) Bảo đảm kết
nối, liên thông giữa các Hệ thống quản lý tài liệu điện tử và Hệ thống quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử mà cơ quan, tổ chức là nguồn nộp
lưu;
b) Có khả năng hoạt động
trên các thiết bị di động thông minh trong điều kiện bảo đảm an toàn thông tin;
c) Có khả năng kết nối,
liên thông và tích hợp với các hệ thống chuyên dụng khác đang được sử dụng tại
cơ quan, tổ chức.
3. Đối với an ninh
thông tin
a) Phân quyền truy cập
đối với từng hồ sơ, văn bản;
b) Cảnh báo sự thay đổi
về quyền truy cập đối với từng hồ sơ, văn bản trong Hệ thống cho đến khi có xác
nhận của người có thẩm quyền.
4. Đối với việc bảo quản
và lưu trữ văn bản, hồ sơ
a) Lưu văn bản và các
thông tin về quá trình giải quyết công việc gồm: ý kiến chỉ đạo, phân phối văn
bản đến của người có thẩm quyền; các dự thảo văn bản của công chức, viên chức
được phân công soạn thảo; ý kiến góp ý của cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến
chỉ đạo của lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung của lãnh đạo
đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản của người có thẩm quyền; lịch sử truy cập và xem văn bản; các
tác động khác vào văn bản;
b) Liên kết các văn bản,
tài liệu có cùng mã hồ sơ trong Hệ thống để tạo thành hồ sơ;
c) Cho phép tự động
thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan trước 30 ngày kể từ ngày
Lưu trữ cơ quan thông báo danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu;
d) Bảo đảm thực hiện nộp
lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
đ) Bảo đảm chuyển giao
hồ sơ vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử;
e) Cho phép gán một văn
bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản;
g) Bảo đảm sự toàn vẹn,
tin cậy, không thay đổi của văn bản, hồ sơ;
h) Bảo đảm khả năng
truy cập và sử dụng hồ sơ, văn bản theo thời hạn bảo quản;
i) Bảo đảm khả năng di
chuyển hồ sơ, tài liệu, dữ liệu đặc tả và thay đổi định dạng văn bản khi có sự
thay đổi về công nghệ;
k) Có khả năng sao lưu
định kỳ, đột xuất và phục hồi dữ liệu khi gặp sự cố.
5. Đối với tài liệu hết
giá trị
a) Cho phép tự động
thông báo hồ sơ hết thời hạn bảo quản trước 30 ngày;
b) Cho phép đánh giá lại
giá trị của hồ sơ được thông báo hết thời hạn bảo quản; xác định lại thời hạn bảo
quản hoặc hủy tài liệu hết giá trị;
c) Khi thực hiện lệnh hủy
tài liệu hết giá trị: Hệ thống yêu cầu nhập lý do hủy tài liệu; thông báo những
tài liệu dự kiến hủy đang được gán với những hồ sơ khác chưa hết thời hạn bảo
quản (nếu có) và cho phép giữ lại văn bản đã được gán vào hồ sơ liên quan chưa
hết thời hạn bảo quản; xác nhận lại lệnh hủy; hủy tài liệu sau khi xác nhận;
d) Lưu dữ liệu đặc tả của
quá trình hủy tài liệu;
đ) Thông báo thông tin
về tài liệu có định dạng khác thuộc hồ sơ được hủy.
6. Đối với thống kê,
tìm kiếm và sử dụng văn bản, hồ sơ
a) Cho phép thống kê số
lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào từng hồ sơ, văn bản, tài
liệu;
b) Cho phép thống kê số
lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu của người quản lý, quản trị;
c) Cấp quyền, kiểm soát
quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ;
d) Cho phép tìm kiếm
văn bản, hồ sơ đối với tất cả các trường thông tin đầu vào của văn bản, hồ sơ
và nội dung của văn bản, tài liệu;
đ) Cho phép lựa chọn hiển
thị các trường thông tin của văn bản, hồ sơ trong kết quả tìm kiếm;
e) Cho phép lưu và sử dụng
lại các yêu cầu tìm kiếm;
g) Cho phép hiển thị thứ
tự kết quả tìm kiếm;
h) Cho phép kết xuất kết
quả tìm kiếm ra các định dạng tệp văn bản phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf);
i) Cho phép tải hoặc in
văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả;
k) Cho phép đánh dấu
vào văn bản, tài liệu, dữ liệu đặc tả được in ra từ Hệ thống;
l) Lưu lịch sử truy cập
và sử dụng văn bản, tài liệu.
7. Đối với việc quản lý
dữ liệu đặc tả
a) Lưu các yếu tố dữ liệu
đặc tả liên quan đến một văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản;
b) Hiển thị toàn bộ dữ
liệu đặc tả của một văn bản, hồ sơ khi có yêu cầu của người sử dụng được cấp
quyền;
c) Cho phép nhập dữ liệu
đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ;
d) Lưu dữ liệu đặc tả của
quá trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống;
đ) Lưu và cố định sự
liên kết của một văn bản, hồ sơ với tất cả các yếu tố dữ liệu đặc tả liên quan.
Điều
21. Yêu cầu về quản trị Hệ thống
1. Hệ thống cho phép
người được giao quản trị Hệ thống thực hiện những nhiệm vụ sau:
a) Tạo lập nhóm tài liệu,
hồ sơ theo cấp độ thông tin khác nhau;
b) Phân quyền cho người
sử dụng theo quy định của cơ quan, tổ chức;
c) Truy cập vào hồ sơ
và dữ liệu đặc tả của hồ sơ theo quy định của cơ quan, tổ chức;
d) Thay đổi quyền truy
cập đối với hồ sơ, văn bản khi có sự thay đổi quy định của cơ quan, tổ chức;
đ) Thay đổi quyền truy
cập của các tài khoản cá nhân khi có những
thay đổi về vị trí công tác của cá nhân đó;
e) Phục hồi thông tin,
dữ liệu đặc tả trong trường hợp lỗi hệ thống và
thông báo kết quả phục hồi;
g) Khóa hoặc đóng băng
các tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả năng di chuyển,
xóa hoặc sửa đổi khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.
2. Cảnh báo xung đột xảy
ra trong hệ thống.
3. Thiết lập kết nối
liên thông.
Điều
22. Thông tin đầu ra của Hệ thống
Biểu mẫu thông tin đầu
ra của Hệ thống quy định tại Phụ lục VII Thông tư
này, gồm:
1. Sổ đăng ký văn bản đến.
2. Báo cáo tình hình giải
quyết văn bản đến.
3. Sổ đăng ký văn bản
đi.
4. Báo cáo tình hình
văn bản đi.
5. Mục lục văn bản
trong hồ sơ.
6. Mục lục
hồ sơ.
Chương
VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều
23. Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Điều
24. Tổ chức thực hiện
1. Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức có liên quan chịu
trách nhiệm thực hiện Thông tư này.
2. Trong quá trình triển
khai thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh
về Bộ Nội vụ để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
|
Nơi nhận:
- Ban Bí thư trung ương Đảng;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty nhà nước;
- Cơ quan TW của các đoàn thể;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (20b);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Công báo;
- Cổng Thông tin điện tử Bộ Nội vụ:
- Cổng Thông tin điện tử Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Lưu: VT, PC.
|
KT.
BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Nguyễn Duy Thăng
|
PHỤ
LỤC I
LƯU ĐỒ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
PHỤ
LỤC II
LƯU ĐỒ SOẠN THẢO KIỂM TRA THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
PHỤ
LỤC III
LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
PHỤ LỤC IV
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN*
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt tiếng Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
String
|
40
|
|
2.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản
trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
3
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn
bản
|
IssuedDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
30
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
3
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Ngày, tháng, năm đến
|
ArrivalDate
|
Date
|
10
|
|
14
|
Số đến
|
ArrivalNumber
|
Number
|
10
|
|
15
|
Chức vụ, họ tên người
ký
|
Signerlnfo
|
|
|
|
15.1
|
Chức vụ của người ký
văn bản
|
Position
|
String
|
100
|
|
15.2
|
Họ và tên người ký
văn bản
|
FullName
|
String
|
50
|
|
16
|
Mức độ khẩn
|
Priority
|
Number
|
1
|
|
17
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
ToPlaces
|
String
|
1000
|
|
18
|
Ý kiến phân phối, chỉ
đạo, trạng thái xử lý văn bản
|
TraceHeaderList
|
LongText
|
|
|
19
|
Thời hạn giải quyết
|
DueDate
|
Date
|
10
|
PHỤ LỤC V
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI*
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt tiếng Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
2.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản
trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
3
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn
bản
|
IssuedDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn
ngữ
|
Language
|
String
|
30
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
3
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Chức vụ, họ tên người
ký
|
Signerlnfo
|
|
|
|
13.1
|
Chức vụ của người ký
văn bản
|
Position
|
String
|
100
|
|
13.2
|
Họ và tên người ký
văn bản
|
FullName
|
String
|
50
|
|
14
|
Nơi nhận
|
To
|
|
|
|
14.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức nhận văn bản
|
OrganId
|
String
|
13
|
|
14.2
|
Tên cơ quan, tổ chức
nhận văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
15
|
Mức độ khẩn
|
Priority
|
Number
|
1
|
|
16
|
Số lượng bản phát
hành
|
IssuedAmount
|
Number
|
3
|
|
17
|
Hạn trả lời văn bản
|
DueDate
|
Date
|
10
|
PHỤ
LỤC VI
THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ*
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên
(viết tắt tiếng Anh)
|
Kiểu
dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
1.1
|
Mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
|
OrganId
|
String
|
13
|
|
1.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
1.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
2
|
Tiêu đề
hồ sơ
|
Title
|
String
|
500
|
|
3
|
Thời hạn bảo quản
|
Maintenance
|
String
|
30
|
|
4
|
Chế độ sử dụng
|
Rights
|
String
|
30
|
|
5
|
Người lập hồ sơ
|
Creator
|
String
|
30
|
|
6
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
50
|
|
7
|
Thời gian bắt đầu
|
StartDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Thời gian kết thúc
|
EndDate
|
Date
|
10
|
|
9
|
Tổng số văn bản trong
hồ sơ
|
DocTotal
|
Number
|
4
|
|
10
|
Tổng số trang của hồ
sơ
|
PageTotal
|
Number
|
4
|
|
11
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
PHỤ
LỤC VII
THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
(Kèm theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ)
1. Sổ đăng ký văn bản đến
|
Ngày
đến
|
Số
đến
|
Tác
giả
|
Số,
ký hiệu
văn bản
|
Ngày
tháng năm văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Đơn
vị hoặc người nhận
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Báo cáo tình hình giải
quyết văn bản đến
Từ ngày
tháng....năm.... đến ngày…. tháng....năm….
Tổng số văn bản:
Số lượng văn bản đã xử
lý:
Số lượng văn bản chưa xử
lý:
|
STT
|
Số
đến
|
Tên
loại, số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và tác giả
văn bản
|
Đơn
vị/ người nhận
|
Thời
hạn giải quyết
|
Tình
trạng giải quyết
|
Số,
ký hiệu văn bản trả lời
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Sổ đăng ký văn bản
đi
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng năm văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người
ký
|
Nơi
nhận văn bản
|
Đơn
vị, người soạn thảo
|
Số lượng bản
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. Báo cáo tình hình
văn bản đi
Từ ngày …….tháng....năm....
đến ngày….. tháng....năm...
Tổng số văn bản:
|
Số,
ký hiệu văn bản
|
Ngày
tháng năm văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội
dung văn bản
|
Người
ký
|
Nơi
nhận văn bản
|
Đơn
vị, người soạn thảo
|
Số lượng bản
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. Mục lục văn bản
trong hồ sơ
|
STT
|
Số ký
hiệu văn bản
|
Ngày
tháng năm văn bản
|
Tên
loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Số
lượng trang
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
6. Mục lục hồ sơ
|
Số,
ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu
đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số
lượng trang
|
Ghi
chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|