Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên 2026?

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên 2026?

CẬP NHẬT: Cách xuất hóa đơn tặng theo Nghị định 254/2026

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Theo đó, các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng cũng đều phải lập hóa đơn.

Cách 1: Lập hóa đơn từng nhân viên

Căn cứ tại khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, khi xuất hóa đơn tặng quà cho nhân viên dịp Tết Âm lịch 2026, trên hóa đơn cần ghi đầy đủ các tiêu thức như hóa đơn thông thường:

- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi tên quà tặng + chú thích "Hàng cho/biếu/tặng không thu tiền" hoặc "Hàng khuyến mại không thu tiền".

- Số lượng, đơn vị tính, đơn giá: Theo thực tế (đơn giá là giá tính thuế của hàng cùng loại/tương đương tại thời điểm tặng).

- Thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng thanh toán.

- Giá tính thuế theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Là giá bán của hàng hóa/dịch vụ cùng loại tại thời điểm tặng

Doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra như bán hàng (vào chỉ tiêu bán ra trên tờ khai thuế GTGT).

Cách 2: DN có thể lập hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê chi tiết để đơn giản hóa khi tặng nhiều quà (cho nhiều người nhận hoặc nhiều món)

Trong đó:

- Tên hàng hóa/dịch vụ: Ví dụ "Giỏ quà Tết 2026", "Hàng biếu tặng nhân viên Tết Âm lịch", hoặc tên cụ thể từng món (rượu vang, bánh kẹo...).

- Ghi chú: "Hàng tặng không thu tiền" hoặc "Quà tặng biếu tặng nhân viên Tết không thu tiền"

- Đơn giá: Ghi theo giá bán thị trường của hàng hóa/dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng (không dùng giá vốn hoặc 0 đồng). Ví dụ: Nếu giỏ quà thị trường 1.000.000đ, ghi đơn giá 1.000.000đ.

- Trên hóa đơn chính: Ghi rõ "kèm theo bảng kê số... ngày... tháng... năm".

- Bảng kê phải có:

+ Tên, MST, địa chỉ người bán.

+ Chi tiết hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền).

+ Ngày lập, chữ ký người lập bảng kê.

+ Nếu khấu trừ thuế: Thêm thuế suất và tiền thuế GTGT.

+ Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với tổng tiền thanh toán trên hóa đơn.

+ Bảng kê ghi rõ "kèm theo hóa đơn số... ngày... tháng... năm".

Ngoài ra, tham khảo nội dung giải đáp của Cục Thuế tại Hội nghị đối thoại 2025 thì Cục Thuế trả lời về việc ghi tên và MST người mua hàng khi xuất hóa đơn quà biếu tặng nhân viên dịp tất niên như sau:

Căn cứ quy định trên, trường hợp quà biếu tặng nhân viên vào dịp tiệc tất niên công ty thì tiêu thức tên và MST người mua hàng trên hóa đơn ghi thông tin công ty kèm theo danh sách công nhân viên.

Theo đó, khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng nhân viên dịp tất niên; thì tại tiêu thức tên và MST người mua hàng trên hóa đơn sẽ ghi thông tin công ty kèm theo danh sách công nhân viên.

>> Năm 2026, hóa đơn điện tử xuất sai không được hủy trong mọi trường hợp?

Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên 2026?

Không xuất hóa đơn quà tặng thì bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

...

Theo quy định trên, các đơn vị, tổ chức phải xuất hóa đơn khi tặng quà Tết Nguyên Đán 2026.

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ thì không xuất hóa đơn khi tặng quà bao gồm cả trường hợp tặng quà Tết Âm lịch 2026 là một trong những hành vi sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính và mức phạt tiền cụ thể như sau:

(1) Phạt cảnh cáo

Đối với hành vi không xuất 01 số hóa đơn khi tặng quà Tết Nguyên Đán 2026

(2) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng

Đối với hành vi không xuất từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn khi tặng quà Tết Nguyên Đán 2026

(3) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng

Đối với hành vi không xuất từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn khi tặng quà Tết Nguyên Đán 2026

(4) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng

Đối với hành vi không xuất từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn khi tặng quà Tết Nguyên Đán 2026

(5) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng

Đối với hành vi không xuất từ 10 số hóa đơn trở khi tặng quà Tết Nguyên Đán 2026

Lưu ý:

- Mức phạt tiền theo quy định ở trên là mức phạt tiền được áp dụng đối với các tổ chức (theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

- Mức phạt tiền đối với các cá nhân sẽ bằng 1/2 mức phạt tiền được áp dụng đối với các tổ chức (theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Nội dung của hóa đơn điện tử gồm có những gì?

Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a, b, c, đ khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có quy định về nội dung của hóa đơn điện tử như sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

- Số hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (nếu có). Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn.

- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.

- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại.

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

- Nội dung khác trên hóa đơn.

- Nội dung hóa đơn bán tài sản công.

- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế.