Hóa đơn điều chỉnh khác hóa đơn thay thế ra sao?

Hóa đơn điều chỉnh khác hóa đơn thay thế ra sao?

Căn cứ tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025.

Hóa đơn điều chỉnh được lập để điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai; hóa đơn thay thế là hóa đơn mới được lập để thay thế hóa đơn sai.

Một số trường hợp pháp luật quy định phải lập hóa đơn thay thế hoặc chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh.

Theo đó, đối với các sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác thuộc trường hợp quy định, người bán được lựa chọn một trong hai hình thức điều chỉnh hoặc thay thế:

Lưu ý: Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị để xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Hóa đơn điều chỉnh khác hóa đơn thay thế ra sao? (Hình từ Internet)

Nếu đã chọn điều chỉnh rồi lại phát hiện hóa đơn vẫn sai thì sao?

Theo quy định tại khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, một số trường hợp phải lập hóa đơn thay thế bao gồm:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

...

6. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế

a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;

b) Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;

c) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì bắt buộc điều chỉnh tăng (ghi số dương), điều chỉnh giảm (ghi số âm) đúng với thực tế điều chỉnh;

d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

7. Trường hợp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư này và việc nộp thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước tính trên doanh thu chênh lệch tăng trên hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

Theo đó, nếu hóa đơn đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó tiếp tục phát hiện sai thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu.

Một hóa đơn có thể điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai đúng không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác;

...

Theo đó, nếu trong cùng tháng mà người bán lập sai nhiều hóa đơn của cùng một người mua với cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng.

Người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.