Hướng dẫn viết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026?

Hướng dẫn viết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026?

Hiện nay, mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định theo Mẫu số 03/TNCN. Người nộp thuế tham khảo cách viết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Mẫu số 03/TNCN như sau:

I. Phần thông tin tổ chức trả thu nhập

Điền đầy đủ thông tin tại các chỉ tiêu về tổ chức trả thu nhập bao gồm: [1] Tên tổ chức trả thu nhập, [2] Mã số thuế, [3] Điện thoại, [4] Địa chỉ đều được tự động lấy từ thông tin đơn vị đã khai báo ban đầu.

II. Phần thông tin người nộp thuế

[05] Họ và tên: Ghi chữ in hoa theo tên trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

[06] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của người nộp thuế do Cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: Khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam. Nếu người nộp thuế có quốc tịch ở Việt Nam thì có thể để trống trường này.

[08] Cá nhân cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân cư trú.

[09] Cá nhân không cư trú: Chọn nếu người nộp thuế là Cá nhân không cư trú.

[10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: Ghi số điện thoại hoặc địa chỉ của người nộp thuế để phục vụ cho mục đích liên hệ giữa Cơ quan thuế và người nộp thuế.

[11] Số CMND/CCCD/Hộ chiếu: Điền CMND/CCCD nếu mang quốc tịch Việt Nam, điền Hộ chiếu nếu mang quốc tịch khác.

[12] Nơi cấp: Ghi Tỉnh/Thành phố đối với CMND/CCCD, điền Quốc gia đối với Hộ chiếu.

[13] Ngày cấp: Ngày cấp được ghi trên CMND/CCCD/Hộ chiếu.

III. Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ

[14] Khoản thu nhập: Ghi loại thu nhập cá nhân nhận được như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán, …

[14a] Khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên (khoản trừ trên lương của nhân viên) – giống khoản đóng bảo hiểm bắt buộc ghi vào Thư xác nhận thu nhập mẫu giấy (Trường hợp nhân viên chưa đóng BHXH thì ghi = 0).

[15] Thời điểm trả thu nhập: Khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

[16] Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Là tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

[17] Tổng thu nhập tính thuế: Là tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Tổng thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Trong đó: Các khoản giảm trừ được quy định tại Điều 9 Thông tư 111/2013-TT-BTC.

[18] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập)

[19] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: Tổng thu nhập chịu thuế mà đơn vị đã trả cho người nộp thuế (Bằng chỉ tiêu [18] trên mẫu chứng từ giấy cũ).

Số thu nhập cá nhân còn được nhận = Tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ – Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ

>> Xem thêm Chỉ tiêu 18 trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điền thông tin gì?

>> Xem thêm Công ty không chịu gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì xử lý như thế nào?

Hướng dẫn viết mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026? (Hình từ Internet)

Nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ như sau:

Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:

(1) Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

(2) Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

(3) Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

(4) Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

(5) Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

(6) Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

(7) Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Căn cứ vào Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP có quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Không phát sinh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có phải nộp tờ khai thuế không?

Căn cứ khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP quy định người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp sau đây:

Hồ sơ khai thuế

...

3. Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế trong các trường hợp sau đây:

...

e) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập.

Như vậy, theo quy định trên, người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập thì không phải nộp hồ sơ khai thuế.

Căn cứ vào khoản 6 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP có quy định về các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác như sau:

Các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác

Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đối với từng loại thuế, khoản thu khác trong các trường hợp sau đây:

...

6. Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng, quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập.

Trường hợp tháng, quý cuối cùng trong năm hoặc tháng, quý phát sinh việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động không phát sinh việc khấu trừ thuế và thuộc trường hợp không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân của tháng, quý cuối cùng trong năm hoặc tháng, quý phát sinh việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.

...

Như vậy, theo quy định trên, người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập thì không phải nộp hồ sơ khai thuế.