Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước 2025 có được lập không?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước 2025 có được lập không?

Đầu tiên, tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

...

2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

...

b.2) Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Ví dụ 16: Ông R ký hợp đồng lao động dài hạn (từ tháng 9/2013 đến tháng hết tháng 8/2014) với công ty Y. Trong trường hợp này, nếu ông R thuộc đối tượng phải quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế và có yêu cầu Công ty cấp chứng từ khấu trừ thì Công ty sẽ thực hiện cấp 01 chứng từ phản ánh số thuế đã khấu trừ từ tháng 9 đến hết tháng 12/2013 và 01 chứng từ cho thời gian từ tháng 01 đến hết tháng 8/2014.

Đồng thời, tại Công văn 89932/CT-TTHT năm 2020 hướng dẫn về cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Căn cứ các quy định và hướng dẫn trên, trường hợp trong năm 2020, cá nhân yêu cầu Công ty TNHH MTV Ứng dụng và Phát triển công nghệ - NEAD cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với khoản thu nhập từ hợp đồng thuê khoán năm 2018, 2019 (Đã kết thúc hợp đồng và Công ty đã khấu trừ, kê khai nộp thuế TNCN theo quy định) thì Công ty thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC nêu trên.

Từ những quy định trên, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế TNCN cho người lao động thì phải có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế.

Theo đó, tổ chức, cá nhân vẫn được lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN những năm về trước 2025 nhưng phải phản ánh số thuế đã khấu trừ căn cứ theo kỳ tính thuế và theo thời gian hợp đồng dịch vụ/ hợp đồng lao động, cụ thể:

[1] Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

[2] Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN trước 2025 có được lập không? (Hình từ Internet)

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải phản ánh những nội dung gì?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải có các nội dung sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Tuy nhiên, từ ngày 01/6/2025 chứng từ khấu trừ thuế TNCN quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Theo đó, từ ngày 01/06/2025 chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải phản ánh những nội dung sau đây:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi nào?

Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định thời điểm lập chứng từ như sau:

Thời điểm lập chứng từ

Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

Theo quy định trên thì thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN là khi cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN.

Tuy nhiên, từ ngày 01/6/2025 thời điểm lập chứng từ tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sẽ được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cụ thể:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, từ ngày 01/6/2025, thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng chính là khi cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN.