|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH PHÚ THỌ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 580/QĐ-UBND
|
Phú Thọ, ngày
19 tháng 3 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
V/V BAN HÀNH QUY CHẾ GỬI, NHẬN, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN
TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH PHÚ THỌ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương
ngày 19/6/2015;
Căn cứ các luật: Luật lưu trữ ngày 11/11/2011,
Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005, Luật Công nghệ thông tin ngày
29/6/2006;
Căn cứ các nghị định: số 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007, số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của
Chính phủ;
Căn cứ các thông tư: số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019, số 02/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày
12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông tại Tờ trình số 04/TTr-STTTT ngày 08/3/2019,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế gửi, nhận,
quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Thọ.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Chánh Văn
phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các Sở, Ban, ngành, đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện,
thành, thị và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết
định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TTTU, TT HĐND tỉnh;
- Như Điều 2;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Báo PT, Đài PT&TH tỉnh, Cổng GTĐT tỉnh;
- Trung tâm Công báo - Tin học tỉnh;
- Lưu: VT, VX1,2.
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Bùi Minh Châu
|
QUY CHẾ
GỬI, NHẬN, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG
CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH PHÚ THỌ
(Ban hành kèm theo Quyết định số:580/QĐ-UBND ngày 19/3/2019 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Phú Thọ)
Chương
I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều
1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định chi
tiết về việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử thông qua hệ thống quản
lý văn bản và điều hành (QLVBĐH) trong các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Thọ.
2. Quy chế này không áp dụng
đối với việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản có tính chất MẬT theo quy định
của pháp luật.
Điều
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối
với các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động gửi, nhận, quản lý,
lưu trữ văn bản điện tử trên môi trường mạng trong các cơ quan Nhà nước tỉnh
Phú Thọ.
Điều 3.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Văn bản điện tử là
văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
2. Văn bản số hóa từ văn
bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội
dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số
hóa.
3. Gửi, nhận văn bản điện
tử là việc cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện
tử qua các hệ thống QLVBĐH được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải pháp
kỹ thuật, công nghệ.
4. Chữ ký số của cơ quan,
tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số
cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
5. Chữ ký số của người có
thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng
thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử.
6. Quản lý văn bản và hồ
sơ điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử trong
suốt vòng đời của văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải
quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.
Điều 4.
Giá trị pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số
theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH quy định tại Quy
chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận
văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc
khoản 1 Điều này được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH có giá trị để biết, tham khảo,
không thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 5.
Nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc gửi, nhận văn bản điện
tử phải thực hiện theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử
và tuân theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an
toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
2. Tất cả các văn bản điện tử
thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
phải được gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH, trừ trường hợp cơ quan, đơn vị chưa
đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải
pháp kết nối, liên thông để gửi nhận văn bản điện tử.
3. Các cơ quan nhà nước của
tỉnh không phát hành văn bản giấy khi đã gửi văn bản điện tử, trừ trường hợp
quy định của pháp luật yêu cầu phải gửi bản giấy.
Điều 6.
Yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử phải được
bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong
quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
2. Văn bản điện tử phải được
gửi ngay trong ngày văn bản ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày
làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá
trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy.
Trường hợp văn bản điện tử
thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau
khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.
3. Văn bản điện tử phải được
theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống QLVBĐH.
4. Văn bản điện tử phải bảo
đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định tại Nghị định số
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 và Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
Điều 7.
Các loại văn bản gửi, nhận dưới dạng điện tử
1. Tất cả các văn bản của
các cơ quan nhà nước của tỉnh được gửi, nhận hoàn toàn dưới dạng văn bản điện tử.
2. Các văn bản điện tử được
gửi thêm bản giấy gồm:
a) Văn bản quy phạm pháp luật;
b) Văn bản, hồ sơ, tài liệu
có quy định phải gửi bản giấy;
c) Các văn bản có liên quan
đến công tác tài chính, nhân sự, khiếu nại tố cáo (trừ các văn bản MẬT) và các
loại văn bản không ban hành hình thức điện tử theo quy định.
d) Các loại văn bản thuộc
Khoản 1, Điều này nhưng bên gửi và bên nhận không có đủ điều kiện kỹ thuật cho
phép để gửi nhận dưới dạng văn bản điện tử;
đ) Văn bản gửi cho cá nhân để
thực hiện.
Điều 8.
Tích hợp chữ ký số vào hệ thống quản lý văn bản điều hành
1. Văn bản luân chuyển trên
hệ thống QLVBĐH phải được tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật
giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật,
tin cậy, xác thực của dữ liệu.
2. Chữ ký số sử dụng trong hệ
thống QLVBĐH của tỉnh là chữ ký số do Ban cơ yếu Chính phủ cung cấp. Sở Thông
tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị tích hợp
chữ ký số vào hệ thống QLVBĐH của tỉnh.
3. Văn bản có chữ ký số hợp
lệ phải có ít nhất một trong những chữ ký số sau:
a) Chữ ký số của cơ quan tổ
chức phát hành văn bản;
b) Chữ ký số của người có thẩm
quyền.
4. Hình thức thể hiện
4.1. Hình thức chữ ký số của
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
a) Vị trí: tại vị trí ký của
người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
b) Hình ảnh: chữ ký của người
có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
5. Chữ ký số của các cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Vị trí: trùm lên khoảng
1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái;
b) Hình ảnh: dấu của cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của
dấu, định dạng (.png);
c) Thông tin: Tên cơ quan, tổ
chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu
chuẩn ISO 8601).
d) Kích thước: bằng kích thước
thực tế của dấu.
6. Văn bản khẩn
a) Việc cấp dấu chỉ mức độ
khẩn được thực hiện bằng chức năng của phần mềm quản lý văn bản;
b) Người gửi văn bản khẩn có
trách nhiệm xác nhận văn bản đã được gửi đến đúng người nhận và nơi nhận trong
thời hạn quy định.
7. Định dạng văn bản điện tử
được thực hiện theo quy định và hướng dẫn của Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày
01/04/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc
gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành (QCVN 102:2016/BTTTT).
Điều 9.
Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức
trong công tác văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng
thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác
văn thư được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày
19/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn
bản điện tử trong cơ quan nhà nước.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật
và chứng thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ
quan quản lý và trực tiếp sử dụng.
3. Văn thư cơ quan có trách
nhiệm
a) Không giao thiết bị lưu
khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số của
cơ quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ
quan, tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số
của người có thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chương
II
QUY TRÌNH GỬI,
NHẬN, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều
10. Gửi văn bản điện tử
1. Tất cả văn bản đi của cơ
quan, đơn vị phải được gửi thông qua hệ thống QLVBĐH.
2. Văn bản sau khi được người
có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, bản điện tử được chuyển trên phần mềm
QLVBĐH. Văn thư thực hiện các việc sau:
a) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật,
định dạng văn bản;
b) Cấp số, ngày của văn bản
đi và ghi dữ liệu này vào văn bản điện tử;
c) Ghi đúng số và ngày ký
văn bản đi vừa được cập nhật vào văn bản đi có chữ ký chính thức trên bản giấy;
d) Thực hiện ký chữ ký số của
cơ quan lên các tệp văn bản đính kèm;
e) Làm các thủ tục đóng dấu,
phát hành văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với
các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục này.
3. Văn bản điện tử được phát
hành, ký số và gửi đến cơ quan tiếp nhận thông qua hệ thống QLVBĐH của tỉnh.
4. Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, kiểm tra các văn bản điện tử đã được gửi đến đúng cơ quan tiếp nhận.
Trường hợp thu hồi văn bản điện tử phải thông báo trên hệ thống QLVBĐH cho cơ
quan nhận được biết để xử lý văn bản điện tử phải thu hồi.
5. Trường hợp cơ quan, đơn vị
phát hành văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan thực hiện
số hóa văn bản giấy, ký số của cơ quan tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản
này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản giấy căn cứ vào Danh mục văn bản phải
số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ quan, đơn vị quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable
Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu:
200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số của cơ
quan, đơn vị thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ
thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải,
trang đầu văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan,
tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định
dạng Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ
chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo
Tiêu chuẩn ISO 8601).
Điều
11. Tiếp nhận, xử lý văn bản đến
1. Văn thư có trách nhiệm
thường xuyên kiểm tra phần mềm để biết có văn bản đến chờ nhận trên phần mềm
QLVBĐH.
2. Trước khi tiếp nhận văn
thư phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, tính xác thực của văn bản điện tử và
tiến hành tiếp nhận trên hệ thống QLVBĐH.
Trường hợp không bảo đảm các
nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử, Văn thư phải kịp thời phản hồi
thông qua hệ thống QLVBĐH để cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết, xử lý theo quy định.
3. Sau khi tiếp nhận và kiểm
tra văn bản đến, văn thư cập nhật vào sổ văn bản đến và chuyển cho lãnh đạo xử
lý văn bản thông qua chức năng của phần mềm quản lý văn bản.
Văn thư tiếp nhận văn bản đến
cần kiểm tra đảm bảo không trùng lắp khi văn bản vừa được gửi điện tử vừa được
gửi bản giấy. Phần mềm QLVBĐH phải có tính năng thông báo trùng lắp khi văn thư
cập nhật văn bản đã được vào sổ trước đó.
4. Sau khi tiếp nhận, cán bộ
văn thư xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ thống
QLVBĐH.
Trường hợp nhận được thông
báo thu hồi văn bản điện tử, cơ quan, đơn vị có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện
tử được thu hồi đó trên hệ thống QLVBĐH, đồng thời thông báo việc đã xử lý văn
bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống QLVBĐH.
5. Đối với các văn bản được
gửi đến thông qua hình thức văn bản giấy: Văn thư có trách nhiệm số hóa văn bản
giấy (theo khoản 5 Điều 10 Quy chế) để cập nhật vào văn bản đến rồi thực
hiện xử lý tương tự như đối với xử lý văn bản điện tử.
Điều
12. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung thông tin của
văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống QLVBĐH bao gồm nội dung của văn bản
điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm theo phải thể hiện
đầy đủ các thông tin sau:
a) Mã định danh của cơ quan,
tổ chức: Theo quy định tại Quyết định số 3206/QĐ-UBND ngày 29/11/2016 của UBND
tỉnh Phú Thọ về việc Ban hành Danh sách mã định danh các cơ quan nhà nước trên
địa bàn tỉnh Phú Thọ phục vụ kết nối hệ thống QLVBĐH.
b) Mã định danh văn bản;
Cấu trúc Mã định danh văn bản
gồm:
- Mã định danh của cơ quan,
tổ chức theo quy định của pháp luật;
- Năm ban hành văn bản, số
thứ tự văn bản được ban hành trong năm;
c) Số và ký hiệu văn bản;
d) Ngày, tháng, năm ban hành
văn bản;
e) Loại văn bản;
f) Trích yếu nội dung văn bản;
g) Hồ sơ, tài liệu gửi kèm;
h) Trạng thái xử lý (đã đến,
đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại),
thu hồi, xóa...);
i) Chức vụ, họ tên người ký;
k) Mức độ khẩn (khẩn/thượng
khẩn/hỏa tốc);
l) Bên gửi;
m) Bên nhận;
n) Thời gian gửi, nhận;
o) Thời hạn xử lý;
p) Lịch sử gửi, nhận văn bản;
q) Thông tin khác (nếu có).
Điều
13. Quản lý, lưu trữ văn bản điện tử
1. Thiện hiện quản lý, lưu
trữ hồ sơ, văn bản điện tử và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện
theo quy định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp
lưu tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.
3. Lưu trữ cơ quan có trách
nhiệm kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện
tử” trong Hệ thống.
Chương
III
QUẢN LÝ, DUY
TRÌ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều
14. Trách nhiệm cập nhật, luân chuyển thông tin trên hệ thống QLVBĐH tại các
đơn vị
1. Tất cả cán bộ, công chức,
viên chức, người lao động được phân công tham gia vào quy trình xử lý văn bản
đi, đến tại đơn vị phải thực hiện đúng quy trình xử lý văn bản trên hệ thống, cập
nhật đầy đủ các thông tin xử lý trên hệ thống QLVBĐH.
2. Trong trường hợp xảy ra sự
cố kỹ thuật dẫn tới hệ thống QLVBĐH ngưng hoạt động, người có trách nhiệm cập
nhật thông tin nêu tại khoản 1 Điều này tạm thời ghi nhận việc xử lý bằng các
phương tiện khác (ghi nhận bằng giấy tờ hoặc trên tệp văn bản...) và tiếp tục cập
nhật các thông tin đã xử lý ngay sau khi sự cố kỹ thuật đã được khắc phục.
Điều
15. Trách nhiệm của lãnh đạo các Sở, ban, ngành, huyện, thành, thị, xã, phường,
thị trấn
1. Thường xuyên truy cập,
theo dõi hệ thống QLVBĐH của đơn vị mình để nhận biết thông tin về tiến độ xử
lý văn bản của các phòng ban trong cơ quan, kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản
đến, văn bản tồn đọng hoặc quá hạn.
2. Lãnh đạo đơn vị sử dụng
chức năng của hệ thống QLVBĐH để chuyển văn bản đến các cá nhân hay phòng ban xử
lý; cho phép phát hành văn bản đi cũng như ký chữ ký số cho các văn bản phát
hành.
3. Trường hợp phát hiện văn
bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ
phận liên quan xử lý khắc phục.
4. Lãnh đạo đơn vị có thể ủy
quyền cho cán bộ trong cơ quan thay mình thực hiện: Phân công xử lý văn bản;
giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị; cho phép phát hành văn bản đi cũng
như ký chữ ký số cho văn bản phát hành.
5. Lãnh đạo đơn vị có trách
nhiệm thu hồi tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ liệu liên quan đến việc
sử dụng hệ thống QLVBĐH của cơ quan khi có sự luân chuyển công tác, thôi việc...
Điều
16. Trách nhiệm của người sử dụng hệ thống QLVBĐH
1. Trong giờ làm việc hành
chính tại đơn vị bắt buộc phải sử dụng hệ thống QLVBĐH để giải quyết công việc.
2. Tiếp nhận văn bản đến
trên hệ thống QLVBĐH
Cán bộ trực tiếp xử lý văn bản
phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc do mình thụ lý vào
hệ thống QLVBĐH của đơn vị mình để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý
đầy đủ trong cơ sở dữ liệu.
Khi nhận được văn bản đến
trên hệ thống QLVBĐH do văn thư hoặc lãnh đạo các cấp chuyển đến, cán bộ phải mở
xem nội dung văn bản. Tùy theo nội dung văn bản chuyển đến và thẩm quyền của
mình để lựa chọn hình thức xử lý: Dự thảo văn bản đi, lưu văn bản, báo cáo kết
quả hoặc chuyển cho cán bộ khác xử lý.
3. Xử lý văn bản đi
Khi có nhu cầu soạn văn bản
đi, cán bộ tiến hành dự thảo văn bản rồi lưu trên máy tính. Cán bộ sử dụng chức
năng dự thảo văn bản đi của hệ thống QLVBĐH để cập nhật dữ liệu về văn bản đi,
nhập đầy đủ các thông tin văn bản đi trên hệ thống và thực hiện việc trình văn
bản theo quy trình trên hệ thống.
4. Tần suất kiểm tra và sử dụng
hệ thống
a) Đối với lãnh đạo đơn vị,
lãnh đạo phòng ban phải kiểm tra hệ thống QLVBĐH mỗi ngày vào đầu buổi sáng và
đầu buổi chiều;
b) Đối với cán bộ phải thường
xuyên kiểm tra hệ thống QLVBĐH để xử lý kịp thời công văn đến.
5. Cán bộ, công chức, viên
chức được cấp tài khoản sử dụng hệ thống QLVBĐH có trách nhiệm
a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng hệ
thống QLVBĐH;
b) Quản lý và lưu trữ các
văn bản của cá nhân;
c) Chịu trách nhiệm về xử lý
văn bản, nội dung thông tin của mình gửi lên mạng;
d) Không truy nhập vào tài
khoản của người khác và không cung cấp tài khoản của mình cho người khác để cập
nhật văn bản, xử lý văn bản;
e) Thường xuyên kiểm tra phần
mềm để xử lý văn bản được phân công;
f) Khi gặp sự cố phải thông
báo cho cán bộ chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị mình để hướng dẫn và
xử lý kịp thời;
g) Khi có sự luân chuyển
công tác, thôi việc... phải bàn giao tài khoản, mật khẩu và toàn bộ nội dung dữ
liệu liên quan đến việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản cho cơ quan.
Điều
17. Trách nhiệm của cá nhân liên quan khác
1. Lãnh đạo các phòng, ban của
đơn vị phải thường xuyên tham gia sử dụng và nhắc nhở, đôn đốc cán bộ của
phòng, ban thực hiện đúng Quy chế này cùng các quy định khác của cơ quan có
liên quan.
2. Cán bộ chuyên trách công
nghệ thông tin của đơn vị hướng dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cho cán bộ tại đơn vị sử dụng
hệ thống QLVBĐH. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông thường xuyên rà
soát, cập nhật các chức năng của hệ thống nhằm bảo đảm:
a) Các chức năng luôn đầy đủ,
phù hợp với quy định của Chính phủ, hướng dẫn của các Bộ, ngành có liên quan và
Quy chế này;
b) Chỉnh sửa các chức năng
chưa đáp ứng để hoàn thiện hệ thống;
c) Chỉnh sửa các lỗi phát
sinh của hệ thống;
d) Báo cáo lãnh đạo cơ quan
và thông báo ngay cho Sở Thông tin và Truyền thông khi phát hiện lỗi phần mềm.
Chương
III
HẠ TẦNG KỸ
THUẬT, CÔNG NGHỆ
Điều
18. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật
1. Hệ thống QLVBĐH được kết
nối liên thông thông qua hệ thống mạng diện rộng của tỉnh. Đối với các cơ quan,
đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu kết nối mạng diện rộng của tỉnh có thể kết nối,
liên thông qua Internet nhưng phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
2. Các cơ quan có trách nhiệm
chuẩn bị điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để thực hiện gửi, nhận văn bản
điện tử được thông suốt, an toàn, đúng quy định của pháp luật về công nghệ
thông tin, viễn thông và lưu trữ.
3. Các điều kiện tối thiểu về
hạ tầng công nghệ thông tin các đơn vị phải đảm bảo gồm: máy tính cá nhân, mạng
nội bộ có kết nối Internet, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp cho: cơ
quan, đơn vị và người có thẩm quyền.
Điều
19. Bảo đảm an toàn thông tin
1. Thực hiện quét, kiểm tra,
diệt virus, mã độc cho văn bản điện tử trước khi phát hành.
2. Có biện pháp tăng cường đảm
bảo an toàn thông tin mạng đối với hệ thống QLVBĐH. Bảo đảm an toàn tài khoản
người dùng hệ thống. Chỉ truy cập vào hệ thống QLVBĐH trên máy tính tại cơ quan
hoặc các thiết bị cá nhân (điện thoại thông minh, máy tính bảng…) đã được kiểm
tra an toàn thông tin. Hạn chế tối đa việc truy cập vào hệ thống trên các máy
tính công cộng hoặc thiết bị của người ngoài cơ quan.
3. Thông báo ngay cho Sở
Thông tin và Truyền thông trong trường hợp xảy ra sự cố an toàn thông tin đối với
hệ thống QLVBĐH của tỉnh.
Chương
V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
20. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Tham mưu giúp UBND tỉnh
quản lý, duy trì, vận hành hệ thống QLVBĐH đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để kết
nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.
2. Phối hợp với Văn phòng
UBND tỉnh trong việc trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản
điện tử của các cơ quan, báo cáo UBND tỉnh theo dõi, chỉ đạo.
3. Thống kê các số liệu
trích xuất từ hệ thống QLVBĐH phục vụ cải cách hành chính.
4. Chủ trì, phối hợp với đơn
vị cung cấp dịch vụ xử lý, khắc phục các sự cố về kỹ thuật và đảm bảo an toàn,
an ninh thông tin trên hệ thống QLVBĐH.
5. Phối hợp với đơn vị cung
cấp dịch vụ bảo đảm hoạt động thông suốt của hệ thống, tiến hành kiểm tra, nâng
cấp và duy trì hệ thống thường xuyên.
6. Xây dựng và thực hiện kế
hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ các cơ quan khai thác, sử dụng hệ thống
QLVBĐH của tỉnh.
7. Căn cứ kế hoạch hàng năm
xây dựng dự toán kinh phí phát triển, quản lý và duy trì hệ thống QLVBĐH trình
UBND tỉnh phê duyệt.
Điều
21. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Đưa tiêu chí triển khai gửi,
nhận văn bản điện tử là một trong các tiêu chí đánh giá chỉ số cải cách hành
chính và thi đua khen thưởng đối với các cơ quan nhà nước của tỉnh hàng năm.
2. Hướng dẫn thể thức, kỹ
thuật trình bày và lưu trữ văn bản điện tử; các nội dung khác liên quan theo chức
năng, nhiệm vụ được giao.
Điều
22. Trách nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính
Tham mưu UBND tỉnh bố trí
kinh phí từ nguồn kinh phí đầu tư, kinh phí sự nghiệp để phát triển, duy trì hoạt
động hệ thống QLVBĐH phục vụ gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử.
Điều
23. Trách nhiệm của Các Sở, Ban, ngành, UBND huyện, thành, thị.
1. Giám đốc các Sở, ban,
ngành, Chủ tịch UBND huyện, thành, thị có kế hoạch triển khai thực hiện và chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện Quy chế này. Kịp thời
báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình
thực hiện.
2. Áp dụng, hướng dẫn, kiểm
tra định kỳ việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên môi trường mạng
của các đơn vị trực thuộc.
3. Thực hiện các giải pháp,
biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong việc gửi, nhận văn bản điện
tử.
4. Xây dựng, ban hành quy định
sử dụng hệ thống QLVBĐH trong việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử,
ứng dụng chữ ký số chuyên dùng gắn với đảm bảo an toàn, an ninh thông tin khi
trao đổi văn bản điện tử và thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện.
5. Bố trí đầy đủ, kịp thời
kinh phí trong dự toán kế hoạch ngân sách hàng năm để đáp ứng yêu cầu triển
khai nhiệm vụ gửi, nhận văn bản điện tử trong phạm vi ngành, địa phương mình.
6. Yêu cầu cán bộ khai thác,
sử dụng hệ thống QLVBĐH; quản lý tài khoản người dùng trên hệ thống sau khi được
bàn giao, đưa vào sử dụng.
Điều
24. Khen thưởng và kỷ luật
1. Các cơ quan, đơn vị và cá
nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện quy chế sẽ được UBND tỉnh xem
xét khen thưởng theo quy định.
2. Kết quả thực hiện Quy chế
này là một trong những tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và bình
xét các danh hiệu thi đua khen thưởng hàng năm của các cơ quan, đơn vị.
3. Các cơ quan, đơn vị và cá
nhân thực hiện không đầy đủ hoặc vi phạm các quy định của Quy chế này, tùy theo
mức độ sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều
25. Điều khoản thi hành
Sở Thông tin và Truyền thông
chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan triển khai thực hiện Quy chế
này. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc cần sửa đổi,
bổ sung, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông
tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp./.