Cách lập tờ khai thuế TNCN quý 3/2026 trên HTKK chi tiết?

Cách lập tờ khai thuế TNCN quý 3/2026 trên HTKK chi tiết?

Bước 1: Mở phần mềm HTKK và Đăng nhập Mã số thuế của doanh nghiệp

Bước 2: Chọn tờ khai thuế TNCN tại mục [Thuế thu nhập cá nhân]

Bấm chọn tờ khai như sau:

Lưu ý:

Kê khai cho kỳ tính thuế trước ngày 01/07/2026 thì lựa chọn 05/KK-TNCN Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (TT80/2021), sau 01/7/2026 thì chọn mẫu 05/KK-TNCN (TT89/2026)

Tuy nhiên, theo Quyết định 1934/QĐ-BTC năm 2026, người nộp thuế có thể tiếp tục sử dụng Mẫu 05/KK-TNCN và Mẫu 05-1/PBT-KK-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC nếu tại thời điểm thực hiện kê khai mà vẫn đang trong giai đoạn chuyển tiếp theo lộ trình của cơ quan thuế.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế:

Sau khi bấm lựa chọn tờ khai thì phần mềm HTKK sẽ hiện thị ra bảng chọn kỳ tính thuế như sau:

(1) Chọn kỳ kê khai: theo quý

(2) Lựa chọn trạng thái tờ khai là "Tờ khai lần đầu hay "Tờ khai bổ sung':

+ Tích chọn vào ô “Tờ khai lần đầu”: Nếu đây là lần đầu doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế TNCN cho kỳ tính thuế này

+ Tích chọn vào ô “Tờ khai bổ sung” trong trường hợp: Sau khi doanh nghiệp nộp tờ khai lần đầu và đã nhận được Thông báo chấp nhận hồ sơ khai thuế đối với Tờ khai thuế “Lần đầu”

(3) Chọn phụ lục kê khai (Nếu có phát sinh):

Phụ lục số 05-1/PBT-KK-TNCN là phụ lục bảng xác định số thuế thu nhập cá nhân phải nộp đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công và trúng thưởng

Áp dụng đối với

+ Doanh nghiệp có thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được trả tại trụ sở chính cho người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác.

Trường hợp Công ty có đơn vị phụ thuộc (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện), địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác với nơi có trụ sở chính MÀ tiền lương tiền công của người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh khác tỉnh đó là do Công ty (Trụ sở chính) chi trả thì Công ty (Trụ sở chính) có trách nhiệm thực hiện khấu trừ thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công theo quy định, khi đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN từ tiền lương tiền công của người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh khác tỉnh này thì phải kê khai phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN để xác định số thuế TNCN phải nộp cho các địa phương được hưởng nguồn thu và nộp số thuế TNCN đã khấu trừ đó vào ngân sách nhà nước cho từng tỉnh nơi người lao động làm việc.

+ Công ty xổ số điện toán thực hiện khấu trừ đối với thu nhập từ trúng thưởng của cá nhân trúng thưởng xổ số điện toán phân bổ thuế TNCN hàng tháng/quý thực hiện kê khai phần II Phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN.

Bước 4: Điền tờ khai 05/KK-TNCN

Chỉ tiêu [16]: Tổng số người lao động

Là tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả trong kỳ kê khai thuế quý 3/2026.

Chỉ tiêu này không phân biệt người lao động có bị khấu trừ thuế TNCN hay không, loại hợp đồng lao động đã ký hoặc người lao động còn làm việc hay đã nghỉ việc. Cá nhân được doanh nghiệp trả thu nhập trong kỳ thì được xem xét tổng hợp vào chỉ tiêu này theo hướng dẫn của mẫu tờ khai áp dụng.

Ví dụ: Trong quý 3/2026, Công ty có tình hình lao động như sau:

- Tháng 7/2026: Có 5 nhân viên ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn.

- Tháng 8/2026: Tuyển thêm 1 nhân viên thử việc và có 1 nhân viên nghỉ việc.

- Tháng 9/2026: Tuyển thêm 2 nhân viên, gồm 1 người ký hợp đồng lao động có thời hạn 24 tháng và 1 người ký hợp đồng thử việc.

Giả sử cả 8 cá nhân đều được trả thu nhập trong quý 3/2026 và không có trường hợp trùng lặp cần loại trừ theo hướng dẫn kê khai, số liệu tại chỉ tiêu này được xác định theo nguyên tắc tổng hợp số cá nhân được trả thu nhập trong kỳ.

Chỉ tiêu [17]: Số người lao động là cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên

Là số cá nhân cư trú nhận thu nhập từ tiền lương, tiền công theo hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên mà doanh nghiệp đã trả thu nhập trong kỳ kê khai.

Ví dụ: Trong quý 3/2026, doanh nghiệp trả lương cho 6 cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên và 2 cá nhân thử việc. Nếu các cá nhân thử việc chưa thuộc nhóm hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì chỉ tiêu này ghi nhận 6 người.

Chỉ tiêu [18]: Số cá nhân đã bị khấu trừ thuế

Chỉ tiêu này phản ánh số cá nhân đã bị khấu trừ thuế TNCN trong kỳ. Theo cấu trúc mẫu tờ khai đang xét, chỉ tiêu [18] được tổng hợp từ chỉ tiêu [19] và [20] nếu phần mềm hỗ trợ tự động tính toán.

Chỉ tiêu [19]: Số cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế

Là số cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN trong quý 3/2026.

Chỉ tiêu này chỉ ghi nhận những cá nhân thực tế thuộc diện bị khấu trừ thuế trong kỳ, không phải toàn bộ người lao động của doanh nghiệp.

Ví dụ: Trong quý 3/2026, doanh nghiệp trả thu nhập cho 8 cá nhân, trong đó có 5 cá nhân cư trú đã bị khấu trừ thuế TNCN. Khi đó, chỉ tiêu [19] ghi nhận 5 người.

Chỉ tiêu [20]: Số cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế

Là số cá nhân không cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN trong quý 3/2026.

Khi kê khai, doanh nghiệp cần xác định đúng tình trạng cư trú của từng cá nhân và số người thực tế đã bị khấu trừ thuế trong kỳ.

Chỉ tiêu [21]: Tổng thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân

Chỉ tiêu này phản ánh tổng thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân trong quý 3/2026. Theo cấu trúc mẫu đang xét, chỉ tiêu [21] được tổng hợp từ chỉ tiêu [22] và [23].

Chỉ tiêu [22]: Thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân cư trú

Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân cư trú trong quý 3/2026.

Khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần căn cứ vào các khoản thu nhập thực tế đã trả, đồng thời loại trừ các khoản được miễn thuế theo quy định pháp luật.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp kê khai thuế TNCN theo quý, số liệu cần tổng hợp từ các khoản thu nhập chịu thuế đã trả trong tháng 7, tháng 8 và tháng 9/2026. Thời điểm trả thu nhập là căn cứ quan trọng để xác định kỳ kê khai tương ứng.

Chỉ tiêu [23]: Thu nhập chịu thuế đã trả cho cá nhân không cư trú

Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân không cư trú trong quý 3/2026.

Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng không cư trú và tổng hợp các khoản thu nhập chịu thuế đã trả trong kỳ theo quy định hiện hành.

Chỉ tiêu [24]: Thu nhập chịu thuế từ phí bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm không bắt buộc khác

Chỉ tiêu này phản ánh khoản thu nhập chịu thuế liên quan đến phí mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm không bắt buộc khác do doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cung cấp cho người lao động, theo phạm vi và điều kiện quy định tại mẫu tờ khai.

Khi kê khai chỉ tiêu này, doanh nghiệp cần xác định đúng khoản phí bảo hiểm thuộc diện tính vào thu nhập chịu thuế và tổng hợp số liệu phát sinh trong quý 3/2026.

Chỉ tiêu [28]: Thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân không cư trú đã bị khấu trừ thuế

Là tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã trả cho cá nhân không cư trú thuộc trường hợp bị khấu trừ thuế TNCN trong quý 3/2026.

Lưu ý đối với các chỉ tiêu [26], [27] và [28]:

Trường hợp trong quý, người lao động có tháng bị khấu trừ thuế TNCN và có tháng không bị khấu trừ thuế thì thu nhập chịu thuế kê khai vẫn được xác định trên cơ sở tổng thu nhập chịu thuế đã trả trong cả quý của cá nhân đó, bao gồm cả thu nhập của những tháng không phát sinh khấu trừ thuế, theo hướng dẫn của mẫu tờ khai áp dụng.

Chỉ tiêu [29]: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ

Chỉ tiêu này phản ánh tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ trong quý 3/2026. Theo cấu trúc mẫu tờ khai đang xét, chỉ tiêu [29] được tổng hợp từ chỉ tiêu [30] và [31].

Chỉ tiêu [30]: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân cư trú

Là tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ từ thu nhập của các cá nhân cư trú trong quý 3/2026.

Khi kê khai, doanh nghiệp cộng số thuế TNCN thực tế đã khấu trừ của các cá nhân cư trú trong kỳ, bao gồm cả người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, lao động thời vụ hoặc thử việc nếu thuộc trường hợp phải khấu trừ thuế.

Ví dụ: Trong quý 3/2026, doanh nghiệp đã khấu trừ thuế TNCN của 5 cá nhân cư trú. Chỉ tiêu [30] được xác định bằng tổng số thuế đã khấu trừ của 5 cá nhân này trong quý.

Chỉ tiêu [31]: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân không cư trú

Là tổng số thuế TNCN doanh nghiệp đã khấu trừ từ thu nhập của các cá nhân không cư trú trong quý 3/2026.

Doanh nghiệp tổng hợp số thuế thực tế đã khấu trừ của các cá nhân không cư trú trong kỳ để kê khai vào chỉ tiêu này.

Chỉ tiêu [32]: Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ trên phí bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm không bắt buộc khác

Là tổng số thuế TNCN đã khấu trừ đối với khoản phí mua bảo hiểm nhân thọ và bảo hiểm không bắt buộc khác có tích lũy về phí bảo hiểm do doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cung cấp cho người lao động, theo quy định áp dụng.

Phần mềm HTKK tự động tính: Chỉ tiêu [32] = Chỉ tiêu [24] × 10%.

Bước 5: Bấm “Ghi” để kiểm tra tính hợp lệ

- Nếu hiển thị thông báo “Thông tin kê khai sai có ghi lại không” thì chọn “Có” và tìm lỗi sai điều chỉnh lại cho đúng => Sau đó chọn kết xuất

- Nếu hiển thị thông báo “Đã ghi dữ liệu thành công” thì kết xuất tờ khai dạng “XML” để nộp qua mạng

Lưu ý: Khi doanh nghiệp phát sinh số thuế TNCN phải nộp (đã khấu trừ và đã nộp thuế TNCN thay cho người lao động về NSNN) thì căn cứ vào chứng từ nộp thuế TNCN đó, DN sẽ phải thực hiện lập tờ khai [Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân] để cung cấp thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay.

Cách lập tờ khai thuế TNCN quý 3/2026 trên HTKK chi tiết? (Hình từ Internet)

Không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không nộp tờ khai quý tại Nghị định 252 ra sao?

Theo khoản 6 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác như sau:

Các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác

Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đối với từng loại thuế, khoản thu khác trong các trường hợp sau đây:

...

6. Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng, quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập.

Trường hợp tháng, quý cuối cùng trong năm hoặc tháng, quý phát sinh việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động không phát sinh việc khấu trừ thuế và thuộc trường hợp không phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân của tháng, quý cuối cùng trong năm hoặc tháng, quý phát sinh việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động.

7. Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì không phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công.

...

Như vậy, tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc diện khai thuế TNCN theo tháng/quý mà không phát sinh khấu trừ thuế TNCN trong tháng/quý đó thì không phải nộp tờ khai thuế TNCN quý đó.

Lưu ý: Tháng, quý cuối cùng trong năm hoặc tháng, quý phát sinh việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động dù không phát sinh khấu trừ và thuộc trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN thì vẫn phải nộp tờ khai.

Ngoài ra, theo khoản 7 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP không phát sinh chi trả thu nhập trong tháng, quý không chi trả lương thì không phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.

Trường hợp nào miễn thuế TNCN vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế?

Căn cứ khoản 2 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế như sau:

Các trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác

Người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đối với từng loại thuế, khoản thu khác trong các trường hợp sau đây:

1. Người nộp thuế chỉ có hoạt động, kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế theo quy định của pháp luật về thuế, trừ trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có mức doanh thu hằng năm thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng và thuộc đối tượng không phải nộp thuế thu nhập cá nhân thực hiện theo quy định tại Nghị định số 141/2026/NĐ-CP của Chính phủ.

2. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập, cá nhân trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 và Điều 5 Luật Thuế thu nhập cá nhân, trừ các trường hợp được miễn thuế quy định tại các khoản 1, 2, 17 Điều 4, thu nhập của chuyên gia từ dự án khởi nghiệp sáng tạo quy định tại khoản 19 Điều 4 và các khoản 2, 3, 4 Điều 5 Luật Thuế thu nhập cá nhân.

...

Theo đó, không phải tất cả các trường hợp được miễn thuế TNCN thì đều không phải nộp hồ sơ khai thuế. Các trường hợp dưới đây được miễn thuế TNCN nhưng vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế gồm:

(1) Thu nhập từ chuyển nhượng, nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản giữa vợ với chồng; cha đẻ, mẹ đẻ với con đẻ; cha nuôi, mẹ nuôi với con nuôi; cha chồng, mẹ chồng với con dâu; cha vợ, mẹ vợ với con rể; ông nội, bà nội với cháu nội; ông ngoại, bà ngoại với cháu ngoại; anh, chị, em ruột với nhau.

(2) Thu nhập từ chuyển nhượng nhà ở, quyền sử dụng đất ở và tài sản gắn liền với đất ở của cá nhân trong trường hợp cá nhân chỉ có một nhà ở, đất ở duy nhất tại Việt Nam.

(3) Thu nhập từ tiền lương, tiền công từ thực hiện nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo.

(4) Thu nhập của nhà đầu tư cá nhân, chuyên gia từ dự án khởi nghiệp sáng tạo, sáng lập viên cho doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo, nhà đầu tư cá nhân góp vốn vào quỹ đầu tư mạo hiểm.

(5) Miễn thuế TNCN trong thời hạn 05 năm đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân là nhân lực công nghiệp công nghệ số chất lượng cao thuộc các trường hợp sau:

- Thu nhập từ dự án hoạt động công nghiệp công nghệ số trong khu công nghệ số tập trung;

- Thu nhập từ dự án nghiên cứu và phát triển, sản xuất sản phẩm công nghệ số trọng điểm, chip bán dẫn, hệ thống trí tuệ nhân tạo;

- Thu nhập từ các hoạt động đào tạo nhân lực công nghiệp công nghệ số.

(6) Miễn thuế TNCN trong thời hạn 05 năm đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân là nhân lực công nghệ cao thực hiện hoạt động nghiên cứu và phát triển công nghệ cao hoặc công nghệ chiến lược thuộc Danh mục công nghệ cao được ưu tiên đầu tư phát triển hoặc Danh mục công nghệ chiến lược và sản phẩm công nghệ chiến lược theo quy định của pháp luật về công nghệ cao.

(7) Miễn thuế TNCN đối với chuyển nhượng chứng chỉ quỹ mở thành lập theo quy định của pháp luật về chứng khoán được nắm giữ từ 02 năm trở lên kể từ ngày mua.