Điểm mới về đăng ký sử dụng và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025?

Điểm mới về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025?

Căn cứ Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Bổ sung đối tượng được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế bao gồm: cơ quan thuế, cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công theo quy định; bổ sung quy định về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nước ngoài thông qua Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài của Cục Thuế (khoản 1 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

- Bổ sung quy định khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân giữa dữ liệu về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế với dữ liệu tại Hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc theo dữ liệu tại Hệ thống Định danh và xác thực điện tử; và đề nghị người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử, số điện thoại của chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế, đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân đã từng hoặc đang là người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân khác mà người nộp thuế đó có trạng thái mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh, người nộp thuế ngừng hoạt động chưa đóng mã số thuế, người nộp thuế tạm ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ, người nộp thuế rủi ro về thuế cao theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì cơ quan thuế thông báo yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc thực hiện xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký (khoản 1a).

- Khi người nộp thuế đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

- Quy định rõ trường hợp thay đổi thông tin người đại diện thì thực hiện theo trình tự như đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử lần đầu; trường hợp thay đổi các thông tin sử dụng hóa đơn điện tử khác thì Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua địa chỉ thư điện tử hoặc số điện thoại của người đại diện theo thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế (điểm a, điểm b khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

- Bổ sung trường hợp công ty mẹ cần khai thác dữ liệu của các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty mẹ (điểm c khoản 11 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Điểm mới về đăng ký sử dụng và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/6/2025?

Điểm mới về ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Điểm mới về ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được căn cứ từ Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP

(1) Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Ngoài 07 trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã được quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định bổ sung một số trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

- Người nộp thuế tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế;

- Có hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị cơ quan chức năng khởi tố; cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử;

- Cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế người nộp thuế có hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn;

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thay đổi ngành nghề kinh doanh dẫn đến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

- Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp có hành vi trốn thuế, doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế theo quy định thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; doanh nghiệp bị xử lý theo quy định.

- Người nộp thuế có hành vi trốn thuế; người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro người nộp thuế thì cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

(2) Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể thành 04 thủ tục khác nhau tương ứng với từng trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

- Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không cần gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm a, điểm b, điểm d và hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại điểm c khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

- Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế tự động ngừng tiếp nhận và gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với trường hợp điểm c, điểm h khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP;

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với người nộp thuế thuộc trường hợp điểm e, điểm i khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ;

- Thủ trưởng cơ quan thuế trực tiếp gửi Thông báo đến người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm đ, điểm g, điểm k khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì người nộp thuế được giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, trường hợp người nộp thuế không giải trình, bổ sung thì cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, trường hợp người nộp thuế đã giải trình, bổ sung thông tin theo đúng quy định pháp luật thì người nộp thuế tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.

Hiện hành: Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định Cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo đến người nộp thuế thuộc các trường hợp tại điểm đ, điểm e, điểm g khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đề nghị người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu.

Quy định nào về hóa đơn chứng từ bị bãi bỏ?

Căn cứ khoản 4 Điều 2 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định bãi bỏ một số Điều, khoản được quy định trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm:

(1) Bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn chứng từ (tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

- Hủy hóa đơn chứng từ là làm cho hóa đơn chứng từ đó không có giá trị sử dụng.

(2) Bãi bỏ quy định đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ và dịch vụ ăn uống (tại điểm g khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

- Bãi bỏ quy định đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng

(3) Bãi bỏ quy định về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

(4) Bãi bỏ quy định về lập và ủy nhiệm lập biên lai (tại Điều 37 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

- Lập biên lai

Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước).

- Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn khoản 1 Điều này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.

Trường hợp không đáp ứng các hướng dẫn tại khoản 1 Điều này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

- Ủy nhiệm lập biên lai

+ Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản, đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai;

+ Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số... đến số...); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in); phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm;

+ Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; đồng thời phải được niêm yết tại nơi tổ chức thu tiền phí lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm;

+ Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận ủy nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm);

+ Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu cùng sử dụng hình thức biên lai đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức thu phí, lệ phí phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng biên lai cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số biên lai được phân chia;

+ Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các biên lai ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng biên lai với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo hướng dẫn tại Nghị định này (bao gồm cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm sử dụng). Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế;

+ Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí

(5) Bãi bỏ quy định về dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử (tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

Bãi bỏ quy định về việc Tổng cục Thuế thực hiện việc dừng kết nối hệ thống của bên sử dụng thông tin với Cổng thông tin điện tử trong các trường hợp sau:

- Khi có đề nghị từ đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin;

- Phát hiện trường hợp sử dụng thông tin hóa đơn điện tử không đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của bên sử dụng thông tin, không đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

(6) Bãi bỏ quy định về thời hạn cung cấp thông tin hóa đơn điện tử (tại Điều 51 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

Trong thời gian không quá 05 phút kể từ khi nhận được yêu cầu, Cổng thông tin điện tử phản hồi cho bên sử dụng thông tin:

- Thông tin hóa đơn điện tử

Thông báo lý do trong trường hợp hệ thống gặp sự cố hoặc không có thông tin hóa đơn điện tử.

- Trường hợp yêu cầu cung cấp thông tin với số liệu lớn thì thời hạn cung cấp thông tin hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế thông báo.

(7) Bãi bỏ quy định về triển khai, công bố địa chỉ thư điện tử và số điện thoại cung cấp thông tin hóa đơn điện tử (tại khoản 3, khoản 4 Điều 52 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) như sau:

Bãi bỏ quy định về triển khai, công bố địa chỉ thư điện tử và số điện thoại phục vụ việc cung cấp thông tin hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và xây dựng, công bố các yêu cầu kỹ thuật để kết nối với Cổng thông tin hóa đơn điện tử.

(8) Bãi bỏ quy định về đảm bảo việc xây dựng, triển khai, vận hành hệ thống tiếp nhận thông tin hóa đơn điện tử (tại khoản 5 Điều 53 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được bổ sung bởi khoản 4 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn chứng từ gồm:

(1) Đối với công chức thuế

- Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân đến mua hóa đơn chứng từ;

- Có hành vi bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân để sử dụng hóa đơn chứng từ không hợp pháp;

- Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

(2) Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức, cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan

- Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn; làm giả hóa đơn chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật;

- Cản trở công chức thuế thi hành công vụ, cụ thể: các hành vi cản trở gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ,

- Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn chứng từ,

- Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan hóa đơn chứng từ nhằm mưu lợi bất chính;

- Không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.