Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là những giấy tờ gì và dùng để làm gì?

Chứng từ là gì? Có mấy loại chứng từ?

Căn cứ vào khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

Giải thích từ ngữ

...

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

...

Theo đó, chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Căn cứ vào Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 16 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có các loại chứng từ sau:

Loại chứng từ

1. Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan quản lý thuế bao gồm:

a) Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

b) Biên lai gồm:

b.1) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;

b.2) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;

b.3) Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.

...

Theo quy định trên, chứng từ bao gồm:

- Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế.

+ Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân; chứng từ khấu trừ thuế đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số.

+ Các biên lai.

- Các loại chứng từ khác phát sinh trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là những giấy tờ gì và dùng để làm gì? (Hình từ Internet)

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm những giấy tờ gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy tờ, văn bản cấp cho cá nhân được khấu trừ thuế thu nhập theo quy định của pháp luật. Đây là giấy tờ quan trọng với nội dung chính là ghi nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ thuế và số thuế đã khấu trừ.

Hiện nay chứng từ được giải thích rõ tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo đó, hình thức chứng từ gồm chứng từ điện tử hoặc chứng từ đặt in, tự in, cụ thể:

- Chứng từ điện tử: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

- Chứng từ đặt in, tự in: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Ngoài chứng từ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như trên thì Luật Kế toán 2015 cũng có giải thích về chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Đồng thời, căn cứ vào khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về nội dung chứng từ thuế thu nhập cá nhân như sau:

- Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân;

- Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập. Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN dùng để làm gì?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, trong đó có thể kể đến một số mục đích quan trọng được ghi nhận trong pháp luật thuế như sau:

[1] Là thành phần trong hồ sơ quyết toán thuế đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế (theo Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

[2] Chứng minh khoản thuế cá nhân đã được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Từ đó, cá nhân có thể xác định được mình có phải đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, và mức thuế đã được khấu trừ có chính xác hay không.

[3] Chứng minh sự minh bạch trong các khoản tiền khấu trừ thuế của cá nhân. Điều này giúp đảm bảo sự rõ ràng và công khai về các khoản thuế đã được khấu trừ từ thu nhập của cá nhân.