Từ 01/01/2026 bỏ hợp đồng lao động bản giấy và thay bằng bản điện tử có đúng không?

Từ 01/01/2026 sẽ bỏ hợp đồng lao động bản giấy và thay bằng bản điện tử đúng không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy về hình thức hợp đồng lao động như sau:

Hình thức hợp đồng lao động

1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.

...

Theo quy định trên, thì người lao động và người sử dụng lao động có thể lựa chọn giao kết hợp đồng lao động bằng bản điện tử và bản giấy tùy thuộc theo tình hình và điều kiện công ty. Hợp đồng bản điện tử và bản giấy có giá trị tương đương nhau.

Đồng thời căn cứ theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc chung trong hợp đồng lao động điện tử như sau:

Nguyên tắc chung

...

3. Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của người sử dụng lao động, trong giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Theo đó, các doanh nghiệp được khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động.

Từ những căn cứ trên thì các doanh nghiệp và người sử dụng lao động khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động bản điện tử thay thế cho bản giấy. Việc này đồng nghĩa với việc sử dụng hợp đồng lao điện tử thay thế cho bản giấy là không bắt buộc.

Từ 01/01/2026 sẽ bỏ hợp đồng lao động bản giấy và thay bằng bản điện tử đúng không? (hình từ internet)

Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử như thế nào?

căn cứ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về điều kiện, phương thức thực hiện giao kết hợp đồng lao động điện tử thì điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử được quy định như sau:

(1) Đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua eContract phải đảm bảo những điều kiện sau:

- Có sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số đáp ứng yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.

- Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.

- Có chức năng bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử người lao động và người sử dụng lao động.

- Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.

- Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử để thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

- Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử 2023.

- Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.

- Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.

- Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.

- Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.

(2) Người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:

- Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

- Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

(3) Nhà cung cấp eContract phải bảo đảm các điều kiện sau:

- Có eContract đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định

- Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân thực hiện định danh, khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 2 Điều này và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.

Không giao kết hợp đồng lao động thì có thể bị khấu trừ thuế TNCN không?

Căn cứ theo quy định tại điểm i khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

1. Khấu trừ thuế

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập, cụ thể như sau:

...

i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác

Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.

Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Căn cứ vào cam kết của người nhận thu nhập, tổ chức trả thu nhập không khấu trừ thuế. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế (vào mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) và nộp cho cơ quan thuế. Cá nhân làm cam kết phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình, trường hợp phát hiện có sự gian lận sẽ bị xử lý theo quy định của Luật quản lý thuế.

Cá nhân làm cam kết theo hướng dẫn tại điểm này phải đăng ký thuế và có mã số thuế tại thời điểm cam kết.

...

Như vậy, theo quy định trên, trong trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động thì vẫn sẽ bị khấu trừ thuế TNCN 10% (tổ chức trả thu nhập tự khấu trừ) nếu có tổng mức trả thu nhập từ 02 triệu đồng/lần trở lên.