|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH QUẢNG NINH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2899/QĐ-UBND
|
Quảng Ninh, ngày 17 tháng 07 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI, HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 182/QĐ-VPCP
ngày 11/3/2019 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ ban hành Quyết định Sửa đổi, bổ sung một
số điều của Quy chế Tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn
phòng Chính phủ ban hành kèm theo Quyết định số 529/QĐ-VPCP ngày 19/4/2017 của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV
ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài
liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý
tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức;
Căn cứ
Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh nhiệm kỳ 2016-2021 ban hành tại Quyết định
số 2768/QĐ-UBND ngày 25/8/2016;
Căn cứ Quyết định số 555/QĐ-UBND ngày 20/12/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh thí điểm hợp nhất Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội
tỉnh, Văn phòng HĐND tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh thành Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh; Quyết định số 37/2018/QĐ-UBND ngày
12/11/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ban hành Quy định
về việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan
nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh;
Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-UBND
ngày 25/3/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc
ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về tiếp
nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội,
HĐND, Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký và thay thế Quyết định số 111/QĐ-UBND ngày 11/01/2011 Ban hành Quy chế tiếp
nhận, xử lý, phát hành văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh.
Điều 3. Các ông, bà: Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc
hội, HĐND, UBND tỉnh; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân
các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan căn cứ
Quyết định thi hành./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ, VPCP (để
b/c);
- Thường trực Tỉnh ủy (để
b/c);
- TT HĐND, UBND tỉnh;
- Các Ban của HĐND tỉnh
- Như Điều 3 (thực hiện);
- V0-4, các
đ/c CVNCTH;
- Các đơn vị, bộ phận trực thuộc
VP;
- Lưu: VT, KSTT1.
36 bản, H-QĐ 08
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vũ Thị Thu Thủy
|
QUY CHẾ
VỀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI
BIỂU QUỐC HỘI, HĐND VÀ UBND TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2899/QĐ-UBND ngày 17 tháng 7 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định về việc tiếp nhận,
xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND
và UBND tỉnh để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Quy chế này áp
dụng đối với các Phòng, đơn vị chức năng, chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp và Văn thư thuộc Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Văn bản đến là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi
đến Hội đồng nhân dân tỉnh; Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh Quảng
Ninh.
2. Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản
mật) do Hội đồng nhân dân tỉnh; Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch UBND tỉnh; Văn Đoàn
Đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh Quảng Ninh phát hành.
3. Bản thảo văn
bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
4. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản được Hội đồng nhân dân tỉnh; Đoàn đại biểu Quốc hội
tỉnh; Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn
phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh Quảng Ninh ban hành và có chữ
ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
5. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản và được
Hội đồng nhân dân tỉnh; Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; Ủy
ban nhân dân tỉnh; Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh Quảng
Ninh ban hành.
6. Bản sao y bản chính là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
7. Bản trích sao là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
8. Bản sao lục là bản sao đúng, đủ, chính
xác nội dung của văn bản, được thực hiện sao từ văn bản gốc
và trình bày theo thể thức quy định.
Điều 3. Nguyên
tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản
Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và
quản lý văn bản đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành
chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh. Chỉ tiếp nhận qua Văn thư và
trên hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tác nghiệp của cơ quan;
2. Quy trình giải quyết liên thông, khoa
học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các
cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.
3. Quản lý, phát hành văn bản mật phải
đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc
danh mục bí mật nhà nước.
4. Văn bản phát
hành phải đúng. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được
phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất
trong ngày làm việc tiếp theo.
Điều 4. Trách nhiệm
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản
1. Trách nhiệm của Phòng Tổ chức -
Hành chính - Quản trị tài vụ
Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị
tài vụ (trực tiếp là bộ phận Tổ văn thư-đánh máy, dưới đây gọi tắt là Văn thư)
giúp Chánh Văn phòng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám
sát việc thực hiện tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
về công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản cho các Phòng, đơn vị
chức năng.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
Trưởng các đơn
vị chức năng, người đứng đầu đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Văn
phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh, chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về theo dõi tình hình, kết quả xử lý văn bản;
quản lý hồ sơ của đơn vị và các quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản, mỗi cán
bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và
UBND tỉnh và các quy định hiện hành về văn thư, lưu trữ.
- Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có
trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập Phiếu trình giải quyết
công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn và chịu trách nhiệm
về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ
sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy
định.
- Các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu
tổng hợp được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu
trách nhiệm về ý kiến của mình đối
với vấn đề được hỏi.
5. Trung tâm Thông tin có trách nhiệm hướng dẫn chương trình phần mềm quản lý văn bản; thực hiện
chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt
động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (văn bản điện tử) theo chỉ
đạo của lãnh đạo Văn phòng tại cơ quan Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh.
Chương II
TIẾP NHẬN VÀ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Điều 5. Tiếp nhận
văn bản đến
1. Văn thư cơ quan là đầu mối duy nhất
tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi HĐND, Ủy ban
nhân dân tỉnh, Thường trực HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn đại
biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh, Chánh
Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh.
2. Cán bộ,
chuyên viên nghiên cứu tổng hợp khi nhận được những văn bản do Lãnh đạo HĐND,
UBND tỉnh, Trưởng đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng
Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh chuyển lại; hoặc nhận trực tiếp từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài (phải hạn chế tối đa việc
lãnh đạo nhận trực tiếp văn bản từ bên ngoài), đều phải
chuyển ngay cho Văn thư để làm thủ tục
tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung.
Điều 6. Xử lý ban
đầu đối với văn bản đến
Văn thư xử lý ban đầu đối với văn bản
đến như sau:
1. Đối với điện mật
a) Chuyển cho Chủ tịch, HĐND, UBND,
các Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh; Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Chánh Văn
phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận (thông qua các chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp có liên quan để tham mưu, báo cáo kịp thời).
b) Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chủ
tịch HĐND, UBND, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn
ĐBQH hoặc Lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh, chuyển
ngay cho đơn vị, cá nhân liên quan để xử lý.
c) Khi xử lý xong, đơn vị chức năng,
cá nhân đó phải chuyển lại cho Văn thư để làm thủ tục quản lý theo chế độ bảo mật.
2. Đối với những
bì công văn đóng dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi đích danh hoặc những bì công
văn thường nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc”, không bóc
bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho
người có tên trên phong bì.
3. Các loại văn bản còn lại
Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày tháng; đóng dấu "Đến" lên góc phía trái ngay dưới
phần trích yếu của trang đầu văn bản đến, ghi ngày đến
vào dấu "Đến"... để chuyển cho cá nhân, bộ phận
có trách nhiệm xử lý văn bản đến.
Điều 7. Phân loại,
phân phối văn bản đến
1. Văn thư tổ chức phân loại sơ bộ
văn bản đến thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản
để tham mưu xử lý, trình Chủ tịch HĐND, UBND, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh; Trưởng
Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu
Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh.
2. Văn bản phải
làm thủ tục trả lại:
- Văn bản mà Văn thư phải làm thủ tục
trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, ký và đóng dấu không đúng thẩm
quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đến (trừ bản fax, văn bản trong hồ sơ kèm theo)...; Văn bản trả lại phải
được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.
- Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp xem
xét và làm phiếu chuyển lại nơi gửi đối với các văn bản
trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của HĐND, UBND tỉnh; Chủ tịch HĐND,
UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh hoặc văn bản
trình không đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp...
3. Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết
của HĐND, UBND tỉnh; Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn Đoàn đại biểu Quốc hội
tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh, nếu đã đúng trình tự,
thủ tục của văn bản đến, Văn thư được Chánh Văn phòng giao
nhiệm vụ thực hiện phân phối văn bản như sau:
- Nguyên tắc chung để phân phối văn bản
đến là: công việc thuộc lĩnh vực nào thì do đơn vị, chuyên viên được phân công
theo dõi, phụ trách lĩnh vực đó tiếp nhận để xử lý. Nếu công việc có sự liên
quan, đan xen trách nhiệm giữa các chuyên viên thì phân phối
cho chuyên viên theo dõi sở, ngành, đơn vị chủ trì ký trình văn bản đến, chịu trách nhiệm chính trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản
đến.
- Đối với các văn bản đã rõ ràng về
trách nhiệm người nhận xử lý thì phân phối ngay cho cá nhân, đơn vị xử lý văn bản;
nhập vào máy tính tên các đơn vị, cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân có
trách nhiệm xử lý trong ngày.
- Đối với các văn bản chưa có quy định
rõ ràng về trách nhiệm người nhận xử lý thì chuyển các văn bản này đến cho
Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh để phân phối và
ghi cụ thể tên cá nhân, đơn vị xử lý văn bản vào dấu "Đến"; văn thư nhập vào máy tính tên các đơn vị,
cá nhân để chuyển cho các đơn vị, cá nhân trong ngày.
4. Văn thư cập nhật vào máy vi tính
theo chương trình quản lý văn bản các bì có dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi
đích danh cùng toàn bộ văn bản, tài liệu liên quan (nếu có), trước khi chuyển
giao cho đơn vị, cá nhân xử lý.
5. Việc xử lý đơn, thư khiếu nại, tố
cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Điều 8. Chuyển
giao, tiếp nhận văn bản đến
Việc chuyển giao văn bản đến được thực
hiện như sau:
1. Các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm
tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại Văn thư; chuyên viên nghiên cứu
tổng hợp cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết, tiến độ xử lý hồ sơ để
phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của mình.
2. Văn thư chuyển giao văn bản đến
cho các đơn vị, cá nhân đồng thời trên hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc
và văn bản giấy. Người nhận có trách nhiệm kiểm tra để đảm bảo tiếp nhận đầy đủ
hồ sơ, văn bản đến (nếu nhận được văn bản điện tử
mà chưa nhận được văn bản giấy phải thông báo ngay cho văn
thư để kiểm tra, chuyển lại kịp thời).
3. Đối với loại
văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, hỏa tốc, Văn thư chuyển trực tiếp (hoặc gọi điện
thoại thông tin ngay) cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm tiếp nhận, xử lý kịp thời.
4. Đối với tài liệu các ngành, đơn vị
gửi đến để phục vụ các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh,
các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh chủ trì, Văn thư chuyển đến đơn vị, chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp có trách nhiệm chuẩn bị, theo dõi nội
dung họp để xem xét, chuyển đến các thành phần dự họp theo quy chế làm việc của
Ủy ban nhân dân tỉnh.
5. Những bì công văn hoặc văn bản
chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các đơn vị, cá nhân trả lại ngay cho Văn thư để kịp
thời chuyển đúng địa chỉ.
Chương III
XỬ LÝ VĂN BẢN
ĐẾN
Điều 9. Xử lý văn
bản đến ở cấp chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp xử lý
văn bản đến hoặc công việc được giao theo đúng nhiệm vụ, quyền hạn và theo
trình tự, thủ tục như sau:
1. Một số nguyên tắc chung về việc xử
lý văn bản đến của chuyên viên:
a) Các văn bản đến có nội dung chỉ
cung cấp thông tin (để biết) thì chuyên viên chỉ nghiên cứu, nắm tình hình (đối
với những văn bản có nhiều thông tin cần thiết thì sao gửi cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các chuyên viên
liên quan), không cần lập hồ sơ xử lý công việc.
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, cơ quan cấp
trên, văn bản của Tỉnh ủy..., tùy theo
nội dung từng loại văn bản mà chuyên viên có thể sao gửi những nơi cần thiết hoặc
dự thảo văn bản của Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh, của Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh chỉ đạo triển khai các vấn đề liên quan.
b) Các văn bản, hồ sơ công việc có nội
dung đề nghị của các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp thuộc thẩm quyền giải quyết
của HĐND, UBND tỉnh, của Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, nhất thiết phải có ý kiến thẩm
tra của các Ban của HĐND, thẩm định của Thủ trưởng các sở, ngành, cơ quan
chuyên môn chuyên ngành của Ủy ban nhân dân tỉnh có chức
năng quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực đó.
Nếu chưa đảm bảo nguyên tắc trên mà
văn bản được gửi trực tiếp đến Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh thì chuyên
viên sau khi nhận được văn bản, làm thủ tục chuyển đến sở, ban, ngành chuyên
môn để thẩm định, đề xuất báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh; nếu
văn bản gửi cả Ủy ban nhân dân tỉnh
và sở, ban, ngành chuyên môn thì không cần làm thủ tục chuyển văn bản, mà sở,
ban, ngành chuyên môn có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực đó phải chủ động
thẩm định, đề xuất báo cáo theo Quy chế làm việc của Ủy ban
nhân dân tỉnh.
c) Xử lý và phối
hợp xử lý văn bản, hồ sơ theo phân công của Thường trực HĐND, UBND, Trưởng Đoàn
đại biểu Quốc hội tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh
thông qua văn bản giấy có chữ ký trực tiếp và văn bản điện
tử đã ký số của người có thẩm quyền để phát hành; chịu trách nhiệm về tính
chính xác của văn bản điện tử phải đúng với văn bản giấy.
2. Đối với những
văn bản, đề án đã đủ thủ tục
a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến đơn vị,
chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có liên quan (nếu có).
b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập
và đề xuất phương án xử lý; lập Phiếu trình giải quyết công việc, soạn thảo văn
bản cần ban hành (nếu có).
c) Trình Lãnh đạo Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc, ý
kiến của các chuyên viên nghiên cứu tổng hợp, đơn vị liên
quan, dự thảo văn bản và hồ sơ để xem xét, xử lý.
Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp không
gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản (đã ký đóng dấu) trong hồ sơ
do các cơ quan trình.
3. Đối với những văn bản, đề án, còn
thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau:
a) Những văn bản, đề án trình nhưng
còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc các đề án trình hồ sơ chưa đầy đủ
thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải thông báo cho cơ quan trình
chuẩn bị thêm hoặc bổ sung đủ hồ sơ.
Trường hợp cá biệt, do yêu cầu phải
giải quyết gấp, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi có thể dự thảo công
văn trình Lãnh đạo Văn phòng thừa lệnh Thường trực HĐND, UBND
tỉnh, ký gửi các Sở, Ngành, cơ quan, địa phương liên quan để yêu cầu hoặc đề
nghị tham gia ý kiến.
b) Đối với những văn bản, đề án còn
có nội dung chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
theo dõi xin ý kiến Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch
UBND tỉnh (nếu Phó Chủ tịch UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ
quan chủ đề án giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn
phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh tổ chức họp giải quyết trước khi
trình Chủ tịch HĐND, UBND, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh. Thời hạn, quy trình chuẩn bị, gửi, nhận tài
liệu họp thực hiện theo Quy chế làm việc.
4. Đối với những vấn đề thuộc phạm
vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND,
UBND tỉnh, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến
của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp có liên
quan, đề xuất phương án xử lý, lập Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo
văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó vắng trong khi
vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH,
HĐND, UBND tỉnh xử lý.
5. Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm
vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của HĐND, UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
HĐND, UBND tỉnh, Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh đều phải có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp liên quan thuộc Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh trước khi
trình lãnh đạo. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp phối hợp có trách nhiệm trả lời
và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình đối với những vấn đề phối hợp.
6. Chuyên viên nghiên cứu tổng hợp chịu
trách nhiệm về việc bảo mật hồ sơ công việc do mình chủ trì trực tiếp tham mưu,
xử lý.
Điều 10. Xử lý
văn bản ở cấp Lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh, trong phạm vi nhiệm vụ được
phân công, có trách nhiệm giải quyết công việc như sau:
1. Xử lý ngay đối với những vấn đề gấp
sau khi tiếp nhận văn bản đến từ Văn thư.
2. Xem xét hồ sơ công việc, kiểm tra
nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản, ký tắt vào cuối
dự thảo văn bản trình duyệt ban hành (nếu có), ghi ý kiến và ký vào Phiếu trình
giải quyết công việc, để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, Trưởng Đoàn ĐBQH tỉnh.
3. Trong trường hợp cần thiết, chủ
trì các cuộc họp với Lãnh đạo các Sở, Ngành, Ủy ban nhân
dân cấp huyện để xử lý những vấn đề còn chưa rõ hoặc còn
có ý kiến khác nhau trước khi trình Thường trực HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn
ĐBQH tỉnh quyết định.
4. Thừa lệnh Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh,
Trưởng đoàn ĐBQH tỉnh ký công văn đề nghị các Sở, Ngành, HĐND, UBND cấp huyện bổ
sung tài liệu, văn bản đối với những
hồ sơ trình còn thiếu.
5. Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của
Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh.
Điều 11. Hồ sơ
trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn ĐBQH tỉnh
Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn ĐBQH tỉnh gồm:
1. Phiếu trình giải quyết công việc.
2. Văn bản trình của cơ quan trình có
dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh.
3. Ý kiến chính thức bằng văn bản của
cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan liên quan đến vấn
đề trình.
4. Các tài liệu cần thiết khác liên
quan tới vấn đề trình.
5. Dự thảo văn bản để Chủ tịch, Phó Chủ
tịch HĐND, UBND tỉnh ký ban hành hoặc văn bản do Lãnh đạo
Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ
tịch HĐND, UBND tỉnh theo đúng nội dung trình.
6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên
nghiên cứu tổng hợp liên quan trong Văn phòng Đoàn đại biểu
Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh (nếu có) và của Lãnh đạo Văn phòng theo trình tự.
7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND, UBND tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, ngoài các tài liệu đã nêu
trên, phải có cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh phụ
trách lĩnh vực.
Điều 12. Nguyên
tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, Trưởng đoàn ĐBQH tỉnh giải
quyết công việc
Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND,
Trưởng đoàn ĐBQH tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh trình.
1. Vấn đề thuộc
lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực
đó.
2. Vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực
thì trình Chủ tịch UBND tỉnh phân công xử lý (nếu có thuộc trách nhiệm, thẩm
quyền của UBND tỉnh).
3. Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND, UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc
chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, Phó
Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải
quyết ngay thì chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải xin ý kiến Chánh
Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh để trình Chủ tịch HĐND, UBND
tỉnh (hoặc Phó Chủ tịch thường trực nếu Chủ tịch đi vắng).
Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch
HĐND, UBND tỉnh giải quyết, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp
theo dõi phải báo cáo Chánh Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND tỉnh hoặc Phó Chánh Văn phòng kết quả xử lý trước khi ban hành văn bản. Sau đó, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp theo dõi phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh phụ
trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian
người đó vắng mặt.
4. Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh, Trưởng Đoàn ĐBQH xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân
công Phó Chủ tịch, ủy quyền cho Chánh Văn phòng Đoàn đại
biểu Quốc hội, HĐND, Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo
quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh
hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.
5. Không trình Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch HĐND, UBND tỉnh giải quyết các trường hợp sau:
a) Vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết
của Thủ trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch HĐND, UBND cấp huyện.
b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân
trình, xử lý không đúng về thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến
của các sở, ngành, địa phương có chức năng, thẩm quyền quản lý liên quan đến vấn
đề, lĩnh vực đó, hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp liên quan trong Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh.
5. Các Sở, Ngành, địa phương trình Chủ
tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh duyệt, ký ban hành văn bản của HĐND, UBND tỉnh
phải gửi qua Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND, UBND
tỉnh tiếp nhận để thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản, có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh
ký, đảm bảo thực hiện thống nhất quản lý việc ban hành văn
bản của HĐND, UBND tỉnh.
Điều 13. Thời hạn
xử lý công việc, thẩm quyền ký văn bản
1. Thời hạn xử
lý công việc:
Thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành và các quy định của HĐND, UBND tỉnh trong việc thực hiện từng loại
công việc hoặc từng thủ tục hành chính cụ thể thuộc trách
nhiệm, thẩm quyền.
2. Thẩm quyền duyệt, ký các văn bản:
2.1. Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh duyệt và ký ban hành các văn bản (các loại)
thuộc thẩm quyền của HĐND, UBND tỉnh, của Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh theo phân
công của Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh.
Riêng đối với văn bản quy phạm pháp
luật, các văn bản có tính chất quan trọng (liên quan đến cơ chế điều hành nguồn
lực, tài nguyên; các cơ chế chính sách phát triển kinh tế-xã hội...) báo cáo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ ngành Trung ương
hoặc báo cáo Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh,
trước khi phát hành văn bản phải xin ý kiến Chủ tịch HĐND,
UBND tỉnh.
2.2. Chánh Văn phòng (Phó Văn phòng)
Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh được thừa lệnh, hoặc thừa ủy quyền
duyệt, ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch HĐND, UBND, Trưởng Đoàn ĐBQH tỉnh như sau:
- Sau khi báo cáo và được Thường trực
HĐND, UBND, Trưởng đoàn ĐBQH tỉnh đồng ý, được thừa lệnh ký một số văn bản
thông thường như: thông báo ý kiến chỉ đạo, hoặc giao nhiệm vụ, công việc cụ thể
cho ngành, đơn vị.
- Được thừa lệnh, hoặc thừa ủy
quyền ký (không phải trình duyệt lãnh đạo UBND tỉnh) đối với một
số loại văn bản cụ thể như: đính chính văn bản do lỗi
chính tả, phiếu chuyển hồ sơ công việc, công văn đề nghị các Sở, ngành, địa
phương, đơn vị bổ sung tài liệu, văn bản đối với những hồ
sơ do cơ quan chủ trì trình còn thiếu hoặc cần làm rõ thêm; công văn giao các
ngành, cơ quan chức năng tham gia ý kiến vào các dự thảo văn bản do Bộ ngành
Trung ương soạn thảo.
Chương IV
CÔNG TÁC PHÁT
HÀNH VĂN BẢN
Điều 14. Đầu mối
phát hành văn bản
Văn bản xử lý
công việc của Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch HĐND, UBND
tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh được tập trung
vào một đầu mối là Văn thư để làm thủ tục phát hành. Việc phát hành, gửi văn bản
thực hiện theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nước (sau đây gọi tắt là Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg), Quyết định số
37/2018/QĐ-UBND ngày 12/11/2018 của UBND tỉnh về ban hành Quy định
về việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ
chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh.
Điều 15. Soạn
thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật thực hiện theo Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 của Quốc hội.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được
thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị, Chuyên viên nghiên cứu tổng
hợp được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với
Lãnh đạo Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh
tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức khác hoặc cá nhân có liên quan;
nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 16. Duyệt dự
thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
Lãnh đạo HĐND, UBND, Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND
và UBND tỉnh phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự
thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa,
bổ sung.
Điều 17. Kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
1. Người đứng đầu đơn vị hoặc chuyên
viên nghiên cứu tổng hợp chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, trước khi trình Lãnh đạo ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản,
trình người ký văn bản quyết định.
2. Văn thư kiểm
tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tất cả văn bản đi của cơ quan,
chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch sẽ,
không sửa chữa, tẩy xóa.
3. Trước khi phát hành, các cá nhân,
đơn vị có trách nhiệm gửi bản ghi điện tử của văn bản đó cho Văn thư. Văn thư có trách nhiệm đưa bản
ghi điện tử văn bản đã phát hành lên mạng tin học của Văn phòng. Văn bản trên mạng tin học phải bảo đảm đúng với văn bản phát hành, số, ngày, tháng, năm... Riêng chữ ký của người có thẩm quyền ở cuối văn bản thì thay bằng chữ "đã ký".
Điều 18. Đăng
ký văn bản
Văn bản đi được Văn thư đăng ký
vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính
1. Lập sổ đăng ký văn bản
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại
văn bản đi hàng năm, Văn thư có trách nhiệm lập sổ đăng
ký văn bản đi cho phù hợp, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản
đúng số lượng và thời gian yêu cầu. Văn bản mật được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản
đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện
đăng ký bằng số, hoặc đăng ký trên máy tính, ký số và gửi văn bản điện tử.
Điều 19. Nhân bản,
bản sao
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số liệu tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách bộ phận, chuyên viên soạn
thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm
tra liên quan đến nội dung văn bản; không vượt cấp, không gửi nhiều văn bản cho
một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản thực
hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan Văn phòng và được thực hiện theo quy định tại
Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Bản sao
a) Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
b) Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
c) Việc sao y bản chính, sao lục,
trích sao văn bản do Chánh Văn phòng
quyết định.
d) Bản sao y bản chính, sao lục,
trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
đ) Bản sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này
thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
e) Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của
Lãnh đạo cơ quan ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công
tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Điều 20. Đính
chính văn bản
Văn bản phát hành có sai sót về lỗi chính
tả thì Chánh Văn phòng có trách nhiệm ban hành văn bản
đính chính, cụ thể như sau:
- Văn bản ban hành ở thể loại Quyết định
thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền của Chủ tịch HĐND, UBND ban hành Quyết định đính chính theo mẫu quy định của Văn phòng Chính phủ.
- Các thể loại văn bản khác thì Chánh
Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch ban hành công văn đính chính.
Chương V
QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 21. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả văn bản
đi, văn bản đến của Hội đồng nhân dân tỉnh; Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; Ủy ban nhân dân tỉnh; Văn Đoàn Đại biểu Quốc hội,
HĐND và UBND tỉnh phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi
tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, bao gồm cả văn bản dưới dạng
thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy “Văn bản điện tử”; trừ
những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn
vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Điều 22. Trách
nhiệm quản lý văn bản
1. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”
và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
2. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Văn
thư lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ
06 tháng 1 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật và báo cáo kết quả cho Lãnh đạo
Văn phòng.
3. Không cung cấp cho những cơ quan,
đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã
và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Tất cả các văn
bản, tài liệu của các sở, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp Chủ
tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND tỉnh và có bút phê của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch
HĐND, UBND dân tỉnh đều phải chuyển cho Văn thư để làm các thủ tục cần thiết,
tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.
5. Cán bộ, chuyên
viên nghiên cứu tổng hợp không được mang hồ sơ, tài liệu cơ quan về nhà làm tư
liệu riêng, chuyển sang cơ quan khác khi chuyển công tác hoặc tùy tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.
Điều 23. Quản lý
và sử dụng con dấu
1. Quản lý con dấu
Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính -
Quản trị chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trong việc quản lý, sử dụng con dấu của HĐND, UBND, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh. Lãnh đạo đơn vị chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trong việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn
vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
Các con dấu của HĐND, UBND, Đoàn ĐBQH
tỉnh; Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND và UBND tỉnh, con dấu đơn vị được
giao cho Văn thư quản lý và sử dụng. Tổ trưởng Văn thư và
cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu
trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, chịu trách
nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra
khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan và phải chịu trách
nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn
trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
c) Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ
quan phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
d) Khi đơn vị có quyết định chia,
tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
2. Sử dụng con dấu
a) Người được giao giữ con dấu chỉ được
đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký
văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ
ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu
cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.
b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn,
rõ ràng và trùm lên 1/3 hoặc 1/4 phía bên trái của chữ ký;
trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ
mà phải hủy văn bản đó và làm lại
văn bản. Văn bản có Phụ lục kèm theo phải đóng dấu trùm
lên phần bên trái chữ Phụ lục của bản phụ lục.
c) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu
không do Văn thư phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản
nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận, sơ yếu lý lịch...) thì văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
d) Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước
khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của
người không có thẩm quyền.
Điều 24. Lưu văn
bản đi
1. Văn thư lưu bản gốc (bản ký trực
tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Đoàn ĐBQH, HĐND,
UBND tỉnh và Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND ban hành. Riêng đối với văn bản
quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của UBND tỉnh lưu thêm 02 bản chính.
2. Các cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn
thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc
lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và được chuyển
cho bộ phận lưu trữ thuộc Trung tâm Thông tin để quản lý, phục vụ tra cứu sử dụng.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan.