Quy định về bảo hiểm xã hội 1 lần: Cách tính và thủ tục nhận chi tiết ra sao?

Quy định về bảo hiểm xã hội 1 lần: Cách tính và thủ tục nhận chi tiết ra sao?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 bảo hiểm xã hội (BHXH) là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của người tham gia khi bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, khi nghỉ hưu hoặc chết, trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH hoặc do ngân sách nhà nước bảo đảm.

Theo đó, BHXH 1 lần là khoản tiền được giải quyết cho người tham gia có đề nghị và đáp ứng một trong các trường hợp quy định tại Điều 70 hoặc Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 nêu cụ thể ở phần nội dung dưới đây.

Đồng thời, theo khoản 3 Điều 5 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, thời gian đóng đã được tính hưởng BHXH 1 lần không được tính lại để làm cơ sở hưởng các chế độ BHXH.

Theo đó, dưới đây là chi tiết thông tin tổng hợp quy định về bảo hiểm xã hội 1 lần: Cách tính và thủ tục nhận theo quy định hiện hành:

(1) Điều kiện hưởng bảo hiểm xã hội 1 lần

*Đối với người lao động tham gia BHXH bắt buộc là công dân Việt Nam

Theo khoản 1 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người lao động đã chấm dứt tham gia BHXH và có đề nghị được nhận BHXH 1 lần nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

- Đủ tuổi hưởng lương hưu nhưng chưa đủ 15 năm đóng BHXH.

- Ra nước ngoài để định cư.

- Đang mắc một trong các bệnh: ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS.

- Có mức suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên hoặc là người khuyết tật đặc biệt nặng.

- Có thời gian đóng BHXH trước ngày 01/7/2025; sau 12 tháng không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, đồng thời không tham gia BHXH tự nguyện;

- Tổng thời gian đóng BHXH chưa đủ 20 năm.

- Thuộc các đối tượng tại điểm d, đ, e khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024, gồm các nhóm quân nhân, công an, người làm công tác cơ yếu, dân quân thường trực được quy định tại các điểm này; khi phục viên, xuất ngũ, thôi việc không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, không tham gia BHXH tự nguyện và không đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Khoản 1 Điều 14 Nghị định 158/2025/NĐ-CP làm rõ tại thời điểm giải quyết, người lao động phải còn thời gian đóng trước ngày 01/7/2025 chưa được tính hưởng BHXH.

Khoảng 12 tháng không đóng được tính liên tục đến tháng liền kề trước tháng cơ quan BHXH tiếp nhận đề nghị; không bao gồm các tháng không phải đóng theo quy định. Khi nộp hồ sơ, người lao động phải đang không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và không tham gia BHXH tự nguyện.

Lưu ý: Người bắt đầu tham gia BHXH từ ngày 01/7/2025, không có thời gian đóng trước ngày này, không được nhận BHXH 1 lần chỉ vì đã ngừng đóng 12 tháng. Họ vẫn có thể đề nghị hưởng nếu đáp ứng một trường hợp khác theo luật.

*Đối với người tham gia BHXH tự nguyện

Theo khoản 1 Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người tham gia có yêu cầu được hưởng BHXH 1 lần khi:

- Đủ tuổi nghỉ hưu theo khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động 2019, đóng BHXH chưa đủ 15 năm và không tiếp tục tham gia BHXH.

- Ra nước ngoài để định cư.

- Đang mắc ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng hoặc AIDS.

- Suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên hoặc là người khuyết tật đặc biệt nặng (điểm d).

- Có thời gian đóng BHXH trước ngày 01/7/2025, sau 12 tháng không tiếp tục đóng BHXH và chưa đủ 20 năm đóng BHXH.

Khoản 1 Điều 9 Nghị định 159/2025/NĐ-CP quy định thời gian đóng trước ngày 01/7/2025 phải còn để tính hưởng tại thời điểm giải quyết.

Khoảng 12 tháng không tiếp tục đóng là 12 tháng liên tục đến tháng liền kề trước tháng tiếp nhận đề nghị; tại thời điểm nộp hồ sơ, người lao động không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc và không tham gia BHXH tự nguyện.

*Đối với người lao động là công dân nước ngoài tham gia BHXH bắt buộc

Khoản 2 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định: sau khi chấm dứt tham gia BHXH và có đề nghị, người lao động được hưởng BHXH 1 lần nếu:

- Đủ tuổi hưởng lương hưu nhưng chưa đủ 15 năm đóng;

- Mắc một trong các bệnh nêu trên; suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên hoặc khuyết tật đặc biệt nặng;

- Đủ điều kiện hưởng lương hưu nhưng không tiếp tục cư trú tại Việt Nam;

- Hoặc chấm dứt hợp đồng lao động hay giấy phép lao động, chứng chỉ hành nghề, giấy phép hành nghề hết hiệu lực mà không được gia hạn.

(2) Cách tính bảo hiểm xã hội 1 lần

*Người lao động đóng BHXH bắt buộc

Theo khoản 3 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, mức hưởng được tính theo số năm đã đóng và căn cứ đóng BHXH: mỗi năm trước năm 2014 bằng 1,5 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH; mỗi năm từ năm 2014 trở đi bằng 02 tháng mức bình quân tiền lương tháng đóng BHXH.

Với thời gian đóng từ đủ 01 năm, công thức cơ bản là:

Trong đó, Mbqtl là mức bình quân tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Theo khoản 6 Điều 5 và điểm a khoản 3 Điều 70 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tháng lẻ từ 01 đến 06 tháng được tính là 1/2 năm, từ 07 đến 11 tháng được tính là 01 năm.

Nếu có thời gian đóng cả trước và từ năm 2014 trở đi, tháng lẻ của giai đoạn trước năm 2014 được chuyển sang giai đoạn từ năm 2014 trở đi để tính mức hưởng. Quy tắc làm tròn không thay thế quy định riêng đối với tổng thời gian đóng chưa đủ 01 năm.

- Toàn bộ thời gian đóng theo tiền lương do Nhà nước quy định: tính theo số năm cuối tương ứng thời điểm bắt đầu tham gia; không mặc nhiên tính bình quân toàn bộ thời gian.

Trường hợp đóng theo tiền lương Nhà nước chưa đủ số năm để tính bình quân thì tính bình quân các tháng đã đóng.

Nếu vừa đóng theo tiền lương Nhà nước, vừa đóng theo tiền lương do người sử dụng lao động quyết định thì tính bình quân tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội chung của các thời gian, trong đó thời gian đóng theo chế độ tiền lương do Nhà nước quy định được tính bình quân tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội .

Hệ số điều chỉnh tiền lương tháng đã đóng BHXH năm 2026 theo Công văn 340/BHXH-CSXH ngày 03/02/2026, như sau:

Bảng trên áp dụng cho tiền lương thuộc diện điều chỉnh theo chỉ số giá tiêu dùng; không áp dụng đồng loạt cho mọi trường hợp hưởng lương theo chế độ Nhà nước.

*Người lao động tham gia BHXH tự nguyện

Theo khoản 2, khoản 3 Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 9 Nghị định 159/2025/NĐ-CP, với thời gian đóng từ đủ 01 năm, mức hưởng được tính như sau:

Mức hưởng = (1,5 × Mbqtn × số năm đóng trước năm 2014) + (2 × Mbqtn × số năm đóng từ năm 2014 trở đi) − số tiền ngân sách nhà nước hỗ trợ đóng BHXH tự nguyện phải loại trừ.

Mbqtn là mức bình quân thu nhập làm căn cứ đóng BHXH tự nguyện.

Theo Điều 104 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 10 Nghị định 159/2025/NĐ-CP:

Mbqtn = Tổng (thu nhập làm căn cứ đóng từng tháng × hệ số điều chỉnh tương ứng) ÷ tổng số tháng đóng.

Tháng lẻ được làm tròn và nếu có thời gian đóng cả trước và từ năm 2014 trở đi, tháng lẻ trước năm 2014 được chuyển sang giai đoạn từ năm 2014 trở đi giống với trường hợp tham gia BHXH bắt buộc nêu trên..

Trường hợp đang mắc ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS; suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên hoặc khuyết tật đặc biệt nặng thì không loại trừ khoản ngân sách nhà nước hỗ trợ, theo khoản 3 Điều 102 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Khoản hỗ trợ phải xác định theo từng thời kỳ đóng, không lấy tỷ lệ hỗ trợ hiện tại áp dụng ngược cho toàn bộ thời gian.

Từ ngày 01/7/2025, khoản 1 Điều 5 Nghị định 159/2025/NĐ-CP quy định hỗ trợ theo tỷ lệ của mức đóng trên chuẩn nghèo khu vực nông thôn:

- 50% với hộ nghèo, người đang sinh sống tại xã đảo, đặc khu theo quy định;

- 40% với hộ cận nghèo;

- 30% với người dân tộc thiểu số;

- 20% với đối tượng khác.

Người thuộc nhiều nhóm được hưởng mức cao nhất. Địa phương có thể hỗ trợ thêm theo quy định.

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 159/2025, số tiền hỗ trợ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện của Nhà nước được tính bằng tổng số tiền Nhà nước hỗ trợ của từng tháng người tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện đã đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện. Mức hỗ trợ của từng tháng được tính theo công thức sau:

Trong đó:

- Mi: Số tiền hỗ trợ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện của Nhà nước tại tháng i (đồng);

- CNi: Chuẩn nghèo khu vực nông thôn tại tháng i (đồng);

- k: Tỷ lệ hỗ trợ của Nhà nước tại tháng i (%);

- i: Là tháng Nhà nước hỗ trợ đóng bảo hiểm xã hội tự nguyện.

- Tổng khoản hỗ trợ được xác định trên các tháng thực tế được hỗ trợ; thời gian hỗ trợ không quá 120 tháng.

Hệ số điều chỉnh thu nhập tháng đã đóng BHXH tự nguyện năm 2026 theo Công văn 340/BHXH-CSXH, căn cứ khoản 2 Điều 10 Nghị định 159/2025/NĐ-CP:

Lưu ý: Nếu tổng thời gian đóng chưa đủ 01 năm, mức hưởng bằng số tiền đã đóng nhưng không quá 02 lần Mbqtn, đồng thời xử lý khoản ngân sách hỗ trợ. Trường hợp vừa có thời gian đóng bắt buộc vừa có thời gian đóng tự nguyện thì tính mức bình quân chung.

(4) Hồ sơ hưởng BHXH 1 lần

Căn cứ Điều 78, Điều 106 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và khoản 5 Phụ lục I của Quy trình ban hành kèm Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/7/2025, hồ sơ gồm:

- Sổ BHXH. Quy trình cho phép khai thác dữ liệu về BHXH theo danh mục thành phần hồ sơ điện tử; khi nộp hồ sơ giấy, chuẩn bị sổ theo hướng dẫn tiếp nhận.

- Văn bản đề nghị theo Mẫu số 14-HSB ban hành kèm Quyết định 2222/QĐ-BHXH ngày 29/7/2025.

Tùy trường hợp đề nghị hưởng, cần bổ sung:

- Ra nước ngoài định cư: bản sao giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc thôi quốc tịch Việt Nam; hoặc bản dịch tiếng Việt được chứng thực hoặc công chứng của một trong các giấy tờ: hộ chiếu nước ngoài; thị thực xác nhận cho phép nhập cảnh để định cư; thẻ thường trú dài hạn ở nước ngoài; giấy tờ hợp pháp khác thể hiện việc định cư theo quy định của Chính phủ.

- Mắc ung thư, bại liệt, xơ gan mất bù, lao nặng, AIDS: bản tóm tắt hồ sơ bệnh án hoặc bản chính hoặc bản sao giấy ra viện. Các điều khoản này không đặt thêm điều kiện hồ sơ phải thể hiện “không tự phục vụ được” như nội dung bài gốc.

- Suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên hoặc khuyết tật đặc biệt nặng: biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng giám định y khoa hoặc bản sao giấy xác nhận mức độ khuyết tật đặc biệt nặng, phù hợp trường hợp đề nghị.

- Đề nghị thanh toán phí giám định y khoa: hóa đơn, chứng từ thu phí kèm bản chính bảng kê nội dung giám định của cơ sở thực hiện.

- Có thời gian phục vụ trong Quân đội trước ngày 01/01/2007 tại địa bàn hưởng phụ cấp khu vực nhưng sổ BHXH chưa thể hiện đầy đủ thông tin: Bản khai cá nhân về thời gian, địa bàn phục vụ theo Mẫu số 04B-HBQP ban hành kèm Thông tư 136/2020/TT-BQP.

(5) Thời gian giải quyết hồ sơ BHXH 1 lần

Trong quy trình thực hiện, khoản 6 Điều 9 của Quy trình ban hành kèm Quyết định 2222/QĐ-BHXH năm 2025 quy định thời hạn tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, thời gian giải quyết thực tế có thể khác nhau giữa các địa phương.

Người lao động nhận quyết định hưởng và Bản quá trình đóng BHXH theo Mẫu số 04-HSB. Kết quả được trả theo hình thức đã đăng ký; việc tiếp nhận và trả kết quả thực hiện qua bộ phận tiếp nhận, trả kết quả của cơ quan BHXH.

Tiền BHXH 1 lần được chi trả theo hình thức đăng ký, gồm nhận qua tài khoản cá nhân hoặc bằng tiền mặt tại cơ quan BHXH.

Trường hợp nhờ người khác nhận thay, phải có văn bản ủy quyền hợp lệ; điểm d khoản 2 Điều 10 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định văn bản ủy quyền có hiệu lực tối đa 12 tháng kể từ ngày xác lập và phải được chứng thực theo pháp luật về chứng thực.

Quy định về bảo hiểm xã hội 1 lần: Cách tính và thủ tục nhận chi tiết ra sao? (Hình từ Internet)

Không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang, công ty có bị phạt không?

Hiện hành, tại Điều 39 Bộ luật Lao động 2019 quy định người lao động tự ý nghỉ ngang sẽ bị coi là hành vi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật. Khi đó, bên cạnh việc chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động còn có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường cho người sử dụng lao động theo quy định.

Đồng thời, tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, chỉ cần hợp đồng lao động bị chấm dứt, không phân biệt là nghỉ việc đúng luật hay nghỉ ngang thì phía công ty đều phải thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại sổ đó cho người lao động.

Do đó, kể cả khi người lao động nghỉ ngang thì công ty vẫn phải thực hiện chốt sổ BHXH.

Vậy, "không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang công ty có bị phạt không?"

Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định không chốt BHXH cho nhân viên nghỉ ngang công ty sẽ bị xử phạt như sau:

- Không chốt sổ BHXH cho từ 01 người đến 10 người lao động: Phạt 01 - 02 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 11 người đến 50 người lao động: Phạt 02 - 05 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 51 người đến 100 người lao động: Phạt 05 - 10 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 101 người đến 300 người lao động: Phạt 10 - 15 triệu đồng.

- Không chốt sổ BHXH cho từ 301 người lao động: Phạt 15 - 20 triệu đồng.

Căn cứ khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động là cá nhân sẽ bị phạt theo mức kể trên, đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp mức phạt sẽ gấp hai lần mức phạt cá nhân

Ngoài ra, nếu đã chốt sổ BHXH nhưng sau đó công ty lại không trả lại sổ cho người lao động thì còn bị phạt từ 4 - 8 triệu đồng/người lao động bị vi phạm nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng (theo điểm c khoản 3 Điều 48 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Bảng tổng hợp các khoản phụ cấp, hỗ trợ và tiền thưởng: Khoản nào phải đóng BHXH, chịu thuế TNCN năm 2026?

Căn cứ theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Nghị định 158/2025/NĐ-CP, Bộ luật Lao động 2019, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 dưới đây là bảng tổng hợp các khoản phụ cấp, hỗ trợ và tiền thưởng: Khoản nào phải đóng BHXH, chịu thuế TNCN năm 2026 mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Lưu ý: Các mức chi trả được đề cập trong bài viết chủ yếu mang tính chất tham khảo, được tổng hợp và đề xuất dựa trên thực tiễn áp dụng tại doanh nghiệp, không phải là mức cố định hoặc bắt buộc áp dụng chung cho tất cả doanh nghiệp. Tùy thuộc vào tình hình tài chính, đặc thù hoạt động, chính sách nhân sự và quy chế nội bộ, doanh nghiệp có thể xây dựng mức chi trả phù hợp. Tuy nhiên, việc xác định các khoản chi có phải tính đóng BHXH bắt buộc hoặc tính thuế TNCN hay không cần căn cứ vào bản chất khoản chi, hồ sơ liên quan và quy định pháp luật hiện hành, không chỉ dựa vào mức tiền chi trả.