Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thế nào?
Căn cứ quy định tại Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy
1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Như vậy, hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong trường hợp có sự yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi đã chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì loại hóa đơn giấy này chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử mà không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.
Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy thế nào? (Hình từ Internet)
Bảo quản hóa đơn ra sao?
Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ
1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.
Căn cứ quy định này, bảo quản hóa đơn phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian bảo quản, lưu trữ.
- Đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
- Lựa chọn hình thức bảo quản hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ và phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
- Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in phải đảm bảo:
+ Hóa đơn chưa lập được bảo quản trong kho theo chế đế lưu trữ bảo quản giấy tờ có giá.
+ Hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định về lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán.
+ Hóa đơn đã lập của tổ chức, hộ, cá nhân khác được bảo quản lưu trữ như tài sản của riêng mình.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
