|
ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ CẦN THƠ
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 16/KH-UBND
|
Cần Thơ, ngày 04
tháng 02 năm 2020
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2020
Thực hiện Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9
năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26
tháng 12 năm 2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn
thư, lưu trữ năm 2020 và tình hình cụ thể công tác văn thư, lưu trữ của địa
phương, Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) thành phố ban hành Kế hoạch
công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 như sau:
I. MỤC ĐÍCH
YÊU CẦU
1. Mục đích
a) Tiếp tục nâng cao hiệu quả
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác
văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;
b) Nâng cao trách nhiệm của người
đứng đầu, trách nhiệm của công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị do mình phụ trách;
c) Thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ theo đúng quy định; nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc,
đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay.
2. Yêu cầu
a) Thủ trưởng sở, ban, ngành;
các đơn vị sự nghiệp; doanh nghiệp nhà nước thuộc thành phố; cơ quan Trung ương
hoạt động theo ngành dọc trên địa bàn thành phố; tổ chức xã hội, tổ chức xã hội
- nghề nghiệp; Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã (sau đây viết tắt là cơ quan, tổ
chức) căn cứ Kế hoạch này và tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức xây dựng kế
hoạch và tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ;
b) Đưa nội dung thực hiện các
quy định về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí đánh giá mức
độ hoàn thành nhiệm vụ được giao đối với công chức, viên chức; đánh giá thi đua
hàng năm đối với cá nhân, tập thể.
II. NỘI DUNG
1. Quản lý,
chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ:
Tăng cường tổ chức tuyên truyền,
phổ biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: Các văn bản
hướng dẫn của ngành, của thành phố về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ
quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn thành phố thông qua
phương tiện Cổng thông tin điện tử thành phố, Trang thông tin điện tử của cơ
quan, tổ chức, các buổi hội nghị, tập huấn.
* Thời gian thực hiện: Thường
xuyên trong năm 2020.
b) Xây dựng, ban hành văn bản
quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:
- Sở Nội vụ: Xây dựng, ban hành
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với
quy định hiện hành; đồng thời, rà soát, tham mưu sửa đổi, bổ sung các văn bản
quản lý về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế tại địa
phương như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Quyết định số
11/2015/QĐ-UBND ngày 06 tháng 3 năm 2015 của UBND thành phố (sau khi Chính phủ
ban hành Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004);
- Các cơ quan, tổ chức: Tập
trung rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản mới theo quy định hiện
hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức như: Kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Kế hoạch kiểm tra; Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức hàng năm; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Danh mục thành phần tài
liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
* Thời gian hoàn thành: quý I
năm 2020.
c) Tổ chức bộ máy nhân sự làm
công tác văn thư, lưu trữ:
Tiếp tục kiện toàn tổ chức, bộ
máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế chuyên trách đảm bảo tiêu chuẩn ngạch
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
- Các cơ quan, tổ chức: Kiện
toàn Bộ phận văn thư, lưu trữ thuộc Văn phòng hoặc Phòng Tổ chức - Hành chính;
bố trí đủ nhân lực làm công tác văn thư, lưu trữ; đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ
theo quy định và thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ
tại cơ quan, đơn vị;
- Tại UBND cấp huyện:
+ Phòng Nội vụ quận, huyện phân
công công chức thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản
lý tài liệu lưu trữ;
+ Các phòng, ban, đơn vị cấp
huyện bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.
- Đối với UBND cấp xã bố trí
công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số
13/2019/TT-BNV ngày 06 tháng 11 năm 2019 của Bộ Nội vụ hướng dẫn một số quy định
về cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở
thôn, tổ dân phố;
- Các cơ quan, tổ chức quan tâm
thực hiện đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho
công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành. Thời gian thực
hiện: Thường xuyên trong năm 2020.
d) Kiểm tra việc thực hiện các
quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ:
- Đẩy mạnh công tác kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố,
trong đó tập trung vào các nội dung:
+ Tình hình thực hiện các quy định
của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn
thư, lưu trữ;
+ Công tác văn thư: Soạn thảo
và ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật;
+ Thực hiện hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp
khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ và số hóa tài liệu lưu trữ theo đúng quy định tại Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Sở Nội vụ:
+ Xây dựng kế hoạch kiểm tra
các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố;
+ Kiểm tra hoạt động dịch vụ
lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố.
- Các sở, ban, ngành: Xây dựng
kế hoạch tự kiểm tra và tiến hành kiểm tra ít nhất 30% đơn vị trực thuộc (nếu
có);
- Đối với UBND cấp huyện: Xây dựng
kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trên 30% các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc và UBND cấp xã.
* Thời gian hoàn thành: quý III
năm 2020.
đ) Sở Nội vụ theo dõi, thực hiện
cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo đúng
quy định của pháp luật.
2. Thực hiện
hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, tổ chức tăng cường
lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung thực hiện các
nghiệp vụ sau:
a) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ
văn thư:
- Triển khai, phổ biến Thông tư
số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình
trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng
cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của
các cơ quan, tổ chức để công tác thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến
trên phần mềm “quản lý và chỉ đạo điều hành văn bản” đúng quy định;
- Triển khai và duy trì hệ thống
mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin
nội bộ bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả;
- Yêu cầu các đơn vị, cá nhân
khi giải quyết công việc phải hình thành hồ sơ giải quyết công việc gồm các bước
như: Mở hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ và nộp hồ sơ vào
lưu trữ theo đúng quy định;
- Xây dựng kế hoạch để thu tài
liệu và hướng dẫn các đơn vị thuộc, trực thuộc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp
vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Thời gian thực hiện: quý I năm 2020.
b) Thực hiện hoạt động nghiệp vụ
lưu trữ:
- Triển khai, phổ biến Thông tư
số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ
liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm: đầu
tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, số hóa tài liệu;
triển khai thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định;
- 100% tài liệu hình thành
trong năm 2018 của cơ quan, tổ chức được thu thập vào Lưu trữ cơ quan; 60% tài
liệu hình thành từ năm 2015 trở về trước được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản
trong kho Lưu trữ cơ quan;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực hiện lựa chọn tài liệu, lập kế
hoạch giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến hạn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử thành phố (Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư
- Lưu trữ);
- Bố trí phòng, kho lưu trữ:
Yêu cầu 100% các cơ quan, tổ chức bố trí phòng, kho và trang thiết bị để bảo quản
hồ sơ, tài liệu; phấn đấu xây dựng, cải tạo phòng, kho lưu trữ đạt chuẩn theo
quy định;
- Thực hiện việc hủy tài liệu hết
giá trị theo quy định.
3. Quản lý
tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố
a) Tăng cường công tác kiểm
tra, bảo vệ Kho lưu trữ, hệ thống camera quan sát, phòng chống cháy nổ nhằm đảm
bảo an toàn tài liệu lưu trữ lịch sử; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài
liệu lưu trữ lịch sử như mối mọt, ẩm mốc; định kỳ vệ sinh, sắp xếp khoa học tài
liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử;
b) Tiếp tục thực hiện tối ưu
hóa và số hóa phông Ban Thi đua Khen thưởng tỉnh Hậu Giang giai đoạn năm 1984 -
2006; tối ưu hóa phông Ban Tổ chức chính quyền giai đoạn năm 1976 - 2003; phông
tỉnh Hậu Giang giai đoạn năm 1976 - 1992 nhằm mục đích quản lý và khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả tốt hơn;
c) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ: Viết tin, bài giới thiệu trên Trang thông tin điện tử cơ quan, đơn vị; phối
hợp trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ.
4. Hiện đại
hóa công tác văn thư, lưu trữ
a) Các cơ quan, tổ chức đẩy mạnh
công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu
trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện
tử, ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo Kế hoạch
của UBND thành phố, hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông;
b) Triển khai ứng dụng công nghệ
thông tin phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử thành
phố;
c) Sở Thông tin và Truyền thông
chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai bổ
sung, chỉnh sửa các chức năng cơ bản của phần mềm “quản lý văn bản và chỉ đạo
điều hành” theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01
năm 2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện
tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu
điện tử (thực hiện chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan,
tổ chức trên văn bản điện tử; lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện từ vào
lưu trữ cơ quan).
5. Bố trí
kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
a) Các cơ quan, tổ chức bố trí
kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu
trữ;
b) Chỉ đạo các đơn vị thuộc phạm
vi quản lý đầu tư kinh phí cho việc xây mới, cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu
trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định; xây
dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
III. NHIỆM VỤ
TRỌNG TÂM NĂM 2020
Nhằm thực hiện tốt công tác quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần tập trung quản lý, chỉ
đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
1. Tổ chức triển khai thực
hiện Nghị định về công tác văn thư (Nghị định thay thế Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP).
2. Tiếp tục tổ chức thực
hiện Kế hoạch số 30/KH-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2015 của Ủy ban nhân dân thành
phố về sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam trên địa
bàn thành phố Cần Thơ.
3. Triển khai kế hoạch
thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các sở, ban, ngành, quận, huyện
giai đoạn II sau khi được UBND thành phố phê duyệt.
4. Tổng kết Luật Lưu trữ
năm 2011 và Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng
Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
5. Các cơ quan, tổ chức
tích cực đẩy mạnh các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Hoàn thiện Hệ thống
quản lý tài liệu điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học
hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng.
6. Sở Nội vụ tham mưu
UBND thành phố tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử; đồng thời, tiếp tục
phối hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II và các đơn vị có liên quan thực hiện
lập bản sao và phục chế các sắc phong tại các Đình trên địa bàn thành phố Cần
Thơ.
7. Tăng cường kiểm tra
hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
phối hợp với các cơ quan, tổ chức thẩm định chất lượng hồ sơ, tài liệu sau khi
chỉnh lý.
8. Tổ chức các lớp đào tạo,
bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng
yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn thư, lưu trữ điện
tử của các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh thực thi Chính phủ điện tử ở Việt
Nam.
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch UBND
quận, huyện căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị xây dựng kế hoạch triển khai thực
hiện; đồng thời, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; gửi Kế hoạch thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ năm 2020 và Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2020 về Sở Nội vụ (qua
Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 15 tháng 3 năm 2020.
2. Sở Nội vụ hướng dẫn,
kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện các nội dung theo kế
hoạch đảm bảo hiệu quả; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai phần
mềm quản lý văn bản đến tất cả các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố; hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ trên môi trường mạng, quản lý hồ sơ điện tử
theo quy định.
Trên đây là Kế hoạch công tác
văn thư, lưu trữ năm 2020 của Ủy ban nhân dân thành phố. Trong quá trình thực
hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở Nội vụ
để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đào Anh Dũng
|