03 điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử

03 điều cần biết khi sử dụng hoá đơn điện tử (Hình từ internet)

1. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/7/2022, các hóa đơn còn tồn đã thông báo phát hành, đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sẽ hết giá trị sử dụng.

Do đó, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi tắt là NNT) bắt buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trước ngày 01/7/2022.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh (gọi tắt là NNT) không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn thì được đăng ký sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC để đảm bảo có hóa đơn sử dụng.

Trường hợp cơ quan thuế đã có trả lời chấp nhận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT thì các hóa đơn cũ trước đây còn tồn chưa sử dụng phải thực hiện huỷ và thông báo hủy gửi đến cơ quan thuế.

- Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, nếu thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT, nếu muốn bổ sung thêm loại hóa đơn sử dụng theo quy định tại khoản 5, điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (gọi tắt là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) với cơ quan thuế.

Trong đó, NNT chọn đúng và đầy đủ các thông tin NNT đã đăng ký trước đây và bổ sung các thông tin mới trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.

- NNT được sử dụng HĐĐT của nhiều đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT cung cấp. Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, sau đó NNT thay đổi hoặc đăng ký thêm tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT.

(Lưu ý: Nếu có thay đổi chữ ký số do thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì NNT phải đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế).

- Trường hợp thông tin địa chỉ thư điện tử (mail) trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn không đúng nên không nhận được Thông báo tiếp nhận và Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng (tài khoản và mật khẩu đều đã chuyển về mail sai), NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ mail đúng.

- NNT lựa chọn loại hóa đơn sử dụng phù hợp với phương pháp kê khai nộp thuế giá trị gia tăng:

+ Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ:

+ Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

•Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

•Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

- Trường hợp NNT là đơn vị phụ thuộc không đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị phụ thuộc không đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng mà sử dụng hóa đơn của trụ sở chính.

Doanh nghiệp (trụ sở chính – Công ty mẹ) không đăng ký sử dụng HĐĐT cho đơn vị phụ thuộc nếu đơn vị phụ thuộc trực tiếp bán hàng, theo dõi hạch toán đầy đủ thuế GTGT đầu ra, đầu vào và đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc thì đơn vị phụ thuộc đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng.

2. Lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

- Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế:

+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KCT” áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.

Theo đó các phần mềm lập HĐĐT có thiết kế phần thuế suất giá trị KCT - NNT sẽ lựa chọn mục “KCT” tại Phần thuế suất thuế GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Ngoài ra tại phần tiền thuế thì NNT không nhập dữ liệu vào mục này.

+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KKKNT”.

+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng mức thuế suất 8% hoặc thuế nhà thầu thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KHAC:AB.CD%” .

+ Trường hợp người mua không có mã số thuế  (MST) hoặc có MST nhưng không theo pháp luật quản lý thuế Việt Nam thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua, vì định dạng HĐĐT quy định trường dữ liệu MST người mua áp dụng đối với người mua là cơ sở kinh doanh tại Việt Nam và có mã số thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế là mã 10 hoặc 13 số.

Do đó đối với HĐĐT xuất khẩu hàng hóa mà người mua có MST theo quy định của pháp luật nước khác thì người bán không phải nhập thông tin MST người mua trên hóa đơn.

- Trường hợp người bán đã lập các hóa đơn từ số thứ tự 1 đến số 3, đã gửi  cơ quan thuế để được cấp mã. Khi nhận kết quả các hóa đơn số 1 và 3 được cấp mã, hóa đơn số 2 không được cấp mã do sai định dạng dữ liệu thì người bán lập hóa đơn mới gửi cơ quan thuế để cấp mã thay cho hóa đơn (số thứ tự 2) có lỗi chưa được cấp mã. Hóa đơn mới trường hợp này không phải là hóa đơn thay thế nên không cần ghi dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn....”.

- Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì:

+ Trường hợp Người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn, thì khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, tiền thuế, thuế suất trả lại và thuế GTGT.

Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào.         

+ Trường hợp người mua ko phải là cơ sở kinh doanh, người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với cơ quan thuế việc hủy HĐĐT đã lập và thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.

- Trường hợp xuất khẩu hàng hóa thì khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho hàng hóa xuất khẩu.

- Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.

Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp người bán lập riêng 01 (một) HĐĐT đối với khoản chiết khấu thương mại vào cuối mỗi kỳ bán hàng thì về nguyên tắc không ghi số âm đối với giá trị chiết khấu thương mại nêu trên.

Trường hợp HĐĐT của lần mua cuối cùng chưa giảm khoản chiết khấu thương mại của hàng hóa đã bán thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chiết khấu thương mại (ghi dấu âm).

3. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

- Trường hợp người bán phát hiện HĐĐT đã được cấp mã của cơ quan thuế  chưa gửi cho người mua có sai sót: Người bán thực hiện lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, gọi tắt là 04/SS-HĐĐT) gửi đến cơ quan thuế về việc hủy HĐĐT có mã đã lập có sai sót. Người bán lập HĐĐT mới gửi cơ quan thuế cấp mã và gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

- Trường hợp người bán, người mua phát hiện HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua có sai sót:

+ Nếu HĐĐT có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hoá đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thông báo với cơ quan thuế về HĐĐT có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp HĐĐT không có mã chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế).

Trường hợp người bán và người mua lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế thì không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.

+ Nếu HĐĐT có sai sót về tên, địa chỉ của người bán thì áp dụng xử lý tương tự hóa đơn sai tên, địa chỉ của người mua.

+ Trường hợp hóa đơn sai thông tin mã số thuế, sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán có thể thực hiện một trong hai cách là lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm” hoặc “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Sau đó, người bán phải gửi lại hóa đơn đúng cho người mua và không phải lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế.

Trường hợp HĐĐT đã lập có sai sót, người mua và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

- Đối với nội dung điều chỉnh về giá trị trên hóa đơn thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

- Trường hợp theo quy định HĐĐT được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.

- Trường hợp người bán lập HĐĐT khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy HĐĐT đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo mẫu số 04/SS-HĐĐT.

- Đối với HĐĐT không có mã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo phương thức chuyển dữ liệu theo bảng tổng hợp Mẫu 01/TH-HĐĐT thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT phải điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (trừ trường hợp HĐĐT không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn).

- Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp (Chọn ô “sửa đổi” trên mẫu 01/TH-HĐĐT);

- Trường hợp Hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính có sai sót, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Người bán lập và gửi cho người mua HĐĐT mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... ngày... tháng... năm”.

Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

- Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các HĐĐT điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả HĐĐT bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Lưu ý: Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc HĐĐT có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều HĐĐT có sai sót và gửi đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh HĐĐT điều chỉnh.

Xem thêm tại tài liệu hướng dẫn của Cục Thuế TP.HCM.

Tài liệu hướng dẫn về hóa đơn điện tử

>>> Xem thêm: Quy trình xuất hóa đơn điện tử quy định như thế nào? Hóa đơn điện tử bị sai thì có điều chỉnh được không?

Thời hạn lưu giữ hóa đơn điện tử được pháp luật quy định như thế nào? Hóa đơn điện tử có bao nhiêu loại?

Sử dụng hóa đơn điện tử có cần phải hủy hóa đơn giấy còn tồn không? Có được sử dụng cùng lúc hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

Châu Thanh