Loại khác

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty năm 2023

Tham vấn bởi luật sư Nguyễn Thụy Hân

Chuyên viên pháp lý Ánh Dương

08:47 06/02/23

Hiện tôi được giao viết biên bản các cuộc họp công ty, nên tôi cần một mẫu biên bản họp có thể sử dụng cho cuộc họp công ty, họp phòng, họp nhóm, ... – Hà Anh (TP. Hồ Chí Minh).

>> Mẫu biên bản cuộc họp tại Công ty năm 2022 và hướng dẫn cách sử dụng

1. Mẫu biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty năm 2023 và hướng dẫn sử dụng

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty năm 2023

CÔNG TY[1] ………………………

PHÒNG/BAN[2] …….....………….

Số[3]: ……………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

…, ngày…tháng…năm 2023

BIÊN BẢN HỌP

Về việc[4]…………………………………………

I. THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM

1. Thời gian diễn ra cuộc họp vào lúc[5]: …giờ…phút, ngày…tháng…năm 2023.

2. Địa điểm diễn ra cuộc họp tại[6]...............................................................................................

II. THÀNH PHẦN THAM DỰ

1. Chủ trì cuộc họp là Ông/Bà:…………………………..Chức vụ:.......................................

2. Thư ký cuộc họp là Ông/Bà:…………………………..Chức vụ:......................................

3. Ông/Bà[7]:....................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

III. NỘI DUNG CUỘC HỌP[8]

.........................................................................................................................................................

IV. BIỂU QUYẾT (nếu có)

Cuộc họp đã tiến hành biểu quyết về vấn đề[9]................................................................ Với kết quả như sau:

- Tổng số phiếu: …………. Phiếu.

- Số phiếu tán thành: ……… Phiếu, chiếm …… %.

- Số phiếu không tán thành: ………... Phiếu, chiếm ……%.

V. KẾT LUẬN CUỘC HỌP[10]

.........................................................................................................................................................

Cuộc họp kết thúc vào lúc …giờ… phút, ngày …tháng …năm 2023, nội dung cuộc họp đã được các thành viên dự họp nêu tại mục II thông qua và cùng ký vào biên bản.

THƯ KÝ

(Ký và ghi rõ họ tên)

NGƯỜI CHỦ TRÌ

(Ký và ghi rõ họ tên)

CÁC THÀNH VIÊN DỰ HỌP

(Ký và ghi rõ họ tên)

[1] Điền tên của Công ty.

[2] Điền tên Phòng/Ban/Nhóm, v.v nếu đây là cuộc họp giao ban Phòng/Ban/Nhóm, v.v.

[3] Điền số hiệu của Biên bản (nếu có).

[4] Điền chủ đề, nội dung chính của cuộc họp (Ví dụ: Việc việc họp giao ban; Về việc xem xét tăng lương định kỳ cho nhân viên; Về kế hoạch phát triển Phòng/Ban/Nhóm, v.v).

[5] Điền thời gian diễn ra cuộc họp.

[6] Điền rõ địa điểm diễn ra cuộc họp (Ví dụ: Tại Phòng Nhân sự của Công ty cổ phần A; Phòng họp của Công ty TNHH B).

[7] Ghi họ và tên những người tham gia cuộc họp.

[8] Ghi lại diễn biến cuộc họp. Người viết biên bản cần ghi chép ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác diễn biến cuộc họp (Ví dụ: Ghi phần đánh giá kết quả kinh doanh trong tuần và triển khai kế hoạch tuần tới của trưởng phòng; ghi phần ý kiến của nhân viên M về xây dựng định mức cho nhân viên phòng, v.v).

[9] Điền rõ nội dung biểu quyết.

[10] Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty năm 2023 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

2. Vai trò của biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty

Biên bản có thể hiểu là loại văn bản dùng để ghi chép lại sự việc. Nhiều công ty thường sử dụng biên bản để ghi lại các cuộc họp giao ban giữa các phòng/ban hay cuộc họp giao ban công ty.

Với bản chất là văn bản ghi chép lại sự việc, biên bản cuộc họp giao ban tuy không có giá trị pháp lý, nhưng lại là phương tiện cung cấp thông tin hiệu quả cho những chủ thể liên quan trong quá trình hoạt động của công ty. Chẳng hạn:

- Ban lãnh đạo công ty, trưởng phòng/ban/nhóm dễ dàng nắm bắt các nội dung cuộc họp giao ban như tình hình hoạt động của phòng/ban/nhóm, kế hoạch hoạt động trong thời gian tiếp theo, v.v thông qua biên bản cuộc họp. Từ đó, có thông tin để thực hiện công tác quản lý, điều phối của mình.

- Những người được giao nhiệm vụ trong các cuộc họp sẽ nắm được đầy đủ những nhiệm vụ được giao, đồng thời, có thể căn cứ vào biên bản để đề nghị/yêu cầu phòng/ban/nhân viên khác phối hợp thực hiện công việc.

3. Yêu cầu cơ bản của biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty

Để biên bản cuộc họp giao ban tại Phòng/Ban/Công ty có giá trị như đã nêu tại mục 2, những nội dung trong biên bản cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:

- Biên bản cần ghi ghép cuộc họp chính xác, và đầy đủ. Cụ thể là: người viết biên bản cần ghi lại đúng diễn biến của cuộc họp, ý kiến của người tham gia cuộc họp, kết luận của người chủ trì cuộc họp. Trong một số trường hợp, người viết biên bản có thể nêu tóm tắt nội dung phát biểu của người tham gia cuộc họp, nhưng vẫn phải thể hiện đúng nội dung.

- Biên bản cần nêu được phần tóm tắt cuộc họp, để người xem nắm được tổng quan nội dung cuộc họp trước khi bước vào chi tiết các nội dung trao đổi.

- Biên bản cần được thể hiện bằng hình thức chuyên nghiệp, câu từ diễn đạt dễ hiểu và ngắn gọn.

- Biên bản nên được hoàn thiện ngay sau cuộc họp, để người tham gia cuộc họp thông qua và ký tên.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.