|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÂM ĐỒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 22/2016/QĐ-UBND
|
Lâm Đồng, ngày 18 tháng 02 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 09/2013/TT-BNV
ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn
thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công
tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày
kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 87/2009/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2009 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng về việc ban hành Quy định công tác lưu
trữ và tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng
các sở, ban, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước, các cơ quan trung ương đóng tại
địa phương và Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ;
- Bộ Tư pháp (Cục Kiểm tra văn bản);
- TT. Tỉnh ủy, TT.HĐND tỉnh;
- CT và các PCT.UBND tỉnh;
- Đoàn ĐBQH đơn vị tỉnh Lâm Đồng;
- Ban TCTU;
- Website Chính phủ;
- Trung tâm Công báo, Chi Cục VTLT;
- Báo Lâm Đồng, Đài PTTH tỉnh;
- Như Điều 3;
- Lưu: VT, TKCT.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Đoàn Văn Việt
|
QUY ĐỊNH
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2016/QĐ-UBND,
ngày 18 tháng 02 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định hoạt động
lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức cá
nhân trong hoạt động lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
2. Đối tượng áp dụng: Cơ quan nhà nước,
tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh
tế, đơn vị sự nghiệp công lập, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là
cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
Điều 2. Yêu cầu
chung về tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của địa phương là
di sản văn hóa thuộc một phần Phông lưu trữ quốc gia, các cơ quan, đơn vị và cá
nhân không được chiếm dụng riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao đổi, tiêu hủy
tài liệu lưu trữ trái pháp luật.
2. Tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải
được chỉnh lý, thống kê và bảo quản theo Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân đó và đảm bảo nguyên tắc không được phân tán Phông lưu trữ.
Điều 3. Hệ thống
lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
1. Lưu trữ lịch sử: Chi cục Văn thư
Lưu trữ (Trung tâm Lưu trữ Lịch sử).
2. Lưu trữ cơ quan: Lưu trữ tại các
cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện.
3. Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân các
xã, phường, thị trấn.
Điều 4. Giải
thích từ ngữ
1. Công tác lưu trữ bao gồm toàn bộ
các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ
sung, bảo quản, bảo vệ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả và công bố, giới
thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Điều 5. Trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Thực hiện theo quy định tại Điều 6,
Luật Lưu trữ.
Điều 6. Người làm
lưu trữ
1. Công chức, viên chức làm công tác
lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần
thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền
lợi và hưởng phụ cấp ngành đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của
pháp luật.
2. Công chức, viên chức làm lưu trữ
không thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này phải được đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần
thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền
lợi của người lao động làm việc trong các tổ chức đó; người được giao kiêm nhiệm
làm lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những kiến
thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Điều 7. Bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác lưu trữ
Người làm công tác lưu trữ và công chức,
viên chức ở các cơ quan, tổ chức phải tuân thủ triệt để những hành vi bị cấm được
quy định tại Điều 8 Luật Lưu trữ và những quy định của
pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương II
THU THẬP, CHỈNH
LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Mục 1: THU THẬP TÀI LIỆU VÀO KHO
LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 8. Trách nhiệm
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Người được giao giải quyết, theo
dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được
giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi
việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ
sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức.
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan.
Người đứng đầu của các phòng, ban
chuyên môn (hoặc tương đương) của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực
hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng mình vào
Lưu trữ cơ quan.
Điều 9. Trách nhiệm
của Lưu trữ cơ quan
1. Giúp thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và công tác thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ.
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp vào
Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của thủ trưởng
cơ quan, tổ chức.
Điều 10. Thu thập,
thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan gồm những hồ sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt
động của các cơ quan, tổ chức hàng năm.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc và trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ
bản.
3. Trong trường hợp đơn vị, cá nhân
có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để
phục vụ công việc, thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ
sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan; thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
Điều 11. Thu thập,
thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Chi cục Văn thư Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu theo quy định.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử:
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu có giá
trị bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh của ngành Công an, Quốc
phòng, Ngoại giao và của ngành khác: Thực hiện theo quy định tại Điều 14, Điều
15 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 12. Trách
nhiệm giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách
nhiệm sau đây:
a) Chỉnh lý tài liệu trước khi nộp
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
b) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật;
c) Giao nộp hồ sơ, tài liệu và công cụ
tra cứu vào Lưu trữ lịch sử đúng thời hạn quy định;
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp;
đ) Tài liệu sau khi chỉnh lý chưa đạt
yêu cầu theo quy định tại Khoản 2 Điều 11 Quy định này thì cơ quan, tổ chức
giao nộp tài liệu phải chịu trách nhiệm chỉnh lý lại. Trường hợp cơ quan, tổ chức không tự chỉnh lý được thì hợp
đồng với đơn vị có chức năng chỉnh lý và phải trả kinh phí
chỉnh lý theo quy định.
2. Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm tổ
chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
3. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu được lập thành 03 bản; trong đó: cơ quan, tổ
chức giao nộp hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được
lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ chức,
Lưu trữ lịch sử.
Mục 2: CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU
Điều 13. Chỉnh
lý tài liệu
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo
đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:
a) Được phân loại theo nguyên tắc
không phân tán phông lưu trữ; Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được
chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; Khi phân loại, lập hồ sơ, phải tôn trọng sự
hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc; Tài liệu sau
khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành
tài liệu; sự liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu.
b) Được xác định thời hạn bảo quản
theo quy định tại Điều 16 Quy định này.
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống
hóa được thực hiện theo văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu
tra cứu và Bảng thuyết minh, Danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 14. Xác định giá trị tài
liệu
1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo
đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử toàn diện và tổng hợp.
2. Xác định giá trị tài liệu được thực
hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
3. Xác định giá trị tài liệu phải căn
cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:
a) Ý nghĩa, nội dung của tài liệu;
b) Vị trí cơ quan, tổ chức, cá nhân
hình thành tài liệu;
c) Sự trùng lặp của thông tin trong
tài liệu;
d) Thời gian và địa điểm hình thành
tài liệu;
đ) Mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của
phông lưu trữ;
e) Hiệu lực pháp lý của tài liệu;
g) Tình trạng vật lý của tài liệu,
ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của
tài liệu.
Điều 15. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18
Luật Lưu trữ.
Điều 16. Thời hạn
bảo quản tài liệu lưu trữ
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu
trữ được thực hiện theo Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và thời hạn bảo quản theo
quy định chuyên ngành do Bộ, ngành Trung ương quy định.
Điều 17. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu
hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ cơ quan;
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền
về lưu trữ cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết
giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ thẩm định tài liệu hết giá trị cần
hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với
tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy;
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Giám
đốc Sở Nội vụ hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền
quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra
xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Sở Nội vụ quyết định hủy tài liệu có thông
tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử;
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị
tài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết
giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ hủy tài
liệu hết giá trị gồm có:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ
trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm tra, xin ý kiến
của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của
cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải
bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm (trừ một số Quy
định chuyên ngành), kể từ ngày hủy tài liệu.
6. Nghiêm cấm tiêu hủy trái phép tài
liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Chương III
THỐNG KÊ, BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
MỤC 1: THỐNG KÊ,
BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 18. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ, thực hiện chế độ thống kê định kỳ theo quy định theo Thông tư số
09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo
thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện
theo quy định sau:
a) Cơ quan, tổ chức cấp tỉnh tổng hợp
số liệu và báo cáo Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư Lưu trữ;
b) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu và báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện
thông qua phòng Nội vụ;
c) Phòng Nội vụ các huyện, thành phố
tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã tham mưu Ủy ban
nhân dân cấp huyện báo cáo Sở Nội vụ thông qua Chi cục Văn thư Lưu trữ;
d) Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư Lưu trữ)
tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ
chức cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và báo cáo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
3. Kho Lưu trữ phải đảm bảo đầy đủ sổ
sách thống kê tài liệu lưu trữ, phần mềm tin học hoặc công cụ để phục vụ cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ.
Điều 19. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức phải được lưu trữ tập trung và bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ.
2. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ,
thiết bị, phương tiện cần thiết, thực hiện các biện pháp kỹ thuật, nghiệp vụ để
bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng
tài liệu lưu trữ;
Tại Chi cục Văn thư Lưu trữ: xây dựng
kho đúng tiêu chuẩn Kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống,
cháy, nổ, phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và
tài liệu lưu trữ;
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ
thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;
đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống
côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân gây hư hỏng tài liệu;
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị
hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;
g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu
lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
3. Trường hợp tổ
chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài
liệu thì được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải trả phí theo quy
định của pháp luật.
Điều 20. Quản lý
tài liệu lưu trữ quý, hiếm
Thực hiện theo quy định tại Điều 26,
Luật Lưu trữ.
Điều 21. Quản lý
tài liệu lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều 13,
Luật Lưu trữ và Chương II, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Điều 22. Quản lý
tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội; tổ
chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa
chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn.
Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải được đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ lưu trữ và được hưởng chế độ, quyền lợi theo quy định của
pháp luật.
2. Người làm lưu trữ tại Văn phòng Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận
hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu theo
quy định của pháp luật về lưu trữ.
Điều 23. Quản lý tài liệu lưu
trữ của cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu hoặc tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu nộp vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định tại Điều 23, Luật Lưu trữ.
Điều 24. Quản lý tài liệu lưu
trữ trong trường hợp cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, giải thể, tổ chức
kinh tế là doanh nghiệp nhà nước, chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi
hình thức sở hữu hoặc phá sản
Cơ quan, tổ chức chia tách, sáp nhập,
giải thể; tổ chức kinh tế là doanh
nghiệp nhà nước chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp phải tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu theo quy định sau:
1. Tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức nào phải được chỉnh lý, thống kê và bảo quản
theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó;
2. Khi cơ quan, tổ chức có quyết định
chia tách, sáp nhập, giải thể, doanh nghiệp có quyết định chia tách, sáp nhập,
giải thể chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì tất cả các hồ sơ, tài liệu
đã giải quyết xong của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy
định;
3. Tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh
lý được quản lý như sau:
a) Tài liệu Lưu trữ cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử được giao nộp vào
Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng;
b) Tài liệu Lưu trữ cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp không thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được quản lý tại Lưu
trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới tiếp nhận
trụ sở cũ; trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc không có cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp tiếp nhận trụ sở cũ hoặc có nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mới
cùng tiếp nhận trụ sở cũ thì tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
được nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quyết định của cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp hoặc Giám đốc Sở Nội vụ quyết định.
Mục 2: TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Điều 25. Quyền,
nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu
lưu trữ
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền
sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác; nghiên cứu
khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của mình theo quy định của
pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng
tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Đảm bảo độ gốc của tài liệu lưu trữ
và tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu
lưu trữ;
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước,
và quyền lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
c) Trả phí khai thác, sử dụng tài liệu
theo quy định của pháp luật;
d) Thực hiện nội quy, quy chế của cơ
quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có
liên quan.
3. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu
trữ có trách nhiệm giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho
việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.
Điều 26. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Viết các bài báo, bài giới thiệu
tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Tổ chức triển lãm, trưng bày tài
liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong
công trình nghiên cứu.
6. Cấp sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ.
7. Tổ chức các buổi hội thảo, tham quan, nói chuyện về tài liệu lưu trữ.
8. Công bố tài liệu lưu trữ.
9. Cho mượn tài liệu lưu trữ để sử dụng
trong các cơ quan, tổ chức trong một thời gian nhất định.
Điều 27. Sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
1. Sử dụng tài liệu Lưu trữ cơ quan
a) Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ
chức được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu chính đáng;
b) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức căn cứ
vào quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, quy định cụ
thể việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của
cơ quan, tổ chức mình.
2. Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh
a) Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (thực hiện theo quy định
tại Điều 30, Luật Lưu trữ);
b) Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh nếu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, Giấy
chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì
phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị ghi rõ mục đích nghiên cứu của cơ
quan, tổ chức nơi công tác.
Điều 28. Sao tài
liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Người có thẩm quyền cho phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ. Việc sao tài
liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu
lưu trữ thực hiện.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của
cơ quan, tổ chức hoặc Lưu trữ lịch sử về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu
lưu trữ do Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử đang quản lý.
3. Người được cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ phải nộp lệ phí theo quy định.
4. Cơ quan tổ chức, Lưu trữ lịch sử
sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải chịu trách nhiệm pháp lý về bản
sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Điều 29. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có nội
quy phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các quy
định như sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình
khi đến khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được
mang vào phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện
các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng
đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép;
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan;
Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức Lưu trữ cơ
quan, tổ chức phải lập các số nhập, xuất tài liệu; Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và
sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ
khai thác tài liệu.
Chương IV
QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Điều 30. Trách
nhiệm quản lý, thực hiện công tác lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh:
a) Thống nhất quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
b) Quyết định và phê duyệt các đề án,
chương trình, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
c) Ban hành, hướng dẫn và kiểm tra thực
hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với các
cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
2. Sở Nội vụ:
a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thực
hiện việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
b) Xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác lưu trữ trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt;
c) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn,
nghiệp vụ và thu thập, bảo vệ, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
3. Chi cục Văn thư Lưu trữ là tổ chức
thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân
dân tỉnh quản lý nhà nước về lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu Lưu
trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
4. Phòng Nội vụ tham mưu cho Ủy ban
nhân dân các huyện, thành phố và hướng dẫn Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn thực hiện việc quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn huyện,
thành phố đồng thời làm đầu mối quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, thành phố
thuộc tỉnh.
5. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức:
a) Trong phạm vi quyền hạn được giao
có trách nhiệm ban hành, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định
về công tác lưu trữ;
b) Tổ chức thực hiện công tác Lưu trữ
cơ quan và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp
luật;
c) Bố trí kinh phí thực hiện công tác
lưu trữ.
6. Ủy ban nhân dân các huyện, thành
phố:
a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế
hoạch phát triển công tác lưu trữ ở địa phương;
b) Hướng dẫn, kiểm tra các phòng, ban
chuyên môn, đơn vị thuộc huyện và Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên
địa bàn huyện chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật
về công tác lưu trữ.
7. Cán bộ, công chức, viên chức trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phải thực
hiện đúng quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
Điều 31. Hoạt động
dịch vụ lưu trữ và Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 36
và Điều 37, Luật Lưu trữ và Chương V Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ.
Điều 32 Kinh phí
đầu tư cho hoạt động lưu trữ
1. Ngân sách nhà nước
Kinh phí công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử
dụng vào các công việc sau đây:
a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;
b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo
quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý,
hiếm;
d) Chỉnh lý tài liệu;
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo
quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu
lưu trữ;
g) Công bố, giới thiệu, trưng bày,
triển lãm tài liệu lưu trữ;
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
chuyển giao công nghệ lưu trữ;
i) Những hoạt động khác phục vụ hiện
đại hóa công tác lưu trữ.
2. Tài trợ của các tổ chức, cá nhân
trong và ngoài nước.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ
VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 33. Khen
thưởng
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành
tích trong việc thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp,
tặng cho tài liệu có giá trị, tài liệu đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu trữ
thì được xem xét đề nghị khen thưởng theo quy định.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ công
tác lưu trữ được đánh giá, xếp loại hằng năm và đưa vào tiêu chí bình xét, khen
thưởng kết quả hoàn thành nhiệm vụ chung của cơ quan, đơn vị hằng năm.
Điều 34. Xử lý
vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm các quy định của pháp luật về lưu trữ hoặc cố tình gây khó khăn cho
công tác quản lý Nhà nước về lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị
xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 35. Khiếu nại,
tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo
1. Tổ chức và cá nhân có quyền khiếu
nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.
2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với
các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ.
3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo
được thực hiện theo quy định của Luật khiếu nại; Luật tố cáo.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 36. Trách nhiệm thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm
chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện Quy định này.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, triển khai và kiểm tra thực hiện Quy định này.
3. Căn cứ Quy định này và các quy định
khác của pháp luật có liên quan, các sở, ban, ngành, các doanh nghiệp Nhà nước,
các cơ quan Trung ương đóng tại địa phương, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố
xây dựng Quy chế cụ thể về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại cơ quan,
đơn vị, địa phương để thực hiện./.