03 Lưu ý về lương tháng 13 của người lao động mà kế toán nhân sự cần biết?

03 Lưu ý về lương tháng 13 của người lao động mà kế toán nhân sự cần biết?

Dưới đây là thông tin tổng hợp 03 Lưu ý về lương tháng 13 của người lao động mà kế toán nhân sự cần biết:

(1) Điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lý với lương tháng 13

Căn cứ theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

….

8. Chi cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:

a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật;

b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

…

c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi; trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Việc trích lập quỹ lương dự phòng phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%. Trường hợp năm trước doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng mà sau 6 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế doanh nghiệp chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết quỹ lương dự phòng thì doanh nghiệp phải tính giảm chi phí của năm sau;

...

Như vậy, căn cứ quy định trên để ghi nhận chi phí lương tháng 13 là chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp thì phải thỏa mãn điều kiện về hồ sơ, chứng từ như sau:

- Ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng lương tháng 13 tại một trong các hồ sơ: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; quy chế tài chính; quy chế thưởng.

- Quyết định lương thưởng;

- Chứng từ thanh toán lương thưởng.

(2) Tiền lương tháng 13 là khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định các khoản thu nhập chịu thuế có các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Các khoản thu nhập chịu thuế

...

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản phụ cấp, trợ cấp sau:

...

đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức;

đ.7) Các khoản lợi ích khác;

e) Các khoản thưởng bằng tiền hoặc không bằng tiền dưới mọi hình thức, kể cả thưởng bằng chứng khoán...

...

Đồng thời, theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC thời điểm tính thuế thu nhập cá nhân là thời điểm thực trả như sau:

Xác định thu nhập chịu thuế từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công

...

2. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công

....

b) Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế.

Như vậy, theo quy định trên thời điểm xác định thu nhập chịu thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế.

Ví dụ: Công ty thực hiện chi tiền lương tháng 13 vào tháng 01/2026 thì khoản thu nhập này được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân tháng 01/2026.

Công ty sẽ tổng hợp toàn bộ thu nhập của người lao động vào tháng 01/2026 tính và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Khoản thu nhập này sẽ được quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho kỳ tính thuế năm 2026.

(3) Lưu ý về bảo hiểm

Căn cứ theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH như sau:

Căn cứ đóng bảo hiểm xã hội

1. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định như sau:

...

b) Người lao động thuộc đối tượng thực hiện chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định thì tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận tại hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của người sử dụng lao động, được chi trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương.

...

Đồng thời, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025 quy định:

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 31 của Luật Bảo hiểm xã hội và được quy định chi tiết như sau:

1. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 31 của Luật Bảo hiểm xã hội là tiền lương tháng, bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác, trong đó:

a) Mức lương theo công việc hoặc chức danh tính theo thời gian (theo thang lương, bảng lương hoặc do người sử dụng lao động xây dựng) và ghi trong hợp đồng lao động hoặc các thỏa thuận khác theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật Lao động theo công việc hoặc chức danh người lao động đang làm;

b) Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà người sử dụng lao động trả cho người lao động nhưng không mang tính cố định hàng tháng, không thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương: không bao gồm trong tiền lương đóng bảo hiểm xã hội do đây là khoản mang tính chất bổ sung không ổn định, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động;

c) Các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương thỏa thuận tại điểm a khoản này, được chi trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương và gắn với quá trình làm việc, kết quả thực hiện công việc của người lao động: không bao gồm các khoản bổ sung khác không thuộc khoản bổ sung theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động.

Như vậy, căn cứ các quy định nêu trên, tiền lương tháng thứ 13 sẽ không phải đóng bảo hiểm xã hội do đây là khoản mang tính chất bổ sung không ổn định, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc của người lao động.

03 Lưu ý về lương tháng 13 của người lao động mà kế toán nhân sự cần biết? (Hình từ Internet)

Lương tháng 13 năm 2025 chi trả vào tháng 1/ 2026 có được áp dụng giảm trừ gia cảnh mới không?

Thông thường, lương tháng 13 năm 2025 sẽ được chi trả vào tháng 1/2026 có thể được xác định là khoản thu nhập từ tiền lương tiền công của người lao động trong tháng 1/2026.

Theo đó, căn cứ quy định tại 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 quy định về giảm trừ gia cảnh như sau:

Giảm trừ gia cảnh

1. Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người nộp thuế là cá nhân cư trú. Giảm trừ gia cảnh gồm:

a) Mức giảm trừ đối với người nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);

b) Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

2. Căn cứ biến động của giá cả, thu nhập, Chính phủ trình Ủy ban Thường vụ Quốc hội quy định mức giảm trừ gia cảnh quy định tại khoản 1 Điều này phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội trong từng thời kỳ.

...

Theo quy định trên giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương tiền công.

Đồng thời, tại khoản 2 Điều 29 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú sẽ áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.

Như vậy, căn cứ các quy định trên do tiền lương tháng thứ 13 năm 2025 được chi trả vào tháng 1/2026 mà các quy định về tiền lương tiền của cá nhân cư trú lại áp dụng từ kỳ tính thuế 2026 do đó sẽ được áp dụng mức giảm trừ gia cảnh mới cụ thể như sau:

- 15,5 triệu đối với bản thân người nộp thuế

- 6,2 triệu đối với người phụ thuộc người nộp thuế

Hướng dẫn hạch toán lương tháng 13 2025 trả cho người lao động?

Căn cứ Thông tư 200/2014/TT-BTC được thay thế bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp từ ngày 01/01/2026 (Thông tư 99/2025/TT-BTC chỉ áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026).

Dưới đây là hướng dẫn hạch toán lương tháng 13 năm 2025 trả cho người lao động:

- Khi tính ra lương tháng 13 của người lao động:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642, 241,… (nếu doanh nghiệp không có quỹ khen thưởng và tiền thưởng được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh)

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531) (nếu trích từ quỹ khen thưởng)

Có TK 334 - Phải trả người lao động.

- Tính tiền thuế thu nhập cá nhân của người lao động của doanh nghiệp phải nộp Nhà nước (nếu có), ghi:

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335).

- Thanh toán lương tháng 13 cho người lao động

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động

Có các TK 111, 112,…