|
BỘ NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 09/2013/TT-BNV
|
Hà Nội, ngày 31
tháng 10 năm 2013
|
THÔNG TƯ
QUY
ĐỊNH CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Luật Thống kê số 04/2003/QH11 ngày 17
tháng 6 năm 2003;
Căn cứ Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng
8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 40/2004/NĐ-CP ngày 13 tháng
02 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
Luật Thống kê;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu
trữ;
Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước,
Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định
chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Thông tư này quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ
sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan
nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội
- nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tập đoàn kinh tế
nhà nước, tổng công ty nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp và đơn
vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp theo quy định
tại Khoản 22 Điều 4 Luật doanh nghiệp năm 2005.
Điều 3. Đối tượng thống kê
1. Công tác văn thư
a) Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư.
b) Tổ chức văn thư.
c) Nhân sự làm công tác văn thư.
d) Văn bản đi, văn bản đến.
đ) Hồ sơ.
e) Trang thiết bị dùng cho văn thư.
2. Công tác lưu trữ
a) Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác
lưu trữ.
b) Tổ chức lưu trữ.
c) Nhân sự làm công tác lưu trữ.
d) Tài liệu lưu trữ.
đ) Thu thập và loại hủy tài liệu.
e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
g) Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ.
3. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
Chương 2.
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
Điều 4. Báo cáo thống kê cơ sở
1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư là báo
cáo gồm các đối tượng thống kê quy định tại Khoản 1 Điều 3 do các cơ quan, tổ
chức lập trên cơ sở số liệu chính thức, theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 01/CS)
và báo cáo cho cơ quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 6.
2. Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ là báo cáo gồm các đối tượng thống kê quy định tại Khoản 2, Khoản
3 Điều 3 do các cơ quan, tổ chức lập trên cơ sở số liệu chính thức, theo biểu mẫu
thống nhất (Biểu 02/CS) và báo cáo cho cơ quan, tổ chức nhận báo cáo theo quy định
tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 6.
Điều 5. Báo cáo thống kê tổng hợp
1. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư là
báo cáo do cơ quan, tổ chức cấp trên theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 lập từ số
liệu báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền
quản lý theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 01/TH).
2. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ và
tài liệu lưu trữ của các lưu trữ cơ quan là báo cáo do cơ quan, tổ chức cấp
trên theo quy định tại Khoản 3 Điều 6 lập từ số liệu báo cáo thống kê cơ sở
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản
lý theo biểu mẫu thống nhất (Biểu 02/TH).
Điều 6. Quy định về việc gửi
báo cáo
1. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ
và tài liệu lưu trữ (Biểu 01/CS và Biểu 02/CS):
a) Văn phòng Bộ (số liệu của Văn phòng, Thanh tra
và các vụ chức năng), Cục, Trung tâm, Viện và tương đương trực thuộc Bộ không
có tổ chức trực thuộc báo cáo về Bộ.
b) Văn phòng của các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện
và tương đương thuộc Bộ (số liệu của Văn phòng, các đơn vị chức năng), các cơ
quan, tổ chức trực thuộc Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương thuộc Bộ
báo cáo về Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện và tương đương.
c) Văn phòng (số liệu của Văn phòng, các đơn vị chức
năng) của các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước, các đơn vị
thành viên thuộc Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước báo cáo về Tập
đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước.
d) Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và Hội đồng
nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các
sở, ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan, tổ chức Trung ương được
tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh thuộc Danh mục
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo về Sở Nội vụ.
đ) Các cơ quan, tổ chức trực thuộc sở, ban, ngành
báo cáo về sở, ban, ngành.
e) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp
xã, các cơ quan, tổ chức Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại huyện thuộc
Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo về Phòng Nội vụ.
2. Báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ của các Lưu trữ lịch sử (Biểu 02/CS):
a) Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia báo cáo thống kê
cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện
đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Sở Nội vụ báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ
và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại Kho
Lưu trữ của tỉnh về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
3. Báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ (Biểu 01/TH và Biểu 02/TH):
a) Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tổng hợp số
liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị - xã hội và báo cáo về
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Các cơ quan, tổ chức trực thuộc Bộ có tổ chức trực
thuộc tổng hợp số liệu và báo cáo về Bộ.
c) Bộ tổng hợp số liệu và báo cáo về Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước.
d) Tập đoàn kinh tế nhà nước tổng hợp số liệu và
báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
đ) Các sở, ban, ngành có cơ quan, tổ chức trực thuộc
tổng hợp số liệu báo cáo về Sở Nội vụ.
e) Phòng Nội vụ tổng hợp số liệu và báo cáo về Sở Nội
vụ.
g) Sở Nội vụ tổng hợp số liệu và báo cáo về Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước.
Điều 7. Kỳ hạn báo cáo và thời
hạn gửi báo cáo
1. Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ ngày 01 tháng 01
đến ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo.
2. Thời hạn gửi báo cáo:
a) Trước ngày 15 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo
cáo đối với báo cáo thống kê cơ sở được quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 6.
b) Trước ngày 31 tháng 01 năm kế tiếp của năm báo
cáo đối với báo cáo thống kê tổng hợp được quy định tại Điểm b, Điểm đ, Điểm e Khoản
3 Điều 6.
c) Trước ngày 15 tháng 02 năm kế tiếp của năm báo
cáo đối với báo cáo thống kê tổng hợp được quy định tại Điểm a, Điểm c, Điểm d,
Điểm g Khoản 3 Điều 6.
Điều 8. Hình thức gửi báo cáo
Các báo cáo thống kê được thực hiện dưới 2 hình thức:
bằng văn bản giấy và văn bản điện tử định dạng bảng tính Excel (gửi kèm thư điện
tử).
Điều 9. Trách nhiệm của cơ
quan, tổ chức báo cáo và cơ quan, tổ chức nhận báo cáo
1. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức báo cáo
a) Báo cáo đầy đủ, trung thực, khách quan và đúng nội
dung thông tin được quy định trong chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung
báo cáo;
b) Gửi báo cáo đúng hạn;
c) Kiểm tra, cung cấp lại số liệu và các thông tin
liên quan đến báo cáo thống kê khi có yêu cầu của cơ quan, tổ chức nhận báo
cáo;
d) Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức nhận báo cáo
a) Kiểm tra, đối chiếu, xử lý và tổng hợp số liệu từ
các báo cáo thống kê cơ sở thành báo cáo thống kê tổng hợp;
b) Yêu cầu cơ quan, tổ chức báo cáo kiểm tra, cung
cấp lại số liệu và các thông tin liên quan đến báo cáo thống kê khi cần thiết;
c) Cung cấp số liệu cho cơ quan quản lý nhà nước cấp
trên về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
d) Bảo đảm công bố, sử dụng và bảo mật thông tin thống
kê theo quy định của pháp luật về thống kê và pháp luật về lưu trữ;
đ) Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Chương 3.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 10. Tổ chức thực hiện
1. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ,
tập đoàn kinh tế nhà nước, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao có trách nhiệm tổ chức triển
khai thực hiện các quy định tại Thông tư này.
2. Văn phòng Trung ương Đảng
có trách nhiệm hướng dẫn các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội
báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định của
Luật lưu trữ, các quy định của Đảng và phù hợp với Thông tư này.
3. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước chủ trì, phối hợp
với các cơ quan, tổ chức thuộc Bộ và các cơ quan, tổ chức khác có liên quan tổ
chức triển khai thực hiện Thông tư này trên phạm vi toàn quốc.
4. Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này tại địa
phương.
5. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, phát
sinh về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ,
đề nghị các cơ quan, tổ chức gửi văn bản về Bộ Nội vụ để xem xét, thống nhất và
sửa đổi, bổ sung cho phù hợp.
Điều 11. Hiệu lực thi hành
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01
tháng 12 năm 2013 và bãi bỏ Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm
2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở
công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm
2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp
công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 12. Trách nhiệm thi hành
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Văn phòng Trung ương Đảng;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nước, Tổng công ty nhà nước, doanh nghiệp nhà nước;
- Tổng Cục Thống kê (Bộ Kế hoạch và Đầu tư);
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp);
- Bộ Nội vụ: Bộ trưởng, các Thứ trưởng, các đơn vị
thuộc và trực thuộc Bộ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (20b);
- Công báo;
- Website Bộ Nội vụ, Website Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước;
- Lưu: VT, PC
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|
|
Cơ quan, tổ chức báo cáo:…………………………………………………
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:
……………………………………………
|
Biểu số: 01/CS
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM 20…..
(Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2013 của Bộ Nội vụ)
|
Nội dung báo
cáo
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Quy chế, quy trình văn thư
|
Văn bản
|
|
|
- Danh mục hồ sơ
|
Văn bản
|
|
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư
(tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tổ chức văn thư
|
|
|
|
a) Tổ chức văn thư độc lập
|
|
|
|
- Phòng văn thư
|
Phòng
|
|
|
- Tổ văn thư
|
Tổ
|
|
|
- Bộ phận văn thư
|
Bộ phận
|
|
|
b) Tổ chức văn thư kiêm nhiệm
|
|
|
|
- Phòng văn thư - lưu trữ
|
Phòng
|
|
|
- Tổ văn thư - lưu trữ
|
Tổ
|
|
|
- Bộ phận văn thư - lưu trữ
|
Bộ phận
|
|
|
- Tổ chức văn thư kiêm nhiệm khác
|
Tổ chức
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác văn thư
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: Nữ
|
Người
|
|
|
- Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
|
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
Người
|
|
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề
nghiệp văn thư
|
|
|
|
- Chuyên viên cao cấp văn thư
|
Người
|
|
|
- Chuyên viên chính văn thư
|
Người
|
|
|
- Chuyên viên văn thư
|
Người
|
|
|
- Cán sự văn thư
|
Người
|
|
|
- Nhân viên văn thư
|
Người
|
|
|
- Khác
|
Người
|
|
|
c) Độ tuổi
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
Người
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
Người
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
Người
|
|
|
- Từ 51 đến 60
|
Người
|
|
|
III. Văn bản đi, văn bản đến (tính từ ngày 01/01
đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số văn bản đi
|
Văn bản
|
|
|
Trong đó: + Văn bản quy phạm pháp luật
|
Văn bản
|
|
|
+ Văn bản điện tử
|
Văn bản
|
|
|
- Tổng số văn bản đến
|
Văn bản
|
|
|
Trong đó: Văn bản điện tử
|
Văn bản
|
|
|
IV. Hồ sơ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ phải lập trong năm
|
Hồ sơ
|
|
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ
|
|
|
- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm
|
Hồ sơ
|
|
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ
|
|
|
V. Trang thiết bị dùng cho văn thư (tính đến
ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
- Máy in
|
Chiếc
|
|
|
- Máy quét (scanner)
|
Chiếc
|
|
|
- Máy sao chụp (photocopy)
|
Chiếc
|
|
|
- Máy FAX
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hủy tài liệu
|
Chiếc
|
|
|
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)
|
……, ngày …. tháng
…. năm 20…
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI
I. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư
Quy chế, quy trình văn thư; danh mục hồ sơ: Nếu có
điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư
- Tổ chức văn thư: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số
lượng” tương ứng, nếu không có thì để trống. Trường hợp tổ chức văn thư kiêm
nhiệm lưu trữ chỉ tính ở mục tổ chức văn thư và không tính ở mục Tổ chức lưu trữ;
- Nhân sự làm công tác văn thư: Bao gồm người làm
chuyên trách công tác văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác
khác. Trường hợp người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ thì chỉ
tính ở mục nhân sự làm công tác văn thư và không tính ở mục nhân sự làm công
tác lưu trữ./.
|
Cơ quan, tổ chức báo cáo: …………………………………………………
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:
…………………………………………
|
Biểu số: 01/TH
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC VĂN THƯ NĂM
20…..
(Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2013 của Bộ Nội vụ)
|
Nội dung báo
cáo
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
|
Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo
|
Cơ quan, Tổ chức
|
|
|
Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo
|
Cơ quan, Tổ chức
|
|
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số quy chế, quy trình văn thư
|
Văn bản
|
|
|
- Tổng số danh mục Hồ sơ
|
Văn bản
|
|
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư
(tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tổ chức văn thư
|
|
|
|
a) Tổ chức văn thư độc lập
|
|
|
|
- Tổng số phòng văn thư
|
Phòng
|
|
|
- Tổng số tổ văn thư
|
Tổ
|
|
|
- Tổng số bộ phận văn thư
|
Bộ phận
|
|
|
b) Tổ chức văn thư kiêm nhiệm
|
|
|
|
- Tổng số phòng văn thư - lưu trữ
|
Phòng
|
|
|
- Tổng số tổ văn thư - lưu trữ
|
Tổ
|
|
|
- Tổng số bộ phận văn thư - lưu trữ
|
Bộ phận
|
|
|
- Tổng số tổ chức văn thư kiêm nhiệm khác
|
Tổ chức
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác văn thư
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: Nữ
|
Người
|
|
|
- Kiêm nhiệm các công tác khác
|
Người
|
|
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
|
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
Người
|
|
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề
nghiệp văn thư
|
|
|
|
- Chuyên viên cao cấp văn thư
|
Người
|
|
|
- Chuyên viên chính văn thư
|
Người
|
|
|
- Chuyên viên văn thư
|
Người
|
|
|
- Cán sự văn thư
|
Người
|
|
|
- Nhân viên văn thư
|
Người
|
|
|
- Khác
|
Người
|
|
|
c) Độ tuổi
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
Người
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
Người
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
Người
|
|
|
- Từ 51 đến 60
|
Người
|
|
|
III. Văn bản đi, văn bản đến (tính từ ngày 01/01
đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số văn bản đi
|
Văn bản
|
|
|
Trong đó: + Văn bản quy phạm pháp luật
|
Văn bản
|
|
|
+ Văn bản điện tử
|
Văn bản
|
|
|
- Tổng số văn bản đến
|
Văn bản
|
|
|
Trong đó: Văn bản điện tử
|
Văn bản
|
|
|
IV. Hồ sơ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12
năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ phải lập trong năm
|
Hồ sơ
|
|
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ
|
|
|
- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm
|
Hồ sơ
|
|
|
Trong đó: Hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ
|
|
|
V. Trang thiết bị dùng cho văn thư (tính đến
ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Máy vi tính
|
Chiếc
|
|
|
- Máy in
|
Chiếc
|
|
|
- Máy quét (scanner)
|
Chiếc
|
|
|
- Máy sao chụp (photocopy)
|
Chiếc
|
|
|
- Máy FAX
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hủy tài liệu
|
Chiếc
|
|
|
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)
|
………., ngày ….
tháng …. năm 20….
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI
I. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư
Tổng số quy chế, quy trình văn thư; tổng số danh mục
hồ sơ: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng”
được tính là 01.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư
1. Tổ chức văn thư độc lập
Tổng số phòng văn thư; tổng số tổ văn thư; tổng số
bộ phận văn thư: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột
“Số lượng” được tính là 01.
2. Tổ chức văn thư kiêm nhiệm
Tổng số phòng văn thư - lưu trữ; tổng số tổ văn thư
- lưu trữ; tổng số bộ phận văn thư - lưu trữ; tổng số tổ chức văn thư kiêm nhiệm
khác: Các số liệu này được tổng hợp từ biểu 01/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng”
được tính là 01.
Các mục còn lại là tổng của các mục tương ứng từ
các báo cáo thống kê cơ sở (Biểu 01/CS)./.
|
Cơ quan, tổ chức báo cáo: …………………………………………………
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:
…………………………………………
|
Biểu số: 02/CS
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU
TRỮ NĂM 20…..
(Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013
của Bộ Nội vụ)
|
Nội dung báo
cáo
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ
|
Văn bản
|
|
|
- Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
|
Văn bản
|
|
|
- Nội quy ra vào kho lưu trữ
|
Văn bản
|
|
|
- Bảng thời hạn bảo quản
|
Văn bản
|
|
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
(tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tổ chức lưu trữ
|
|
|
|
- Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương
|
Trung tâm
|
|
|
- Phòng lưu trữ
|
Phong
|
|
|
- Tổ lưu trữ
|
Tổ
|
|
|
- Bộ phận lưu trữ
|
Bộ phận
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: Nữ
|
Người
|
|
|
- Kiêm nhiệm công tác khác
|
Người
|
|
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
|
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
Người
|
|
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề
nghiệp lưu trữ
|
|
|
|
- Lưu trữ viên cao cấp
|
Người
|
|
|
- Lưu trữ viên chính
|
Người
|
|
|
- Lưu trữ viên
|
Người
|
|
|
- Lưu trữ viên trung cấp
|
Người
|
|
|
- Kỹ thuật viên lưu trữ
|
Người
|
|
|
c) Độ tuổi
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
Người
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
Người
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
Người
|
|
|
- Từ 51 đến 60
|
Người
|
|
|
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ
|
Phông/sưu tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Phông/sưu tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
|
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài
|
Công trình/đề tài
|
|
|
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý
hoàn chỉnh
|
Công trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/Đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
3. Tài liệu chuyên môn
|
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
|
|
|
|
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ
|
Phông/sưu tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Phông/sưu tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
5. Tài liệu nghe nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu ghi hình
|
|
|
|
- Bộ phim/đoạn phim
|
Bộ/đoạn
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ chiếu
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
b) Tổng số tài liệu ghi âm
|
|
|
|
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ nghe
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
c) Tổng số tài liệu ảnh
|
|
|
|
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
d) Tổng số tài liệu bản đồ
|
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Bản đồ
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ ngày
01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu nghe, nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã hủy (tính từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
3. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã hủy (tính từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
|
|
|
|
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại
phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu
|
Lượt người
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử
dụng
|
|
|
|
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
- Tài liệu
|
Tài liệu
|
|
|
- Ảnh
|
Ảnh
|
|
|
- Ghi âm, ghi hình
|
Giờ
|
|
|
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng
thực lưu trữ
|
|
|
|
- Tài liệu được sao chụp
|
Tài liệu/ Trang
|
|
|
- Tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ
|
Tài liệu/ Trang
|
|
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả
|
Yêu cầu
|
|
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời
|
Yêu cầu
|
|
|
2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản
phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số bài công bố, giới thiệu
|
Bài viết
|
|
|
- Tổng số lần trưng bày, triển lãm
|
Lần
|
|
|
- Tổng số ấn phẩm xuất bản
|
Ấn phẩm
|
|
|
3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ
|
Phông/sưu tập
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ
|
Công trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên
mục
|
Giờ
|
|
|
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số mục lục chuyên đề
|
Mục lục
|
|
|
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ
|
Sách
|
|
|
- Thẻ tra tìm
|
Phiếu
|
|
|
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư,
lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
đã nghiệm thu
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
đưa vào ứng dụng
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu
trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Kho lưu trữ
|
|
|
|
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng
|
m2
|
|
|
Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng
đã sử dụng để bảo quản tài liệu
|
m2
|
|
|
+ Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng
để bảo quản tài liệu
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho tạm
|
m2
|
|
|
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
|
|
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Giá cố định
|
Mét
|
|
|
+ Giá di động
|
Mét
|
|
|
- Camera quan sát
|
Chiếc
|
|
|
- Hệ thống chống đột nhập
|
Hệ thống
|
|
|
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động
|
Hệ thống
|
|
|
- Bình chữa cháy khí, bọt,...
|
Chiếc
|
|
|
- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm
|
Hệ thống
|
|
|
- Máy điều hòa nhiệt độ
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Thiết bị thông gió
|
Chiếc
|
|
|
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh
hoặc hút chân không,...
|
Chiếc
|
|
|
- Máy khử axit
|
Chiếc
|
|
|
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu
|
Hệ thống
|
|
|
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm
microfilm
|
Hệ thống
|
|
|
- Mạng diện rộng
|
Hệ thống
|
|
|
- Mạng nội bộ
|
Hệ thống
|
|
|
- Máy chủ
|
Chiếc
|
|
|
- Máy tính cá nhân
|
Chiếc
|
|
|
- Máy quét (scanner)
|
Chiếc
|
|
|
- Máy sao chụp
|
Chiếc
|
|
|
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)
|
….., ngày …. tháng
… năm 20…
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI
I. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
lưu trữ
Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; quy chế khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; nội quy ra vào kho lưu trữ; bảng thời hạn bảo
quản tài liệu: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng” tương ứng, nếu không có
thì để trống.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương đương;
phòng lưu trữ; tổ lưu trữ; bộ phận lưu trữ: Nếu có điền dấu “X” vào cột “Số lượng”
tương ứng, nếu không có thì để trống.
III. Tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu giấy; tài liệu cá nhân, gia đình,
dòng họ: Đơn vị tính là phông/sưu tập, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá
tài liệu.
- Phông/Sưu tập: Tổng số phông hoặc sưu tập lưu trữ
hiện đang được bảo quản trong kho lưu trữ. Trường hợp trong kho lưu trữ không
có sưu tập lưu trữ thì gạch từ “Sưu tập”;
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản: Tổng số đơn vị bảo quản
đăng ký trong Mục lục hồ sơ;
- Mét giá tài liệu: Tính theo đơn vị đo chiều dài
mét, bằng cách đo trực tiếp trên từng ngăn giá hoặc ngăn tủ có xếp tài liệu.
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật: Đơn vị
tính là công trình, dự án, đề tài, hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu.
- Công trình, dự án, đề tài: Bao gồm các công trình
khảo sát, thiết kế trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp
và dây chuyền công nghệ, các đề tài nghiên cứu khoa học, ứng dụng triển khai
công nghệ,...
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản, mét giá tài liệu: Cách
tính như tài liệu hành chính.
2. Tài liệu chuyên môn: Hồ sơ/đơn vị
bảo quản, mét giá tài liệu: cách tính như tài liệu hành chính.
3. Tài liệu điện tử: Đơn vị tính là hồ
sơ, MB (megabyte là đơn vị tính dung lượng thông tin số).
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu
1. Tổng số tài liệu thu thập: Bao gồm
tài liệu giấy; tài liệu nghe nhìn; tài liệu điện tử và các loại hình tài liệu
khác mà Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử thu thập theo kế hoạch hàng năm từ
nguồn nộp lưu hoặc từ các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý giải thể, sáp nhập
về kho Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Tổng số tài liệu đến thời hạn thu thập
nhưng chưa thu thập: Là những tài liệu sau khi kết thúc công việc đã đến
hạn nộp vào lưu trữ cơ quan, nhưng còn để tại phòng làm việc của các phòng, ban
và cán bộ lãnh đạo hoặc tài liệu đã hết thời hạn bảo quản tại Lưu trữ cơ quan
thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử nhưng chưa thu thập.
3. Tổng số tài liệu đã hủy: Tổng số
tài liệu loại ra, đã hủy sau khi làm thủ tục xét hủy.
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng
đọc
- Lượt người sử dụng tài liệu: Mỗi một người đến
nghiên cứu tài liệu lưu trữ trong ngày được tính 01 lượt. Trường hợp, người đến
nghiên cứu nhưng không có tài liệu, số lượt người được tính là 0;
- Tổng số tài liệu lưu trữ sao chụp: Tổng số tài liệu
lưu trữ hoặc tổng số trang tài liệu lưu trữ được cơ quan lưu trữ sao chụp, phục
vụ nhu cầu của độc giả;
- Tổng số yêu cầu của độc giả: Là số phiếu yêu cầu
sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ của độc giả tại phòng đọc hoặc gửi
đến theo đường công văn, thư, điện thoại, FAX…
2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu
trữ
- Bài viết giới thiệu, công bố: Gồm các bài viết giới
thiệu, công bố tài liệu lưu trữ trên sách, báo, tạp chí và trên các phương tiện
thông tin đại chúng khác;
- Trưng bày, triển lãm: Gồm các cuộc trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ. Mỗi cuộc trưng bày, triển lãm được tính 01 lần;
- Ấn phẩm xuất bản: Gồm các ấn phẩm công bố, giới
thiệu tài liệu lưu trữ.
3. Công cụ tra cứu
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu, công trình/đề tài
có mục lục hồ sơ: Gồm những phông (hoặc sưu tập) tài liệu lưu trữ, công trình
(hoặc đề tài) nghiên cứu khoa học đã có mục lục hồ sơ;
- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục:
Chỉ tính số giờ tài liệu nghe, nhìn đã được thống kê biên mục.
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu
trữ
Chỉ tính các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
về văn thư, lưu trữ đã nghiệm thu.
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị lưu trữ
1. Kho lưu trữ
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng: Diện tích m2
sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng: Diện
tích m2 sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản tài liệu
lưu trữ không theo quy định;
- Diện tích kho tạm: Diện tích m2 nhà cấp
4, diện tích tận dụng hành lang, cầu thang... dùng để bảo quản tài liệu lưu trữ
có thời hạn bảo quản thấp.
2. Trang thiết bị lưu trữ
Chỉ tính trang thiết bị dùng cho lưu trữ, chiều dài
giá/tủ bảo quản tài liệu là dung lượng dùng để xếp tài liệu của kho lưu trữ,
tính theo đơn vị đo chiều dài (mét), đo theo từng ngăn giá, ngăn tủ đã xếp tài
liệu và chưa xếp tài liệu./.
|
Cơ quan, tổ chức báo cáo: …………………………………………………
Cơ quan, tổ chức nhận báo cáo:
…………………………………………
|
Biểu số: 02/TH
|
BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU
TRỮ NĂM 20…..
(Ban hành kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2013 của Bộ Nội vụ)
|
Nội dung báo
cáo
|
Đơn vị tính
|
Số lượng
|
|
Tổng số cơ quan, tổ chức thuộc diện báo cáo
|
Cơ quan, tổ chức
|
|
|
Tổng số cơ quan, tổ chức báo cáo
|
Cơ quan, tổ chức
|
|
|
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ
|
Văn bản
|
|
|
- Tổng số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ
|
Văn bản
|
|
|
- Tổng số nội quy ra vào kho lưu trữ
|
Văn bản
|
|
|
- Tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu
|
Văn bản
|
|
|
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
(tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Tổ chức lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc
tương đương
|
Trung tâm
|
|
|
- Tổng số phòng lưu trữ
|
Phòng
|
|
|
- Tổng số tổ lưu trữ
|
Tổ
|
|
|
- Tổng số bộ phận lưu trữ
|
Bộ phận
|
|
|
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số:
|
Người
|
|
|
Trong đó: Nữ
|
Người
|
|
|
- Kiêm nhiệm công tác khác
|
Người
|
|
|
a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
|
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trên đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Đại học chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Cao đẳng chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ
|
Người
|
|
|
- Trung cấp chuyên ngành khác
|
Người
|
|
|
- Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn)
|
Người
|
|
|
b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề
nghiệp lưu trữ
|
|
|
|
- Lưu trữ viên cao cấp
|
Người
|
|
|
- Lưu trữ viên chính
|
Người
|
|
|
- Lưu trữ viên
|
Người
|
|
|
- Lưu trữ viên trung cấp
|
Người
|
|
|
- Kỹ thuật viên lưu trữ
|
Người
|
|
|
c) Độ tuổi
|
|
|
|
- Từ 30 trở xuống
|
Người
|
|
|
- Từ 31 đến 40
|
Người
|
|
|
- Từ 41 đến 50
|
Người
|
|
|
- Từ 51 đến 60
|
Người
|
|
|
III. Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ
|
Phông/sưu tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Phông/sưu tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
|
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài
|
Công trình/đề tài
|
|
|
Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý
hoàn chỉnh
|
Công trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
3. Tài liệu chuyên môn
|
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
|
|
|
|
- Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ
|
Phông/sưu tập
|
|
|
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn
chỉnh
|
Phông/sưu tập
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
+ Quy ra mét giá
|
Mét
|
|
|
5. Tài liệu nghe nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu ghi hình
|
|
|
|
- Bộ phim /đoạn phim
|
Bộ/đoạn
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ chiếu
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
b) Tổng số tài liệu ghi âm
|
|
|
|
- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa
|
Đĩa
|
|
|
- Quy ra giờ nghe
|
Giờ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Giờ
|
|
|
c) Tổng số tài liệu ảnh
|
|
|
|
- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)
|
Chiếc
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
d) Tổng số tài liệu bản đồ
|
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
Trong đó: Đã thống kê biên mục
|
Bản đồ
|
|
|
6. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
IV. Thu thập và loại hủy tài liệu
|
|
|
|
1. Tài liệu giấy
|
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã thu thập
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
- Tổng số mét giá tài liệu đã hủy (tính từ ngày
01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Mét
|
|
|
2. Tài liệu nghe, nhìn
|
|
|
|
a) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã thu thập
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
b) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
c) Tổng số tài liệu nghe nhìn đã hủy (tính từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Cuộn phim
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng Video
|
Cuộn
|
|
|
- Cuộn băng ghi âm
|
Cuộn
|
|
|
- Đĩa ghi hình
|
Đĩa
|
|
|
- Đĩa ghi âm
|
Đĩa
|
|
|
- Phim âm bản
|
Chiếc
|
|
|
- Ảnh
|
Chiếc
|
|
|
- Bản đồ
|
Bản đồ
|
|
|
3. Tài liệu điện tử
|
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã thu thập
(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã đến thời hạn
thu thập nhưng chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
- Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử đã hủy (tính từ
ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu
|
Hồ sơ/MB
|
|
|
V. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
|
|
|
|
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại
phòng đọc (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu
|
Lượt người
|
|
|
a) Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử
dụng
|
|
|
|
- Hồ sơ/đơn vị bảo quản
|
Hồ sơ/đơn vị bảo
quản
|
|
|
- Tài liệu
|
Tài liệu
|
|
|
- Ảnh
|
Ảnh
|
|
|
- Ghi âm, ghi hình
|
Giờ
|
|
|
b) Tổng số tài liệu được sao chụp, cấp chứng
thực lưu trữ
|
|
|
|
- Tổng số tài liệu được sao chụp
|
Tài liệu/ Trang
|
|
|
- Tổng số tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ
|
Tài liệu/ trang
|
|
|
- Tổng số yêu cầu của độc giả
|
Yêu cầu
|
|
|
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời
|
Yêu cầu
|
|
|
2. Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất bản
phẩm tài liệu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số bài công bố, giới thiệu
|
Bài viết
|
|
|
- Tổng số lần trưng bày, triển lãm
|
Lần
|
|
|
- Tổng số ấn phẩm xuất bản
|
Ấn phẩm
|
|
|
3. Công cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm
báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ
|
Phông/sưu tập
|
|
|
- Tổng số công trình/đề tài có mục lục hồ sơ
|
Công trình/đề tài
|
|
|
- Tổng số giờ tài liệu nghe nhìn có thống kê biên
mục
|
Giờ
|
|
|
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục
|
Chiếc
|
|
|
- Tổng số mục lục chuyên đề
|
Mục lục
|
|
|
- Tổng số sách chỉ dẫn phông lưu trữ
|
Sách
|
|
|
- Thẻ tra tìm
|
Phiếu
|
|
|
VI. Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư,
lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
đã nghiệm thu
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
- Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học
đưa vào ứng dụng
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
Trong đó: + Cấp Nhà nước
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp Bộ/ngành
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
+ Cấp cơ sở
|
Chương trình/đề
tài
|
|
|
VII. Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu
trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo)
|
|
|
|
1. Kho lưu trữ
|
|
|
|
- Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng
|
m2
|
|
|
Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng
đã sử dụng để bảo quản tài liệu
|
m2
|
|
|
+ Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng
để bảo quản tài liệu
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho lưu trữ không chuyên dụng
|
m2
|
|
|
- Diện tích kho tạm
|
m2
|
|
|
2. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
|
|
|
|
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu
|
Mét
|
|
|
Trong đó: + Giá cố định
|
Mét
|
|
|
+ Giá di động
|
Mét
|
|
|
- Camera quan sát
|
Chiếc
|
|
|
- Hệ thống chống đột nhập
|
Hệ thống
|
|
|
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động
|
Hệ thống
|
|
|
- Bình chữa cháy khí, bọt,...
|
Chiếc
|
|
|
- Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm
|
Hệ thống
|
|
|
- Máy điều hòa nhiệt độ
|
Chiếc
|
|
|
- Máy hút ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm
|
Chiếc
|
|
|
- Thiết bị thông gió
|
Chiếc
|
|
|
- Máy khử trùng tài liệu bằng phương pháp đông lạnh
hoặc hút chân không,...
|
Chiếc
|
|
|
- Máy khử axit
|
Chiếc
|
|
|
- Hệ thống thiết bị tu bổ, phục chế tài liệu
|
Hệ thống
|
|
|
- Hệ thống thiết bị lập bản sao bảo hiểm
microfilm
|
Hệ thống
|
|
|
- Mạng diện rộng
|
Hệ thống
|
|
|
- Mạng nội bộ
|
Hệ thống
|
|
|
- Máy chủ
|
Chiếc
|
|
|
- Máy tính cá nhân
|
Chiếc
|
|
|
- Máy quét (scanner)
|
Chiếc
|
|
|
- Máy sao chụp
|
Chiếc
|
|
|
NGƯỜI LẬP BIỂU
(Ký, họ và tên)
|
………, ngày …… tháng
….. năm 20….
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
|
HƯỚNG DẪN CÁCH
GHI
I. Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác lưu trữ
Tổng số quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ; tổng
số quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tổng số nội quy ra vào kho lưu
trữ; tổng số bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Các số liệu này được tổng hợp từ
biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính là 01.
II. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
1. Tổ chức
Tổng số trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ hoặc tương
đương; tổng số phòng lưu trữ; tổng số tổ lưu trữ; tổng số bộ phận lưu trữ: Các
số liệu này được tổng hợp từ biểu 02/CS, mỗi dấu “X” ở cột “Số lượng” được tính
là 01.
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và
người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác của các cơ quan, tổ chức đã
báo cáo tại biểu số 02/CS. Không tính người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm
công tác văn thư vì đã thống kê ở phần nhân sự làm công tác văn thư.
Các mục còn lại là tổng của các mục tương ứng từ
các báo cáo thống kê cơ sở (Biểu 02/CS)./.