|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
21/2025/QĐ-UBND
|
Cần Thơ, ngày 16
tháng 10 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN
ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ CẦN THƠ
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương số 72/2025/QH15;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 87/2025/QH15;
Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu
cá nhân số 91/2025/QH15; Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng số 86/2015/QH13; Căn cứ Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01
tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin
theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số 91/2020/NĐ-CP ngày 14
tháng 8 năm 2020 của Chính phủ chống tin nhắn rác, thư điện tử rác, cuộc
gọi rác;
Căn cứ Chỉ thị số
34/2008/CT-TTg ngày 03 tháng 12 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng
cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Khoa học và Công nghệ;
Ủy ban nhân dân thành phố
ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện
tử trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy ch ế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử
trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
1. Quyết định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày 26 tháng 10 năm 2025.
2. Quyết định số
59/2024/QĐ-UBND ngày 20 tháng 12 năm 2024 của Ủy ban nhân dân tỉnh Sóc Trăng
(cũ) ban hành Quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Sóc Trăng và
Quyết định số 33/2015/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2015 của Ủy ban nhân dân
thành phố Cần Thơ (cũ) ban hành Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hết hiệu lực kể từ ngày Quyết định này
có hiệu lực.
Điều 3. Tổ
chức thực hiện
Giám đốc Sở, Thủ trưởng cơ
quan, ban, ngành thành phố, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường và các tổ chức,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Khoa học và Công nghệ;
- Cục Kiểm tra Văn bản và Quản lý xử lý vi phạm hành chính (Bộ Tư pháp);
- Thường trực Thành ủy;
- Thường trực HĐND TP;
- CT, các PCT UBND TP;
- UBMTTQVN TP;
- Báo và PTTH Cần Thơ;
- Cổng TTĐT TP;
- VP UBND TP (2, 3);
- Lưu: VT, VHQ.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Trương Cảnh Tuyên
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ
CẦN THƠ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 21/2025/QĐ-UBND ngày 16 tháng 10 năm
2025 của Ủy ban nhân dân thành phố)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi, đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc quản
lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trên địa bàn thành phố Cần Thơ.
2. Quy chế này áp dụng đối với
tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, các tổ chức Đảng, đoàn thể (sau đây gọi tắt
là cơ quan, đơn vị) và cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của các cơ
quan, đơn vị (sau đây gọi tắt là cá nhân) trên địa bàn thành phố Cần Thơ khi
tham gia quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử thành phố Cần Thơ.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. “Thư điện tử” là phương thức
giao tiếp qua mạng máy tính cho phép người dùng gửi và nhận các thông điệp bằng
văn bản, hình ảnh, tệp tin và nhiều loại dữ liệu khác.
2. “Hộp thư điện tử” là không
gian lưu trữ trực tuyến dành cho người dùng để nhận, lưu trữ và quản lý các thư
điện tử. Mỗi địa chỉ thư điện tử sẽ được liên kết với một hộp thư điện tử.
3. “Hộp thư điện tử cá nhân” là
hộp thư điện tử thuộc hệ thống thư điện tử cấp cho cá nhân.
4. “Hộp thư điện tử cơ quan,
đơn vị” là hộp thư điện tử thuộc hệ thống thư điện tử cấp cho cơ quan, đơn vị.
5. “Tạm khóa hộp thư điện tử”
là hành động tạm thời ngừng hoạt động (khóa) tài khoản thư điện tử của một người
dùng trong một khoảng thời gian nhất định.
6. “Hệ thống thư điện tử” là hệ
thống thông tin dùng chung của thành phố Cần Thơ, được đầu tư xây dựng nhằm phục
vụ cho các cơ quan, đơn vị và cá nhân trao đổi thông tin, dữ liệu qua lại trên
địa bàn thành phố và cả nước trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Hệ
thống thư điện tử bao gồm tập hợp hệ thống máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm
quản lý thư điện tử được thiết lập trên hạ tầng kỹ thuật của Trung tâm dữ liệu
thành phố, có tên miền là @cantho.gov.vn và địa
chỉ truy cập là https://mail.cantho.gov.vn.
Điều 3.
Các hành vi không được phép
1. Không sử dụng hộp thư điện tử
để phát tán thư rác, phần mềm độc hại, thiết lập hệ thống thông tin giả mạo, lừa
đảo.
2. Không được chiếm đoạt, sử dụng
trái phép hộp thư điện tử hoặc truy cập, thay đổi, giả mạo nội dung thư điện tử
của người khác.
3. Không cung cấp thông tin mật
mã (mật khẩu) truy cập hộp thư điện tử cho tổ chức, đơn vị và cá nhân khác
không có phạm vi, trách nhiệm sử dụng.
Chương II
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 4. Định
dạng địa chỉ thư điện tử
Địa chỉ hộp thư điện tử được đặt
duy nhất cho mỗi cơ quan, đơn vị và cá nhân trong thành phần theo dạng:
1. Đối với cơ quan, đơn vị được
đặt theo định dạng sau:
[Tên cơ quan, đơn vị]@cantho.gov.vn. Trong đó, [Tên cơ quan, đơn vị] là
tên viết tắt của cơ quan, đơn vị được đặt sao cho không trùng nhau trên hệ thống
(Ví dụ: Sở Nội vụ sẽ có địa chỉ hộp thư là [email protected]).
Trường hợp các cơ quan, đơn vị
có tên viết tắt trùng nhau (Ví dụ: Sở Nội vụ và Sở Ngoại vụ, địa chỉ hộp thư điện
tử của Sở Ngoại vụ sẽ là [email protected]).
2. Đối với phòng, ban, đơn vị
trực thuộc cơ quan, đơn vị được đặt theo định dạng sau:
[Tên phòng, ban, đơn vị
trực thuộc].[Tên cơ quan, đơn vị]@cantho.gov.vn. Trong
đó, [Tên phòng, ban, đơn vị trực thuộc] là tên viết tắt đã được thiết lập
trên hệ thống thư điện tử. Tên hộp thư điện tử có thể được đặt theo đề nghị của
cơ quan, đơn vị (Ví dụ: Văn phòng thuộc Sở Nội vụ có địa chỉ hộp thư điện tử là
vanphong[email protected]).
3. Hộp thư điện tử của cá nhân
(sau đây gọi tắt là hộp thư cá nhân) là hộp thư được cấp cho từng cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động theo đăng ký của cơ quan, đơn vị.
a) Đối với trường hợp không có
người trùng họ, tên đệm và tên có dạng: [Họ][Tên đệm][Tên]@cantho.gov.vn. Trong đó, [Họ] và [Tên đệm] được viết
tắt (Ví dụ: Ông Nguyễn Văn Minh sẽ có địa chỉ hộp thư điện tử là [email protected]);
b) Cấp hộp thư điện tử cá nhân
trong trường hợp nhiều người có họ, tên đệm và tên trùng nhau:
Cá nhân yêu cầu cấp hộp thư trước
tiên, hộp thư được cấp có định dạng được quy định tại điểm a khoản 3 của Điều
này. Các trường hợp cấp sau sẽ được phân biệt bằng cách thêm số thứ tự 1, 2,
3..., sau phần họ, tên đệm và tên;
Ví dụ: Địa chỉ hộp thư điện tử [email protected] đã được cấp cho ông Nguyễn Văn Minh, thì
ông Nguyễn Võ Minh hoặc ông Nguyễn Văn Minh (khác) đăng ký sau sẽ được cấp địa
chỉ là [email protected].
Đối với trường hợp nhiều cá nhân
có họ, tên đệm và tên trùng nhau có yêu cầu tạo thư điện tử cùng thời điểm
(cùng ngày) thì người có cấp bậc, chức vụ lãnh đạo cao hơn sẽ được giữ nguyên định
dạng được quy định tại điểm a khoản
3 của Điều này;
Trường hợp người trùng tên theo
thứ tự thứ tư trở về sau hoặc thực hiện nhiệm vụ khẩn cấp, cơ quan quản lý hệ
thống thư điện tử sẽ chủ động xem xét đặt tên sao cho phù hợp.
4. Tên hiển thị của các hộp thư
điện tử cá nhân trên giao diện người dùng của hệ thống thư điện tử phải hiển thị
đầy đủ họ, tên đệm và tên người dùng và tên của cơ quan, đơn vị mà người dùng
đó đang công tác để dễ dàng phân biệt khi sử dụng hệ thống thư điện tử.
Điều 5.
Dung lượng lưu trữ và quy tắc thiết lập mật mã cho hộp thư điện tử
1. Dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi
hộp thư điện tử cá nhân có dung lượng tối đa 05GB; dung lượng lưu trữ cấp cho mỗi
hộp thư điện tử cơ quan, đơn vị có dung lượng tối thiểu 10GB; kích cỡ các tệp
tin gửi kèm tối đa là 20MB. Dung lượng của các hộp thư điện tử có thể điều chỉnh
tùy theo nhu cầu sử dụng thực tế và khả năng đáp ứng của hệ thống thư điện tử
trong từng giai đoạn. Hệ thống thư điện tử sẽ gửi thông báo cho người dùng biết
khi tổng dung lượng các thư điện tử trong hộp thư gần vượt quá dung lượng lưu
trữ được cấp, người dùng chủ động lưu trữ về thiết bị lưu trữ riêng và xóa dữ
liệu không cần thiết để đảm bảo tiếp tục nhận thư điện tử.
2. Cơ quan, đơn vị và cá nhân
được cấp hộp thư điện tử phải thay đổi mật mã trong lần truy cập đầu tiên (trường
hợp không thay đổi mật mã sẽ không thể truy cập, sử dụng hệ thống) và khuyến
khích thường xuyên thay đổi mật mã trong quá trình sử dụng. Định kỳ 03 (ba)
tháng thay đổi mật mã hộp thư điện tử theo yêu cầu bảo mật của hệ thống.
3. Mật mã sử dụng cho hộp thư
điện tử phải có độ dài tối thiểu 08 (tám) ký tự bao gồm 04 (bốn) loại ký tự: chữ
in hoa, chữ in thường, số và ký tự đặc biệt.
Điều 6. Trường
hợp cấp mới, thay đổi thông tin, hủy bỏ, tạm khóa , thu hồi và khôi phục hộp
thư điện tử
1. Cấp mới hộp thư điện tử: khi
cơ quan, đơn vị tiếp nhận, tuyển dụng mới cá nhân hoặc cơ quan, đơn vị mới được
thành lập nhưng chưa được cấp hộp thư điện tử của thành phố.
2. Thay đổi thông tin hộp thư
điện tử: khi cơ quan, đơn vị sáp nhập, giải thể hoặc cá nhân đương nhiệm được
chuyển công tác, bổ nhiệm chức danh.
3. Hủy bỏ hộp thư điện tử: khi
cơ quan, đơn vị sáp nhập, giải thể hoặc cá nhân đương nhiệm thôi không làm việc,
chuyển công tác đến nơi làm việc mới không thuộc địa bàn thành phố Cần Thơ.
4. Tạm khóa hộp thư điện tử: hộp
thư điện tử sẽ bị tạm khóa khi:
a) Vi phạm quy định tại Điều 3
của Quy chế này hoặc có cảnh báo bảo mật từ cơ quan chức năng về an toàn thông
tin, an ninh mạng;
b) Các hộp thư điện tử không
thay đổi mật mã kể từ lần thay đổi mật mã sau cùng trong thời gian 03 (ba)
tháng, hệ thống thư điện tử sẽ tự động yêu cầu đặt lại mật mã mới.
5. Thu hồi hộp thư điện tử: các
hộp thư điện tử không được truy xuất trong thời gian 06 (sáu) tháng kể từ lúc cấp
mới hoặc lần truy xuất sau cùng, cơ quan quản lý hệ thống thư điện tử sẽ thu hồi
để tiết kiệm tài nguyên lưu trữ của hệ thống.
6. Khôi phục hộp thư điện tử:
cơ quan, đơn vị và cá nhân đã được cấp hộp thư điện tử nhưng bị tạm khóa có nhu
cầu sử dụng lại.
Điều 7. Quy
trình cấp mới, cấp lại mật mã hộp thư điện tử; thay đổi thông tin, hủy bỏ,
khôi phục hộp thư điện tử
1. Trường hợp cần cấp mới, cấp
lại mật mã hộp thư điện tử. Cơ quan, đơn vị thực hiện theo thủ tục hành chính
đã được công bố gửi đến Sở Khoa học và Công nghệ hoặc qua địa chỉ hộp thư điện
tử [email protected] để được xem xét, thực hiện
theo yêu cầu.
2. Trường hợp cần thay đổi
thông tin, hủy bỏ, khôi phục hộp thư điện tử. Cơ quan, đơn vị gửi văn bản đến Sở
Khoa học và Công nghệ hoặc qua địa chỉ hộp thư điện tử [email protected] để được xem xét, thực hiện theo yêu cầu.
Điều 8. Sử
dụng thư điện tử
1. Cơ quan, đơn vị và cá nhân sử
dụng thư điện tử để trao đổi các loại văn bản điện tử (trừ các văn bản, tài liệu
thuộc danh mục bí mật nhà nước), tài liệu phục vụ cuộc họp, thông tin cần trao
đổi nhằm phục vụ xử lý công việc của cơ quan, đơn vị.
2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị ủy
quyền hoặc phân công cho cá nhân thuộc cơ quan, đơn vị mình thực hiện quản lý,
sử dụng hộp thư điện tử của cơ quan, đơn vị.
3. Cá nhân sử dụng hộp thư điện
tử được cấp hoặc được giao quản lý khi gửi thông tin có nội dung thuộc phạm vi
trách nhiệm, công việc được phân công và phải chịu trách nhiệm về nội dung thư
điện tử gửi đi từ hộp thư điện tử đó.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 9.
Trách nhiệm của Sở Khoa học và Công nghệ
1. Là cơ quan quản lý hệ thống
thư điện tử, tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố Cần Thơ thực hiện trách nhiệm
quản lý, duy trì hệ thống thư điện tử theo quy định của Quy chế này và các quy
định khác của pháp luật có liên quan.
2. Đảm bảo hệ thống thư điện tử
hoạt động ổn định, thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin, khả
năng lưu trữ dự phòng, ngăn chặn thư rác, phòng chống mã độc, cảnh báo và thực
hiện xử lý các sự cố xảy ra trong quá trình khai thác sử dụng.
3. Thường xuyên kiểm tra, thống
kê, đánh giá tình hình sử dụng hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và cá
nhân trong công việc.
4. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị
và cá nhân thực hiện đúng các quy định của Quy chế này.
5. Xây dựng và triển khai kế hoạch
bồi dưỡng, tập huấn cho cá nhân của các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng hệ
thống thư điện tử có hiệu quả.
6. Hằng năm lập dự toán kinh
phí cho việc quản lý, nâng cấp, bảo trì và phát triển hệ thống thư điện tử,
trình cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt theo quy định.
7. Báo cáo định kỳ tình hình quản
lý, sử dụng hệ thống thư điện tử theo báo cáo thực hiện chuyển đổi số thành phố.
Điều 10.
Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị
1. Chỉ đạo triển khai thực hiện
nghiêm túc Quy chế này trong phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị. Tuân thủ các
quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử và các quy định bảo đảm an
toàn thông tin, an ninh mạng có liên quan.
2. Chỉ đạo bộ phận văn thư và
cá nhân tại cơ quan, đơn vị tăng cường khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử
để trao đổi công việc. Sử dụng hộp thư điện tử được cấp đúng mục đích, có hiệu
quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin gửi, nhận qua hệ thống thư điện
tử theo quy định tại Quy chế này.
3. Lập danh sách yêu cầu cấp mới,
thay đổi thông tin, hủy bỏ, tạm khóa và khôi phục hộp thư điện tử của các
phòng, ban, đơn vị trực thuộc, cá nhân của cơ quan, đơn vị mình gửi về Sở Khoa
học và Công nghệ để xử lý kịp thời.
4. Phân công cá nhân thuộc cơ
quan, đơn vị phụ trách quản lý danh sách hộp thư điện tử thuộc cơ quan, đơn vị
mình, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ trong việc rà soát, cập nhật danh
sách hộp thư điện tử, thông tin của cá nhân, đơn vị trực thuộc được cấp hộp thư
điện tử, đảm bảo tính đồng bộ giữa danh sách hộp thư điện tử được cấp và số lượng
cá nhân của cơ quan, đơn vị.
Điều 11.
Trách nhiệm của cá nhân
1. Thực hiện quản lý, sử dụng hộp
thư điện tử theo các nội dung quy định tại Quy chế này.
2. Khi phát hiện những thư điện
tử không đúng mục đích, có dấu hiệu vi phạm pháp luật, chứa mã độc, thư rác hoặc
gặp sự cố, bị mất quyền kiểm soát hộp thư điện tử phải báo cáo Thủ trưởng cơ
quan, đơn vị và phản ánh đến cá nhân chuyên trách giúp Thủ trưởng cơ quan, đơn
vị gửi yêu cầu hỗ trợ qua hộp thư điện tử [email protected] để
kịp thời xử lý, khắc phục.
3. Chịu trách nhiệm lưu trữ,
xóa bỏ các thư điện tử không cần thiết trong hộp thư điện tử cá nhân.
4. Hạn chế tối đa việc truy cập
hệ thống thư điện tử từ các thiết bị sử dụng dùng chung tại nơi công cộng.
Điều 12. Trong quá trình
triển khai thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc vượt thẩm quyền, cơ
quan, đơn vị phản ánh về Sở Khoa học và Công nghệ để tổng hợp, tham mưu Ủy ban
nhân dân thành phố Cần Thơ xem xét, quyết định./.