THUẾ - KẾ TOÁN

Hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới nhất năm 2025

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

09:06 22/08/25

Bài viết sẽ cung cấp cho quý khách hàng hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới nhất năm 2025 theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

>> Hướng dẫn thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

>> Trường hợp hộ kinh doanh chưa phải nộp thuế 2025

Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đôi khi không tránh khỏi những sai sót như nhập nhầm thông tin khách hàng, số lượng hay đơn giá hàng hóa. Nếu không xử lý đúng quy định, hóa đơn có thể bị xem là không hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền lợi của cả người bán lẫn người mua.

Đặc biệt, kể từ ngày 01/6/2025, sẽ áp dụng quy định mới: hóa đơn điện tử từ máy tính tiền khi lập sai sẽ không còn được hủy như trước đây. Thay vào đó, tùy từng tình huống, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để khắc phục sai sót.

Dưới đây là hướng dẫn cách xử lý hóa đơn lập sai từ máy tính tiền, quý khách hàng có thể tham khảo để áp dụng:

1. Hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới nhất năm 2025

(i) Bước 1. Xác định loại sai sót và mức độ ảnh hưởng

- Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai:

+ Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

- Trường hợp sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin về hàng hóa (quy cách, chất lượng, chủng loại): Cần xác định để lựa chọn cách xử lý phù hợp (điều chỉnh hoặc thay thế) theo hướng dẫn tại các bước 2 đến bước 6.

(ii) Bước 2. Chọn hình thức xử lý phù hợp

- Lập hóa đơn điều chỉnh: Áp dụng khi chỉ cần sửa một hoặc một số thông tin; có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm giá trị.

- Lập hóa đơn thay thế: Áp dụng khi nội dung hóa đơn cũ sai toàn bộ hoặc sai nhiều thông tin quan trọng, không thể chỉ điều chỉnh cục bộ.

- Nguyên tắc áp dụng:

+ Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

+ Trường hợp hóa đơn không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn thì chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.

Tổng hợp biểu mẫu về hóa đơn chứng từ

Hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới nhất năm 2025

Hướng dẫn cách xử lý sai sót hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mới nhất năm 2025

(Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)

- Bước 3. Thể hiện thông tin hóa đơn cũ trên hóa đơn mới

+ Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

+ Trên hóa đơn thay thế phải ghi: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

- Bước 4. Xử lý trường hợp nhiều hóa đơn sai cùng kỳ

Nếu nhiều hóa đơn cùng sai sót và cùng khách hàng, thì có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung, kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

- Bước 5. Hoàn thiện thủ tục với cơ quan thuế và khách hàng

+ Ký số trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

+ Gửi hóa đơn lên hệ thống cơ quan thuế để cấp mã (nếu thuộc diện cấp mã).

+ Đồng thời, gửi hóa đơn mới cho khách hàng để lưu trữ, sử dụng.

+ Trường hợp người mua là doanh nghiệp/tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh: trước khi điều chỉnh/thay thế phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

+ Trường hợp người mua là cá nhân: chỉ cần thông báo cho người mua hoặc công bố trên website (nếu có).

- Bước 6. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ:

Doanh nghiệp/hộ kinh doanh phải lưu giữ: Hóa đơn gốc (sai sót), Hóa đơn điều chỉnh/thay thế, Bảng kê (nếu có), Biên bản xác nhận với khách hàng (nếu lập).

Hồ sơ này sẽ phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý.

(Căn cứ Điều 19Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP))

2. Những lưu ý về thời điểm lập hóa đơn năm 2025

Qúy khách hàng xem chi tiết tại bài viết: >> Những lưu ý về thời điểm lập hóa đơn năm 2025

3. Lưu ý về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn trong năm 2025

Qúy khách hàng xem chi tiết tại: >> Lưu ý về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn trong năm 2025

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.