DOANH NGHIỆP

8 vướng mắc thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện (Phần 2)

Quỳnh Như

09:42 23/03/20

Tiếp nối bài viết 8 vướng mắc thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện (Phần 1), PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP tiếp tục tổng hợp một số vướng mắc doanh nghiệp trong nước thường gặp liên quan đến việc thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện:

>> Những điểm mới của Luật Chứng khoán 2019 doanh nghiệp cần biết (Phần 2)

>> Những điểm mới của Luật Chứng khoán 2019 doanh nghiệp cần biết (Phần 1)

5. Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?

Pháp luật hiện hành không định nghĩa rõ ràng như thế nào là "kinh doanh". Thông thường, "kinh doanh" được hiểu là hoạt động của cá nhân hoặc tổ chức nhằm mục đích đạt lợi nhuận.

Trong khi đó, dù không có quy định rõ văn phòng đại diện có chức năng kinh doanh hay không, nhưng đối chiếu định nghĩa văn phòng đại diện với định nghĩa chi nhánh và địa điểm kinh doanh quy định tại Điều 45 của Luật Doanh nghiệp năm 2014:

Điều 45. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

3. Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Có thể thấy rằng, văn phòng đại diện có nhiệm vụ "đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó" mà không được quy định rõ cho phép hoạt động kinh doanh như hai loại hình đơn vị phụ thuộc còn lại.

Bên cạnh đó, trong biểu mẫu đăng ký thành lập chi nhánh, địa điểm kinh doanh đều ghi nhận "ngành, nghề kinh doanh" thì trong biểu mẫu đăng ký thành lập văn phòng đại diện lại ghi nhận "nội dung hoạt động".

Vì vậy, có thể kết luận rằng, theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp hiện hành, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

Tuy nhiên, theo quy định về lệ phí môn bài, trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hay không sẽ quyết định nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài của văn phòng đại diện (mời xem chi tiết tại mục 7). Việc quy định có phần chồng chéo này đã gây nhiều khó khăn trong hoạt động của văn phòng đại diện trên thực tế.

6. Văn phòng đại diện có được tự ký hợp đồng lao động không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 và Điểm a Khoản 1 Điều 6 của Bộ luật Lao động năm 2012:

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Bộ luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

…

2. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo hợp đồng lao động; nếu là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

…

Điều 6. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động

1. Người sử dụng lao động có các quyền sau đây:

a) Tuyển dụng, bố trí, điều hành lao động theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh; khen thưởng và xử lý vi phạm kỷ luật lao động;…

Doanh nghiệp là người sử dụng lao động và có quyền tuyển dụng lao động theo nhu cầu. Nói cách khác, văn phòng đại diện không được đứng tên với tư cách là người sử dụng lao động, dù là trong hợp đồng lao động với người lao động làm việc cho mình.

Mặt khác, theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 14 của Thông tư 30/2013/TT-BLĐTBXH:

Điều 14. Hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ do người ký kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền

1. Người ký kết hợp đồng lao động không đúng thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 11 Nghị định số 44/2013/NĐ-CP là người ký kết hợp đồng không thuộc một trong các đối tượng sau:

a) Bên người sử dụng lao động

- Người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều lệ của doanh nghiệp hoặc người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền đối với doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh nghiệp; […].

Như vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có quyền ủy quyền cho người đứng đầu văn phòng đại diện thay mặt mình đại diện doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động. Việc ủy quyền ở đây không làm ảnh hưởng đến phạm vi doanh nghiệp đã ủy quyền cho văn phòng đại diện.

7. Văn phòng đại diện có phải khai, nộp lệ phí môn bài?

Điều 2 của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định:

Điều 2. Người nộp lệ phí môn bài

Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm:

1. Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.

…

6. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).

Theo đó, phát sinh hai trường hợp như sau:

- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài;

- Văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài theo quy định.

Quý thành viên có thể tham khảo thêm tại Công văn 15865/BTC-CST năm 2016 của Bộ Tài chính gửi Văn phòng chính phủ; Công văn 1279/TCT-CS năm 2017, Công văn 658/TCT-CS năm 2017 của Tổng cục Thuế.

Trong trường hợp văn phòng đại diện thuộc đối tượng phải nộp lệ phí môn bài thì doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm khai lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện như sau:

- Trường hợp doanh nghiệp có văn phòng đại diện ở cùng địa phương cấp tỉnh thì doanh nghiệp thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của các văn phòng đại diện đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp;

- Trường hợp doanh nghiệp có văn phòng đại diện ở khác địa phương cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì văn phòng đại diện thực hiện nộp Hồ sơ khai lệ phí môn bài của mình cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn phòng đại diện đó.

Chậm nhất là ngày 30/01 hằng năm, văn phòng đại diện có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài với mức 1.000.000 đồng/năm.

8. Văn phòng đại diện có được phát hành, sử dụng hóa đơn không?

Như đã đề cập ở mục 5, về nguyên tắc, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, tức không có quyền trực tiếp thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và cũng không phát sinh thu nhập từ những hoạt động này.

Do đó, văn phòng đại diện không cần phát hành, sử dụng hóa đơn.

Lưu ý: Trường hợp trong tháng (quý), văn phòng đại diện có phát sinh nghĩa vụ thuế phải nộp thì thực hiện khai, nộp loại thuế đó theo quy định của pháp luật; nếu không phát sinh nghĩa vụ thuế thì văn phòng đại diện không cần phải khai thuế.

Căn cứ pháp lý:

- Bộ luật Lao động năm 2012;

- Luật Doanh nghiệp năm 2014;

- Nghị định 51/2010/NĐ-CP;

- Nghị định 139/2016/NĐ-CP;

- Thông tư 30/2013/TT-BLĐTBXH.

Quý thành viên hãy theo dõi chúng tôi để nhận thêm nhiều tin tức:

Quỳnh Như

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.