Báo giảm BHXH thành công: Doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo?

Báo giảm BHXH thành công: Doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo?

Báo giảm BHXH được cơ quan BHXH giải quyết không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn tất toàn bộ thủ tục khi người lao động nghỉ việc. Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện việc xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và hoàn trả các giấy tờ liên quan cho NLĐ theo quy định.

Dưới đây là một số công việc doanh nghiệp cần làm tiếp theo khi báo giảm BHXH thành công:

[1] Báo giảm BHXH thành công chưa đồng nghĩa đã hoàn tất thủ tục khi NLĐ nghỉ việc

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Theo đó, khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm:

- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN cho NLĐ;

- Trả lại bản chính các giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đang giữ của NLĐ;

- Doanh nghiệp phải cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc. Chi phí sao, gửi do doanh nghiệp chi trả nếu NLĐ yêu cầu.

Đồng thời tại khoản 3 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng quy định người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan BHXH trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, báo giảm BHXH đã được cơ quan BHXH giải quyết không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN. Doanh nghiệp vẫn phải phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng cho NLĐ.

[2] Có bắt buộc trả tờ rời BHXH bản giấy cho NLĐ không?

Theo Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về sổ bảo hiểm xã hội như sau:

Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan.

2. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.

Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026, thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội bằng bản điện tử; sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy được cấp khi người tham gia bảo hiểm xã hội yêu cầu.

3. Dữ liệu về sổ bảo hiểm xã hội được cập nhật chính xác, kịp thời, đối chiếu thông tin và quản lý theo quy định.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Theo đó, sổ BHXH được cấp dưới bản điện tử và bản giấy, hai hình thức có giá trị pháp lý như nhau. Người tham gia BHXH được cấp sổ BHXH bản giấy khi có yêu cầu.

Do đó, việc xác nhận quá trình đóng BHXH không đồng nghĩa doanh nghiệp luôn phải trả tờ rời BHXH bản giấy cho NLĐ.

Nếu quá trình đóng đã được xác nhận trên sổ BHXH điện tử thì không mặc nhiên phải có thêm tờ rời bản giấy. Trường hợp NLĐ có nhu cầu nhận sổ BHXH bản giấy thì thực hiện theo quy định tại Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

[3] Doanh nghiệp cần kiểm tra gì sau khi báo giảm BHXH thành công?

Sau khi báo giảm BHXH được cơ quan BHXH giải quyết, doanh nghiệp cần lưu ý:

- Kiểm tra việc xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN của NLĐ;

- Phối hợp với cơ quan BHXH để hoàn tất việc xác nhận quá trình đóng nếu chưa hoàn tất;

- Trả lại bản chính các giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đang giữ của NLĐ;

- Trường hợp NLĐ có yêu cầu nhận sổ BHXH bản giấy thì thực hiện theo quy định.

Như vậy, báo giảm BHXH thành công mới là bước giải quyết việc giảm tham gia BHXH. Doanh nghiệp vẫn cần hoàn tất việc xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và thực hiện các trách nhiệm liên quan đối với NLĐ khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Báo giảm BHXH thành công: Doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo? (Hình từ Internet)

NLĐ ký cam kết tự lo BHXH để DN trả tiền thay thì có hợp pháp không?

Nhiều doanh nghiệp thỏa thuận với người lao động rằng người lao động sẽ tự lo việc tham gia BHXH, còn doanh nghiệp trả thêm một khoản tiền vào lương thay cho phần đóng BHXH.

Vậy nếu người lao động tự nguyện ký cam kết như vậy thì doanh nghiệp có được không?

Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Quy định này cũng áp dụng với trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng thực tế có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Đồng thời, tại khoản 3 Điều 168 Bộ luật Lao động 2019 quy định đối với người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc thì người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả thêm cùng lúc với kỳ trả lương một khoản tiền cho người lao động tương đương với mức người sử dụng lao động đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Tuy nhiên, trường hợp người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì doanh nghiệp vẫn phải thực hiện đăng ký và đóng BHXH theo quy định. Việc người lao động ký cam kết tự lo BHXH hoặc nhận thêm tiền thay cho việc đóng BHXH không làm thay đổi nghĩa vụ này.

Theo Điều 43, Điều 44 Nghị định 283/2026/NĐ-CP hành vi chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc có thể bị xử lý theo quy định. Do đó, doanh nghiệp không thể dựa vào cam kết của người lao động để thay thế nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc.

Phần trăm đóng BHXH bắt buộc của người lao động mới nhất hiện nay là bao nhiêu?

Căn cứ theo Điều 32 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 tỷ lệ đóng BHXH 2026 bắt buộc bao gồm:

- 3% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ ốm đau và thai sản;

- 22% tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ hưu trí và tử tuất.

Đồng thời, tại Điều 33 và Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định chi tiết mức đóng BHXH bắt buộc của người lao động và doanh nghiệp như sau:

Cụ thể:

Lưu ý:

- Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng (quy định mức tham chiếu sẽ được giải thích ở nội dung dưới đây)

- Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm đóng đối với người lao động làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường (theo điểm 2.6 khoản 2 Điều 6 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017)

Từ 2026, mức lương tối thiểu vùng đóng BHXH quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP như sau:

Từ các căn cứ trên chi tiết mức đóng BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ và NSDLĐ từ 2026 của người lao động và người sử dụng lao động được quy định như sau:

Trong đó:

- HT: Quỹ hưu trí, tử tuất

- ÔĐ-TS: Quỹ ốm đau, thai sản

- TNLĐ-BNN: Quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp

- BHTN: Quỹ bảo hiểm thất nghiệp

- BHYT: Quỹ bảo hiểm y tế

(*) Riêng đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu đủ điều kiện, có văn bản đề nghị và được Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chấp thuận thì được đóng vào quỹ bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp với mức thấp hơn là 0,3%.

Như vậy, hiện hành phần trăm đóng BHXH bắt buộc của người lao động mới nhất hiện nay là 10.5% và 21.5% đối với người sử dụng lao động.

Lưu ý:

- Tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN năm 2026 trên áp dụng cho người lao động Việt Nam.

- Người lao động nước ngoài không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp theo quy định tại Luật Việc làm 2025.