Cách xử lý hóa đơn điện tử bị hủy do thao tác nhầm khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Cách xử lý hóa đơn điện tử bị hủy do thao tác nhầm khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT?

Đầu tiên, tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã bị bãi bỏ từ ngày 01/07/2025 bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định sau:

Giải thích từ ngữ

…

10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng

...

Đồng thời, căn cứ theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định xử lý hóa đơn điện tử đã lập như sau:

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;

b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

...

Ngoài ra, tại khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định như sau:

Quy định chuyển tiếp

...

2. Kể từ thời điểm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và quy định tại Thông tư này, nếu phát hiện hóa đơn đã lập theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn đã lập sai thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã) thay thế cho hóa đơn đã lập sai và cập nhật đầy đủ thông tin hóa đơn bị thay thế. Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm". Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai (hóa đơn lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính) để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). Đối với hóa đơn đã lập theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.

Theo đó, tại Công văn 13203/NBI-QLDN3 năm 2026 Tải về hướng dẫn xử lý khi hủy nhầm hóa đơn điện tử đã gửi người mua như sau:

Trường hợp Công ty huỷ nhầm hoá đơn điện tử được cấp mã cơ quan thuế đã gửi người mua thì hóa đơn này không còn giá trị sử dụng theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Công ty thực hiện lập hóa đơn mới “ Thay thế” hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại khoản 1 Điều 10 và khoản 2 Điều 24 Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính.

Như vậy, cách xử lý hóa đơn điện tử bị hủy do thao tác nhầm khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT như sau:

Bước 1: Xác định hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã và gửi cho người mua nhưng bị hủy nhầm do thao tác gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Hóa đơn này không còn giá trị sử dụng theo hướng dẫn tại Công văn 13203/NBI-QLDN3 năm 2026.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới theo hình thức “Thay thế” cho hóa đơn đã bị hủy nhầm theo khoản 1 Điều 10 và khoản 2 Điều 24 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 3: Ghi đầy đủ thông tin hóa đơn bị thay thế theo quy định. Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Cách xử lý hóa đơn điện tử bị hủy do thao tác nhầm khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 254 như thế nào?

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn, được lập từ hệ thống tính tiền của người bán và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu.

Căn cứ tại khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:

Loại hóa đơn

...

9. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

b) Không bắt buộc có chữ ký số;

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (tra thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Theo đó, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải bảo đảm nguyên tắc:

- Nhận biết được hóa đơn được in từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế

- Không bắt buộc có chữ ký số

- Đáp ứng điều kiện để khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Ký hiệu hóa đơn điện tử gồm bao nhiêu ký tự? Ý nghĩa các ký tự hóa đơn điện tử?

Căn cứ vào khoản 2 Điều 4 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định về ký hiệu mẫu, ký hiệu và mẫu hóa đơn điện tử tham khảo như sau:

Ký hiệu mẫu, ký hiệu và mẫu hóa đơn điện tử tham khảo

1. Ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để phản ánh loại hóa đơn điện tử.

2. Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm sáu ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

...

Theo đó, ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số.

Thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Cụ thể hơn, tại Phụ lục I Ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định 6 ký tự hóa đơn điện tử như sau:

- Ký tự đầu tiên là một chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo hai chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là: T, D, L, M, N, B, G, H, X, F thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử;

+ Chữ F: Áp dụng đối với hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY.

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).