Quyết định 644/QĐ-BNV về thủ tục kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026?

Quyết định 644/QĐ-BNV về thủ tục kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026?

Ngày 09/6/2026, Bộ Nội vụ đã có Quyết định 644/QĐ-BNV năm 2026 về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành liên quan đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ.

(1) Trình tự thực hiện

Bước 1. Nhà cung cấp eContract gửi 01 bộ hồ sơ theo quy định trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp đến Bộ Nội vụ.

Bước 2. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Nhà cung cấp eContract, Bộ Nội vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, thực hiện kiểm thử kỹ thuật và thông báo cấp tài khoản kết nối cho Nhà cung cấp eContract. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc kiểm thử kỹ thuật không đạt, Bộ Nội vụ thông báo cho Nhà cung cấp eContract theo địa chỉ thư điện tử hoặc địa chỉ trụ sở chính ghi trong văn bản đề nghị kết nối và nêu rõ lý do từ chối kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Trường hợp Nhà cung cấp eContract có sự thay đổi một trong các nội dung trong hồ sơ đề nghị kết nối thì phải thông báo về việc thay đổi thông tin kèm theo bản sao các giấy tờ, tài liệu chứng minh sự thay đổi đó đến Bộ Nội vụ để xác minh, điều chỉnh thông tin.

(2) Cách thức thực hiện

Nộp hồ sơ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp đến Bộ Nội vụ.

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ

- Thành phần hồ sơ:

+ Văn bản đề nghị kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo mẫu.

+ Bản sao có chứng thực của một trong các giấy tờ sau: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài, quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận, giấy phép tương đương hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (đối với trường hợp các thông tin này chưa được tích hợp và không thể kiểm tra trực tuyến trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp);

+ Phương án kỹ thuật kết nối và thuyết minh về khả năng kết nối.

- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

(4) Thời hạn giải quyết: 20 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ.

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Nhà cung cấp eContract.

(6) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Bộ Nội vụ.

(7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Thông báo cấp tài khoản kết nối hoặc thông báo từ chối kết nối cho Nhà cung cấp eContract

(8) Phí, lệ phí: Không

(9) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không

(10) Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính Nhà cung cấp eContract được đề nghị kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử khi bảo đảm các điều kiện sau đây:

- Có eContract đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử.

- Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân (là các yếu tố, đặc điểm sinh học gắn liền với người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân thực hiện định danh, khó làm giả, có tỷ lệ trùng nhau thấp như vân tay, khuôn mặt, mống mắt, giọng nói và các yếu tố sinh trắc học khác) với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 2 Điều này và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.

Quyết định 644/QĐ-BNV về thủ tục kết nối eContract với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử từ ngày 01/07/2026? (Hình từ Internet)

Hợp đồng lao động điện tử phải có mã định danh từ ngày 01/07/2026?

Căn cứ tại Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định về nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử như sau

Nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử

1. Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lập với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

2. ID được cấp một lần, không thay đổi cả trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Phụ lục, thông báo tạm hoãn, thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được gắn 1D của hợp đồng lao động điện tử đó.

3. Cơ quan nhà nước dùng ID làm mã quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tửđã được các bên giao kết.

4. ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

Như vậy, theo quy định trên, từ 01/7/2026 mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một ID duy nhất và không trùng lập với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

Chi trả tiền lương khi chưa ký hợp đồng lao động có được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN?

Căn cứ tại điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định điều kiện khoản chi được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp;

...

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

Đồng thời, theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

...

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

...

Theo đó, chi trả tiền lương được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp phải đảm bảo điều kiện sau:

- Các khoản chi trả tiền lương bằng tiền đã thực chi trả đến người lao động, được chứng minh bằng hồ sơ và các chứng từ thanh toán.

- Các khoản chi trả tiền lương phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Như vậy, chi trả tiền lương khi chưa ký hợp đồng lao động không được tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN