|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH SƠN LA
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
17/2014/QĐ-UBND
|
Sơn
La, ngày 13 tháng 8 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND, UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP
ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ;
Căn cứ Thông tư số 07/2010/TT-BCA
ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ Công an Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009;
Căn cứ Thông tư số 21/2012/TT-BCA
ngày 13 tháng 4 năm 2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ
chức, chức danh nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA
(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV
ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày
24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình
thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV
ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình
thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội
vụ tại Tờ trình số 315/TTr-SNV ngày 31 tháng 7 năm 2014 của Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên
địa bàn tỉnh Sơn La gồm 05 Chương 45 Điều.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Thủ trưởng các sở, ban, ngành và tương đương,
Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức kinh tế; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và các tập
thể, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư
pháp;
- Vụ pháp chế - Bộ Nội vụ
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT Tỉnh uỷ;
- TT HĐND và UBND tỉnh;
- Như Điều 3;
- Công báo, Website của tỉnh;
- Lưu: VT, NC (120b).
|
TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Cầm Ngọc Minh
|
QUY ĐỊNH
CÔNG
TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 17/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 8 năm 2014
của UBND tỉnh Sơn La)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về công tác văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh Sơn La.
2. Quy định này áp dụng đối với UBND các cấp;
các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND các cấp; các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ
chức).
Điều 2. Nguyên tắc quản lý
văn bản
1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan,
tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại Văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Văn thư).
2. Văn bản đến, văn bản đi thuộc ngày nào phải
được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả
“Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký ban hành.
3. Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau
đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều 3. Nguyên tắc lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Người được giao giải quyết, theo dõi công việc
của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. Văn
bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có
mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề,
sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định. Văn bản, hồ sơ,
tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng
đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý
văn thư, lưu trữ
1. UBND tỉnh thống nhất quản lý tài liệu Lưu trữ
hiện hành và tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Hoạt động văn thư, lưu trữ được thực hiện
thống nhất theo quy định của pháp luật.
3. Tài liệu Phông Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ hiện
hành) và Phông Lưu trữ lịch sử, định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ theo
quy định tại Điều 27 Luật Lưu trữ; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10
năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu
trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 5. Chế độ bảo vệ bí
mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải tuân theo các quy định của pháp luật hiện
hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước; quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo
vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an Hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ; Quyết định số 181/2004/QĐ-TTg ngày 15 tháng 10 năm 2004
của Thủ tướng Chính phủ về danh mục bí mật nhà nước, độ tuyệt mật và tối mật
của Tỉnh uỷ; HĐND, UBND và cơ quan, tổ chức có liên quan thuộc các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương; Quyết định số 1279/QĐ-BCA(A11) ngày 10 tháng 11 năm
2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về danh mục bí mật nhà nước độ mật của Tỉnh uỷ,
HĐND, UBND và các cơ quan, tổ chức liên quan thuộc các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; Quyết định số 160/2004/QĐ-TTg ngày 06 tháng 9 năm 2004 của
Thủ tướng Chính phủ về xác định khu vực cấm, địa điểm cấm; Chỉ thị số 05/CT-TTg
ngày 21 tháng 02 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về nâng cao chất lượng, hiệu quả
công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong tình hình mới và các văn bản hiện hành.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 6. Hình thức văn bản
1. Văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành; Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND - UBND hiện hành.
2. Văn bản hành chính gồm
Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ
thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế
hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công
văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam kết, Bản thoả thuận, Giấy chứng nhận, Giấy
uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường, Giấy biên
nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công.
3. Văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng
cơ quan quản lý ngành quy định.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá
nhân nước ngoài thực hiện theo thông lệ quốc tế.
Điều 7. Thể thức văn bản
1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần
cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn
bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số
văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản hành chính bao gồm các thành phần
Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và
chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức
độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
- Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy
định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
- Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định
tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 8. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND. UBND hiện hành.
2. Việc soạn thảo văn bản khác
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần
soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức,
viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao
soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ
khẩn, nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ
sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền
ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào
dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình
người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban
hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn
bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký
nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ
quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn
bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng (hoặc công chức, viên chức
được giao trực tiếp làm công tác văn thư) giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức
kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục
ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải kí nháy/tắt vào vị trí cuối cùng
của phần nơi nhận (sau dòng Lưu: VT) trước khi phát hành văn bản.
Điều 11. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định
của pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
a) Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo
chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký
tất cả văn bản của cơ quan hoặc có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT)
các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
b) Đối với các cơ quan làm việc theo chế độ tập
thể
- Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan phải
được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số.
- Người đứng đầu cơ quan thay mặt (TM) tập thể
lãnh đạo ký văn bản của cơ quan; cấp phó của người đứng đầu và các thành viên
giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay (KT) người đứng đầu cơ
quan những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
c) Ký thừa lệnh
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính), trưởng một số đơn vị ký thừa
lệnh (TL) một số loại văn bản thông thường.
d) Ký thừa ủy quyền
Trong trường hợp đặc biệt, Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký
thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền
phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản
ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền".
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của
người có thẩm quyền
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực
hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.
b) Chức vụ của người ký
- Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh Lãnh đạo
chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, như: Giám đốc, Phó Giám
đốc..., không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên ngành.
- Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư
vấn, như: Ban quản lý, Ban chỉ đạo, Hội đồng…, của cơ quan ban hành là chức
danh Lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban,
Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của
người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được
phép sử dụng con dấu của cơ quan thì ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan
của người ký ở trên họ và tên người ký.
c) Họ và tên bao gồm: Họ, chữ đệm (nếu có) và
tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của
người ký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác (TS, ThS...).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ
phai để ký văn bản. Nên sử dụng bút kim mực màu xanh ký văn bản để sau khi nhân
bản dễ dàng nhận dạng bản gốc văn bản lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan.
Điều 12. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính,
sao lục và trích sao.
a) Đối với bản sao y bản chính phải là bản sao
đầy đủ, chính xác nội dung văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.
Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
b) Đối với bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày
theo thể thức quy định.
c) Đối với bản trích sao là bản sao một phần nội
dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
2. Thể thức bản sao được quy định gồm: Tên cơ
quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm
sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ
chức; nơi nhận.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn
bản do Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục được
thực hiện theo quy định trên có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của
văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1, Khoản 2 Điều này
chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ
quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi
công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 13. Trình tự giải quyết văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật,
khẩn.
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 14. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình
bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra
lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo
người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được
ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản
lý trên cơ sở hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ Nội vụ; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định tại Điều 7 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 và
đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo
quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng
01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
- Việc ghi số, ký hiệu bản sao văn bản gồm số
thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực
hiện. Chữ viết tắt tên loại bản sao gồm: Sao y bản chính (SY); bản trích sao
(TS); bản sao lục (SL).
b) Ghi ngày, tháng, năm của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ.
3. Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Điều 15. Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản
đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi
hàng năm, cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho
phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo
phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 16. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu
mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành
được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi
mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ
lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn
bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng,
thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám
sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi
nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để
tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện
đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản mật phải có ý kiến của Lãnh đạo
cơ quan, tổ chức và thực hiên theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên
một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu
chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu không quá
05 trang. Đối với văn bản có trên 05 trang, số dấu giáp lai đóng tương ứng 05
trang một dấu (từ dấu giáp lai thứ hai trở đi bắt đầu đóng từ trang cuối của
dấu giáp lai liền kề trước).
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (Khẩn, Thượng khẩn,
Hoả tốc, Hoả tốc hẹn giờ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định
tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
b) Việc đóng dấu các độ mật (Mật, Tuyệt mật, Tối
mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật Nhà nước được thực hiện
theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002
của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu
phạm vi lưu hành (Trả lại sau khi họp, Xem xong trả lại, Lưu hành nội bộ) trên
văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
Điều 17. Thủ tục phát hành, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc
sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu
khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành
chính (bản chính) phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó đã được đăng
ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp
luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản “Hẹn giờ”, “Hoả tốc”,
“Khẩn”, “Thượng khẩn” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải
được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu
nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ quan, đơn vị cá nhân bên
ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản
đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng,
trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ;
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy
định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính Phủ và quy định tại Khoản 3, Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13
tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi
cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người
ký quyết định.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, phải theo dõi thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
không có người nhận phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý.
Điều 18. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc
lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và
phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn
bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và
phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp
luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức được quản lý
theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 20. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong
giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có),
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng
dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết,
có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến, sau đó cơ quan, đơn vị gửi văn bản
phải gửi bản chính. Văn thư cơ quan đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục
đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát
qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ,
ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và
báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu
sử dụng phần mềm trên máy tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc
Internet.
Điều 21. Trình, chuyển giao
văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình
người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công
chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính
xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải
ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 22. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh
đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của
pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về
thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc
của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn
bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết
để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn
thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời
hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo
cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN; THỐNG KÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 23. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu
đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức
và thực tế công việc được giao, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ,
ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Công chức, viên chức trong quá trình giải
quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan
vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ
cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự
việc vào hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo
một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách
sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công
việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết
thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm tra xem xét, bổ sung những văn
bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu,
sách báo không cần thiết để trong hồ sơ; sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ
sơ cho phù hợp (theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên
loại, tác giả văn bản...); xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với
danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ); hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề
hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần); nếu hết năm mà
công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ
đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
- Biên mục hồ sơ: Đối với các hồ sơ có thời hạn
bảo quản vĩnh viễn, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ bao gồm:
Đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ.
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có sự
liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến sự việc hay
trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại Khoản
2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông
báo bằng văn bản cho lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công
tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội thì phải bàn giao hồ sơ, tài
liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài
liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức
khác.
2. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu
a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn
vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc; sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
tài liệu xây dựng cơ bản.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu như: Các hồ sơ nguyên tắc được dùng
làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân,
được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành. Hồ sơ
về những công việc chưa giải quyết xong. Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc
(trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì). Các văn bản, tài liệu gửi để
biết, để tham khảo.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản
Biên bản bàn giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu
mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức
Hàng năm, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình, cụ thể: Chỉ đạo việc xây
dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. Chỉ
đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan.
b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm
thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh,
ghi âm. Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của
lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo…, bảo đảm sự toàn
vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc. Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
- Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu
có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ.
- Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản
nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan
hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn
bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo
trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn
bản... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu
băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ
dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới
01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối
chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù
hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong,
thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ
sơ năm sau.
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và
đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công
chức, viên chức Văn thư, Lưu trữ
Công chức, viên chức Văn thư, Lưu trữ chuyên
trách và kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Trách nhiệm của Văn thư đơn vị
- Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của
các cá nhân trong đơn vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh
hồ sơ để nộp lưu.
- Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp, vào Mục lục
tài liệu, Mục lục hồ sơ nộp lưu.
- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ cơ quan.
b) Trách nhiệm của Văn thư cơ quan
- Hàng năm tham mưu giúp Chánh Văn phòng (Trưởng
phòng hành chính - tổng hợp) xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức trình
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phê duyệt.
- Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho
các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh
mục hồ sơ, Văn thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm lập hồ sơ.
- Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ,
đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
c) Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn
việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
từ các đơn vị, cá nhân và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp
phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có
thẩm quyền giải quyết.
- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ
+ Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông tin
trên bìa hồ sơ nếu cần).
+ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và
hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và
dán nhãn hộp, đưa lên giá.
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản
vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài
liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Điều 26. Thống kê công tác văn thư
1. Đối tượng thống kê công tác văn thư bao gồm:
Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư; tổ chức văn thư; nhân
sự làm công tác văn thư; văn bản đi, văn bản đến; hồ sơ; trang thiết bị dùng
cho văn thư; nghiên cứu khoa học về công tác văn thư.
2. Thống kê công tác văn thư được thực hiện theo
chế độ định kỳ hàng năm. Số liệu thống kê công tác văn thư định kỳ hàng năm
được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 hàng năm.
3. Các cơ quan, tổ chức trong tỉnh, UBND cấp
huyện, cấp xã thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư theo Công văn
số 3470/UBND-NC ngày 25 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh về việc thực hiện quy
định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế
độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 27. Quản lý con dấu
1. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo việc mở
hồ sơ theo dõi quản lý con dấu, ban hành quyết định giao nhiệm vụ về việc quản
lý con dấu của cơ quan, tổ chức. Trường hợp con dấu của các cơ quan, tổ chức sử
dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi
trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp.
Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu
tại cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu.
2. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức;
Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc
quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.
3. Các con dấu của cơ quan, tổ chức, con dấu của
đơn vị được giao cho công chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức
Văn thư đuợc giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
cơ quan, đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản trong két hoặc tủ
có khóa tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa
con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con
dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa
được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
4. Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, hỏng
hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên cơ quan, tổ chức thì phải làm thủ
tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ. Trường hợp con dấu bị mất,
người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và
cơ quan công an đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo
huỷ bỏ con dấu bị mất.
5. Khi cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu chia
tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng
đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công
an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Điều 28. Sử dụng con dấu
1. Công chức Văn thư phải tự tay đóng dấu vào
các văn bản, giấy tờ đã có nội dung, có chữ ký của người có thẩm quyền của cơ
quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi đúng thể
thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không đóng dấu trong các trường hợp như: Đóng
dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy
trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. THU THẬP, CHỈNH LÝ, XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
TÀI LIỆU
Điều 29. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan,
tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho
lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức,
viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để
tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra,
đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập
“Biên bản giao nhận tài liệu”.
Điều 30. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được
chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa, hoàn
thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được
các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt các yêu
cầu sau:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài
liệu.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ
liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng
tài liệu.
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 31. Xác định giá trị tài liệu
1. Phòng/Bộ phận Văn thư, Lưu trữ cơ quan, tổ
chức căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm
2011 của Bộ Nội vụ về Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt
động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, có nhiệm vụ giúp Chánh
Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ
chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm
nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp. Cần phải xác định tài
liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ
thể; xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
3. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo
phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.
4. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các
tiêu chuẩn cơ bản như: Nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá
nhân hình thành tài liệu; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành
tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng
vật lý của tài liệu.
Điều 32. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành
lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời
hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu
lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu
hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người
đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu bao gồm:
Đại diện Lãnh đạo cơ quan là Chủ tịch Hội đồng;
Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký
Hội đồng;
Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;
Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác
định giá trị là ủy viên;
3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận
tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản
cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài
liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; hủy
tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 33 của Quy định này.
Điều 33. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết
giá trị được quy định như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan.
b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu
trữ ở cấp tỉnh quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị
tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;
người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan,
tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm
quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định
giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
lưu trữ quyết định huỷ tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do
người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết
định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi
tiêu hủy được quy định như sau:
a) Sở Nội vụ tỉnh thẩm tra tài liệu hết giá trị
trước khi tiêu hủy: Lưu trữ lịch sử; các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thành
phố và các cơ quan, tổ chức cấp huyện, thành phố thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Lưu trữ các cơ quan, tổ chức cấp trên trực
tiếp thẩm tra tài liệu của các cơ quan, đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
4. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết
giá trị
a) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định tiêu hủy tài
liệu hết giá trị bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh.
b) Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quyết định tiêu hủy tài
liệu hết giá trị của cơ quan, tổ chức sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn bản
của Sở Nội vụ tỉnh.
c) Chủ tịch UBND cấp xã quyết định tiêu hủy tài
liệu hết giá trị của UBND xã sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Phòng
Nội vụ huyện, thành phố.
5. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm
hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm:
a) Quyết định thành lập Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị; Tờ trình, Bản
thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài
liệu, Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến cơ quan
có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có
thẩm quyền;
e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
7. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo
quản tại cơ quan có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều 34. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc
kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài
liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
2. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh của ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao và của ngành khác (cơ quan
chuyên môn được tổ chức theo đặc thù riêng của tỉnh) trong thời hạn 30 năm, kể
từ năm công việc kết thúc, trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài
liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
Mục 2. QUẢN LÝ, THỐNG KÊ, BẢO QUẢN, TỔ CHỨC
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 35. Quản lý tài liệu
lưu trữ điện tử
Thực hiện theo quy định tại Điều 13 Luật Lưu trữ
và Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
Điều 36. Quản lý tài liệu
lưu trữ của xã, phường, thị trấn
1. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của HĐND - UBND xã, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại UBND xã, phường,
thị trấn.
2. Người làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND
xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài
liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy
định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã,
phường, thị trấn và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
Điều 37. Thống kê tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Văn bản
chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự làm
công tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập và loại huỷ tài liệu; tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ, trang bị dùng cho lưu trữ; nghiên cứu khoa
học về công tác lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ
định kỳ hàng năm. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ được tính từ 0 giờ ngày 01
tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12 hàng năm.
3. UBND huyện, thành phố; UBND cấp xã; các cơ
quan, tổ chức thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ theo Công văn
số 3470/UBND-NC ngày 25 tháng 12 năm 2013 của UBND tỉnh về việc thực hiện quy
định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ Quy định chế
độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 38. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan, tổ chức do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm
bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải
được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu
trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị,
phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực
hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu
chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên
tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy
đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các
chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ.
4. Văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có
trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho
để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống
kê kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho
để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 39. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử
dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong,
ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài cơ quan,
tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ
mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh
Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục
đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc hộ
chiếu và phải được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
Điều 40. Các hình thức sử dụng tài liệu
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của lưu trữ cơ
quan, lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện
thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực
lưu trữ
Điều 41. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử
dụng tài liệu
1. Thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử thực hiện theo Quy chế khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La.
2. Thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức như sau:
a) Người đứng đầu cơ quan cho phép sử dụng tài
liệu lưu trữ loại mật của cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan.
b) Chánh Văn phòng hoặc Trưởng các đơn vị trực
thuộc cho phép sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ thông thường của cơ quan, đơn
vị đối với người ngoài cơ quan trên cơ sở đề nghị của bộ phận Lưu trữ cơ quan,
đơn vị trực thuộc.
c) Người phụ trách Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ đơn
vị trực thuộc cho phép khai thác, sao chụp tài liệu lưu trữ thông thường đối
với các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
3. Việc cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu phải
được thể hiện bằng văn bản.
Điều 42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy
phòng đọc.
2. Nội quy phòng đọc bao gồm các nội dung sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả;
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến
khai thác tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được mang vào
phòng đọc;
d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục
nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài
liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép;
e) Ngoài các quy định trên độc giả cần thực hiện
nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra vào cơ quan; Quy định
việc sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức
phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc
giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.
Chương IV
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
Điều 43. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng hoặc đề nghị khen thưởng theo
quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân vi phạm các quy
định tại Quy định này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định
của pháp luật hiện hành. Trường hợp mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan, tổ
chức, cá nhân liên quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định.
Điều 44. Khiếu nại, tố cáo
1. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có quyền
khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư,
lưu trữ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công
tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại,
tố cáo.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 45. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có
trách nhiệm giám sát, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện Quy định này
của các cơ quan, tổ chức trong phạm vi toàn tỉnh.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành và tương đương;
Lãnh đạo các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội -
nghề nghiệp, tổ chức xã hội ở cấp tỉnh hoạt động bằng ngân sách nhà nước; Chủ
tịch UBND các cấp có trách nhiệm thực hiện Quy định này và triển khai đến các
đơn vị trực thuộc, toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi quản lý.
Xây dựng quy chế chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với thực tế
của cơ quan, tổ chức.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc
hoặc vấn đề phát sinh cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh về
Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tổng hợp báo cáo trình UBND tỉnh
xem xét, quyết định./.