Hướng dẫn hộ kinh doanh quản lý hóa đơn đầu vào mới nhất 2026?

Hướng dẫn hộ kinh doanh quản lý hóa đơn đầu vào?

Hiện nay, trước tình hình chuyển đổi từ phương pháp khoán sang phương pháp kê khai việc quản lý hóa đơn đầu là rất cần thiết giúp hộ kinh doanh thuận lợi cho việc thực hiện các thủ tục về thuế.

Tham khảo nội dung hướng dẫn của Thuế thành phố Hà Nội, bài viết dưới đây hướng dẫn hộ kinh doanh cách quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả có thể tham khảo để áp dụng:

Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn đầu vào ngay sau khi nhận

Hộ kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ nhận được hóa đơn đầu vào hãy kiểm tra kỹ các thông tin sau:

(1) Thông tin người bán và người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế, số định danh..

(2) Thông tin hàng hóa, dịch vụ: số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, ngày tháng lập hóa đơn.

(3) Kiểm tra hóa đơn theo phương thức người bán cung cấp xem hóa đơn có hợp lệ hay không.

(Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi điểm đ Khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Bước 2. Phân loại hóa đơn đầu vào và ghi chép đầy đủ

- Hộ kinh doanh nên phân loại theo loại hóa đơn đầu vào theo các tiêu thức mà mình dễ quản lý nhất.

Ví dụ:

- Phân loại hóa đơn theo loại hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn tự lập, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

- Phân loại theo người bán: Hóa đơn từ doanh nghiệp, hóa đơn từ các hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

- Phân loại theo thời gian lập: Hóa đơn tháng 3, hóa đơn tháng 4, hóa đơn quý I/ quý II/quý III, quý IV.

- Hộ kinh doanh cần lập sổ sách, tạo dữ liệu điện tử ghi các thông tin cơ bản của hóa đơn đầu vào như: số hóa đơn, ngày, tên nhà cung cấp, giá trị, nội dung chi…

Bước 3. Lưu trữ hóa đơn khoa học và an toàn

- Hóa đơn đầu vào là căn cứ quan trọng chứng minh hoạt động mua hàng hóa dịch vụ dó đó cần được lưu trữ cẩn thận.

- Có thể lưu trữ trên hệ thống máy tính, hệ thống phần mềm hay lưu trữ thủ công.

- Các biện pháp lưu trữ cần đảm bảo an toàn, thời hạn lưu trữ hóa đơn thường là 10 năm.

(Theo Điều 41 Luật kế toán 2015)

Bước 4. Đối chiếu với sổ quỹ hoặc sao kê ngân hàng

Thường xuyên đối chiếu các khoản chi trên hóa đơn với sổ quỹ tiền mặt hoặc sao kê tài khoản ngân hàng để đảm bảo tính khớp đúng và minh bạch.

Bước 5. Kê khai và nộp thuế đúng hạn

Dựa vào các hóa đơn đầu vào đã quản lý, hộ kinh doanh thực hiện khấu trừ vào thu nhập và thực hiện kê khai thuế theo quy định.

Trên đây là nội dung "Hướng dẫn hộ kinh doanh quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả, khoa học?".

Xem thêm:

>>> Tra cứu MST doanh nghiệp: Tại đây

>>> Tra cứu MST cá nhân: Tại đây

>>> Thông tư hướng dẫn hộ kinh doanh kê khai thuế 2026 đã có chưa?

>>> Đã có Nghị định hướng dẫn hộ kinh doanh kê khai thuế 2026 chưa?

>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký thuế, kê khai thuế cho hộ kinh doanh 2026 trên ứng dụng Etax mobile (giả định)?

Hướng dẫn hộ kinh doanh quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả, khoa học? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn hiện nay được quy định như thế nào?

Theo Điều 4 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn như sau:

(1) Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP.

(2) Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

(3) Trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP. Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP.

(4) Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong quá trình sử dụng phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế, báo cáo tình hình sử dụng biên lai đặt in, tự in hoặc biên lai mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29, Điều 38 Nghị đinh 123/2020/NĐ-CP.

(5) Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định này.

(6) Dữ liệu hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dữ liệu chứng từ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn, chứng từ cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để thực hiện các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ như: Chương trình khách hàng thường xuyên, chương trình tham gia dự thưởng, chương trình hóa đơn may mắn. Đối với biện pháp khuyến khích người tiêu dùng là cá nhân lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức người tiêu dùng do cơ quan thuế thực hiện, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện nội dung này từ nguồn ngân sách nhà nước được đảm bảo hàng năm để hiện đại hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

(7) Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể nội dung này

(8) Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thu phí, lệ phí. Biên lai được ủy nhiệm cho bên thứ ba vẫn ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm) và phải thông báo cho cơ quan thuế khi thông báo phát hành biên lai.

Những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hoá đơn, chứng từ?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về những hành vi bị cấm trong lĩnh vực hoá đơn, chứng từ như sau:

- Đối với công chức thuế:

+ Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn, chứng từ;

+ Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp;

+ Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

- Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan:

+ Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn; làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật;

+ Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể: các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ;

+ Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ;

+ Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính;

+ Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.