Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc trên phần mềm HTKK phiên bản 5.4.7 mới nhất 2025?

Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc trên phần mềm HTKK phiên bản 5.4.7 mới nhất 2025?

Xem thêm: Nhận tiền vào tài khoản cá nhân khi nào không bị tính thuế và khi nào thuộc trường hợp phải nộp thuế thu nhập cá nhân?

Ứng dụng Hỗ trợ kê khai (HTKK) phiên bản 5.4.7 được Cục Thuế thông báo nâng cấp vào ngày 27/10/2025 cập nhật một số nội dung phát sinh trong quá trình triển khai HTKK 5.4.6.

Tải file ứng dụng HTKK phiên bản 5 4 7 tại đây: Tải về hoặc Truy cập

Theo đó, dưới đây là chi tiết thông tin Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc trên phần mềm HTKK phiên bản 5.4.7 mới nhất 2025:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTTK bằng MST của doanh nghiệp cần kê khai.

Bước 2: Lựa chọn tờ khai:

- Chọn Mục “Thuế Thu Nhập Cá Nhân”.

- Chọn tờ khai: chọn dòng “20-ĐK-TH-TCT Đăng ký thuế tổng hợp NPT của CN có thu nhập từ TL, TC” chính là tờ khai đăng ký người phụ thuộc Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế:

- Phần mềm HTTK tự động hiển thị theo ngày tháng trên máy tính. Phần mềm cho phép sửa lại ngày tháng năm (nếu muốn).

- Chọn xong thông tin về kỳ tính thuế thì bấm vào “Đồng ý” để vào giao diện của tờ khai.

Bước 4: Làm tờ khai đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc.

Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào giấy ủy quyền và các giấy tờ của cá nhân đã nộp cho doanh nghiệp để kê khai thông tin vào tờ khai đăng ký người phụ thuộc.

(1) Lựa chọn thông tin: “Đăng ký thuế” hay “Thay đổi thông tin đăng ký thuế".

Doanh nghiệp chỉ tích vào 1 trong 2 chỉ tiêu “Đăng ký thuế” hoặc “Thay đổi thông tin đăng ký thuế” tương ứng với hồ sơ của người phụ thuộc được cá nhân ủy quyền là hồ sơ đăng ký thuế lần đầu hoặc hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế.

(2) Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam thì khai số định danh cá nhân vào chỉ tiêu 6 và không cần kê khai các chỉ tiêu từ 7 đến 17. Cơ quan thuế tự động tích hợp dữ liệu “địa chỉ thường trú”, “địa chỉ hiện tại” của người phụ thuộc từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để đưa vào các chỉ tiêu từ 10 đến 17.

(3) Trường hợp thay đổi thông tin đăng ký thuế: Khai mã số thuế đã cấp cho cá nhân hoặc số định danh cá nhân đã được cơ quan thuế thông báo sử dụng thay cho mã số thuế vào cột 3; các cột còn lại (trừ cột 2) cột nào có thông tin thay đổi mới khai, cột nào không có thông tin thay đổi thì để trống không khai.

Cách kê khai thông tin về thời gian tính giảm trừ cho 2 cột chỉ tiêu 21 và 22:

Cột chỉ tiêu 21: Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm).

Trường hợp 1:

Đăng ký lần đầu: ghi tháng bắt đầu phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng đầu tiên trong năm đăng ký (trừ trường hợp 2).

Ví dụ: Phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm.

Chị L sinh con vào tháng 2/2025. Phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng vào tháng 2/2025. Đến tháng 10/2025, chị L làm giấy ủy quyền đăng ký người phụ thuộc sẽ ghi như sau: “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ” là: 02/2025.

Ví dụ: Phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng từ các năm trước năm đăng ký.

Người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng từ tháng 5/2010. Đến năm 2025 mới đăng ký người phụ thuộc thì trường hợp này sẽ tính thời điểm bắt đầu tính giảm trừ tại chỉ tiêu 21 là tháng: 01/2025 (tháng đầu tiên trong năm đăng ký).

Trường hợp 2:

- Người lao động thay đổi nơi làm việc thì khai là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc tại công ty đó.

Ví dụ: Chị L có 1 người phụ thuộc là bố mẹ.

+ Tại thời điểm làm việc tại công ty PL chị L đã đăng ký và lấy giảm trừ người phụ thuộc là bố mẹ (đã tính giảm trừ đến tháng 3/2025).

+ Đến tháng 4/2025, chị L chuyển đổi nơi làm việc từ công ty PL sang công ty NĐ thì khi chuyển người phụ thuộc sang đăng ký giảm trừ tại công ty NĐ thì sẽ khai “Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ" tại công ty NĐ là tháng 04/2025.

- Chuyển đổi người phụ thuộc từ người nộp thuế này sang người nộp thuế khác (Ví dụ chuyển người phụ thuộc là con từ vợ sang chồng hoặc ngược lại) thì khai là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ người phụ thuộc cho người nộp thuế đó.

Ví dụ: Vợ chồng anh A chị B có 1 người con đăng ký người phụ thuộc năm 2024.

Trong năm 2024, chị B đã đăng ký người phụ thuộc là người con chung này. Trong cùng 1 năm dương lịch không được vừa tính giảm trừ cho chồng, vừa tính giảm trừ cho vợ nên phải đợi hết năm 2024, đến năm 2025 mới chuyển đổi được sang cho anh A.

Cột chỉ tiêu 22: Thời điểm kết thúc tính giảm trừ (tháng/năm)

- Trường hợp người nộp thuế chưa xác định được thời điểm kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc thì bỏ trống.

- Trường hợp người nộp thuế thay đổi thời điểm kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đã khai hoặc bỏ trống cột chỉ tiêu 22 khi đăng ký trước đó) thì làm hồ sơ, thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để kê khai thông tin cho chỉ tiêu số 22 này theo thời điểm thực tế kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc.

Bước 5: Kết xuất tờ khai bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh dạng XML để nộp qua mạng bằng cách:

- Truy cập địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng nhập vào hệ thống bằng tên tài khoản và mật khẩu của doanh nghiệp.

- Sau đó chọn “Đăng ký thuế”. Nộp tờ khai 20 TH từ HTKK

- Chọn tệp hồ sơ kiểm tra hồ sơ.

- Màn hình hiển thị tra cứu hồ sơ lưu tạm. Chọn Tra cứu hồ sơ lưu tạm để "Nộp hồ sơ".

*Lưu ý: Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc trên phần mềm HTKK phiên bản 5.4.7 mới nhất 2025 chỉ mang tính tham khảo.

Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc trên phần mềm HTKK phiên bản 5.4.7 mới nhất 2025? (Hình từ Internet)

Người phụ thuộc bao gồm những ai?

Căn cứ quy định tại điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC về các khoản giảm trừ như sau:

Các khoản giảm trừ

Các khoản giảm trừ theo hướng dẫn tại Điều này là các khoản được trừ vào thu nhập chịu thuế của cá nhân trước khi xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công, từ kinh doanh. Cụ thể như sau:

1. Giảm trừ gia cảnh

...

d) Người phụ thuộc bao gồm:

d.1) Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

d.1.1) Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

Ví dụ 10: Con ông H sinh ngày 25 tháng 7 năm 2014 thì được tính là người phụ thuộc từ tháng 7 năm 2014.

d.1.2) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

d.1.3) Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

d.2) Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điệu kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này.

d.3) Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này.

d.4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này bao gồm:

d.4.1) Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

d.4.2) Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

d.4.3) Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

d.4.4) Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

...

Như vậy, theo quy định trên người phụ thuộc của người nộp thuế thu nhập cá nhân là cá nhân cư trú theo luật định bao gồm:

(1) Con của người nộp thuế TNCN: Con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

- Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

Ví dụ: Con ông H sinh ngày 25 tháng 7 năm 2014 thì được tính là người phụ thuộc từ tháng 7 năm 2014.

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

- Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

(2) Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điệu kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

(3) Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

(4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC bao gồm:

- Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

- Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

- Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

- Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

Chứng minh mối quan hệ với người phụ thuộc để đăng ký giảm trừ gia cảnh cần những loại giấy tờ pháp lý gì?

Căn cứ quy định tại điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 1 Thông tư 79/2022/TT-BTC theo đó giấy tờ pháp lý xác định mối quan hệ với người phụ thuộc để đăng ký giảm trừ gia cảnh hay còn gọi là hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, được quy định cụ thể như sau:

(1) Đối với con của người nộp thuế TNCN:

- Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh là bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).

- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân (nếu có).

+ Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

- Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ chứng minh gồm:

+ Bản chụp Giấy khai sinh.

+ Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

- Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

(2) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(3) Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân.

- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp, giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

(4) Đối với các cá nhân khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC hồ sơ chứng minh gồm:

- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc Giấy khai sinh.

- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

Các giấy tờ hợp pháp tại tiết g.4.2, điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

- Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

- Bản chụp Giấy xác nhận thông tin về cư trú hoặc Thông báo số định danh cá nhân và thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc giấy tờ khác do cơ quan Cơ quan Công an cấp.

- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

(5) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

(6) Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các tiết g.1, g.2, g.3, g.4, g.5, điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

Lưu ý: Kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo hoàn thành việc kết nối dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, người nộp thuế không phải nộp các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc nêu trên nếu thông tin trong những giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.