|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH BÌNH ĐỊNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 43/2019/QĐ-UBND
|
Bình
Định, ngày 08 tháng 8
năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống
thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm
2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan
trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống
quản lý tài liệu điện
tử trong quá trình xử
lý công việc của các
cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản
tài liệu lưu trữ điện
tử;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong
cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định.
Điều 2. Quyết định này có hiệu
lực kể từ ngày 19 tháng 8 năm 2019.
Kể từ ngày Quyết định này có hiệu lực,
các quy định sau đây sẽ hết hiệu lực, gồm: Điều 8 Quy chế quản lý và sử dụng Hệ
thống Văn phòng điện tử liên thông trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
Bình Định ban hành theo Quyết định số 36/2016/QĐ-UBND ngày 08/7/2016 của UBND tỉnh
Bình Định; các Điều 4, 7, 8, 9 Quy chế quản lý, sử dụng chứng thư số và chữ ký
số trong các cơ quan nhà nước tỉnh Bình Định ban hành theo Quyết định số
13/2017/QĐ-UBND ngày 29/3/2017 của UBND tỉnh Bình Định.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh;
Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị
xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân
có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ TTTT;
- Cục Kiểm tra VB QPPL (Bộ TP);
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn ĐB Quốc hội tỉnh;
- Ủy ban MTTQVN tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo VP UBND tỉnh;
- Cổng TTĐT tỉnh, Trung tâm TH- CB;
- Lưu: VT, K9.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tuấn Thanh
|
QUY CHẾ
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 43/2019/QĐ-UBND ngày 08/8/2019 của UBND tỉnh Bình Định)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về hoạt động
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong cơ quan hành chính
nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định; công tác quản lý, khai thác và sử dụng
văn bản điện tử; quản lý, duy trì phần mềm quản lý văn bản; các điều kiện đảm bảo
cho hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử.
2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý, lưu trữ văn bản
điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Điều 2. Đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này áp dụng đối với các sở,
ban, ngành, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh, UBND các huyện, thị xã,
thành phố, UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh Bình Định (gọi chung là
các cơ quan, đơn vị, địa phương).
2. Các cơ quan, tổ chức không thuộc
Khoản 1 Điều này liên quan đến hoạt động gửi, nhận văn bản với các sở, ban,
ngành, địa phương, nếu đáp ứng hạ tầng kỹ thuật, công nghệ để áp dụng, được thực
hiện theo quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Văn bản số hóa từ văn bản giấy là
văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức
văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa.
2. Gửi, nhận văn bản điện tử là việc
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các
giải pháp kỹ thuật, công nghệ trên môi trường mạng.
3. Trục liên thông văn bản tỉnh là trục
kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản, được triển khai kết nối các sở,
ban ngành, UBND các. huyện, thị xã, thành phố (gọi tắt: UBND cấp huyện), UBND
các xã, phường, thị trấn (gọi tắt: UBND cấp xã).
4. Bên gửi là cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử.
5. Bên nhận là cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử.
6. Văn bản điện tử đi (sau đây gọi tắt
là văn bản đi) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ do Bên gửi phát hành qua phần
mềm quản lý văn bản trên môi trường mạng.
7. Văn bản điện tử đến (sau đây gọi tắt
là văn bản đến) là tất cả các loại văn bản, hồ sơ gửi đến Bên nhận thông qua phần
mềm quản lý văn bản trên môi trường mạng.
8. Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký
văn bản đến điện tử (sau đây gọi tắt là sổ văn bản đi, sổ văn bản đến) là sổ cập
nhật các thông tin về văn bản đi, văn bản đến như: Tên loại; số, ký hiệu; ngày,
tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận và những thông tin khác trên
Hệ thống để quản lý và tra cứu văn bản.
9. Tài liệu lưu trữ điện tử hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa
chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ
thống quản lý tài liệu điện tử.
10. Phương tiện lưu trữ là thiết bị vật
lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng,
thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang...)
11. Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành là Hệ thống Văn phòng điện tử liên thông, có chức năng quản lý hồ sơ điện
tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung
là Hệ thống).
12. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là
chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của
pháp luật về giao dịch điện tử.
13. Chữ ký số của người có thẩm quyền
là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho
người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Điều 4. Giá trị
pháp lý của văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử đã ký số theo quy
định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ được
gửi, nhận qua Hệ thống quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý tương đương
văn bản giấy và thay thế cho việc
gửi, nhận văn bản giấy.
2. Văn bản điện tử không thuộc khoản
1 Điều này được gửi, nhận qua Hệ thống có giá trị để biết, tham khảo không thay
cho việc gửi, nhận văn bản giấy.
Điều 5. Nguyên tắc
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Các cơ quan phải sử dụng phần mềm
quản lý văn bản để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các
cơ quan với nhau thông qua Trục liên thông văn bản tỉnh.
2. Các cơ quan tham gia gửi, nhận văn
bản điện tử phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định tại Điều 5 Luật Giao dịch
điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước,
công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ.
3. Các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện
tử, trừ các văn bản sau:
a) Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ;
b) Văn bản theo Danh mục do người đứng
đầu sở, ban, ngành, địa phương quy định.
4. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn
bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi,
nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi
cho Bên gửi được biết thông qua Hệ thống.
5. Tuân thủ các yêu cầu về an ninh,
an toàn thông tin theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Các loại
văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử
1. Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm
quyền ban hành và giải quyết của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định
phải được gửi, nhận qua Hệ thống, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật,
công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản
điện tử.
2. Đầu mối cơ quan, đơn vị gửi, nhận
văn bản điện tử
a) Văn phòng UBND tỉnh gửi, nhận văn
bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh,
Chánh Văn phòng UBND tỉnh.
b) Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh gửi, nhận văn bản thuộc phạm
vi, thẩm quyền quản lý của Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh và
theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh.
c) Văn phòng UBND cấp huyện gửi, nhận
văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện, Chủ tịch
UBND cấp huyện và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và
quản lý văn bản của UBND cấp huyện.
d) Văn phòng UBND cấp xã gửi, nhận
văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND cấp xã, Chủ tịch
UBND cấp xã và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản
lý văn bản của UBND cấp xã.
Chương II
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Điều 7. Nguyên tắc
và yêu cầu quản lý văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức
phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số đến của một văn bản đến là duy
nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ.
4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ
và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
5. Giải quyết văn bản đến kịp thời,
đúng thời hạn quy định.
Điều 8. Tiếp nhận
văn bản điện tử đến
1. Kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản
điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017
của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
2. Tiếp nhận văn bản điện tử: Cơ
quan, tổ chức nhận được văn bản điện tử có trách nhiệm phản hồi theo quy định tại
Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về
việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà
nước.
Điều 9. Đăng ký,
số hóa văn bản đến
1. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận
chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn
bản điện tử qua Trục liên thông văn bản tỉnh, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật
vào Hệ thống các Trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16
Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
b) Cấu trúc và định dạng của các trường
thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng
dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ
Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã
định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống” và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của
Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ
thống hành chính nhà nước;
c) Số đến, thời gian đến được lưu trong Hệ thống.
2. Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
a) Văn thư cơ quan thực hiện số hóa
văn bản đến định dạng giấy, ký số của cơ quan tổ chức theo quy định tại Điểm c
Khoản này; việc số hóa tài liệu gửi kèm văn bản có định dạng giấy căn cứ vào
Danh mục văn bản phải số hóa và yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động do cơ
quan, tổ chức quy định;
b) Tiêu chuẩn số hóa tài liệu:
- Định dạng Portable Document Format
(.pdf), phiên bản 1.4 trở lên;
- Ảnh màu;
- Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;
- Tỷ lệ số hóa: 100%.
c) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ
chức thực hiện số hóa trên văn bản số hóa để xử lý công việc trong Hệ thống:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu
văn bản;
- Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức
số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
Portable Network Graphics (.png);
- Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời
gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn
ISO 8601).
Điều 10. Trình,
chuyển giao văn bản đến trong Hệ thống
1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
trình, chuyển giao văn bản đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được cơ
quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản (sau đây gọi
là người có thẩm quyền).
2. Người có thẩm quyền cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản đến; cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Đối với văn bản
đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải xác định rõ
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn giải quyết
văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
Điều 11. Giải
quyết văn bản đến trong Hệ thống
1. Khi nhận được văn bản đến trong Hệ
thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải quyết.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến theo
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số
2.3 Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ.
3. Lưu đồ quản lý văn bản đến quy định
chi tiết tại Phụ lục I Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ.
Chương III
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐI
Điều 12. Nguyên
tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi
1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ
chức phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số của một văn bản đi là duy nhất
trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến
đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết.
4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao
toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày
14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức về ký số của người có thẩm quyền và ký
số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 13. Soạn thảo,
kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo
văn bản:
a) Dự thảo văn bản; đưa dự thảo văn bản
vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin ý kiến đóng góp; tiếp thu và
hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo đơn vị xem xét;
b) Cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
2. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, chuyển dự
thảo đến người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản.
3. Người được giao trách nhiệm kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội
dung kiểm tra, chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền
ký ban hành văn bản.
4. Văn thư cơ quan tiếp nhận bản dự
thảo, kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết; chuyển dự thảo về định dạng .pdf (phiên bản 1.4 trở lên)
trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản. Việc cập nhật số của văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản; số trang văn bản; mã định danh cơ quan, tổ chức
nhận văn bản vào các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
5. Lưu đồ soạn thảo, kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản quy định chi tiết tại Phụ lục II Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 14. Ban
hành và phát hành văn bản
1. Ban hành văn bản điện tử
a) Người có thẩm quyền ký ban hành văn
bản ký số trên văn bản điện tử theo quy định tại Điều 12 Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, chuyển văn thư cơ quan
để làm thủ tục phát hành văn bản.
b) Văn thư cơ quan: cấp số, ngày,
tháng, năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống; in và đóng dấu của
cơ quan, tổ chức để lưu tại văn thư 01 bản và số lượng bản giấy phải phát hành
đến các đối tượng quy định tại Khoản 3 Điều này; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 13 Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và phát hành văn bản điện tử.
c) Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống
các Trường thông tin số 6, 13, 14.2, 16 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
2. Phát hành văn bản số hóa từ văn bản
giấy
Trường hợp cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy theo quy định tại
Điểm b Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ; ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 6
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và phát hành
văn bản số hóa.
3. Đối tượng nhận văn bản giấy
a) Cơ quan, tổ chức, cá nhân không
đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật
công nghệ để nhận văn bản điện tử;
b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân phải sử
dụng văn bản giấy để thực hiện các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
4. Lưu văn bản điện tử trong Hệ thống.
5. Lưu đồ ký ban hành, đăng ký và
phát hành văn bản quy định chi tiết
tại Phụ lục III Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
Điều 15. Hình thức
chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản
1. Vị trí: tại vị trí ký của người có
thẩm quyền ký ban hành văn bản trên văn bản giấy.
2. Hình ảnh: chữ ký của người có thẩm
quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng (.png).
Điều 16. Hình thức
chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Vị trí: trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
của người có thẩm quyền về phía bên trái;
2. Hình ảnh: dấu của cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng
(.png);
3. Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức,
thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn
ISO 8601).
Điều 17. Quản lý
và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong
công tác văn thư
1. Việc quản lý và sử dụng thiết bị
lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư được
thực hiện theo quy định tại Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện
tử trong cơ quan nhà nước.
2. Thiết bị lưu khóa bí mật và chứng
thư số của cơ quan, tổ chức phải được giao bằng văn bản cho văn thư cơ quan quản
lý và trực tiếp sử dụng.
3. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Không giao thiết bị lưu khóa bí mật
và chứng thư số của cơ quan, tổ chức cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền;
b) Phải trực tiếp ký số của cơ quan,
tổ chức vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
c) Chỉ được ký số của cơ quan, tổ chức
vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành sau khi đã có chữ ký số của người có
thẩm quyền và văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp số hóa.
Chương IV
QUẢN LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ, LẬP VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 18. Quản lý
văn bản điện tử
1. Nội dung và yêu cầu thông tin của
văn bản điện tử
a) Nội dung thông tin của văn bản điện
tử được gửi, nhận trên Hệ thống của các cơ quan chuyên môn, địa phương bao gồm nội
dung của văn bản điện tử đó và toàn bộ nội dung hồ sơ, tài liệu được gửi kèm
theo.
b) Hệ thống của các cơ quan chuyên
môn, địa phương phải thể hiện các thông tin sau đây của văn bản điện tử:
- Mã định danh của cơ quan, tổ chức:
UBND các cấp và mỗi cơ quan, đơn vị có một mã định danh khi tham gia gửi, nhận
văn bản điện tử trên Hệ thống. Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức có 13 ký
tự, chia thành bốn nhóm mã, các nhóm mã phân tách bởi dấu chấm:
Mã cấp 1: mã của đơn vị cấp 1 (UBND tỉnh;
UBND cấp huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh).
Mã cấp 2, cấp 3, cấp 4: mã của các cơ
quan, đơn vị thuộc, trực thuộc đơn vị cấp 1, đơn vị cấp 2, đơn vị cấp 3 tương ứng.
- Mã định danh văn bản:
+ Mã định danh của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật;
+ Năm ban hành văn bản, số thứ tự văn
bản được ban hành trong năm;
- Số và ký hiệu văn bản;
- Ngày, tháng, năm văn bản.
- Loại văn bản.
- Trích yếu nội dung văn bản.
- Hồ sơ, tài liệu gửi kèm.
- Trạng thái xử lý (đã đến, đã tiếp
nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi,
xóa...).
- Chức vụ, họ tên người ký.
- Mức độ khẩn (khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc).
- Bên gửi.
- Bên nhận.
- Thời gian gửi, nhận.
- Thời hạn xử lý.
- Lịch sử gửi, nhận văn bản.
- Thông tin khác (nếu có).
2. Định dạng văn bản điện tử
a) Hình thức văn bản điện tử
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản: Đối với văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Nghị định
34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số Điều và biện
pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Đối với văn bản hành chính thực hiện theo quy định
của Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt
theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.
b) Định dạng văn bản điện tử
- Định dạng văn bản tiêu chuẩn, được
ký số: *.pdf;
- Định dạng các tài liệu là văn bản:
*.txt, *.rtf, *.doc; *.docx, *.odt;
- Định dạng các tài liệu là bảng
tính: *.csv, *.xls, *.xlsx, *.ods;
- Định dạng các các tài liệu chỉ đọc:
*.pdf;
- Định dạng các tài liệu là đồ họa, đồ
thị phục vụ quản lý chuyên ngành: *.jpeg.
c) Tất cả văn bản điện tử đi, đến đã được ký số theo quy định của pháp luật, được gửi,
nhận thông qua Trục liên thông văn bản tỉnh phải có nội dung trùng khớp với văn bản giấy đã được ký đóng dấu ban
hành của các cơ quan gửi văn bản.
3. Tổng hợp thông tin, tình hình gửi,
nhận văn bản điện tử
a) Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử của
các cơ quan cấp dưới thông qua Hệ thống của cơ quan.
b) UBND cấp huyện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình
gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, UBND
cấp xã thông qua Hệ thống cấp huyện.
Điều 19. Tạo lập
hồ sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản
đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng
góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết
công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và Trường
thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã
ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ
sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4,
5, 6, 7 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ.
3. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức
lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy
định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin
và Truyền thông ban hành Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh
và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống. Mã định danh của cơ
quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định
bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: 000.00.14.H08.2010.01.TH, là
Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 của Sở Thông tin và Truyền thông.
Trong đó: 000.00.14.H08 là mã định
danh của Sở Thông tin và Truyền thông; 2010 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số
ký hiệu hồ sơ.
4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn
bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống
các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
5. Việc cập nhật mã định danh của cơ
quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng
số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông
tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ được thực hiện bằng
chức năng của Hệ thống.
Điều 20. Nộp lưu
và quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử
tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy
định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu
tài liệu điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong
Hệ thống.
Chương IV
HẠ TẦNG KỸ THUẬT,
CÔNG NGHỆ
Điều 21. Bảo đảm
hạ tầng kỹ thuật
1. Trục liên thông văn bản tỉnh được
kết nối, liên thông với Hệ thống của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,
UBND cấp huyện, UBND cấp xã qua Mạng truyền số liệu dùng riêng của các cơ quan,
nhà nước.
2. Hệ thống của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã phải bảo đảm hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản
tỉnh.
Điều 22. Bảo đảm
an toàn thông tin
1. Chủ quản Trục liên thông văn bản tỉnh,
chủ quản Hệ thống của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện,
UBND cấp xã phải xác định, phê duyệt cấp độ và tổ chức thực hiện phương án bảo
đảm an toàn thông tin theo cấp độ cho các hệ thống thông tin thuộc phạm vi quản
lý theo quy định của pháp luật.
2. Việc kết nối giữa Hệ thống của các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã với Trục liên
thông văn bản tỉnh phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông
tin tại Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ
quan nhà nước theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
Điều 23. Bảo đảm
giải pháp kết nối, liên thông
1. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã phải bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông Hệ
thống với Trục liên thông văn bản tỉnh tuân thủ quy định của Bộ Thông tin và
Truyền thông; thực hiện kết nối theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền
thông.
2. Hệ thống của các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện, UBND cấp xã gửi, nhận văn bản điện tử qua
Trục liên thông văn bản tỉnh sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin,
phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền
thông.
3. Thông tin về tình hình gửi, nhận
văn bản điện tử của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện,
UBND cấp xã bảo đảm chia sẻ, công khai trên Hệ thống và các hệ thống thông tin
khác phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh.
4. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử
giữa các Hệ thống của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện,
UBND cấp xã bảo đảm thống nhất, đồng bộ theo múi giờ Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO
8601) và đồng bộ theo Trục liên thông văn bản của tỉnh và quốc gia.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Trách
nhiệm Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì hướng dẫn các cơ quan, đơn
vị, địa phương về việc sử dụng mã định danh cơ quan, mã định danh văn bản và định
dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống để gửi, nhận văn bản điện tử;
quản lý thống nhất danh sách mã định danh của các cơ quan, đơn vị, địa phương
phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; tổng hợp, cập nhật kịp thời mã định danh cơ
quan khi có sự thay đổi về đơn vị hành chính, cơ cấu tổ chức của các cơ quan
vào Hệ thống thông tin quản lý danh mục điện tử dùng chung của các cơ quan nhà
nước phục vụ phát triển Chính phủ điện tử Việt Nam.
2. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng
UBND tỉnh, Công an tỉnh thực hiện giám sát, kiểm tra, đánh giá an toàn thông
tin cho Trục liên thông văn bản tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương
bảo đảm an toàn thông tin cho Hệ thống của cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy
định.
3. Đảm bảo chất lượng dịch vụ Mạng
truyền số liệu giữa các cơ quan nhà nước và chuyên dùng của tỉnh thông suốt, ổn
định đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử.
4. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ hoàn chỉnh các chức năng cơ bản
của Hệ thống theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ; đảm bảo việc trao đổi dữ liệu giữa Hệ thống với Hệ thống quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử tỉnh.
5. Chỉ đạo đơn vị xây dựng Hệ thống cập
nhật, bổ sung hoàn chỉnh các tính năng của phần mềm đảm bảo đáp ứng theo quy định
tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và thực
hiện bồi dưỡng, tập huấn cho các cơ quan khai thác, sử dụng phần mềm kịp thời khi có phiên bản mới.
6. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự
toán kinh phí cho việc quản lý, duy trì Hệ thống, Trục liên thông văn bản tỉnh
để trình UBND tỉnh phê duyệt.
7. Chủ trì phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ xử lý, khắc phục
các sự cố về kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin trên Hệ thống, Trục liên
thông văn bản tỉnh kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.
8. Sở Thông tin và Truyền thông phối
hợp với các sở, ban, ngành, địa
phương tổ chức kết nối, liên thông Hệ thống với Trục liên thông văn bản tỉnh,
đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử theo Quy chế này.
Điều 25. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương quy trình nghiệp vụ cụ
thể quản lý văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ trong Hệ thống; việc giao nộp hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; việc bảo quản tài liệu điện
tử; sao lưu dữ liệu, tài liệu điện tử; việc khai thác, sử dụng tài liệu điện tử.
2. Đưa tiêu chí triển khai gửi, nhận
văn bản điện tử là một trong các tiêu chí đánh giá chỉ số cải cách hành chính
và thi đua khen thưởng của các cơ quan, tổ chức hàng năm.
Điều 26. Trách
nhiệm của Sở Tài chính
Cân đối kinh phí để bố trí đầy đủ, kịp
thời trong kế hoạch ngân sách hàng năm để bảo đảm duy trì, phát triển vận hành
Hệ thống trong các cơ quan và phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử của tỉnh;
trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.
Điều 27. Trách
nhiệm của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố
1. Thủ trưởng các cơ quan, Chủ tịch
UBND các huyện, thị xã, thành phố có kế hoạch triển khai thực hiện và chịu
trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả thực hiện Quy chế này. Kịp thời
báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong
quá trình tổ chức thực hiện.
2. Triển khai phần mềm quản lý văn bản
thuộc phạm vi quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, đơn vị mình bảo đảm khả
năng kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản tỉnh. Thực hiện các giải
pháp, biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong việc gửi, nhận văn bản
điện tử.
3. Đối với các cơ quan, địa phương
chưa hoàn thành việc kết nối, liên thông văn bản điện tử nội bộ có trách nhiệm in
văn bản điện tử được ký số từ Hệ thống, đóng dấu đến để xử lý như văn bản giấy
theo quy định; thực hiện hoàn thành kết nối, liên thông văn bản điện tử nội bộ,
thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử theo quy định tại Quy chế này trước ngày 30
tháng 12 năm 2019.
Điều 28. Trách
nhiệm của UBND cấp xã
1. Chủ tịch UBND cấp 14 xã có kế hoạch
triển khai thực hiện và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND cấp huyện về kết quả thực hiện Quy chế này.
2. Thực hiện các giải pháp, biện
pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong việc gửi, nhận văn bản điện tử./.